37
Это как раз возможность приложения усилий для автоматизации
процесса.
Другую часть рабочего времени составляют плановые работы:
работа по развитию ИТ инфраструктуры;
отладка скриптов;
просмотр логов событий;
добавление и обновление информации в базах и на сайтах;
поиск и выбор оборудования;
согласование выбора оборудования, ПО, работ.
Моя задача – Автоматизация приема и обработки заявок отделом
техподдержки АО "Королевская электросеть СК".
Некоторый опрос коллег показал, что около 70% сервисных служб ведут
учет заявок в Excel или электронной почте. Технически это возможно, но не
продуктивно. Это неудачный вариант в плане обработки и накопления
данных.
Специализированная Система Управления Базами данных (СУБД)
характеризуется изначально особой структурированностью и порядком [10].
Где в каждом поле записи определен свой тип данных. Таблицы могут
включать огромное количество записей, обеспечивая при этом удобные
способы извлечения нужной информации. Можно создать связи между
таблицами, с тем чтобы использовать данные из разных таблиц. При этом
они могут быть представлены одной таблицей. По-настоящему работать в
многопользовательском режиме, разграничить права доступа - возможно
только в СУБД [9].
Специализированная СУБД
27
– это один из компонентов. Другой –
программа, выполняющая обращения к СУБД, имеющая удобный GUI
28
,
образуя единый центр регистрации, хранения и обработки запросов для
большого количества графических интерфейсов пользователей.
27
АО «Королевская электросеть СК» использует Microsoft SQL Server, PostgreSQL, MySQL.
28
Graphical User Interface. Графический интерфейс пользователя.
38
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Структуру информационной системы можно рассматривать как
совокупность подсистем независимо от сферы применения. Тогда систему
классифицируют как структурную, а подсистемы называются
обеспечивающими. Обеспечивающие подсистемы делятся: на информационные,
технические, математические, программные, организационные и правовые.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в
своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия
управленческих решений [17].
Информационное обеспечение — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации,
а также методология построения баз данных.
Унифицированные системы документации создаются на государственном,
республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это
обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного
производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:
к унифицированным системам документации;
к унифицированным формам документов различных уровней управления;
к составу и структуре реквизитов и показателей;
к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм
документов.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения
информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и
использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных
схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы
информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
39
классификацию и рациональное представление информации.
Процесс документационного обеспечения включает в себя следующие
действия с документами:
регистрацию;
идентификацию;
индексирование;
обеспечение сохранности и доступа;
анализ записей;
хранение записей;
защиту записей;
восстановление и изъятие записей;
Носители информации должны отвечать требованиям:
четкости построения документов;
исключения дублирования информации;
унификации и стандартизации форм документов;
единства терминологии и правил оформления;
классификации, кодирования и условных обозначений.
40
Таблица 2
Управление распорядительными документами
Наименование
этапов работы
Отв.
исполнитель
Со-
исполнитель
Кому перед.
информация
Документ,
архив
Началом работ
является устное
указание
руководителя о
подготовке
документа и
назначении
ответственного
исполнителя
-
-
-
-
1. изучение существа
вопроса и сбор
необходимой
информации.
Подготовка проекта
документа
Отв.
исполнитель
По указанию
руководства
-
-
2. проект документа
Отв.
исполнитель
-
-
Хранится у
исполнителя
3. предоставление на
согласование
Подразделение
разработчик
-
Заинтересован-
ные стороны
-
4. согласование
проекта документа
Должностное
лицо,
согласующее
документ.
-
-
-
5. доработка
документа
Отв.
исполнитель.
Привлечен-
ный
специалист
-
-
6. обеспечение
правильности
оформления
документов
Редактор ОАДО.
-
-
-
7. передача
документа на
утверждение
Начальник ОАДО
помощник ГД.
-
Генеральный
директор.
-
8. сдача документа в
ОАДО на
регистрацию,
составление реестра
Отв.
исполнитель
-
Ведущий
документовед.
-
9. регистрация,
размножение и
рассылка документа.
Хранение документа
Ведущий
документовед.
-
Исполнитель,
регистраторы
подразделений,
руководитель
подразделения.
Электронные
копи –
структурное
подразделени
е, оригинал –
ОАДО.
10. контроль за
исполнением
Начальник ОАДО
ведущий
документовед.
-
-
-
41
Работа с формой отчетности «Сведения о полезном отпуске и стоимости
электроэнергии для потребителей электроэнергии» с использованием АРМ
«Отпуск ЭЭ потребителям» ISC-Net
29
.
