27
Автоматизация процесса ведения документации и отчётности
Экономический отделСклад Бухгалтерия Производство
Отправка в продажу
покупка сырья
отпуск сырья в распилприход продукцииреализация продукцииотправка в производство
Приходная
накладная
Оформленная
приходная накладная
Выписка требование
накладной
Требование
накладная
Оформленная
требование
накладная
Ведомость
поступления сырья
Оформленная
ведомость
поступления сырья
ТТН
Требование
накладная
Оформленная
требование
накладная
Акт на
оприходование
продукции
Оформленный акт на
оприходование
продукции
Платежное
поручение
Рис.1.10 Схема документооборота по учету движения продукции
ЧУП «Тимурспец»
28
Автоматизация процесса ведения документации и отчетности бизнес –
процесса «Учет движения продукции» на предприятии ЧУП «Тимурспец» будет
проводиться на базе системы «1С: Предприятия 8.2».
При осуществлении бизнес – процесса «Учет движения продукции»
бухгалтер частного унитарного предприятия «Тимурспец» работает с такими
входными документами как:
• ТТН
• Приходная накладная
• Платежное поручение
• Требование накладная
• Ведомость поступления сырья
• Акт на оприходование продукции
В результате выполнения процесса ведения документации и отчетности
бизнес – процесса «Учет движения продукции» на частном унитарном
предприятии «Тимурспец» формируются документы:
• Платежное поручение
• Приходная накладная
• Ведомость поступления сырья
• Требование накладная
• Акт на оприходование продукции
• ТТН
Затраты времени необходимые на организацию выполнения процесса
ведения документации и отчетности бизнес – процесса «Учет движения
продукции» на частном унитарном предприятии «Тимурспец» до автоматизации
представлены в таблице 1.3.
29
Таблица 1.3
Затраты времени необходимые на организацию выполнения процесса ведения
документации и отчетности бизнес – процесса «Учет движения продукции» на
предприятии ЧУП «Тимурспец» до автоматизации
Действие
Затраты времени,
затраченные на
работу с
документами, час.
Частота
выполнения
работы в
среднем, год.
Общее количество
времени, затраченного в
год, час
1
2
3
4
Оформление
покупки сырья
1,7
48
57,6
Оформление
отпуска сырья в
распил
1,5
48
72
Оформление
прихода продукции
1,5
42
63
Оформление
реализации
продукции
1,5
48
72
Оформление
отправки в
производство
1,5
36
54
Оформление
отправки в продажу
1,3
36
46,8
Итого
389,4
Затраты времени необходимые на организацию выполнения процесса
ведения документации и отчетности бизнес – процесса «Учет движения
продукции» на предприятии ЧУП «Тимурспец» после автоматизации
представлены в таблице 1.4.
30
Таблица 1.4
Затраты времени необходимые на организацию выполнения процесса ведения
документации и отчетности бизнес – процесса «Учет движения продукции» на
предприятии ЧУП «Тимурспец» после автоматизации
Действие
Затраты времени,
затраченные на
работу с
документами, час.
Частота
выполнения
работы в
среднем, год.
Общее количество
времени, затраченного в
год, час
1
2
3
4
Оформление
покупки сырья
0,5
48
24
Оформление
отпуска сырья в
распил
0,7
48
33,6
Оформление
прихода продукции
0,7
42
29,4
Оформление
реализации
продукции
0,7
48
33,6
Оформление
отправки в
производство
0,7
36
25,2
Оформление
отправки в продажу
0,5
36
18
Итого
163,8
Из приведенных таблиц видно, что затраты времени на организацию
выполнения процесса ведения документации и отчетности бизнес – процесса
«Учет движения продукции» на предприятии ЧУП «Тимурспец» с
использованием бумажных носителей представляет собой неэффективное и
нерациональное использование рабочего времени. Процесс автоматизации
работы бухгалтера в рамках решения задачи Учет движения продукции ЧУП
«Тимурспец» позволит получить экономию затрат времени после внедрения
программного обеспечения составят 225,6 часа в год.
31
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Система обеспечения информационной безопасности и защиты
информации на ЧУП «Тимурспец» представлена как организационно-
административными мерами обеспечения информационной безопасности, так и
инженерно-техническими мерами.
К организационно-административным мерам защиты информации
относят меры по регламентации деятельности и взаимоотношений сотрудников
на нормативно-правовой основе, направленные на организацию информационной
безопасности.
В рамках организационно-административных мер обеспечения
информационной безопасности на предприятии ЧУП «Тимурспец» разработаны
следующие документы:
• документы, определяющие порядок и правила обеспечения
безопасности информации при ее обработке (план защиты информации);
• документы, определяющие ответственность и обязанности
сотрудников при работе с информацией (должностные инструкции, инструкции
по работе с электронными документами);
• комплексный документ - политика информационной безопасности
предприятия.
Основными типами документов, регламентирующих выполнение
организационных мероприятий, на предприятии ЧУП «Тимурспец» являются
следующие документы:
• Устав предприятия и коллективный договор ЧУП «Тимурспец», с
закрепленными в них требованиями обеспечения безопасности и защиты
конфиденциальной информации.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положения о подразделениях.
• Трудовые договора.
• Должностные инструкции.
• Инструкция по организации доступа к информационным,
программным и аппаратным ресурсам ЧУП «Тимурспец».
32
• Должностная инструкция администратора локальной
вычислительной сети ЧУП «Тимурспец».
Основными направлениями инженерно-технических мер, проводимых
для защиты информации предприятия ЧУП «Тимурспец», являются:
• Резервирование информации. Резервирование информации является
одним из основных способов обеспечения сохранности информации.
