16
работу с поставщиками, оформление поставок\закупок комплектующих и
запчастей.
Корпоративный отдел отвечает за ведение дел по обслуживанию техники
других компании и оформлению соответствующих договоров.
Также в компании есть четыре отдела которые различается по виду
техники ремонтом которой они занимаются: телефонов, копировальной
техники, мониторов и ИБП, портативной и стационарной компьютерной
технике.
1.1.3 Программная и техническая архитектура информационной
системы предприятия
Ни одно современное предприятие не может обойтись без программ
и техники, с их помощью компания может не только быстрее добиться
своих целей, но и максимально четко определить их для будущего
достижения. Разработка программных систем и последующее их
использование позволяет выходить на вершину рынка, достигать и ставить
глобальные стратегические цели и оказывать влияние на свое положение
на рынке.
Есть немало примеров успешного использования программ, на
предприятиях, которые ранее ими не пользовались. Некоторые программы
служат для связи между сотрудниками компании и позволяют оперативное
и эффективное распространение сотрудниками между собой информации
необходимой им в ходе рабочей деятельности, другие же вообще могут
повлиять на всю стратегию предприятия, а также ряд возможных шагов
компании для достижения эффективной стратегии развития бизнеса.
Для обеспечения эффективного выполнения поставленных задач на
каждый личный компьютер работника установлено техническое,
операционное, сетевое, прикладное программное обеспечение (указанное в
таблице 1). Также устанавливается программа-антивирус которая
17
защищает внутреннее информационное пространство предприятия от
вторжения в него вирусов, утечки информации, сохранность баз данных и
тд.
Используемое программное обеспечение Таблица 1
Программа
Назначение или решаемая задача
Microsoft Windows 10
Операционная система рабочих станций
1С: Бухгалтерия
Ведение бухгалтерского и налогового учета
Microsoft Word 2018
Ведение текущей документации и формирование
отчетности
Microsoft Excel 2018
Регистрация заявок на ремонт и расчет стоимости
работ
Kaspersky Antivirus
Kaspersky Internet
Security
Антивирус для защиты компьютера от заражения
вирусами
WinRar
Работа с архивами данных в разрешении .rar .7z и
др.
Venta Fax
Прием и передача факсов и голосовых сообщений
через факс-модем
Abby FineRider 14 для
Windows
Распознавание документации и работа с PDF
документами
The Bat 8.5.6
Отправка и получение электронной почты
Nero Platinum 2019
Работа с прожигом, записью и копированием
данных на CD и DVD-дисках
ZoneAlarm 8.0.65.0
Защита от вторжений в ЛВС и сети Internet
Техническая архитектура информационной системы компании
«Компьютерный мир» представлена схемой (См. рис. 2).
18
Рис. 2 Схема технической архитектуры ИС компании
1.2 Характеристика комплекса задач и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Компания «Филакс» хочет увеличить качество предоставляемых
услуг с помощью автоматизиции, далее мы рассмотрим устройство бизнес-
процессов на предприятии, проанализируем их и выведем задачи которые
будут стоять перед проектом о автоматизации.
Бизнес-процессом в компании можно считать последовательность
любых операций, действий, указаний, работ деятельность которых в
конечном итоге имеет материальную ценность для предприятия в виде
предоставления неких услуг или производства неких товаров.
Основная бизнес-деятельность компании «Филакс» состоит из:
Приема заявок от клиентов на проведение ремонта и технического
обслуживания компьютерной техники;
19
Выполнения ремонта и технического обслуживания компьютерной
техники;
Формирование сопроводительной документации и отчетности.
С помощью программы компьютерного моделирования BPwin была
построена модель процессов деятельности компании «Филакс» (См. рис.
3).
Рис. 3 Модель процесса деятельности компании «Филакс» по
ремонту и обслуживанию компьютерной техники
Поскольку целью автоматизации является процесс приема техники то
также с помощью программы BPwin, составим модель, более подробно
представляющую процессы в компании «Филакс» при приеме техники на
ремонт (См. рис. 4).
20
Рис. 4 Модель процессов компании «Филакс» при приеме
техники на ремонт
1.2.2 Анализ информационных потоков и документооборот
предприятия
Поскольку задачей является автоматизация процесса приема техники
на ремонт то необходимо проанализировать процессы приема техники в
данный момент. В этом нам поможет модель процессов (рис.4).
Информационные потоки предприятия – это совокупность физических
перемещений информации внутри предприятия, между предприятием и
внешней средой, которая дает возможность осуществить какой-либо
процесс или реализовать решение.
Информационные потоки предприятия включают в себя:
Нормативно-справочную информацию;
Оперативную и условно-постоянную информацию;
Результирующую информацию.
Документооборот можно сказать является кровью предприятия, если
документооборот замедляется, то замедляется и рабочая деятельность
21
всего предприятия, а если он полностью остановится, то предприятие
вообще может прекратить своё функционирование.
Разумное и эффективное проектирование потоков входящих,
внутренних и исходящих документов залог успешного и эффективного
функционирования всех частей и отделов на предприятии.
Изучая модель бизнес-процессов компании «Филакс» можно выделить
следующую нормативно-справочную информацию:
План работ – документ определяющий план проведения профилактических
работ по ремонту компьютерной техники для поддержания техники в
рабочем состоянии.
Выходные документы – документы, определяющие форму и состав
сопроводительной документации и отчетности.
К оперативной и условно-постоянной информации относятся заявки
клиентов на проведение ремонта и обслуживания компьютерной техники.
