22
себестоимости. И это лишь некоторые из функций современных
автоматизированных систем управления персоналом.
Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы
управления персоналом можно разделить на следующие основные группы по их
функциональной направленности [2]
- многофункциональные экспертные системы, позволяющие осуществлять
профориентацию, отбор и аттестацию сотрудников компании;
- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления
тенденций развития подразделений и организации в целом;
- зарплатные программы;
- интегрированные системы управления персоналом, которые позволяют
создавать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о
сотрудниках, отражать движение персонала внутри компании, а также
рассчитывать заработную плату.
С помощью экспертных систем сравниваются личностные,
профессиональные и психофизиологические качества соискателя работы с
аналогичными показателями лучших специалистов предприятия. Такие программы
позволяют нам достаточно эффективно (с нормальной точки зрения) отбирать
перспективных специалистов. Такие системы достаточно дороги, и их имеет смысл
использовать только для крупных предприятий, если они имеют большое
количество вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать рутинные
повседневные операции кадрового персонала.
Комплексные системы управления персоналом используются для
автоматизации работы персонала на любом предприятии. Прежде всего, такие
системы необходимы руководству для получения своевременной информации по
любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием,
вакансиями и информацией о сотрудниках. Поводок сможет быстро принять
23
правильное решение. Менеджер способен быстро оценить текущую ситуацию на
основе анализа текущей информации о состоянии дел на предприятии. Как это
правильно, такие системы уже не являются независимыми, а входят в качестве
специализированного модуля в интегрированные системы автоматизации
предприятий (ERP-системы). По этой причине важным фактором при
использовании систем управления персоналом является также возможность
интеграции системы учета персонала с системами учета и управления
предприятием. В то же время существуют отдельные системы управления
персоналом третьего уровня, которые могут быть интегрированы с рядом
популярных ERP-систем.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в наборе задач и ее
описание.
В зависимости от реализации того или иного уровня автоматизации систем
управления персоналом выделяют три уровня. Например, существуют решения,
направленные исключительно на автоматизацию расчета заработной платы. Их
обычно называют системами первого уровня. Более продвинутые системы
позволяют рассчитывать заработную плату, формировать и поддерживать штатное
расписание, отражать движение персонала и т.д. Они относятся к системам второго
уровня. Наиболее комплексные решения позволяют проводить аттестацию
сотрудников, создавать "портреты" специалистов, разрабатывать индивидуальные
программы их обучения и продвижения по службе и т.д.Это системы третьего
уровня. Решения первого уровня часто являются предварительно настроенными,
так называемыми "коробочными" продуктами. Однако их низкая
функциональность и невозможность дальнейшей настройки существенно
ограничивают круг потенциальных пользователей. Сегодня системы второго
уровня приближаются к решениям третьего уровня, и становится все труднее
провести четкую грань между ними. Это связано с тем, что, как отмечают многие
эксперты, в последние годы клиенты проявляют все большее внимание к
управленческой функциональности системы управления персоналом.
24
В настоящее время, поскольку системы второго уровня приближаются к
системам третьего уровня, упомянутым выше, вероятно, правильнее говорить о
полноте их функционального содержания, а не об уровне системы учр. С этой точки
зрения мы можем классифицировать существующие продукты на: бухгалтерские и
расчетные системы (которые также можно разделить на "расчетные",
бухгалтерские и собственно" учетно-расчетные " системы), системы учр с
неполной функциональностью и полнофункциональные системы учр
Область знаний и практики, направленная на обеспечение организации
качественными кадрами, способными выполнять возложенные на них трудовые
функции и оптимально их использовать, называется системой управления
персоналом. Для эффективного функционирования системы управления
персоналом предприятия необходимо систематизировать и обрабатывать большой
объем информации: оперативную, нормативную и справочную информацию,
классификаторы технико-экономической информации, унифицированные и
специальные системы документации. Таким образом, Управление персоналом-это
информационный процесс, включающий в себя прием, анализ и обработку,
хранение, использование и накопление информации. Для экономии времени и
снижения затрат все процессы сбора, передачи, хранения и обработки информации
должны быть автоматизированы, что позволит хранить информацию на
электронных носителях и обрабатывать ее программно, используя специально
разработанный набор программных средств. Под информацией в системе
управления персоналом понимается информация о значимых фактах (лицах,
действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия
решений об управленческой и организационной деятельности, а также для
подготовки предложений и рекомендаций. Информация является основой процесса
управления, и качество управления предприятием во многом зависит от того,
насколько оно совершено.
