37
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации понимается области деятельности
предприятия и цели автоматизации предприятия, последовательность, в которой
они будет автоматизация, а также анализ финансовых и временных ограничений.
Различают следующие стратегии автоматизации.
1) Кусочная («лоскутная») автоматизация. Данная стратегия
определяется не реальными задачами и потребностями предприятия, а
единовременными локальными задачами [8, стр. 77]. Преимуществом лоскутной
автоматизации является нормализация работы предприятия, автоматизация
большинства рутинных. Также несомненным преимуществом кусочной
автоматизации является ее проведения в короткие сроки и не требует больших
финансовых затрат. Недостатком лоскутной автоматизации является
возможность возникновения ситуации появления множества несовместимых и
несогласованных программ в разных отделах. Следствием такой автоматизации
оказывается необходимость вводить и обрабатывать одну и ту же информацию
несколько раз, увеличение времени для их проверки [14, стр. 93].
2) Автоматизация по участкам. Данная стратегия предполагает
автоматизацию конкретных отделов или подразделений предприятия,
объединенных по функциональному признаку [8, стр. 79]. Стратегия
автоматизации по участкам реализуется в случае если инвестиционные ресурсы
предприятия недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме,
существуют участки, где применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект, технология производства или иные
условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных
систем.
3) Автоматизация по направлениям. Данная стратегия реализуется в
случае участия в процессе автоматизации всех подразделений предприятия,
функционирование которых связано с автоматизируемым направлением.
Стратегия автоматизации по направлениям может использоваться как первый шаг
в создании комплексной автоматизированной системы управления предприятием
[8, стр. 83]
38
4) Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной
деятельности предприятия. При такой стратегии с единой базой данных работают
все отделы и подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе
различных служб, а руководство получает возможность оперативно получать
любую информацию о деятельности предприятия. Основными преимуществами
стратегии комплексной автоматизации являются оптимизация бизнес процессов и
документооборота предприятия. Недостатками данной стратегии является
высокая стоимость, сложность и большой срок внедрения, необходимость
переобучения значительной части персонала, потребность в постоянном
присутствии квалифицированных специалистов в области информационных
технологий для обеспечения бесперебойной работы системы [14, стр. 102]
При выборе стратегии автоматизации процесса ведения документации и
отчетности ЧУП «Тимурспец» проанализированы и учтены следующие пункты:
• степень внутренней готовности предприятия к внедрению новых
методов работы;
• финансовые возможности ЧУП «Тимурспец»;
• временные ограничения ЧУП «Тимурспец», связанные с
автоматизацией процесса ведения документации и отчетности ЧУП «Тимурспец»;
• влияние человеческого фактора, выраженного в отношении
персонала к процессу автоматизации выбранного процесса;
• технические возможности предприятия.
В ЧУП «Тимурспец» для автоматизации процесса ведения документации
и отчетности целесообразна стратегия автоматизации по направлениям, так как
она затрагивает не только отдел кадров, но и руководство предприятия,
участвующие в данном бизнес – процессе.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС
для автоматизации задачи
Выбор и обоснования способа приобретения информационной системы
для автоматизации процесса ведения документации и отчетности ЧУП
«Тимурспец» является важнейшим пунктом в проектировании бизнес – процесса
автоматизации. Под способом приобретения информационных систем
39
понимается действия заказчика от определения необходимости автоматизации до
момента внедрения информационной системы. Существуют следующие способы
приобретения информационных средств:
• Самостоятельная разработка
• Покупка готовой информационной системы
• Доработка уже существующей информационной системы [19, стр.
76]
При покупке готовой информационной системы для автоматизации
процесса ведения документации и отчетности ЧУП «Тимурспец» необходимо
учитывать все функциональные требования, выдвинутые к программному
продукту, автоматизирующему данный бизнес – процесс. Анализируя рынок
готовых информационных систем, можно сделать вывод, что производители
систем автоматизации, реализуя большинство требований потенциальных
клиентов, предлагают системы перегруженные лишним функционалом, за
который необходимо платить.
Для ЧУП «Тимурспец» выбран способ приобретения информационной
системы для автоматизации процесса ведения документации и отчетности -
доработка уже существующей информационной системы. На предприятии ЧУП
«Тимурспец» уже приобретено и установлено программное средство 1С:
Предприятие. Предприятие располагает квалифицированными сотрудниками для
разработки, внедрения и сопровождения разрабатываемой информационной
системы. Разрабатываемая информационная система в случае доработки уже
существующего программного обеспечения будет включать весь необходимый
функционал, а также адаптирована под конкретные потребности ЧУП
«Тимурспец», а также появляется возможность изменения функций в
соответствии с вновь возникшими требованиями.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
При рассмотрении информационного обеспечения предприятия ЧУП
«Тимурспец» необходимо проанализировать состав и содержание входных и
выходных документов, метода их построения в процессе проектирования задачи
40
автоматизация процесса ведения документации и отчётности в ЧУП
«Тимурспец».
