43
• Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам
внедрения изданием соответствующих приказов и письменных
распоряжений [5].
Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих
обязанностей, педагогическому коллективу необходимо осваивать новые
знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при
переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого
времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать
ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный
документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим,
отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под
предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому
назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим
занятием.
В таких случаях руководителю учебного заведения, помимо ведения
разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий
сотрудниками необходимо:
1. Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в
форме поощрений и благодарностей;
2. Принять организационные меры к сокращению срока параллельного
ведения дел.
Так же нужно учесть необходимость в формировании
квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор
сильного руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем
автоматизации управления учебным заведением производится по следующей
технологии: в учебном заведении формируется небольшая (3-6 человек)
рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с
системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по
внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение
подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что учебное
44
заведение обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были
специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих
вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение
своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле
использования внешнего ресурса. Таким образом, формирование сильной
рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой
группы и администратора системы. Руководитель, помимо знания базовых
компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области
ведения бизнеса и управления. В отечественной практике, при внедрении
систем такую роль, как правило, играет начальник отдела
Автоматизированых Систем Управления техникума или ему аналогичного.
Основными правилами организации рабочей группы являются следующие
принципы:
• Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом
следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и
желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность,
дисциплинированность;
• С особой ответственностью следует подходить к выбору и
назначению администратора системы, так как ему будет доступна
практически вся корпоративная информация;
• Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе
внедрения проекта может крайне негативно отразиться на его результатах.
Поэтому членов группы следует выбирать из наиболее надежных
сотрудников и выработать систему поддержки этих сотрудников в течение
всего проекта;
• После определения сотрудников, входящих в группу внедрения,
руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из
них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В
наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.
45
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные
средства обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В последнее время выделяют следующую важную проблему
информационных систем - защита информации. Дело в том, что защита
информационной системы должна быть системной. Понятие системности
заключается не просто в создании соответствующих механизмов защиты, а
представляет собой регулярный процесс, осуществляемый на всех этапах
жизненного цикла информационных систем. При этом, все средства, методы
и мероприятия, используемые для защиты информации объединяются в
единый целостный механизм - систему защиты. К сожалению,
необходимость комплексного обеспечения безопасности информационных
технологий пока не находит должного понимания у пользователей
современных информационных систем. В то же время, построение систем
защиты информации не ограничивается простым выбором тех или иных
средств защиты. Для создания таких систем необходимо иметь определенные
теоретические знания, а именно: что представляет собой защищенная
информационная система, что такое система защиты информации и какие
требования предъявляются к ней, какие существуют угрозы и причины
нарушения безопасности информационных технологий, какие функции
защиты и каким образом должны быть реализованы, как они
противодействуют угрозам и устраняют причины нарушения безопасности,
как построить комплексную систему защиты информации, как достичь
высокого уровня безопасности при приемлемых затратах на средства защиты
информации и многое, многое другое. Вопросы безопасности информации -
важная часть процесса внедрения новых информационных технологий во все
сферы жизни общества. Широкомасштабное использование вычислительной
техники и телекоммуникационных систем в рамках территориально-
46
распределенных информационных систем, переход на этой основе к
безбумажной технологии, увеличение объемов обрабатываемой информации
и расширение круга пользователей приводят к качественно новым
возможностям несанкционированного доступа к ресурсам и данным
информационной системы, к их высокой уязвимости. Реализация угроз
несанкционированного использования информации наносит сейчас гораздо
больший ущерб, чем, например, пожары в помещениях или физическое
воздействие на сотрудников. Однако затраты на построение системы защиты
информации еще пока несоизмеримо малы по сравнению с затратами на
защиту от грабителей или на противопожарную защиту. К тому же в наше
время наблюдается постепенный переход от чисто физических методов
воздействия на конкурентов к более интеллектуальным, в том числе с
использованием новейших средств и способов добывания информации.
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и ее описание
В настоящее время очевиден факт, что успешное функционирование
человеко-машинных информационных систем и технологий определяется
качеством проектирования. Проектирование имеет целью обеспечить
эффективное функционирование информационной системы. Именно
качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая
способна функционировать при постоянном совершенствовании её
технических, программных и информационных составляющих, т.е. её
технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих
функций и объектов взаимодействия.
Внедрение информационной системы «Студент» начинается с
рассмотрения бизнес – процессов.
Для описания бизнес процессов подлежащих учету в информационной
системе «Студент» строится информационная модель.
47
Информационная модель представляет любой процесс как
совокупность информационных блоков соединенных интерфейсными
дугами. Любое действие может быть декомпозировано, т.е. разложено на
более мелкие, которые, в свою очередь могут быть декомпозированы, и т.д.
до уровня разумной достаточности.
Назначение информационной модели - выявить процессы,
нуждающиеся в регистрации, определить информационные потоки,
циркулирующие в организации, наметить структуру информации о
предметах участвующих в бизнес процессе, очертить группы персонала
которые будут заниматься вводом и обработкой информации на различных
этапах ее прохождении. Здесь же необходимо обдумать содержание и
оформление отчетных форм.
Информационная система оперирует следующими основными
сущностями (в скобках указаны имена этих сущностей, под которыми они
реализованы в СУБД):
- Отделения;
- Специальности;
- Группы;
- Студенты;
- Дисциплины;
- Оценки;
Далее рассмотрим эти сущности подробнее.
