26
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии для
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Существует множество готовых программных решений для
автоматизации процесса приема, обладающих своими особенностями,
плюсами и минусами а также степенью автоматизации.
Для того чтобы решить стратегию автоматизации процесса приема
техники сперва проанализируем несколько представленных на рынке
предложений.
Программа «Hardware Inspector» разработана компанией Database
Harbor Software и предназначена для автоматизированного учета и
инвентаризации компьютерной техники и иного оборудования в
организациях. Она дает возможность вести учет не просто текущего
состояния параметров компьютера, а всей истории жизни отдельных
комплектующих. «Hardware Inspector» решает задачи автоматизации
инвентарного учета компьютерной техники и комплектующих, с
возможностью хранения всей истории перемещений и обслуживания.
4
Данная программа обладает целым рядом функций для удобного и
быстрого учета данных и последующего их регистрирования в базе
данных:
учет трудящихся пространств с детализацией до отдельных
приборов. На любое прибор заводится личный паспорт, в
котором отображается информация о его поступлении,
технических параметрах, ситуации его движений по
трудящимся пространствам и ремонта;
4
Семенов, С.С. Методы принятия решений в задачах оценки качества и технического уровня сложных
технических систем / С.С. Семенов. - Москва: РГГУ, 2016
27
древовидная организация подразделений и рабочих мест.
Устройства располагаются на рабочем месте, также имея
иерархическую структуру. Например, материнская плата
находится внутри корпуса, CPU – внутри материнской платы, а
кулер – внутри процессора;
по каждому устройству ведется история ремонта и других
работ по его обслуживанию;
возможность как ручного, так и автоматизированного заполнения
базы данных.
В фильтре розыска имеют все шансы принимать участие эти
характеристики приборов, как тип, модель, изготовитель, торговец,
инвентарный номер, серийный номер, случайная строчка розыска и
например далее;
гибкое разграничение доступа. Обширный перечень прав доступа к
функциям и данным позволяет очень гибко настроить возможности
каждого оператора базы данных;
учет гарантийных сроков на технику с прогнозированием их
окончания;
учет бухгалтерской информации о купленной технике (когда, где, у
кого и по каким документам куплена техника);
учет инвентарных номеров, которые, при желании, можно присвоить
каждому устройству;
информация по рабочему месту: ответственное лицо, IP-адреса,
периодичность профилактики и пр.
Главным недостатком данной АС является ее избыточность и
громоздкость, это ограничивает возможность ее применения на
рассматриваемом предприятии. Достаточно высокая стоимость программы
также повлияла на решение руководителей предприятия создать
собственную автоматизированную систему
28
Все существующие на рынке предложения обладают примерно
одинаковым функционалом. Поскольку ни одна из программ не обладает
никакими существенными отличительными чертами, то предприятие при
выборе информационной системы для автоматизации выбранного
процесса на предприятии будет руководствоваться другими факторами,
например, высокой скоростью внедрения и простотой использования.
Также компания не хотела бы иметь проект с большим объемом
инвестиций для реализации
Для этого будет проведен тщательный анализ процесса,
нуждающегося в автоматизации и будет выбран вариант решения, который
будет отвечать всем требованиям компании. Системе, которая будет
использована для автоматизации необходимо иметь все необходимые
функции, но при этом положительно отличаться от других в простоте и
дешевизне этапа внедрения и возможностью дальнейшего расширения
автоматизации без дополнительных вложений.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Целью автоматизации является процесс приема техники на ремонт.
На данный момент оформление и транспортировка документов
происходит физически в бумажном виде. Это тратит много рабочего
времени на распечатку и транспортировку документов. Также невозможно
оперативно получить необходимые данные для клиента. Допустим
проверка статуса ремонта требует поиска заявки и выяснения какой мастер
принял её и обращения напрямую к мастеру за информацией. Что влечет
большой затрат времени у целого ряда работников и снижение скорости
обслуживания и ремонта.
5
Исходя из данных проблем, при автоматизации необходимо решение
для целого комплекса проблем в этом процессе.
5
Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное
пособие, М.: Гелиос АРВ, 2002.
29
Решение должно обладать возможностью:
обеспечить оперативное взаимодействие компании и клиентов,
оповещение о завершении ремонта и быстрое получение актуальной
информации и ходе работ
иметь возможность внести набор документов необходимых в
организации и оформления ремонта
возможность внести наиболее полную и точную информацию о
поломке и технике таких как модель, серийный номер, внешний вид
и указание клиента о поломке, а также просмотр истории если
техника уже ремонтировалась ранее
отображение информации о статусе ремонта и местонахождении
техники в данный момент
Исходя из данных требований, автоматизации будут подвержены процессы
регистрации техники, оформления документов и информирования
клиентов. Всё это позволит оптимизировать процесс приема техники и
улучшить качество сервиса.