Входной информацией будет являться вся информации, которая
необходима бухгалтеру для решения поставленной задачи.
Входными данными являются:
• Сведения об организации
• Вид деятельности
• Номенклатура
• Материалы
• Банки
• Клиенты
• Подразделения
• Склад
• Валюта
• Сотрудники
• Ставка НДС
Выходной информацией будет являться вся информации, которая
получается в результате обработки программным средством.
Выходными данными являются:
• Приходная накладная
• Платежное поручение
• Ведомость на поступление сырья
• Требование накладная
• Акт на оприходования продукции
• Товарно-транспортная накладная
• Материальный отчет
При разработке программного средства для решения задачи
автоматизации процесса ведения документации и отчётности в ЧУП «Тимурспец»
необходимо учесть также пользовательский интерфейс.
41
Пользовательский интерфейс – это совокупность информационной
модели, средств и способов взаимодействия пользователя с информационной
моделью, а также компонентов, обеспечивающих формирование
информационной модели в процессе работы программного средства [11, стр. 124]
Разработка интерфейса начинается после чёткого определения функций
системы. Одним из важнейших пунктов разработки интерфейса является
необходимость понять назначение программы во всех деталях. В процессе
проектирования интерфейса необходимо спрашивать у пользователей о
функциях, к которым они больше обращаются, выделяя те из них, которые
используются чаще всего и определяют стандартный поток операций. Также
необходимо учитывать соответствие информационной технологии пользователя.
Интерфейс должен предоставлять пользователю привычную и понятную ему
среду, содержать пункты меню, соответствующие функциям обработки данных и
расположенные в естественной последовательности использования.
Одним из принципов проектирования пользовательского интерфейса
является эстетичность и удобство. Эстетичность влияет на зрительное восприятие
системы. Удобство касается лёгкости, простоты, эффективности, надёжности и
продуктивности в использовании интерфейса. Необходимо избегать сложных
структур представления информации на экране [10, стр. 248]
Машинная часть интерфейса предполагает обоснование способа
организации информационной базы. Информационная база – это упорядоченная
совокупность хранящихся в памяти данных, которые отвечают информационным
потребностям реализуемых бизнес -процессов и решаемых задач. Существуют
способы организации информационной базы:
Совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными
пакетами прикладных программ.
Интегрированная информационная база предполагает использование
базы данных, т.е. совокупности взаимосвязанных, хранящихся вместе данных,
уменьшающих риск дублирования и несогласованности информации [11, стр.
163]
Для информационной базы автоматизации процесса ведения
документации и отчётности в ЧУП «Тимурспец», оптимален такой способ
42
организации информационной базы, как интегрированная. Это обусловлено тем,
что организация информационной базы при помощи совокупности локальных
файлов приведет к дублированию данных в информационной системе и их
несогласованности. Также основной причиной выбора интегрированной базы
данных является то, что автоматизации процесса ведения документации и
отчётности в ЧУП «Тимурспец» будет частью уже имеющегося на предприятии
программного обеспечения - «1С: Предприятие 8.2», что позволит
минимизировать трудовые и стоимостные затраты.
База данных — совокупность данных, которая хранится в упорядоченном
или систематизированном виде в соответствии со схемой данных,
манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств
моделирования данных [12, стр. 19].
Хранимая в базе данных информация имеет определенную логическую
структуру, т.е. описываются некоторой моделью представления данных. Модель
данных – это совокупность правил, которые могут быть использованы для
описания структуры данных. К числу типов моделей данных относятся
иерархическая, сетевая и реляционная [21, стр.31]. Представление и
характеристика основных типов моделей данных [15, стр.79] отображены в
таблице 1.6.
Таблица 1.6
Основные типы моделей данных
Модель
данных
Описание
Схема
43
Иерархическая
модель данных
Каждый объект при таком
хранение информации
представляется в виде
определенной сущности, то
есть, у этой сущности могут
быть дочерние элементы,
родительские элементы, а у тех
дочерних могут быть еще
дочерние элементы, но есть
один объект, с которого все
начинается. Получается
своеобразное дерево.
Сетевая модель
данных
Сетевой тип модели данных
характеризуется более
разнообразными связями между
данными. Сетевые базы данных
отличаются от иерархических
тем, что у дочернего элемента
может быть несколько предков,
то есть, элементов стоящих
выше него.
