63
Форма Семестр предназначена для ввода данных о семестрах и
курсах. Поле Курс представлено в виде поля со списком данных поля Курс из
таблицы Курс.
Рис.22 Форма «Семестр» в режиме конструктора
Рис.23 Внешний вид формы «Семестр»
Форма Предметы предназначена для ввода данных по предметам.
Поле аттестация представлена как поле со списком значений: экзамен, зачет,
защита.
Рис.24 Форма «Предметы» в режиме конструктора
Рис.25 Внешний вид формы «Предметы»
Форма Группы предназначена для ввода данных по группам.
Поля Курс и Специальность представлены в виде поля со списком,
Данные выбираются из таблиц Курс и Специальность соответственно.
Внешний вид формы:
Рис.26 Форма «Группы» в режиме конструктора
64
Рис.27 Внешний вид формы Группы
Форма Студенты предназначена для ввода данных по студентам.
Группа представлена как поле со списком, данные из таблицы Группы.
Рис. 28 Форма «Студенты» в режиме конструктора
Рис. 29 Внешний вид формы «Студенты»
Форма Экзамены представлена в виде составной формы. В форме
заполняются данные полей Дата экзамена, Предмет, Преподаватель, Семестр,
Вид аттестации, Группа. В подчиненной форме заполняются данные полей
Номер зачетной книжки, Фамилия, Оценка.
65
Рис. 30 Форма «Экзамены» в режиме конструктора
Рис. 31 Внешний вид формы Экзамены
Четвертый этап – создание запросов. Хотя в режиме таблицы
доступны самые разные операции с данными – просмотр, сортировка,
фильтрация, обновление и печать, достаточно часто при работе с таблицами
приходится проводить вычисления или просматривать данные из нескольких
таблиц. Отобрать нужные данные можно с помощью запросов.
После выполнения запроса на выборку (он отбирает информацию из
таблиц и других запросов, в то время как при выполнении от запроса на
изменение данные вставляются, обновляются или удаляются) MS Access
создаёт набор записей, содержащий отобранные данные. В большинстве
случаев с набором записей можно работать как с обычной таблицей – можно
просматривать и выбирать информацию, печатать и обновлять данные.
Однако, в отличие от реальной таблицы, набор записей физически не
существует в базе данных. Access создаёт его из данных таблиц только во
время выполнения запроса.
66
Запросы являются наилучшим способом отбора данных, необходимых
для решения определённой задачи. Одно из преимуществ запросов является
то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из
нескольких связанных таблиц.
При создании базы данных были разработаны следующие запросы на
выборку:
Оценки
По группам
Конструктор запроса Оценки. Запрос содержит данные таблиц
Ведомости, Студенты, Экзамены, Предметы. Запрос параметрический,
для поля Фамилия в условии отбора введено [Введите фамилию].
Рис. 32 Запрос «Оценки» в режиме конструктора
Таблица 12
Результат запроса для введенной фамилии Синдеева
Оценки
Номер зачетной книжки
Фамилия
Оценка
Предмет
123459
Синдеева
5
Высшая математика
123459
Синдеева
зачет
Программирование
123459
Синдеева
4
Курсовая по БД
123459
Синдеева
зачет
физика
123459
Синдеева
5
радиотехника
Конструктор запроса По группам. Запрос содержит данные таблиц
Группы и студенты. Запрос параметрический, для поля Номер группы в
условии отбора введено [Введите группу].
67
Рис. 33 Запрос «По группам» в режиме конструктора
Таблица 13
Результат выполнения запроса для введенной группы 121-А-06
По группам
Курс
Номер группы
Номер зачетной книжки
Фамилия
2
121-А-06
1234711
Гуров
2
121-А-06
1234625
Андреев
2
121-А-06
123459
Синдеева
2
121-А-06
123457
Соколова
2
121-А-06
123456
Астаев
По результатам сессии необходимо выдавать списки неуспевающих
по группам, поэтому создадим параметрический запрос Неуспевающие по
группам. В конструкторе запроса для поля Номер группы введем условие
отбора [Введите группу]. Для поля Оценка введем условие отбора "2" Or
"незачет"
Рис. 34 Запрос «Неуспевающие по группам» в режиме конструктора
68
Таблица 14
Результат выполнения запроса для введенной группы 121-А-06:
Неуспевающие по группам
Номер зачетной
книжки
Фамилия
Дата
экзамена
Предмет
Оценка
Группа
1234625
Андреев
12.01.2017
Высшая
математика
2
121-А-
06
1234625
Андреев
13.01.2017
Программирование
незачет
121-А-
06
Создадим запрос для вывода всех неуспевающих по итогам сессии.