На основании оперативной и условно-постоянной информации
формируется результирующая информация, которая включает в себя:
Квитанция о приеме техники – данный документ подтверждает
поступление техники от клиента в компанию для проведения ремонта.
Наряд на работы – документ, определяющий виды и количество работ,
которые необходимо выполнить для выполнения заявки на ремонт.
Отчет о выполнении работ – документ, определяющий перечень
выполненных работ по ремонту компьютерной техники.
Акт о выполненных работах – документ, определяющий перечень
выполненных работ по ремонту компьютерной техники, стоимость работ и
сумму к оплате.
22
Выходная отчетность – документы, отражающие анализ деятельности
подразделений компании и компании в целом.
Диспетчер, при обращении клиента на осуществление ремонта техники,
оформляет справку о приеме техники в ремонт и наряд на работы по
ремонту и обслуживанию компьютерной техники, который направляется в
отдел оформления. При этом в журнале учета заявок клиентов
фиксируется данные о клиенте и технике, которую необходимо
отремонтировать.
При оформлении определяется отдел, который будет выполнять ремонт.
Далее, в соответствии с назначением, производится ремонт компьютерной
техники определенными исполнителями.
В соответствии с диагностикой, проводимой на предприятии и заявкой
заказчика, определяются основные характеристики проводимых работ и
основная калькуляционная стоимость услуги.
После выполнения ремонта, исполнителями формируется отчет о
выполненных работах по ремонту и обслуживанию компьютерной
техники, на основании которого определяется окончательная
калькуляционная стоимость услуги и формируется акт выполненных
работ, который предоставляется клиенту для оплаты.
На основании проведенных работ и сформированной сопроводительной
документации формируются результирующие отчеты в форме
установленной руководством компании.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
При росте и расширении предприятия документооборот может
достигать невообразимых размеров, что в свою очередь влечет ошибки в
оформлении или регистрации документов, обусловленные человеческим
фактором. Из-за этих ошибок тратится рабочее время сотрудника на их
23
устранение, это влечет за собой замедление документооборота на
предприятии, а, следовательно, уменьшение его эффективность и
косвенные финансовые потери. Для того чтобы максимально снизить
временные затраты на регистрацию документов и уменьшить влияние
человеческого фактора на документооборот компании используют
различные технические средства.
Одной из основных проблем, возникающих при приеме техники,
является трата времени на перемещение и оформление сопровождающей
документации, также отслеживание статуса хода работ и местонахождения
компьютерной техники в любой момент времени.
Много времени тратится на формирование документации,
сопровождающей движение компьютерной техники, и формирование
выходной отчетности. Программа предоставляющая оперативный доступ к
документации и информации позволяет увеличить эффективность работы
подразделений компании путем экономии рабочего времени, и,
следовательно, повысить работоспособность всей организации в целом.
Процессы учета и контроля оперативных данных в фирмы «Филакс»
буквально непрерывны, считаются трудозатратными и сопровождаются
большим документооборотом. Учет исполняется методом регистрации
оперативных данных, поступающих в процессе работы фирмы. Контроль
заключается в отслеживании состояния заказа и группировке
разрозненных оперативных данных поступающих из различных отделов,
собственно что не действенно. Надобность в неизменном доступе к
предоставленной инфы различным отделам, присутствие большущих
размеров документируемой инфы, настоятельно просят автоматизации
данных процессов.
Следовательно, автоматизация процесса приема техники на ремонт
обладает следующими положительными преимуществами:
24
упрощение и ускорение получения и оформления данных;
упрощение получения данных о ходе работы по ремонту техники, в
различных отделах, а также всей сопроводительной документации;
наглядность и простота доступа ко всей информации имеющей отношение
к проведению работ;
уменьшение количества не состыковок и ошибок, неизбежных для
человека при оформлении большого количества документов.
Для эффективного проведения ремонта и его оформления,
необходимо ввести автоматизированный учет компьютерной техники и
статуса работ, также учет расхода комплектующих затраченных при
выполнении ремонта, это позволит более быстро и точно выставлять
клиентам конечную стоимость услуг. Учет заявок на обслуживание
компьютерной техники, контроль исполнения заявок, учет движения
компьютерной техники, будет проводиться путем заполнения
соответствующих документов в системе на каждом логическом этапе, с
последующим формированием сопроводительных документов.
В данной системе необходимо иметь возможность по запросу
пользователя получать оперативную информацию по состоянию и
местонахождению компьютерной техники на любой момент времени,
отчеты о проведенных работах каждого мастера по каждой технике, отдела
и компании в целом за указанный период времени, а также возможность
просмотра истории ремонта техники если она ремонтировалась в компании
ранее.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Для защиты от внешних информационных угроз операционная система
(Windows 10), которая установлена на всех персональных компьютерах
25
сотрудников компании, защищена лицензионным программным
продуктом Kaspersky Antivirus и Kaspersky Internet Security.
Обеспечение информационно безопасности в компании «Филакс»
осуществляется за счет того, что каждый пользователь информационной
системы «1С: Бухгалтерия» имеет свой логин и пароль для входа в
систему. Благодаря, чему в любой момент времени можно проследить за
действиями пользователей в системе, определить, кто и когда производил
те или иные операции над данными.
В базу нормативно-правового обеспечения компании в области
защищенности коммерческой, организационной и экономической
информации является документ «О неразглашении коммерческой
информации компании «Филакс»», с ним должны ознакомится все
работники предприятия, после ознакомления и понимания всех
написанных правил, подписать его, этот документ подписывает любой
работник, который устраивается на работу в компанию. Несоблюдение
правил и регламента, предусмотренных документом влечет за собой
административную и уголовную обязанность.