25
1.2.3 Обоснование необходимости использования компьютерных
технологий для решения поставленной задачи.
Рабочий процесс процесса управления персоналом включает в себя
различные документы. Ведение единой формы первичной бухгалтерской
документации является обязательным для всех организаций, независимо от формы
их собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской
Федерации.
В комплект бухгалтерских документов для сотрудников ООО "Автолюкс"
входят следующие документы:
* трудовые договоры (контракт);
* трудовые приказы (распоряжения) (форма№. Т-1);
* личные карточки (форма№. Т-2);
* штатное расписание (форма № Т-3);
* заказ (заказ) на перевод на другую работу (форма№. Т-5);
* приказ (распоряжение)о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
* график отпусков (форма№. Т-7);
* приказ (распоряжение)о расторжении трудового договора (форма № Т-8);
* приказы об отправке сотрудников в командировки (форма№. Т-9);
* приказы о повышении сотрудников (форма№. Т-11);
* табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
26
* личные счета сотрудников (форма № Т-54А);
* Примечание-расчет отпуска работника (форма№. Т-60);
* Примечание-расчет расторжения (расторжения) трудового договора (форма
№ Т-61);
* личные заявления сотрудников компании;
* ксерокопии (паспорта, дипломы, свидетельства о гражданском состоянии и
др.)
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между
работником и администрацией предприятия и содержит следующие основные
сведения: наименование документа, дату, место составления, текст, подписи и
печать. Договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается в
компании, а другой хранится у работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу персонала приказы являются
наиболее важными документами в процессе документирования ООО "Автолюкс".
Издаются приказы о приеме, переводе и увольнении работников; предоставлении
им отпусков и командировок; изменении условий и оплаты труда, а также
изменении личных и биографических данных (семейное положение, изменение
ФИО); поощрениях и штрафах и так далее..
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № 1. Т-6)
используется для оформления ежегодных и иных видов отпусков,
предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующим
законодательством и нормативными актами, коллективным договором и графиком
отпусков. Она издается в двух экземплярах: один отправляется в бухгалтерию. На
основании приказа о предоставлении отпуска делается отметка в личной карточке
работника, и бухгалтерия рассчитывает причитающуюся за отпуск зарплату.
27
Приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора (форма № 1). Т-
8,) используется при регистрации увольнения работников. Он издается в двух
экземплярах для всех работников, за исключением тех, кто уволен вышестоящим
органом (назначение и увольнение руководителя производится по решению
участников общества). Один отправляется в бухгалтерию для расчета сотруднику.
Штатное расписание - это нормативный организационно-распорядительный
документ организации, который используется для формализации структуры,
утверждения штатного расписания и численности работников предприятия с
указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений,
наименование должностей, специальностей и профессий с указанием
квалификации, а также сведения о численности штатных единиц.
Личные заявления сотрудников о приеме, переводе или увольнении
составляются от руки, в свободной форме. Заявление должно содержать
следующие сведения: адресат, наименование структурного подразделения,
наименование вида документа, текст, дату, подпись и расшифровку подписи. На
заявление ставится резолюция и делается отметка о его исполнении. В дальнейшем
заявление направляется в суд.
Графики отпусков - это внутренний документ ООО "Автолюкс", который
определяет порядок предоставления отпусков сотрудникам для компании в целом.
Форма расписания отпусков содержит следующие сведения: название компании,
название документа, печать утверждения, место составления, дату, текст и визу
утверждения.
Учет работников по их назначению подразделяется на личный, штатно-
служебный и статистический. Для всех лиц, работающих в ООО "Автолюкс",
персональные карточки составляются и сводятся к текущей картотеке в
установленном виде№. Т-2.
28
Личная карточка (форма№. Т-2,) заполняется для работников всех категорий
в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта,
военного билета, трудовой книжки, диплома, данных о результатах обследования
работника. После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, претендующее на
работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Бесплатные
условия предназначены для наименования и даты окончания второго
образовательного учреждения высшего или среднего профессионального
образования, прохождения военной службы. При каждой записи, сделанной на
основании приказа о приеме на работу и переводе на другую постоянную работу,
администрация знакомит работника с receipt.In в разделе "Дополнительная
информация" для полного учета лиц, обучающихся на очном, заочном и внешнем
отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования,
необходимо проставить даты поступления в образовательное учреждение и его
окончания. Личные карточки таких сотрудников хранятся отдельно до окончания
ими учебных заведений. Другие данные о сотрудниках также записываются в том
же разделе. Личные карточки уволенных работников постоянно хранятся в
алфавитном порядке, отдельно от текущей картотеки, с указанием в карточке даты,
номера приказа и причины увольнения работника.
