42
Расчетные листки организаций и расчетные ведомости,
сводки начисленной заработной платы и др.
Бухгалтерский
и налоговый
учет
Учет данных для расчета налогов и выплат в фонды,
начисление заработной платы
ПФР
Персонифицированный учет
Учет данных для Пенсионного фонда РФ (анкетные данные,
сведения о стаже, о суммах начисленных страховых взносов)
Мед.страховка
Учет данных по медицинским страховкам сотрудников
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.
Автоматизация управления персоналом - это один из ресурсов в
конкурентной борьбе. Под влиянием кризиса многие топ-менеджеры задумаются о
сокращении расходов на персонал. Это снижает спрос на внешних кандидатов и
укрепляет позиции удержания ведущих сотрудников.
В условиях постоянной конкуренции возрастает роль повышения
лояльности к компании и повышения квалификации сотрудников.
Автоматизированные системы управления персоналом, безусловно, подходят для
достижения этих целей. Мы опишем некоторые из наиболее необходимых
подсистем автоматизированных систем управления персоналом.
Прежде всего, следует отметить автоматизированную оценку персонала.
Она должна основываться на описании профиля каждой должности из
штатного расписания (профиль должности является базовым компонентом всей
подсистемы управления персоналом).
Одним из компонентов профиля является перечень компетенций,
выбранных из соответствующего справочного списка. Для каждой компетенции
устанавливается нормативная оценка, которую специалист должен иметь для
43
успешного выполнения своих обязанностей, а также весовой коэффициент,
характеризующий значимость данной конкретной области знаний и умений.
Кроме того, профиль работы включает в себя перечень оценочных
мероприятий с указанием необходимой периодичности проведения оценочных
мероприятий соответствующими сотрудниками. Каждая оценка может быть
проведена по своей специальной шкале, которая также описана в специальном
справочнике.
На основании этих данных, а также информации, хранящейся в личной
карточке сотрудника о датах и фамилиях, пройденных оценках, автоматически
формируется список сотрудников, "приговоренных" к каждому виду тестирования.
Этот список можно настроить с помощью клавиатуры.
После утверждения списка можно приступать к тестированию сотрудников.
Результаты тестирования по предложенным компетенциям переносятся на
личные карточки. Специальная процедура позволяет сравнить фактические
результаты со стандартными оценками, указанными в профиле работы, и сделать
вывод о соответствии работы каждого отдельного сотрудника.
Очевидно, что данная функциональность позволяет не только снизить
трудоемкость (а значит, и снизить затраты) оценочных мероприятий, но и
увеличить их периодичность, сохранить необходимую регулярность, а
следовательно, повысить среднюю степень соответствия сотрудников своим
44
должностям на предприятии в целом. В среде, где "кадры решают все", этот эффект
очень значителен.
Эта функциональность также чрезвычайно полезна в процессе сокращения.
Это поможет вам принять правильные решения о том, кого уволить, а кого,
наоборот, удержать любой ценой.
Еще одна группа функций позволяет планировать переподготовку и
повышение квалификации кадров. Для этого в профильных заданиях описываются
правила обучения: необходимые учебные программы (они выбираются из
соответствующего справочного списка) и периодичность их прохождения.
Затем, как и в случае с оценочным списком, автоматически создается
документ о потребностях в обучении. Хорошо, если система, помимо сотрудников,
которые уже достигли запланированного срока, позволяет включать
дополнительных сотрудников по просьбе руководителей отделов.
Поскольку одни и те же учебные программы могут проводиться разными
учебными заведениями, система обычно ведет справочную книгу, в которой
перечисляются название учебного заведения, стоимость обучения, временные
рамки, продолжительность курса и учебный план, реализуемый с его помощью.
Основываясь на этой ссылке, программа может автоматически регистрировать
сотрудников для прохождения курсов. Это создает учебный план.
Поскольку стоимость обучения в каждом учебном заведении известна,
система позволит выбрать оптимальный, с точки зрения затрат, вариант
распределения сотрудников, а также сравнить его с бюджетом на переподготовку.