Автоматизирование будет происходить путем внедрения информационной
системы(ИС) которая будет отвечать всем заявленным компанией
требованиям и отвечать современным стандартам.
В результате внедрения программы предполагается получать точные
сведения об имеющихся заявках и их количестве, сократить время на
подготовку отчетов и передачу документов за счет замены бумажной
формы ведения учета на электронную.
Для контроля и получения данных о созданных заявках имеются таблицы
отчетов. В таблицах формируются данные по имеющимся заявкам.
Программа должна быть проста в освоении и удобна при использовании
работниками. Данная автоматизация позволит экономить ежедневное
рабочее время, что позволит повысить эффективность работы.
30
Экономический эффект от внедрения данного продукта является
косвенным, так как продукт не представляет собой прямой источник
дохода – это вспомогательное средство для организации получения
прибыли и минимизации затрат.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС это совокупность действий от принятия
решения о необходимости информационной системы до внедрения её на
предприятие.
Существует несколько способов автоматизации комплекса задач:
– покупка готового решения;
– покупка и доработка;
– собственная разработка.
Покупка готового решения это самый простой, дешевый и быстрый
способ приобретения уже готовой и оптимизированной системы которая
будет сразу корректно работать и не потребует дополнительных вложений,
но при покупке надо найти такой программный продукт, который будет
идеально подходить предприятию и удовлетворять все необходимые
потребности. Покупка готовой системы освобождает компанию от
дополнительных затрат на разработку, тестирование и постоянное
обслуживание программы. Также, с постоянной поддержкой компании
разработчика, можно не бояться, что программа устареет или перестанет
работать с новыми конфигурациями компьютеров.
Покупка и доработка программного продукта целесообразна в том
случае, когда требуется небольшой объем доработки. При доработке
системы потребуются дополнительные расходы для содержания
сотрудников, которые будут этим заниматься. В процессе работы
31
разработчики часто сталкиваются с такими проблемами как отсутствие
подробной документации, что затрудняет процесс и чревато ошибками и
багами. Что в конечном результате может вылиться в некорректную работу
всей программы, что в свою очередь потребует дополнительных расходов
на тестирование и отладку ошибок. Если заказывать доработку у
сторонней компании, то технология работы предприятия и методы
разработки программы станут известны чужой организации. А также надо
будет постоянно обращаться к компании, которая занималась доработкой
для поддержки или обновлений.
Собственная разработка системы актуальна только в том случае если
запросы и требования компании слишком специфичны и не могут быть
удовлетворены на рынке. Разработка собственной системы требует
больших вложений, поэтому этим занимаются только крупные компании и
в основном разрабатывают масштабные, сложные системы, которые
охватывают своим функционалом всю или большую часть деятельности
компании. Благодаря этому информационная система будет включать в
себя весь необходимый компании функционал. Будут учитываться
особенности функционирования предприятия, пожелания сотрудников.
Так как продукт разрабатывается своими силами, то его всегда можно без
особых проблем изменить под индивидуальные потребности внутреннего
заказчика. Но это влечет за собой дополнительные постоянные расходы на
создание и содержание целого отдела сотрудников внутри компании,
которые будут заниматься поддержкой, тестированием, отладкой и
постоянными обновлениями системы.
В нашем случае, исходя из требований, компания не предъявляет
каких-либо специфичных функций к автоматизации и готовых решений
данных проблем на рынке программ большое количество. Следовательно,
нам наиболее подходит путь покупки уже готового программного
обеспечения.
32
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение – это совокупность программных средств
для создания и эксплуатации системы обработки данных средствами
вычислительной техники. В состав программного обеспечения входят
базовые и прикладные программные продукты.
Автоматизация будет осуществляться путем разработки
информационной системы для оформления и учета заявок на ремонтные
работы и обслуживание техники.
Автоматизированный компьютерный учет радикально отличается от
обычного учета. Автоматизация значительно облегчает процесс учета,
сокращая время необходимое для оформления всех документов и заноса
данных в систему учета на предприятии.
Любой проект реализации программных средств в том числе и баз данных
обладает несколькими этапами проектирования, реализации и
эксплуатации. Наиболее важным для системы базы данных является этап
проектирования. Поскольку программа, работающая с базой данных
должна быть очень тщательно продуманна в плане структуры её элементов
потому что если этого не будет то и сама система не будет максимально
производительной и надежной.
