22
возможность просмотра списка обслуживаемого оборудования
каждого типа;
возможность формирование отчета по профилактическим работам и
ремонту оборудования;
возможность вывести на печать состав оборудования;
просмотр, добавление, удаление данных о сотрудниках ПТО;
просмотр, добавление, удаление данных о ремонтных работах.
Основными свойствами ИС для данного предприятия будут являться:
Малая и легкодоступная. – т. к. нет необходимости при текущих задачах
в большой и сложной ИС, выполняющих большое количество задач
неприменимых в данной сфере деятельности,
Минимально необходимый уровень защищенность – на данном этапе
защита будет осуществляться встроенными средствами настройки
программного обеспечения.
Человек принимает минимальное участие в работе ИС – ввод данных,
получение данных.
Снижение воздействия случайных факторов, таких как ошибки
технических устройств, ошибки персонала.
База данных должна отвечать следующим требованиям:
Доступность - база данных должна быть легко доступна по сети для
многопользовательской работы.
Отсутствие необходимости обслуживания специально обученным
персоналом, так как это увеличивает стоимость обслуживания рабочей
станции и увеличивает время простоя в случае сбоев.
Легкое резервное копирование и восстановление данных - нет
требований для организации сложной процедуры резервного копирования и
восстановления из-за отсутствия квалифицированных специалистов и не
желающих брать на себя дополнительные расходы.
Ввод информации в базу данных должен быть разделен для всех таблиц
23
или логических объектов базы данных.
Введенная информация должна состоять в основном из ранее
скомпилированных каталогов.
Программа должна иметь удобный интерфейс.
Информационная система должна предоставлять полные возможности
для поддержания клиентской базы и офисного оборудования.
Основным способом получения данных из базы данных должны быть
сформированные формы и отчеты.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Учет приема оборудования для ремонтных работ в форме, которая в
настоящее время работает в организации, приводит к следующим проблемам:
˗ неизбежная утрата документов;
˗ переедача документов третьему лицу;
˗ накопление множества документов, цель и источник которых неясны;
˗ избыточность документооборота, большая потеря времени для
обработки входящей и исходящей информации, внутренних документов, для
чтения документов, подготовки отчетов;
˗ противоречивый характер принятых решений, невозможность
обеспечить быструю передачу исходных документов и информации лицам,
принимающим решения;
˗ неконтролируемые исполнители, невозможность выполнения заказов в
короткие сроки конкретными исполнителями;
˗ невозможность установления истории работы с оборудованием;
˗ непроизводительные издержки рабочего времени, чтобы найти
необходимую информацию;
˗ избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких
копий одного документа.
24
Схема документооборота в процессе подачи заявки и ее выполнения
представлена в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Процесс приема, регистрации и выполнения заявки «Как есть»
№
Операции/участники
Пользователь
Сотрудники службы
ИТ
1
Первичное описание
неисправности
Неисправность
/запрос
2
Получение информации
из заявки
Данные о
пользователе
3
Регистрация заявки в
журнале
Заявка (Статус
«Новая»)
4
Первичная обработка
Заявка (Статус «В
работе»)
5
Выполненная заявка
(отметка в журнале)
Выполненная заявка
6
Закрытие заявки
(подтверждение
пользователем)
Подтверждение
пользователя -
подпись в журнале
7
Формирование и
распечатка отчетности
Отчетность
8
Предоставление
отчетности руководству
Отчетность у
руководства
При существующем обмене данными при оформлении заявки на ремонт
техники, основная нагрузка по выполнению заявок ложится на сотрудников
ПТО.
При ручной обработке заявки, она регистрируется в журнале
регистрации заявок и назначается определённому исполнителю сотрудником,
принявшим заявку в соответствии с квалификацией сотрудников ПТО.
Данный процесс предлагается автоматизировать путем создания
автоматизированной информационной системы учета приёма техники на
ремонтные работы, которая позволяла бы любому сотруднику, пользуясь
25
внутренней сетью, подать заявку на ремонт техники. При этом доступ к
интерфейсу подачи заявок осуществляется с использованием пароля и логина
каждого сотрудника. Такой подход позволяет однозначно определить и
сотрудника, подавшего заявку, а также наименование отдела.
