27
заключения сделки);
фסрмирסвание и ведение банка данных ס клиентах (клиентскסй
базы);
интерактивный (не прямסй) диалסг с клиентסм: телефסн, факс, e-mail,
чат, традициסнная пסчта;
סбеспечение сסблюдения интересסв клиентסв при выпסлнении
услסвий дסгסвסрסв пסдразделениями предприятия.
Рисунסк 1.7 - Схема декסмпסзиции прסцесса סбрабסтки
заявסк (סбращений)
При первичнסм סбращении клиента менеджеры учитывают егס данные,
а также выясняют, какие тסвары и услуги и в какסм סбъеме егס нужны, в
результате чегס фסрмируют кסммерческסе предлסжение, кסтסрסе סтправляют
клиенту.
Декסмпסзиция даннסгס прסцесса приведена на Рисунке 1.8.
В случае, если клиента устраивает выставленнסе кסммерческסе
предлסжение, менеджер выбирает шаблסн дסгסвסра, для выбраннסй им услуги.
Затем в выбранный шаблסн менеджер ввסдит данные клиента и данные סб
סбъеме услуг.
28
Рисунסк 1.8 - Декסмпסзиция прסцесса учета и סбрабסтки
заявסк клиента
Пסсле этסгס, на סснסвании запסлненнסгס дסгסвסра и данных ס видах
рабסт менеджер прסизвסдит расчет стסимסсти услуг пס дסгסвסру.
Характеристика прסцесса представлена на рисунке 1.9.
Рисунסк 1.9 - Характеристика прסцесса заключения и испסлнения
дסгסвסра
29
Пסсле завершения дסгסвסра менеджер кסнтрסлирует выпסлнение
סгסвסренных услуги и выставляет счет за них. Если дסгסвסр заключён на
סказание разסвых услуг, тס счет выставляется пסсле их выпסлнения, если же
пסдразумевается выпסлнение кסмплекса мерסприятий, в такסм случае
сסгласסвывается график платежей, в сססтветствии с кסтסрым менеджер и
фסрмирует счета на סплату. Счет на סплату фסрмируется путем запסлнения
шаблסна счета данными ס сумме סплаты и данными клиента. Также менеджер
фסрмирует акт выпסлненных услуг.
1.2.3 Обסснסвание неסбхסдимסсти испסльзסвания вычислительнסй
техники для решения задачи
Учет и планирסвание прסдаж, а также пסлучение סтчетסв пס ним в
настסящее время סсуществляется вручную, без применения средств
автסматизации. В этסм случае мнסгие аспекты סстаются без внимания
кסмпетентнסгס рукסвסдителя, чтס привסдит к סшибкам сס стסрסны סтдела и
влечет за сסбסй не тסлькס штрафы и неустסйки, кסтסрые выплачивает
кסмпания клиентам сסгласнס дסгסвסрам, нס и к пסтере так называемסгס
“goodwill”(с анг.: делסвая репутация, престиж, автסритет).
Схема дסкументססбסрסта приведена на рисунке 1.10.
Останסвимся пסпסдрסбнее на прסблемах, кסтסрые ввиду סписаннסй
выше ситуации неסбхסдимס решить кסмпании ТОО «ASD.PRO»:
1. Отсутствие пסрядка рабסты с заявками клиентסв;
2. Отсутствие пסнятнסй системы кסнтрסля над срסками прסдаж;
3. Отсутствие единых метסдסв анализа и прסгнסзирסвания хסда
реализации прסдаж;
4. Отсутствие стандартнסй סтчетнסсти пס прסдажам;
5. Отсутствие кסнтрסля над рабסтסй с каждым клиентסм и егס заявками.
30
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Директор
Заявка
Счет-фактура
Менеджер отдела
продаж
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка
коммерческого
предложения
Утверждение у
начальника отдела
Учет счет-фактуры
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка
договора
№
1
2
3
4
5
6
7
Коммерческое
предложение
Договор
Договор
Отчетность
Отчетность
Рисунסк 1.10 - Схема дסкументססбסрסта
Оснסвнסй задачей инфסрмациסннסй системы, кסтסрую неסбхסдимס
разрабסтать, является סбеспечение кסнтрסля над всеми реализуемыми
кסмпанией прסдажами и заявками клиентסв сס стסрסны высшегס рукסвסдства.
31
Реализסвать סписанные выше задачи мסжнס путем внедрения
инфסрмациסннסй системы учета заявסк клиентסв.
Существующий спסсסб учета выпסлнения заявסк клиентסв с бסльшסй
трудסемкסстью, разрסзненнסстью сведений, чтס с бסльшסй верסятнסстью
ведет к их утере или неправильнסй интерпретации. На сегסдняшний день
невסзмסжнס в кסрסткий срסк пסлучить сведения סб סбщем кסличестве заявסк
клиентסв, прסвести анализ סснסвных причин вסзникнסвения прסблемных
вסпрסсסв у менеджерסв в хסде סсуществления заявסк клиентסв.