Сущность «Отделения». Содержит информацию обо всех отделениях
техникума.
Сущность «Специальности». Содержит сведения обо всех
специальностях, по которым производится набор студентов.
Сущность «Группы». Содержат данные, к какому отделению группы
прикреплены, на базе какого класса набирается, на какой основе будет
48
проходить обучение (бюджет/внебюджет), максимальное количество человек
в группе.
Сущность «Студенты». Содержит информацию о группе студента,
годе окончания учебы, ссылки на персональную и дополнительную
информацию.
Сущность «Оценки». Содержит информацию об оценках студента за
семестр.
Сущность «Дисциплины». Содержит информацию об учебных
дисциплинах (предметах), которые преподаются в данном учебном
заведении.
Требования к функциональным характеристикам.
Состав выполняемых функций должен быть следующий:
1) ввод данных, т.е. заполнение таблиц,
2) просмотр и корректировка данных,
3) просмотр Отчетов,
4) печать Отчетов.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
В качестве входных данных используются сведения, содержащиеся в
первичных документах.
Входными данными являются таблицы с данными:
- студенты,
- группы,
- оценки,
- курс,
- семестр,
- экзамены,
49
- специальность,
- предметы.
Выходными данными являются созданные отчеты:
- студенты по группам,
- аттестационные ведомости.
2.2.3 Характеристика результатной информации
Выходными документами для системы являются следующие отчеты,
которые формируются системой на основании входной информации:
Список студентов учебной группы.
Список учебных групп.
Отчет по успеваемости одного студента.
Отчет по успеваемости группы.
Отчет по должникам за месяц.
Отчет по должникам за семестр.
Отчет по количеству часов занятий пропущенных студентом.
Отчет по студентам, претендующим на красный диплом.
Средний балл студентов группы.
Средний балл группы.
Экзаменационные, зачетные и ведомости сдачи курсовых работ.
Выходные данные могут выводиться на экран и на принтер.
Требования к надежности.
Время восстановления после отказа программы должно составлять 2-
4 часа, необходимых для проверки наличия необходимых составляющих,
как-то таблиц, форм, запросов, связей между таблицами. А в случае
трудоемкости восстановления первоначального вида рекомендуется
перезаписать резервную копию программы с инсталляционного диска.
Условия эксплуатации.
Выбор типов носителей информации.
50
Информация записывается на жесткий диск. В конце рабочего дня
рекомендуется делать резервную копию на сервере сети.
Количество и квалификация персонала.
Базу данных «Студенты» может обслуживать один человек с
квалификацией опреатора в среде Access for Windows 2007.
Требования к составу и параметрам технических средств
Для функционирования программы требуется персональная ЭВМ с
установленным приложением Microsoft Access. Также желательно наличие
манипулятора «мышь» и принтера. При отсутствии принтера функция
«Печать отчетов» не реализуется.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Диалог – это процесс обмена информацией между пользователем и
программной системой, осуществляемый через интерактивный терминал и
по определенным правилам [12]. Общение компьютера и пользователя при
работе с информационной системой осуществлено в диалоговом режиме,
управляемого программой.
Пользовательский интерфейс построен по технологии WIMP (окна,
пиктограммы, мышь, всплывающие и выпадающие меню). Использованы
основные элементы графического интерфейса: окна приложения, окна
диалога, окна контекстного меню, иерархическое меню, компоненты ввода-
вывода, пиктограммы панели инструментов, программные пиктограммы и
т.д. Элементы графического интерфейса реализуют как служебные, так и
основные функции программы.
Список функций, реализованный в программе, представлен в таблице
2.
51
Сценарий диалога представлен в виде структурной схемы, где в виде
дерева выявлены действия пользователя при работе с конкретной формой и
предоставленные функциональные возможности панели инструментов.
Каждая форма имеет иерархическое меню, которое дублирует все
возможности пользователя при работе с конкретной формой.
Таблица 2
Функции БД
№
п/п
Служебные функции
Название окна
приложения
1
Ввод исходных данных
Окно формирования
справочных данных
2
Формирование данных
успеваемости
Окно формирование
отчетных данных
3
Выбор типа операций
Меню системы
4
Изменение, удаление,
добавление записей в таблицах
Окно формирования
справочных данных
5
Изменение, удаление,
добавление записей отчетной
информации
Окно формирование
отчетных данных
6
Получение данных по запросам
Окно главной формы
7
Получение отчетной
информации
Окно подменю отчеты
2.3.2 Характеристика базы данных
Диаграммы потоков данных (DFD) обеспечивают удобный способ
описания передаваемой информации как между частями моделируемой
системы, так и между системой и внешним миром. Областью применения
диаграммы потоков данных является - использование для создания моделей
52
информационного обмена организации, например модели документооборота.
Кроме того, различные вариации DFD широко применяются при построении
корпоративных информационных систем. Начальная контекстная диаграмма
представлена на (рис. 5), диаграмма потоков данных первого уровня (рис.6).
Рис. 5 Начальная контекстная диаграмма
Рис. 6 Диаграмма потоков данных первого уровня
Из диаграммы потоков данных и схемы взаимодействия компонентов
видно, что существует несколько сущностей проектируемой системы,
которые осуществляют непрерывный информационный обмен. Сотрудники
деканата регистрируют студентов (оформляют личную карточку), и учебные
группы, также контролируют успеваемость студентов. Сотрудник кафедры
формирует учебный план согласно нагрузке преподавателей и групп