Кроме того, в этом случае достигаются следующие преимущества:
Заявка сразу регистрируется в системе, освобождая сотрудника ПТО
от необходимости что-либо куда–либо записывать;
Происходит идентификация пользователя, а также регистрация
времени подачи заявки;
Закрытие заявки происходит после внесения перечня работ,
выполненных по ней;
Отчет о выполнении заявки составляется автоматически после
внесения перечня работ;
Получение отчетов происходит при помощи специальных форм
сортировки, занимая при этом минимум времени.
Временные характеристики при существующем процессе и в случае
реализации предлагаемого варианта приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Соотношение показателей обработки заявок на ремонт техники в ПТО
Показатели
Имеется
Планируется
Количество потерянных заявок за
месяц (заявка, потерянная в
процессе согласования)
3-5 шт
0 шт
Время приема техники с момента
получения заявки до
формирования заявки
От 30 мин
От 1 до 5 мин
Отношение ежедневного
количества обработанных заявок
вручную к автоматически
обработанным
20\0 шт
0\100 шт
Таким образом, в итоге реализации процесса автоматизации
планируется сократить затрачиваемое время с 30 минут на одну заявку ( 20
заявок за 8 часов рабочего дня) до 5 минут ( 100 заявок за 8 часов рабочего
26
дня), то есть производительность вырастает в 5 раз. Кроме того, в результате
внедрения предлагаемой системы ожидается снизить трудоемкость
выполняемых операций, создать дополнительную мотивацию сотрудников
предприятия за счет более удобного получения оформления заявок, а также
более прозрачного управления ремонтом и устранением неисправностей
техники.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ФГКУ ГИВЦ Росрезерва организована комплексная защита
информации.
Сервера с информацией находятся в защищённом от стихийных
бедствий, взлома, пожара, затопления месте. Таким образом, организована
физическая защита хранилищ информации.
Также имеются средства для предотвращения удалённого взлома
серверов, сетевых атак, считывания передаваемых по сети пакетов данных и
т.д.
Доступ к информации обеспечивается только для авторизованных
пользователей по мере необходимости.
Организована защита данных от потери путём дублирования данных в
независимое защищённое хранилище.
Технологически развитая телекоммуникационная сеть предприятия,
большое количество оборудования, сервисных приложений и большое число
служащих, требуют жесткую и эффективную систему информационной
безопасности. Решением вопросов безопасности и управления в компании
ПТО ФГКУ ГИВЦ Росрезерва» занимается отдел Программно-технического
обеспечения.
Доступ к внутренним информационным системам управления,
осуществляется через централизованный центр аутентификации и
авторизации. Каждому оператору системы присваивается уникальный логин и
27
пароль, а также пользовательские права доступа (администратор, оператор,
аналитик и. т.д.). Логин и пароль оператора меняются по истечению
установленного времени. Конфиденциальные данные, включая информацию
об абонентах, важные управляющие документы, передаются по защищенным
каналам, используя различные механизмы и протоколы безопасности.
Для обеспечения целостности и безопасности локальных сетей
предприятия, а так же VPN услуг, используются аппаратно-программные
сетевые экраны и фильтры (ОС Red Hat Enterprise Linux, Cisco PIX 5x, 6x).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим три программы: IT Invent, Total Network Inventory 2,
Hardware Inspector.
Программа IT Invent позволяет вести инвентаризацию компьютеров,
программного обеспечения, компонентов, расходных материалов и бытовой
техники. Учет ведется внутри организаций и ее филиалах. В базе данных
используется Microsoft Access или MS SQL Server. Программа позволяет
получить доступ к необходимым параметрам и отслеживать изменения,
сделанные с каждым элементом конфигурации учета. Используя программу IT
Invent, можно легко отслеживать все основные этапы существования ИТ-
оборудования в организации: покупку, получение для хранения, установку,
перемещение, обслуживание и отмена. Наличие модуля инвентаризации
позволяет выполнять ручную инвентаризацию оборудования с помощью
сканера штрих-кода [1].