Имя запроса Общий список неуспевающих. В конструкторе запроса для поля
Оценка введем условие отбора "2" Or "незачет". Введем сортировку по
возрастанию по полям Фамилия и группа. Конструктор запроса:
Рис. 35 Запрос «Общий список неуспевающих» в режиме конструктора
Таблица 15
Результат выполнения запроса Общий список неуспевающих
Общий список неуспевающих
Номер зачетной книжки
Фамилия
Дата экзамена
Предмет
Оценка
Группа
1234625
Андреев
13.01.2017
Программирование
незачет
121-А-06
1234625
Андреев
12.01.2017
Высшая математика
2
121-А-06
123470
Горянов
22.01.2017
Курсова по СПД
2
141-А-04
123468
Дроздов
22.01.2017
радиотехника
незачет
132-А-05
Для анализа успеваемости студентов по учебному заведению
необходимы данные по результатам сессии. Создадим запрос для получения
общей итоговой ведомости успеваемости студентов. Запрос перекрестный,
69
поэтому создаем вспомогательный запрос. Данные запроса будут собираться
из таблиц Экзамены, Ведомости, Студенты, Предметы. На основании этого
запроса создаем перекрестный запрос Общий список успеваемости
перекрестный.
Рис. 36 Запрос «Общий список успеваемости» в режиме конструктора
Рис. 37 Конструктор запроса Общий список успеваемости перекрестный
Следующий запрос – Расписание экзаменов. Для него создан
вспомогательный запрос Расписание экзаменов вспомогательный. Данные
взяты из двух таблиц Экзамены и Предметы.
70
Рис. 38 Запрос «Расписание экзаменов вспомогательный» в режиме
конструктора
Рис. 39 Запрос «Расписание экзаменов» в режиме конструктора
Таблица 16
Результат перекрестного запроса Расписание экзаменов
Расписание экзаменов
Выраже
ние1
121-А-
06
122-А-
06
131-А-05
132-А-05
141-А-04
142-А-04
221-У-
06
222-У-
06
231-У-
05
12.01.20
17
Высша
я
матема
тика
13.01.20
17
Програ
ммиро
вание
физика
Высшая
математи
ка
16.01.20
17
Курсов
ая по
БД
Курсовая
по
программ
ированию
Програм
мирован
ие
18.01.20
17
физика
21.01.20
17
Курсов
ая по
БД
физика
22.01.20
17
Курсовая
по
программи
рованию
радиотех
ника
Курсова
по СПД
Курсов
ая по
БД
71
Пятый этап – создание отчетов. Конечным продуктом большинства
приложений баз данных является отчёт. Отчёт представляет собой
специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для
создания отчёта, который можно распечатать и распределить между
потребителями, комбинируются данные в таблицах, запросах и даже формах.
Распечатанная версия формы может служить отчётом. Можно создавать
отчёты как из одной таблицы, так и из нескольких пользуясь связями. Можно
управлять внешним видом всех элементов отчёта.
Отчёты делятся на основные типы:
отчёты в одну колонку – представляют собой один длинный
столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или
запроса.
Ленточный отчёт – для каждого поля таблицы выбирается
столбец, а значения всех полей каждой записи выводится по строчкам,
каждое в своём столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться
на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока
не будут выведены все данные.
Многоколоночные отчёты – создаются из отчётов в одну колонку
при использовании колонок «газетного» типа. Информация, которая не
помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так
далее.
В основном отчёты проще всего построить при помощи «Мастера
отчётов». Он старается создать оптимальный вариант окончательного отчёта
с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к
законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на
редактирование базового отчёта мастера, чем ушло бы на создание отчёта из
незаполненного шаблона.
72
Отчет можно создать на основе имеющихся таблиц или запросов. В
отчете можно добавить вычисляемые поля, графические объекты, надписи и
т. д.
Создаем отчет по личным делам студентов. Эта информация
обязательно хранится в учебной части техникума. Отчет создан на основе
таблицы Студенты с помощью мастера отчетов. В нем добавлены уровни
группировки по группам и сортировка по возрастанию для поля фамилия. В
отчете используются данные полей Номер зачетной книжки, Фамилия, Имя,
Отчество, Группа, Адрес, Телефон, Пол.
Рис. 40 Отчет «Личные дела студентов» в режиме конструктора
Создаем отчет Распределение преподавателей по группам.
Используем исходный запрос Расписание экзаменов вспомогательный.
Добавляем группировку по Предметам.
Рис.41 Отчет «Распределение преподавателей по группам» в режиме
конструктора
Создаем отчет Списки групп по специальностям.