Необходимость резервирования информации связана с тем, что в случае поломки
жёсткого диска или заражения персонального компьютера вирусом, есть риск
потери важной документации. В ЧУП «Тимурспец» для записи резервных копий
ценной информации используют не только физические накопители, такие как
диски, флэш-накопители, но и специальное программное обеспечение:
стандартные инструменты для резервирования, которые предусмотрены в
операционной системе Windows, а также специальную программу для резервного
копирования Acronis True Image Home. Приложение обладает большим
количеством всевозможных настроек для выполнения резервирования любого
вида. Так, к примеру, в опциях можно выбрать вид резервной копии, настроить
создание копий согласно расписанию и т.д.
В Acronis существует три понятия резервных копий:
• инкрементная,
• дифференциальная,
• полная, где резервная копия содержит полный образ логического
диска.
Также Acronis дает возможность выбирать уровень сжатия данных и
устанавливать пароль на резервную копию.
• Использование защиты от сбоев в электропитании при помощи
источника бесперебойного питания Powercom Spider SPD-850U 850VA.
• Использование архивация данных, а именно программы WinZip 8.1.
и WinRAR.
• Использование аутентификации пользователя по многоразовым
паролям.
• Использование протоколов аутентификации для удалённого доступа
для сети Internet.
33
• Использование антивирусных программ, а именно ESET NOD32
Antivirus 2016 Edition.
• Использование межсетевого экрана Cisco ASA 5505.
Основными инженерно-техническими мерами обеспечения безопасности
информации ЧУП «Тимурспец» являются:
• резервирование информации;
• идентификация и аутентификация пользователей;
• использование средств антивирусной защиты;
• применение межсетевых экранов.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Ведение документации и отчетности для любого предприятия является
одним из основных видов деятельности. На рынке Республики Беларусь
существует ряд автоматизированных информационных систем, у которых
представлен данный блок. Рассмотрим некоторые программные продукты,
которые позволяют решить проблему движения товаров, возникшую на
предприятии ЧУП «Тимурспец» в рамках ведения документации и отчетности.
Основным критерием выбора программного средства при анализе существующих
аналогов является наличие модуля, подходящего для документального
сопровождения движения продукции на предприятии.
Примеры аналогов разработанного программного продукта: «Галактика
Управление производством», «Эксперт: Движение товаров».
Система «Галактика: Управление производством» предназначена для
формирования эффективной работы бухгалтерии предприятия и связных с ней
отделов. С её помощью решаются задачи документального оформления движения
товаров [22].
34
Рис.1.11 Система «Галактика: Управление производством»
Компания Экспертцентр предлагает организациям свою помощь в
вопросах движения товара и способе их решения с помощью программы
ЭКСПЕРТ: Движение товара [23]
35
Система ЭКСПЕРТ: Движение товара предназначена для автоматизации и
оптимизации бизнес-процессов в области движения товара. Система реализована
на базе новейших технологий, гибко настраивается, масштабируема и успешно
используется как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих
мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает
тысяч и десятков тысяч сотрудников.
Возможности программы:
• Регистрация клиентов, хранение всех данных о клиентах.
• Блокировка, разблокировка, и замена карточки клиента. Занесение
клиента в "черный список".
• Работа как с физическими лицами так и организациями.
• Ввод товаров.
• Быстрый поиск клиентов.
• Возможен поиск товаров по названию, по клиенту, по группе, по
стране.
• Прием оплаты от клиентов, печать чеков, приходных и расходных
ордеров, актов, счетов-фактур, договора с клиентом и т.п.
• Учет взаиморасчетов с каждым клиентом за всю историю,
возможность применения различных схем взаиморасчетов.
• Автоматическое ведение кассовой книги, в которой регистрируются
все операции с деньгами. Отчеты по кассовой книге. Финансовый анализ
деятельности предприятия.
• Всевозможные отчеты по товарам: каталоги, по популярности, по
доходности, справки о наличии...
• Различные отчеты по клиентам, справка о должниках, справка о
клиенте.
• Отчеты по оборотам за день, за произвольный период.
• Возможность учета залогов в различной форме.
• Возможность учета и хранения документов (например
отсканированных фотографий) клиентов, товаров
• Подробная справочная система, техническая поддержка
пользователей по всем возможным каналам связи.
36
В таблице 1.5 приведена сравнительная характеристика существующих
разработок для автоматизации процесса ведения документации и отчетности.
Таблица 1.5
Сравнительная характеристика существующих разработок
для автоматизации задачи
Свойства сравнения
Галактика
Управление
производством
Эксперт:
Движение
товаров
Хранение в базе данных номенклатуры и
материалов
+
+
Осуществление поиска и отбора по
номенклатурам и видам материалов
+
+
Отсутствие ограничений на количество
видов материалов
+
+
Интеграция
+
-
Возможность составлять материальные
отчеты
+
+
Получать печатную форму документов,
сопровождающих движение товаров
+
+
Анализ существующих разработок для автоматизации процесса ведения
документации и отчетности показывает, что на современном рынке представлено
множество достойных программных продуктов, имеющих необходимый или
почти необходимый функционал. Наиболее близко отвечает требованиям ЧУП
«Тимурспец», в рамках автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия
сотрудников, программа «Галактика Управление персоналом», но к сожалению
программное средство на ряду с необходимыми функциями предоставляется
вместе с избыточным функционалом, не востребованным на предприятии.
Программное средство ЭКСПЕРТ: Управление персоналом предлагает
реализацию большинства функций, но в данном программном продукте
отсутствует возможность интеграции. А также как и в «Галактика Управление
персоналом» присутствует множество дополнительных избыточных для ЧУП
«Тимурспец» функций.