Основные возможности программы:
поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server;
многопользовательский режим работы - все ветви работают с единой
базой данных;
28
возможность создавать и настраивать собственные дополнительные
свойства различных типов;
учет заказов поставщикам для всех типов учетных единиц;
учет выполнения любой работы внутри организации;
поддержка работы со сканером штрих-кодов. Поиск записей в базе
данных по штрих-коду;
модуль инвентаризации с автоматической обработкой результатов;
ведение истории изменений в ключевых полях объектов учета;
учет ремонта и профилактического обслуживания оборудования и
компьютеров;
логическое связывание программ и компонентов с механизмами;
учет расходных материалов, запасных частей, офисов;
учет инвентаря и принадлежностей для дома;
консолидация учетных единиц для сотрудников организации. Акты
приемки-передачи;
ведение базы данных поставщиков, сервисных организаций и других
подрядчиков;
гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы;
настройка уведомлений по электронной почте для действий
пользователя в программе;
большое количество встроенных печатных форм и отчетов с
возможностью их редактирования;
импорт и просмотр данных непосредственно из Active Directory;
импорт данных из файлов Excel / CSV.
Программа IT Invent позволяет вести инвентаризацию компьютеров и
оборудования, принтеров, офисного оборудования, программного
обеспечения, компонентов, расходных материалов и любого другого
оборудования.
Внешний вид программы представлен на рисунке 1.8.
29
Рисунок 1.8 – Интерфейс программы «IT Invent»
Total Network Inventory 2 (TNI 2) - программа инвентаризации
компьютеров, оргтехники и сетевого оборудования [2].
Основными функциями программы являются:
сетевое сканирование. Сканирование компьютеров на базе Windows,
Mac OS X и Linux доступно только системному администратору. Можно
сканировать отдельные узлы, диапазоны сетевых адресов или структуру Active
Directory.
компьютерный учет. В централизованной базе данных системы
информация об одном компьютере занимает всего несколько десятков
килобайт. Можно группировать устройства, добавлять к ним комментарии и
прикладывать дополнительную информацию.
генерация отчетов. Можно создавать гибкие отчеты для разных
категорий данных: можно создавать отчеты по электронным таблицам,
используя множество полей модели данных. Отчеты можно копировать,
экспортировать и печатать.
программное обеспечение учета и лицензии. В распоряжении
администраторов есть список всех приложений, найденных программой в
сети. Таким образом, можно определить количество копий приложения и
30
получить список компьютеров, на которых оно установлено. Также
существует возможность фильтрации и группировки информации о
программном обеспечении.
сканирование сети. Автоматизация сбора данных включает в себя
создание одноразовых ожидающих задач или графиков для периодической
проверки компьютеров. Можно запланировать сканирование сети и, таким
образом, постоянно получать свежую информацию.
хранение информации о пользователях. Существует возможность
ввода в базу данных пользователей компьютеров, паролей для разных
устройств и протоколов. Можно контролировать онлайн-статус устройств в
режиме реального времени.
Пример рабочего окна системы приведен на рисунке 1.9.
Рисунок 1.9 – Total Network Inventory 2
Hardware Inspector - программа инвентаризации компьютеров и
оргтехники, учет расходных материалов, лицензий на программное
обеспечение, запросы пользователей, обслуживание сети и автоматизация
работы сотрудников отдела ИТ [4].
31
Hardware Inspector позволяет всегда знать всю информацию о
компьютерном парке, получать различные отчеты, планировать техническое
обслуживание, ремонт и обновление.
Hardware Inspector решает следующие задачи:
автоматизация учета запасов компьютерной техники и компонентов с
возможностью хранения всей истории движения и обслуживания;
защита компьютеров и компонентов от кражи и замены;
подробный контроль параметров конфигурации компьютера,
обеспечение свободы и оперативности действий по планированию,
модернизации и перераспределению устройств;
автоматизация отчетности.
Особенности:
Учет отдельных компонентов, а не просто описание параметров рабочих
станций и текущего состояния параметров компьютера.
Каждое устройство получает паспорт, который отражает информацию о
его покупке, технических параметрах, истории его перемещения на рабочие
места и услуги.
Отслеживание истории движения устройств, их ремонта,
предотвращения и инвентаризации.
Возможность не только вручную вводить данные, но и импортировать
информацию из отчетов программ анализа компьютерной конфигурации
AIDA, EVEREST, ASTRA и ASTRA32.
Лицензии на программное обеспечение для учета. Для каждой лицензии
выдается паспорт, который отражает информацию о параметрах, истории его
перемещения на рабочие места.
Регистрация приложений от пользователей. Hardware Inspector
обеспечивает хранение истории сообщений в приложении, прикрепляемых
файлов и т. д. Возможность работы с веб-интерфейсом.