Все утвержденные учебные планы размещаются на личных карточках
сотрудников. Они также поставили печать завершения.
Можно сделать вывод, что автоматизация управления обучением также
положительно влияет на степень соответствия сотрудников компании занимаемым
45
должностям за счет своевременной переподготовки кадров. Кроме того,
автоматизированный подбор учебных заведений позволяет снизить стоимость
обучения.
Постоянная переподготовка необходима не только для
высокотехнологичных предприятий, постоянно совершенствующих
производственные процессы, но и для торговых компаний, продающих все новые
и новые виды товаров-ведь доскональное знакомство с продуктом несомненно
повышает продажи.
Одним из известных способов повышения лояльности сотрудников без
увеличения фонда заработной платы является планирование карьеры: чем яснее
карьерные перспективы каждого сотрудника, тем меньше вероятность того, что он
захочет сменить работу.
Автоматизация планирования карьеры основывается на уже упомянутых
функциях планирования переподготовки кадров и оценочных мероприятиях, а
также на использовании учета кадрового резерва.
Часть функций управления людскими ресурсами связана с планированием
кампаний по набору персонала. Возможно, эта подсистема не столь актуальна в
кризисную эпоху, но, опять же, кризис не вечен.
Исходя из штатного расписания, потребность в наборе персонала
определяется автоматически. Она включает в себя вакантные и вновь созданные
кадровые подразделения.
Система позволяет хранить карточки кандидатов, которые являются
расширенным аналогом личных карточек. Они дополнительно хранят
информацию, которая актуальна только на этапе "кандидат". Система
предоставляет список кандидатов на каждую из выбранных должностей на основе
кода профиля должности, введенного в каждую карточку менеджером по
персоналу. Потребность в сотруднике может быть удовлетворена не только
46
внешними, но и внутренними кандидатами, так как программное обеспечение
включает в себя функции учета кадрового резерва. Ведется реестр резюме.
Кроме того, запланированы мероприятия по подбору персонала
(расширение объявлений в процессе работы, на сайтах вакансий и так далее).
Каждое такое событие характеризуется затратами и длительностью времени.
Процесс планирования определяет, какие конкретные виды деятельности будут
отвечать этой потребности, дату и стоимость каждого вида деятельности, а также
ожидаемое число кандидатов на каждую выборную должность в результате ее
осуществления. После окончания каждого мероприятия планируемые затраты
сравниваются с фактическими затратами и его эффективность определяется на
основе хранящейся в базе данных информации о том, как был привлечен желаемый
кандидат.
Нетрудно заметить, что автоматизация подбора персонала позволяет
повысить качество подбора персонала, а также оптимизировать структуру затрат
на этот процесс, например, путем включения в план наиболее эффективных
мероприятий по подбору персонала (это возможно только после сбора
достаточного количества информации о предыдущих кампаниях).
Следующая группа функций предназначена для управления мотивацией.
Эта функциональность необходима, если в компании действует система различных
бонусов и поощрений, которая зависит от определенных условий, таких как опыт
работы в компании или успешная сертификация. Алгоритмы начисления бонусов
также описаны в профиле должности.
Сюда же относится и все, что связано с сдельной работой. Для этого в
профиле вакансии описывается набор измеримых показателей, позволяющих
автоматически вознаграждать сотрудника за выполнение плана, устанавливать его
заработок в зависимости от выборки (как личной, так и командной) или объема
продаж и т. д. цена индикатора может быть установлена как фиксированная сумма
за единицу выполненной работы, так и в процентах от объема, если этот объем
47
имеет денежное выражение. Эта часть функции должна быть связана с
подсистемой расчета заработной платы.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи.
Способы приобретения ИС - это следующие шаги от определения и
формализации решения о необходимости ИС до внедрения ИС на предприятиях.
Существуют следующие способы получения IP-адреса:
* разработка (независимая и заказная);
* покупка ИС (покупка отечественного или иностранного ИС);
* покупка + модификация (независимая или заказная);
• арендовать.
Рассмотрим подробно каждый из методов его применения для
автоматизации поставленной задачи.