Реляционная
модель данных
Объекты внутри таких баз
данных хранятся в виде набора
двумерных таблиц. То есть,
таблица состоит из набора
столбцов, в котором может
указываться: название, тип
данных(дата, число, строка,
текст и т.д.). Еще одной
важной особенность
реляционных баз
данных является, то, что число
столбцов фиксировано, то
есть, структура базы данных
известна заранее, а вот число
строк или рядов в реляционных
базах данных ничем не
ограничено, если говорить
грубо, то строки в реляционных
базах данных и есть объекты,
которые хранятся в базе данных.
Основным критерием выбора модели базы данных для разрабатываемого
модуля учета труда и заработной платы малого предприятия ЧУП «Тимурспец»
является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на
проектирование структуры информационной базы, программного обеспечения
системы ведения файлов, а также на перепроектирование информационной базы
44
при возникновении новых задач. На предприятии необходима автоматизация
процесса ведения документации и отчетности полностью поддерживаемая на
одном компьютере, обладающая типом модели данных – реляционная, входящая
в состав программной платформы «1С: Предприятие 8.2».
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – это совокупность программ,
обеспечивающих функционирование компьютеров и решение с их помощью
поставленных задач.
Программное обеспечение современных компьютеров можно разделить
на три основные группы:
• Системное программное обеспечение (системные программы)
• Прикладное программное обеспечение (прикладные программы)
• Инструментальное программное обеспечение (системы
проектирования и программирования)
Системное программное обеспечение (СПО) – это программы,
управляющие работой компьютера и выполняющие вспомогательные функции,
предназначенные для всех категорий пользователей, используются для
эффективной работы компьютера и пользователя, а также эффективного
выполнения прикладных программ.
Одним из важнейших составляющих системных программ являются
операционные системы. Операционная система (ОС) – это комплекс программ,
предназначенных для управления загрузкой, запуском и выполнением других
пользовательских программ, а также для планирования и управления
вычислительными ресурсами ЭВМ, загружаемая автоматически при включении
компьютера. Классификация операционных систем определяется рядом
признаков и представлена в таблице 1.7 [13. стр.39].
Таблица 1.7
Классификация операционных систем
Характеристика
Описание
45
По режиму обработки задач
Виды операционных
систем
• Однопрограммные ОС чаще всего выполняют
функцию виртуальной машины.
• Мультипрограммные ОС, кроме функций
однопрограммных ОС, управляют разделением
совместно используемых ресурсов, таких как
процессор, оперативная память, файлы и внешние
устройства.
По числу одновременно работающих пользователей
Виды операционных
систем
• однопользовательские (MS-DOS, Windows
3.x, ранние версии OS/2);
• многопользовательские (UNIX, Windows
NT). Особенностью является наличие средств
защиты информации каждого пользователя.
По способу построения ядра операционной системы
Виды операционных
систем
• монолитные (Windows, Linux –ядро
формируется самостоятельно, имеется
возможность включения необходимых модулей и
драйверов);
• микроядерные (QNX - ОС постороенная на
базе микроядра, работающего привилегированном
режиме и выполняющего только минимум функций
по управлению аппаратурой, в то время как
функции ОС более высокого уровня выполняют
специализированные компоненты ОС - серверы,
работающие в пользовательском режиме.)
Для разрабатываемого модуля процесса ведения документации и
отчетности частного унитарного предприятия «Тимурспец» при выборе
46
системного программного обеспечения учтены требования к разрабатываемому
программному средству и наличие уже имеющегося системного программного
обеспечения на предприятии. Таким образом, определено, что для реализации
проекта операционная система должна быть мультипрограммной,
многопользовательской, подходящей для ПВЭМ и монолитной. Всеми
перечисленными признаками обладает операционная система Microsoft Windows
7, которая уже установлена на частном унитарном предприятии «Тимурспец».
Прикладное программное обеспечение (ППО) предназначено для решения
задач пользователя. К ППО относят прикладные программы пользователя,
решающие какую-либо задачу в пределах данной проблемной области, и пакеты
прикладных программ (ППП), к которым относятся программные комплексы,
рассчитанные на общее применение в определенной проблемной области [10, стр.
26].
Разрабатываемый модуль ведения документов и отчётности частного
унитарного предприятия «Тимурспец» предполагает наличие базы данных и
системы управления базами данных (СУБД). СУБД можно классифицировать по
нескольким признакам [15, стр. 29]. СУБД (система управления базами данных) –
это программа, реализующая централизованное управление данными, хранимыми
в базе, а также доступ к ним [15, стр. 36].
СУБД решает следующие задачи:
• хранение информации в структурированном виде;
• поиск информации по определенным критериям;
• предоставление информации пользователю.
Классификация систем управления базами данных определяется рядом
признаков и представлена в таблице 1.8.
Таблица 1.8
Классификация систем управления базами данных