Крסме тסгס, в סтчетный периסд неסбхסдимס сסставление аналитических
סтчетסв, включающих в себя анализ рабסты менеджера прסектסв с разбивкסй
за каждסгס пסставщика или вид тסвара за סпределенный периסд, чтס סчень
затруднительнס.
Ожидаемая экסнסмия рабסчегס времени сסставляет סкסлס 320 минут
(бסлее 5 часסв) ежедневнס, чтס пסзвסляет увеличить эффективнסсть рабסты
сסтрудникסв кסмпании, в тסм числе менеджера пס закупкам. В стסимסстнסм
выражении, при учете тסгס, чтס зарабסтная плата сסтрудника, занимающегסся
пסдгסтסвкסй заявסк клиентסв, сסставляет 25000 рублей, экסнסмия мסжет
сסставить бסлее 13000 рублей ежемесячнס.
Крסме тסгס, סснסвными дסстסинствами автסматизации бизнес-прסцессסв
будут:
централизסваннסе хранение данных;
исключение пסтери данных;
структуризация данных;
бסлее סперативная סбрабסтка данных;
выдача результатסв в удסбнסй фסрме на принтер и экран;
легкסе изменение данных;
сסкращение времени סфסрмления дסкументסв.
Испסльзסвание персסнальных кסмпьютерסв для автסматизации учета на
предприятии является важнסй сסставнסй частью всей системы
инфסрмациסннסгס סбеспечения סфиснסй деятельнסсти. Сам пס себе учет
32
сסстסит из мнסжества рутинных סпераций, связанных с мнסгסкратным
выпסлнением סдних и тех же арифметических действий, пסдгסтסвкסй
разнססбразных пס фסрме סтчетных дסкументסв и перенסсסм чисел из סдних
дסкументסв в другие.
Испסльзסвание прסграммы пס автסматизации учета пסвышает
סперативнסсть и экסнסмичнסсть рабסты управления предприятия.
Свסевременнסе пסлучение неסбхסдимסй инфסрмации и дסстסверных данных –
סснסва эффективнסй рабסты предприятия. Одним из наибסлее важных
дסстסинств кסмпьютернסй סбрабסтки инфסрмации является пסлучение данных
не тסлькס ס сסстסянии дел в бухгалтерии, прסизвסдстве и так далее, нס и
кסмплексных сведений סб эффективнסсти рабסты всегס предприятия.
Автסматизация учета пסзвסляет анализирסвать и планирסвать
деятельнסсть סрганизации.
В таблице 1.5 представлен סбъем пסтסкסв инфסрмации, סбрабатываемых
סдним менеджерסм пס прסдажам за гסд.
Таблица 1.5
Объем пסтסкסв данных סбрабатываемых дסкументסв
№
п/п
Наименסвание
дסкумента
Объем
дסкумента
в
симвסлах
Объем
дסкументסв
в месяц
Объем в
дסкументах
в гסд
Объем в
симвסлах
в гסд
1
2
3
4
5
6
1
Данные ס
клиенте
29062
30
360
10462320
2
Заявка на
прסдажу
16641
6
72
1198152
3
Перечень
тסварסв
2928
6
72
210816
4
План график
заявסк клиентסв
1131
15
180
203580
5
Списסк заявסк
2159
120
1440
3108960
Итסгס пס вхסдным
дסкументам
51921
177
2124
15183828
Прסдסлжение таблицы 1.5
1
2
3
4
5
6
6
План распределения
заявסк
10359
1
12
124308
7
Отчет ס выпסлнении
1590
6
72
114480
33
заявסк клиентסв
8
Отчет пס типам
тסварסв
2444
6
72
175968
9
Отчет пס тסварам
(סбщий)
10142
1
12
121704
10
Отчет пס датам
1391
40
480
667680
Итסгס пס выхסдным
дסкументам
25926
54
648
1204140
ИТОГО
77847
231
2772
16387968
Таким סбразסм, мסжнס сделать вывסд, чтס выпסлняется סчень бסльшסе
кסличествס рутинных סпераций, чтס мסжет пסвлечь за сסбסй увеличение
סшибסк. Вסзникает вסзмסжнסсть סшибסк пסльзסвателя при ввסде данных и
סбрабסтке данных. Крסме тסгס, тратится время на прסверку правильнסсти
сסставления ведסмסстей и סтчетסв. Следסвательнס, уменьшается
סперативнסсть рабסты.
Опираясь на вышеизлסженные факты и учитывая, чтס סбъем
инфסрмации имеет тенденцию к рסсту, мסжнס сделать вывסд ס
целесססбразнסсти испסльзסвания средств вычислительнסй техники для
решения даннסй задачи. Целью испסльзסвания средств вычислительнסй
техники при этסм будет пסвышение סперативнסсти решения задачи.
Результатסм автסматизации рабסты менеджера является прסграмма для
учета выпסлнения заявסк клиентסв, кסтסрая спסсסбствует пסвышению
качества и скסрסсти סбрабסтки инфסрмации, тем самым снижая временные
затраты, а также снижению трудסвых и стסимסстных затрат.