При покупке готового решения необходимо выбрать решение, которое
полностью соответствует бизнес-схемам. Это очень сложно, потому что
производители систем автоматизации стараются угодить всем потенциальным
клиентам и их системы перегружены дополнительными функциональными
возможностями, за которые приходится платить, либо система является каркасом
для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти варианта не
подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение готовой
информационной системы для автоматизации в районах невыгодно с точки зрения
вложения денежных средств в систему автоматизации.
Мы также не удовлетворены приобретенной информационной системой из-
за ряда недостатков и недостаточной функциональности, менее продуманного
направления дальнейшего развития информационной системы, длительной
48
адаптации к требованиям компаний, а также необходимой периодичности
поддержки.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит вам получить
информационную систему, которая соответствует бизнес-правилам компании на
данный момент. Однако, если бизнес-процессы изменятся, их может потребоваться
переработать, что позволит снизить затраты на реинжиниринг существующей ИС.
Покупка и доработка возможна, если она требует небольшого объема
доработки, эта доработка часто возможна в рамках базовой модели ИС, что часто
вызывает трудности из-за отсутствия подробной документации.
Для варианта аренды ИС можно выделить следующие преимущества:
* повышает инновационный потенциал компании за счет взаимодействия и
партнерства с поставщиками мирового уровня, обладающими большим
интеллектуальным потенциалом и богатым инновационным опытом;
* обеспечивает большую гибкость для компании в случае резкого изменения
рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти
новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем
перестраивать внутренние операции компании, ликвидируя некоторые мощности и
ресурсы и создавая новые;
* ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
* позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются компанией, и тех, которые стратегически целесообразно держать под
ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует выйти за рамки своей деятельности
и потерять часть собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях компания
49
потеряет те виды деятельности, которые обеспечивали ей успех на рынке в течение
длительного времени.
Поэтому информационная система будет приобретена у отечественного
производителя, так как у компании есть квалифицированные сотрудники для
внедрения этой информационной системы. Эта информационная система будет
включать в себя весь необходимый функционал, позволяющий работать всем
подразделениям компании.
50
1.4. Обоснование проектных решений.
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению.
Информационное обеспечение - это совокупность данных, представленных
в определенной форме для компьютерной обработки. Организационно-
методическое обеспечение - это комплекс мероприятий, направленных на
функционирование ЭВМ и программного обеспечения для получения желаемого
результата.
Информационное обеспечение (ИО) - это совокупность унифицированных
систем классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документирования и информационных массивов. [18]
Информационное обеспечение включает в себя два комплекса:
* нетранспортные компоненты ИО (классификаторы и документы технико-
экономической информации);
* внутримашинное ИО (макеты и экранные формы для ввода первичных
данных в компьютер или вывода результирующей информации, структура
информационной базы данных: входные, выходные файлы, базы данных).
Для того чтобы адаптировать экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки и передачи, она должна быть представлена в
51
цифровом виде. Для этого он должен быть сначала упорядочен (классифицирован),
а затем формализован (закодирован) с помощью классификатора.
Классификатор-это документ, обеспечивающий формализованное описание
экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов,
наименования классификационных групп и их кодовые обозначения.
По своей сфере применения различают следующие типы классификаторов:
международные, национальные (общесистемные), отраслевые и локальные
классификаторы.
Основным компонентом Неавтономного информационного обеспечения
является система документирования, используемая в процессе управления
экономическим объектом. Документ - это определенный набор информации,
используемой при решении экономических задач, находящийся на материальном
носителе в соответствии с установленной формой.
Система документирования - это совокупность взаимосвязанных форм
документов, которые регулярно используются в процессе управления
экономическим объектом. Отличительной особенностью системы деловой
документации является большое разнообразие видов документов. Существующие
системы документооборота, характерные для неавтоматизированных ЭИС,
характеризуются большим количеством различных типов форм документов;
большим объемом документооборота и их сложностью; дублированием
информации в документах и работой по их обработке и, как следствие, низкой
достоверностью полученных результатов. Обработка документов в таких системах