Рисунок 7. Последовательность действий при работе с АРМ
ISC-Net (отчет для Министерства Энергетики
30
)
Форма предназначена для формирования сведений об объёмах и стоимости
фактически отпущенной электрической энергии конечным потребителям и
уровне оплаты за потребленную электрическую энергию на розничных рынках
электроэнергии (мощности) с распределением по видам экономической
деятельности потребителей в соответствии с общероссийским классификатором
видов экономической деятельности. Методология заполнения формы отчетности
«Сведения о полезном отпуске и стоимости электроэнергии для потребителей
электроэнергии» представлена на рисунке 8.
29
Программное обеспечение системы сбора информации ИНФО-СТРИМ.
30
Сбор отчетности https://support.minenergo.gov.ru.
42
Рисунок 8. Содержание информационных разделов формы
«Сведения о полезном отпуске и стоимости электроэнергии для
потребителей электроэнергии»
Проверочный баланс рассчитывается по формулам:
Продажа + собственное потребление 60100 Стр.10900 + Стр.10920
+30900;
Покупка + собственное производство 60200 Стр.10930 + Стр.10940 + 10950
+ Стр.50100;
Баланс 60300 Стр. 60200 - Стр.60100.
Выше, в разделе 1.2.2. я указывал на критическую важность
функционирования информационной системы без сбоев. Расчёт
планируемого эффекта произведем на основе анализа расходов на
содержание многофункциональной множительной техники за последние 2
43
года. Были собраны счета за оказанные услуги и поставленные детали.
Выбраны средние показатели в год за 2 года:
а). непредвиденные расходы на ремонт техники: 80000 руб. Из них
18000 руб. стоимость оборудования и расходных материалов, и 62000
рублей транспортные расходы, ремонтные операции и диагностика;
б). фактические затраты на расходные материалы и картриджи: 675950
руб.
в). фактические расходы на восстановление картриджей которые
возможно заправить: 269000 руб. Заправка бы обошлась в 34200 руб.
Всего: 80000 + 675950 + 269000 = 1 024 950 руб.
Анализ показал, что отказы возможно предупреждать если знать, когда
вырабатывается ресурс узла или агрегата, вовремя его заказать на склад и
поменять. Замена обычно проста, и везде на корпусе устройств приклеены
стикеры иллюстрирующие схему замены. Остановки техники в этом
случае не будет (5 минут не считается):
а). его могут даже не заметить;
б). отказ не повлечет за собой более тяжелых последствий;
в). нет дополнительных транспортных расходов;
г). нет выезда специалиста сервисного центра для ремонта.
Вся современная техника промышленного уровня имеет регламенты на
обслуживание, к примеру, 100 тысяч страниц. Если соблюдать замену так
называемых Maintenance KIT
31
, то прибор вполне может работать без сбоев
(в паспорте на изделие это оговаривается). И тогда полный физический
износ тоже предсказуем. Бухгалтерия организации учитывает
амортизацию. Через несколько лет станет возможным изношенный прибор
списать (продать) и купить новый. Но для этого нужно вести учет.
31
Ремонтный комплект или набор для обслуживания.
44
Итак, я это учел, проанализировал данные и составил 2 перечня:
закупка расходных материалов и картриджей;
заправка картриджей, не разрушающая аппаратуру и не влекущая
за собой замену дорогостоящих узлов и агрегатов.
Таблица 3
Перечень расходные материалов и запасных частей
Артикул
Устройство/ Расходные материалы
шт.
цена
Стоим.
Всего
Xerox Phaser 3052
106R02782
Тонер-картридж XEROX Дв ойная упаковка
картриджей 106R02778 для Phaser-3052 / 3260,
WorkCentre /WC-3215 / 3225
4
5600
22400
101R00474
Копи-картридж (10К) (фотобарабан)
2
4200
8400
Xerox WorkCentre 7425
0
006R01399
Тонер-Картридж Черный
1
9900
9900
006R01400
Тонер-Картридж Желтый
1
12100
12100
006R01401
Тонер-Картридж Красный
1
12100
12100
006R01402
Тонер-Картридж Синий
1
11500
11500
013R00647
Принт-Картридж В Сборе (фотобарабан)
1
14500
14500
Xerox WC 5335
0
006R01160
Тонер (30K) XEROX WC 5335
5
5500
27500
013R00591
Копи-картридж (барабан)
2
13000
26000
Kyocera ECOSYS M2535dn монохромное мфу
A4
0
TK-1140
Тонер-картридж
18
6800
122400
Kyocera ECOSYS M3540dn монохромное мфу
A4
0
TK-3100
Тонер-картридж
13
7700
100100
DK-3100
Фотобарабан
1
10000
10000
Kyocera ECOSYS M3540idn монохромное
мфу A4
0
TK-3150
Тонер-картридж
4
8000
32000
Kyocera FS-4300DN
0
TK-3130
Тонер-картридж
12
10200
122400
Brother DCP-L2540DNR монохромное МФУ А4
0
TN-2375
Тонер-картридж
5
3400
17000
Запасные части
0
Xerox Phaser 3052
0
101R00474
XEROX Копи-картридж /Drum Cartridge/ для
Phaser-3052 / 3260, WorkCentre /WC-3215 / 3225
2
4200
8400
Xerox WorkCentre 7425
0
008R13061
Узел Сбора Тонера
1
3100
3100
45
Продолжение таблицы 3
Артикул
Устройство/ Расходные материалы
шт.
цена
Стоим.
Всего
604K56080
Комплект ролика подачи (комплект зап.
роликов)
1
1700
1700
604K20360/600K78460/604K205
30
Ролик подачи бумаги (комплект зап. роликов)
1
4000
4000
Xerox WC 5335
0
604K56080
604K56080 Комплект роликов подачи
1
2500
2500
059K40654
059K40654 Ролик подачи обходного лотка
1
1200
1200
Kyocera ECOSYS M2535dn монохромное мфу
A4
0
MK-1140
Сервисный комплект на 100 000 страниц.
Состав сервисного комплекта MК-1140:
1
10800
10800
(DK-170 Блок фотобарабана - 1 шт, DV-1140
Блок проявки - 1 шт.)
0
Kyocera FS-4300DN
0
MK-3130
Сервисный комплект
1
1900
0
19000
302LV94270
ролик подачи с креплением в сборе. (сборка
2F906230 + 2HN06080)
2
2000
4000
Итого:
603000
Таблица 4
Перечень заправки картриджей
Наименование
заправка, шт
цена в руб, за
шт
Итого
руб.
Xerox 108R00908
8
950
7600
Xerox 108R00909
19
950
18050
Brother TN-2375
2
650
1300
HP Q2612A
11
650
7150
Всего:
34100
Просуммируем перечни: 603000 + 34100 = 637100 руб.
Тогда экономия в год: 1 024 950 руб – 637100 = 387650 руб.
Чтобы автоматизированные рабочие места всех нитей процессов выдавали
готовый результат, для этого я и решаю свою задачу автоматизации. Это
фундамент для всех архитектур и процессов.
46
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
АО «Королевская электросеть СК» работает с персональными данными
физических и юридических лиц. Карточки абонентов с адресами, обращения к
платежным системам банков, реквизиты платежей и т.д.
Поэтому в соответствии с Федеральным Законом № 152-ФЗ «о персональных
данных» [8] в организации необходимо было принять ряд мер, направленных на
обеспечение соблюдения федерального закона. Так на каждом рабочем месте
установлен криптопровайдер КриптоПро CSP
32
. В АО «Королевская электросеть
СК» данный криптопровайдер работает с электронными ключами с интерфейсом
USB (USB-токены).
Крипто Про используют главным образом сервисы Контур Экстерн.
Выполняемые сервисами обычные задачи:
передача отчетности через интернет. Отчетность в ФНС, ПФР,
ФСС, Росстат, РАР, РПН;
защита данных при электронном документообороте. Система
Диадок
33
для обмена между компаниями юридически значимыми
электронными документами без дублирования на бумаге;
и др. сервисы Контур Экстерн (проверка контрагентов, работа с
ГИС, электронные торги и гос. закупки, электронная подпись).
Есть еще один особый аспект использования КриптоПро CSP и токенов USB
– это оптовый рынок закупки электроэнергии. Авторизация АРМ оператора,
подтверждение операций и др.
Уже при моем участи. в компании произведена масштабная модернизация
локальной сети с применением средств защиты информации имеющих
сертификат ФСБ.
Необходимо было трафик локальной сети разделить на виртуальные подсети
VLAN
34
. Так исключили возможность использования Сниффера
35
для перехвата
32
Компания КриптоПро. http://www.cryptopro.ru/products/csp
33
Сервис Контур Экстерн.