Базовые программные продукты служат для автоматизации
взаимодействия человека и компьютера, организации типовых процедур
обработки данных, контроля и диагностики функционирования
технических средств системы обработки данных.
Прикладное программное обеспечение представляет собой совокупность
программных продуктов, предназначенных для автоматизации
функциональных задач информационного обеспечения.
33
На рынке информационных систем для автоматизации различных
бизнес-процессов существует множество различных решений для
автоматизации процесса приема техники для осуществления ремонта, и в
основной своей массе они не имеют критически важных отличий друг от
друга. Поэтому при выборе программы системы учета данных для
автоматизации мы будем руководствоваться другими критериями, такими
как легкость освоения новой программы сотрудниками компании,
возможность быстрого внедрения без вложения дополнительных
денежных средств для покупки технических средств. Также будет принят
во внимание прошлый опыт сотрудников при работе с похожими
системами автоматизации.
Поскольку в компании уже используется «1С: Бухгалтерия» то для
автоматизации также будет использовано программное обеспечение
компании «1С» поскольку расширение «Управление сервисным центром»
распространяемое на платформе «1С: Предприятие 8». Работа данной ИС
может быть совмещена с работой «1С: Бухгалтерия», путем передачи
данных из одной системы в другую, что позволяет компании в будущем
если она захочет расширить автоматизацию на предприятии, не прибегая к
покупке новой системы. Компания уже знакома с продукцией компании
«1С» и сотрудников будет легче обучить использовать данную программу.
Программа «1С: Управление сервисным центром» на платформе
«1С: Предприятие 8» обладает всеми современными решениями для
автоматизации документооборота сервисного сервиса. Данная программа
отвечает всем современным стандартам и является одним из лидеров на
этом рынке.
Для работы в «1С» потребуется:
операционная система «Windows 10»
драйвера необходимые для корректной работы компьютера
34
ИС «1С: Управление сервисным центром»
1.4.2. Обоснование решений по техническому обеспечению
Информационная система автоматизации не требует
дополнительных затрат на приобретение дополнительных технических
средств. Данная ИС будет эффективно работать на имеющемся в компании
техническом обеспечении.
Минимальные требования к техническому обеспечению
представлены в таблице 3.
Минимальные требования к техническому обеспечению
Таблица 2
Характеристика
Значение
Процессор
Intel Pentium 4 2400 MHz
Количество физических
процессоров
1
Количество логических
процессоров
1
Оперативная память
DDR 512 Mb
Жесткий диск
IDE SeaGate 80 Gb
Видеокарта
Интегрированная с возможностью выделения
из ОП до 32 Mb
Аудиокарта
Realtech AL 1810
DVD-RW
NEC DVD-RW AD 7173S
Сетевой адаптер
Marvell Yukon 88E8001/8003/8010 PCI Gigabit
Ethernet Controller
Монитор
Proview MA782KC PL00018 17"
Блок бесперебойного
питания
BackUps 525
Клавиатура
Logitech KB 250 PC/2
Мышь оптическая
Logitech M-SBF96 Optical Wheel
35
Глава 2. Проектная часть
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
У каждой информационной системы есть свой собственный жизненный
цикл, он сопровождает её от формирования требований к системе до конца
её эксплуатации.
Основным нормативным документом, регламентирующим состав
процессов ЖЦ ИС, является международный стандарт ISO/IEC 12207: 1995
«Information Technology – Software Life Cycle Processes» (ISO – International
Organization for Standardization – Международная организация по
стандартизации, IЕС – International Electrotechnical Commission –
Международная комиссия по электротехнике). Структура ЖЦ по
стандарту ISO/IEC 12207 базируется на трех группах процессов:
основные процессы ЖЦ ИС (приобретение, поставка, разработка,
эксплуатация, сопровождение);
вспомогательные процессы, обеспечивающие выполнение ведущих
процессов (документирование, управление конфигурацией, обеспечивание
свойства, верификация, аттестация, оценка, аудит, заключение проблем);
организационные процессы (управление планами, создание
инфраструктуры плана, определение, оценка и совершенствование самого
ЖЦ, обучение).
Модель жизненного цикла информационной системы представлена схемой
(См. рис. 5). Под моделью ЖЦ понимается структура, определяющая
последовательностью выполнения и взаимосвязи процессов, действий и
задач, выполняемых на протяжении ЖЦ.