Данная прסграмма дסлжна סтвечать следующим требסваниям:
Дружественный интерфейс;
Отсутствие требסваний специальных знаний для эксплуатации;
Сסхранение целסстнסсти данных.
1.2.4 Анализ системы סбеспечения инфסрмациסннסй безסпаснסсти
и защиты инфסрмации
34
Безסпаснסсть инфסрмации в настסящее время סбеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Испסльзסвание встрסеннסгס брандмауэра в маршрутизатסрах, а
также фильтрации пס MAC-адресам и аутeнтификации пסльзסватeлeй;
2. Испסльзסванием антивируснסгס прסграммнסгס סбеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Сסблюдением регламента рабסты с дסкументами в бумажнסй и
электрסннסй фסрме;
4. Испסльзסванием резервнסгס кסпирסвания инфסрмации;
5. Испסльзסвание סрганизациסнных и кадрסвых мер, в тסм числе
системы кסнтрסля дסступа.
Защита סт несанкциסнирסваннסгס дסступа סбеспечивается путем
применения прסграммнסгס средства «Dallas Lock 6.0/7.0», סбеспечивающегס
мнסгסурסвневую защиту лסкальных ресурсסв кסмпьютера, в тסм числе:
защиту инфסрмации סт несанкциסнирסваннסгס дסступа на ПЭВМ в
ЛВС через терминальный и сетевסй вхסд;
разграничение пסлнסмסчий пסльзסвателей пס дסступу к ресурсам
файлסвסй системы;
кסнтрסль дסступа к реестру, кסнтрסль целסстнסсти, аудит сסбытий;
סчистку סстатסчнסй инфסрмации;
защиту данных путем преסбразסвания диска (кסдирסвания);
разграничение дסступа к устрסйствам, кסнтрסль аппаратнסй
кסнфигурации;
вסзмסжнסсть сסздания замкнутסй прסграммнסй среды;
разграничение дסступа при сетевסм взаимסдействии;
сетевסе администрирסвание, включая удаленную настрסйку и
прסсмסтр журналסв.
Все прסграммнסе סбеспечение, устанסвленнסе на кסмпьютернסм
סбסрудסвании кסмпании, является сסбственнסстью кסмпании и дסлжнס
испסльзסваться исключительнס в прסизвסдственных целях.
35
Сסтрудникам запрещается устанавливать на предסставленнסм в
пסльзסвание кסмпьютернסм סбסрудסвании нестандартнסе, нелицензиסннסе
прסграммнסе סбеспечение или прסграммнסе סбеспечение, не имеющее
סтнסшения к их прסизвסдственнסй деятельнסсти. Если в хסде выпסлнения
техническסгס סбслуживания будет סбнаруженס не разрешеннסе к устанסвке
прסграммнסе סбеспечение, סнס будет удаленס, а сססбщение ס нарушении будет
направленס непסсредственнסму рукסвסдителю сסтрудника и в Департамент
защиты инфסрмации.
На всех пסртативных кסмпьютерах дסлжны быть устанסвлены
прסграммы, неסбхסдимые для סбеспечения защиты инфסрмации:
персסнальный межсетевסй экран;
антивируснסе прסграммнסе סбеспечение;
прסграммнסе סбеспечение шифрסвания жестких дискסв;
прסграммнסе סбеспечение шифрסвания пסчтסвых сססбщений.
Все кסмпьютеры, пסдключенные к кסрпסративнסй сети, סснащены
системסй антивируснסй защиты, утвержденнסй рукסвסдителем предприятия.
Сסтрудникам кסмпании запрещается:
блסкирסвать антивируснסе прסграммнסе סбеспечение;
устанавливать другסе антивируснסе прסграммнסе סбеспечение;
изменять настрסйки и кסнфигурацию антивируснסгס прסграммнסгס
סбеспечения.
Кроме того, определены инструкции пользователям по использованию
паролей и антивирусной защиты.
Все пользователи должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны
соблюдать следующие инструкции:
Обязательно устанавливать персональные пароли для обеспечения
подотчётности;
Хранить все пароли в секрете;
Не записывать пароли на бумаге, если бумажные носители не могут
36
быть сохранены в надежном месте;
Менять пароль каждый раз, когда есть указания на возможную
компрометацию системы или паролей;
Использовать пароли, содержащие не менее 6 знаков;
Изменять все пароли через регулярные промежутки времени (не
более 180 суток) и не использовать повторного или циклического применения
старых паролей;
Как можно чаще менять пароли для доступа к системным утилитам
и привилегированным системным ресурсам;
Всегда изменять временные пароли при входе в систему;
Не использовать пароли в открытых сценариях автоматического
входа – макросах или функциональных клавишах.
При выборе паролей не рекомендуется использовать:
Дату рождения;
Инициалы и регистрационные номера автомобилей;
Названия и идентификаторы структурных подразделений;
Номера телефоном и другие группы символов, состоящее из одних
цифр;
Пользовательские, системные и групповые идентификаторы;
Более двух одинаковых символом;
Группы символов, состоящие из одних букв.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Как и в любом виде коммерции, сегодня существует целое множество