Документы включаются в личное дело в следующем порядке:
* перечень документов, имеющихся в личном деле;
* персональный лист для записи кадров с наклеенной на него фотографией
4*6 (фотографии обновляются по достижении возраста 25 и 45 лет);
• автобиография;
* копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого
звания.
Затем в личном деле, по мере его поступления, в хронологическом порядке
появляются характеристики, справки, представления о назначении, освобождении,
29
увольнении, переводе, направлении на учебу, а также документы,
характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются. Отчеты,
заявления и другие необходимые справочные материалы размещаются во втором
разделе личного дела по мере их поступления. В дополнение к личному листу учета
персонала на основании соответствующих документов включаются изменения в
бухгалтерские данные работника, произошедшие после заполнения им личного
листа учета.
Личный кадровый учет Заполняется работником лично, чернилами,
разборчиво, без искажений и сокращений названий предприятий, учреждений и
организаций. При заполнении сведений о приеме на работу время приема на
каждую должность и ухода указывается на основании кадровых приказов или
трудовых книжек. Автобиография пишется в любой форме, в которой, помимо
сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и
другие сведения, имеющие принципиальное значение при принятии решения о
более правильном и целесообразном использовании сотрудника на той или иной
должности.
Сотрудники обязаны информировать отдел кадров компании обо всех
последующих изменениях своих персональных и биографических данных, а также
о других особенностях учета (образование и др.).) для того, чтобы внести эти
изменения во все свои бухгалтерские документы. Основанием для внесения
изменений должны служить официальные документы.
Бухгалтерские документы для сотрудников хранятся в специально
оборудованном несгораемом шкафу. Для быстрого поиска конкретного личного
дела ведется алфавитная файловая библиотека, состоящая из алфавитных карточек,
что позволяет получать актуальную информацию о физических лицах, являющихся
сотрудниками компании.
30
Алфавитные книги и алфавитные карточки являются постоянными
документами. Для обеспечения контроля за выдачей персональных файлов
контрольные карты составляются и хранятся в личных файлах.
Основной проблемой кадрового учета является большое количество времени,
затрачиваемое на работу с документами по кадровому учету. Согласно
статистическим исследованиям, в среднем, % рабочего времени тратится
сотрудниками HR:
на поиск и ожидание поступления документов
20%
на согласование и утверждение документов
20%
на передачу документов между подразделениями
10%
на подготовку стандартных отчетов о движении документов
10%
Эти оценки минимальны, и часто эти цифры значительно выше.
То есть общее среднее время, которое офисные работники тратят на
рутинную обработку документов, составляет более 60%. В то же время некоторые
сотрудники тратят на эти операции почти все свое рабочее время.
Основным недостатком существующего кадрового делопроизводства
является отсутствие автоматического заполнения документов по карточкам
сотрудников, а также отсутствие автоматической связи между различными
формами документов. При решении задач, обработке и формировании отчетов
возникает необходимость обработки и анализа значительного объема информации.
31
Эта информация в основном представлена на бумаге-документах, содержащих
значительное количество различных деталей.
В настоящее время кадровая служба не автоматизирована. Учет персонала
осуществляется с использованием средств локальной автоматизации-
MicrosoftExcel.
Все это приводит к значительным временным затратам, снижению
эффективности работы отдела, ошибкам в отчетах, невозможности быстро
управлять функциями и невозможности многомерного анализа данных.
Только использование информационных технологий может обеспечить
необходимую, физически приемлемую скорость обработки таких объемов
информации. Нынешний ускоренный прогресс в области информационных
технологий свидетельствует о том, что производительность и качество таких
систем будут продолжать улучшаться при незначительном увеличении их
стоимости.
Современные информационные технологии - системы управления базами
данных, аппаратное и специализированное прикладное программное обеспечение-
способны вывести работу сотрудников отдела кадров на новый уровень-
аналитический. Только эти технологии могут обеспечить полный охват и контроль
существующих наборов данных, необходимых для аналитической работы.
Поэтому в целях повышения эффективности работы отдела необходимо
создать автоматизированную платежную систему, обеспечивающую
автоматизацию задач по ведению бухгалтерского учета и формированию
необходимой отчетности по работе с персоналом в компании.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации.
Компания "Автолюкс" имеет нормативные и организационно-распорядительные
документы, такие как: