45
технология производства или иные условия не позволяют обходиться
без использования автоматизированных систем.
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании, таких как: управление
проектами, управление документооборотом и прочее.
От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что
автоматизация по направлениям предполагает участие в этом процессе всех
организационных подразделений, функционирование которых связано с
автоматизируемым направлением. Подход, связанный с автоматизацией по
направлениям, нельзя рассматривать как локальный [13].
При использовании полной автоматизации можно отметить следующие
особенности комплексного подхода:
повышенная экономическая эффективность этого подхода по
сравнению с другими (по участкам и по направлениям);
чрезвычайно высокие требования к качеству управления процессом
внедрения системы.
В данном дипломном проекте выбрана стратегия автоматизации по
направлениям, так как разрабатываемая информационная система
автоматизирует документооборот всех подразделений компании, через которые
проходят обрабатываемые документы клиентов.
Стратегия автоматизации включает в себя последовательность этапов,
на каждом из которых решаются определенные задачи. Предлагается
следующая стратегия автоматизации по этапам:
исследование основных бизнес-процессов в аспекте обслуживания
клиентов. На данном этапе определяются наиболее рутинные функции, а также
возможность их полной автоматизации. Исследование проводится при помощи
case-средств;
определение стратегических свойств информационной системы и
основных функций;
46
разработка основных требований к программному обеспечению и
технической архитектуре, с учетом поставленных задач автоматизации, а также
существующей программной и технической архитектуры корпоративной
информационной системы;
разработка плана проекта. На данном этапе определяется команда
проекта. Распределяется ответственность по задачам, определяются
стоимостные и временные параметры;
проектирование. Этот этап включает в себя разработку
информационного обеспечения программных решений, создание БД,
разработку программных модулей, интерфейса, а также технологического
процесса сбора, передачи и обработки информации;
внедрение информационной системы: подготовка необходимых
программных и аппаратных средств, подготовка пользователей
информационной системы, тестирование, обнаружение и исправление ошибок,
опытная эксплуатация.
Таким образом, предлагаемые этапы автоматизации, дают возможность
создать эффективную информационную систему с удобным пользовательским
интерфейсом, обеспечивающим автоматизацию всех функций по ведению
документооборота в компании.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим основные возможные варианты приобретения
информационной системы для компании, а так же эффект от процесса ее
реализации, потенциально оказанный на компанию. Рассмотрим основные
недостатки и преимущества способов приобретения.
Информационную систему можно приобрести при помощи следующих
основных способов приобретения:
47
1. Покупка готового решения является простым вариантом, который не
требует каких-либо затрат, только денежные. К плюсам такого способа
относится минимальные затраты времени и усилий на внедрение системы в
эксплуатацию. Кроме того, имеется большая вероятность приобретения
качественного актуального продукта из последних разработок, ввиду очень
большой конкуренции на товарном рынке. Основным минусом является
дороговизна продукта и невозможность адаптации системы под компанию на
100%, даже если использовать все функции продукта максимально. В связи с
этим есть вероятность возникновения критических ошибок несоответствия
системы и структурной организации компании, на устранение которых
необходимы большие затраты времени, также необходимо обращение к
разработчику.
2. Покупка готового продукта с последующей модификацией под
клиента является оптимизированным первым вариантом приобретения,
имеющим единственный сохраненный минус – это дороговизна продукта.
Данный вид приобретения дает возможность настроить параметры системы под
необходимые показатели и условия, под конкретных пользователей, что дает
возможность избежать возникновения критических ошибок. Необходимо
учитывать, что сложная модификация системы потребует большие затраты
времени, специалистам компании необходимо изучение кода продукта.
3. Собственная разработка дает возможность разработать
информационную систему, которая полностью отвечает всем требованиям, но
является более затратной (время и стоимость) в сравнении с покупкой готового
решения. Также предоставляется возможность полной интеграции с уже
имеющейся системой.
4. Разработка системы под заказ (аутсорсинг) дает возможность
поручить проектирование системы сторонней организации. Система будет
удовлетворять представленным требованиям, но на данный способ требуются
затраты больших средств в сравнении с собственной разработкой.
Применяется, если отсутствуют собственные специалисты.
48
Проанализировав рассмотренные возможности приобретения
программного обеспечения, а также исследовав возможности и специфику
компании, наличие специализированных специалистов было решено выбрать
вариант разработки собственной автоматизированной информационной
системы документооборота.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) это создание информационных
условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией,
включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления,
передачи, обработки информации [16].
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы
показателей, потоков информации – вариантов организации документооборота;
систем классификации и кодирования информации, унифицированную систему
документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в
машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Информационное обеспечение информационной системы делится на:
внемашинное;
внутримашинное.
Внемашинное информационное обеспечение включает в себя систему
классификации и кодирования информации; систему документации; схему
информационных потоков документооборота: первичные, результативные,
нормативно-справочные документы.
Внутримашинное информационное обеспечение – это совокупность всех
данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по
определенным признакам. Внутримашинное информационное обеспечение
формирует информационную среду информационной системы.
49
При разработке входных и выходных документов допускается
использование принципов оригинального проектирования, поскольку
большинство документов, которые участвуют в документообороте задачи,
являются внутрифирменными и не выходят за пределы компании. Однако при
составлении договора с клиентом требуется соблюдение и применения
унифицированной формы, поскольку договор является документом,
используемым в юридических отношениях с клиентом.
При построении экранных форм, соответствующих этапам и подэтапам
рассматриваемой задачи автоматизации, необходимо руководствоваться
общими принципами эргономичности и организации дружественного
интерфейса информационной системы и пользователя. Экранные формы
должны содержать такие зоны: рабочая и служебная. В рабочей зоне
сконцентрирована информация, которая используется для ввода на данном
этапе решения задачи, расчетная или справочная. В служебной зоне
отражаются возможные функции, которые доступны пользователю
информационной системы на соответствующем этапе решения задачи, или
вероятные запросы, ответы на которые потребуются на данном этапе [16].
Существуют следующие способы организации информационной базы
задачи:
совокупность локальных файлов;
интегрированная база данных с локальной организацией;
интегрированная база данных с централизованной организацией;
интегрированная база данных с распределенной организацией.
Интегрированная база данных является совокупностью отношений,
которые содержат всю информацию, которая должна храниться в базе данных.
Пользователи базу данных представлена как совокупность таблиц. Она имеет
следующие характеристики:
каждая из таблиц имеет однотипные строки и уникальное имя;
50
строки имеют фиксированное число полей и значений. В каждой
позиции таблиц на пересечении строк и столбцов всегда имеется в точности
одно значение или ничего;
строки таблиц обязательно имеют отличия друг от друга, что дает
возможность однозначной идентификации любой строки;
столбцам таблиц однозначно присваиваются имена, и в каждом из них
размещаются однородные значения данных;
полное информационное содержание базы данных представлено в
виде явных значений данных и такой метод представления является
единственным;
при выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно
обрабатывать в любом порядке. Этому способствует наличие имен таблиц и их
столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора
строк с указанными признаками.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение информационной системы специальное
разработанное в рамках автоматизации программное обеспечение, которое
реализует разработанные модели разной степени адекватности, отражающие
функционирование реального объекта; а также программное обеспечение
общего назначения, предназначенное для решения типовых задач
обработки информации [20].
В рамках решения поставленной задачи системным программным
обеспечением выступает операционная система. Для всех видов серверов будет
выбрана Windows 8, поскольку не имеет смысла менять операционную систему,
применяемую для автоматизированной системы управления компанией.
Проектируемое программное обеспечение должно удовлетворять
следующим требованиям:
51
надежность, так как после введения в эксплуатацию информационной
системы большое значение имеет ее бесперебойная работа;
эффективность, поскольку на основании полученных выходных
данных информационной системы будут приняты управленческие решения;
понятный интерфейс для пользователя;
возможность защитить информацию;
модифицируемость, дает возможность дальнейшего расширения всей
информационной системы компании в целом;
мобильность;
масштабируемость;
минимизация затрат на сопровождение и поддержку.
Кроме того, требования, которые предъявляются к программному
обеспечению, спроектированному в рамках автоматизированной
информационной системы, с точки зрения конечных пользователей,
следующие:
программное обеспечение, которое входит в состав системы,
должно удовлетворять требованиям, предъявленным к человеко-машинному
интерфейсу;
в приложениях автоматизированной системы должен быть
реализован стандартный интерфейс (стандартный вид окон, меню и панелей
инструментов, возможности настройки параметров среды);
при работе с приложением информация должна быть защищена от
некорректных действий пользователя.
Инструментальное программное средство выбирается на основе
выбранной и обоснованной методологии и стратегии автоматизации задачи.
На этапе системного анализа целесообразно применять метод
функционального моделирования, поддерживаемый таким программным
средством, как ППП Design/IDEF Его выбор обоснован тем, что данный ППП
является средством CASE-технологии и обеспечивает соблюдение принципов
функционально-модульного или структурного подхода к проектированию.
52
Нотация IDEF0, в которой разрабатываются диаграммы бизнес-процессов с
использованием принципов декомпозиции, отвечает всем требованиям этого
подхода. В сравнении с другими CASE-средствами, такими как: ARIS, BP Win,
ER Win, также распространенными в российском бизнес-пространстве, ППП
Design/IDEF является относительно дешевым и не менее эффективным
средством проектирования [19].
Кроме того, целесообразно использование программного приложения,
позволяющего вести сетевое планирование и управление проектом
автоматизации. В качестве такого средства выбрано приложение Microsoft
Project Professional 2010, имеющее все необходимые инструменты и функции
для получения стоимостных и временных характеристик проекта, их
планирования и оптимизации.
На стадии системного синтеза необходимо выбрать программное
обеспечение для разработки программных модулей, которые непосредственно
реализуют разработанную информационную систему. Поскольку принята
каноническая стратегия разработки проекта автоматизации, подразумевающая
ручное оригинальное проектирование и реконструкцию, то в качестве
инструментального программного обеспечения будет выступать СУБД
Microsoft Access, имеющая возможность генерации экранных форм документов,
а также организации работы с базами данных.
СУБД Microsoft Access дает возможность задавать тип данных и
способы их хранения. Также есть возможность для определения условий,
которые будут использоваться СУБД при обеспечении правильной загрузки
данных. Предоставляется возможность задавать отношения для совокупностей
данных (таблиц) и на СУБД возлагается возможность обеспечения
совместимостей и целостностей данных [21].
Microsoft Access дает возможность максимальной свободы при задании
типов данных текстов, числовых данных, даты, времени, денежных значений,
гиперссылок, рисунков, звуков, документов, электронных таблиц. Есть
возможность задания также форматов хранения (длины строк, точности
53
представления чисел и дат) и представления данных при выводе на экран или
печать.
В связи с тем, что Access современное приложение Windows, в
распоряжение предоставляются все возможности DDE (Dynamic Data Exchange
– динамический обмен данными) и технологии ActiveX. DDE предоставляет
возможность выполнения функций и производит обмен данными между Access
и любыми другими поддерживающим DDE приложением Windows. В Access
используются макросы или процедуры Microsoft Visual Basic для динамических
обменов данными между приложениями. Технология ActiveX есть более
совершенная технология Microsoft, позволяющая установить связь с объектом
другого приложения или внедрить объект в базу данных Access. Это может
быть рисунок, диаграмма, электронная таблица или документ из другого
приложения Windows, которое поддерживает технологию ActiveX [8].
Microsoft Access распознает много разных форматов данных, в том числе
файловую структуру другой СУБД. Осуществляется импортирование и
экспортирование данных из текстового файла или электронной таблицы. Также
Access работает с наиболее популярными базами данных, которые
поддерживают стандарт ODBC (Open Database Connectivity – открытый доступ
к данным), в том числе Microsoft SQL Server [21].
Реляционная система управления базами данных имеет разные средства
для работы с данными. Предоставляется возможность поиска любых
сложностей, как в отдельных таблицах, так и в нескольких связанных таблицах
или файлах, также при помощи одной команды обновляется содержимое
отдельных полей или нескольких записей. Для чтения и изменения данных есть
возможность создания процедур, использующих функции СУБД. В некоторых
системах есть возможность для ввода данных и генерации отчета.
В СУБД Access при обработке данных таблицы используется мощный
язык SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов). SQL
дает возможность определения подмножества данных из одной или нескольких
таблиц, необходимых для решения поставленных задач.
54
Если возникла необходимость группового использования данных,
система управления базами данных обеспечит надежную защиту данных от
незаконного доступа, при этом возможность просмотра данных или их
редактирования предоставляется только избранным пользователям. СУБД,
которая используется коллективно, имеет возможности, которые не позволяют
нескольким пользователям в одно время изменить одни и те же данные [9].
Для успешного решения задачи автоматизации информационной
системы документооборота в юридической компании необходимо приложение
Microsoft Office 2010 для Windows 8.
Одним из популярных наборов офисных приложений является
интегрированный пакет Microsoft Office.
Семейство Microsoft Office имеет широкую встроенную поддержку
технологий Интернета. В итоге Microsoft Office является лучшим набором
инструментов, который используется для создания и управления документами,
а также для осуществления быстрого и удобного доступа к данным.
Microsoft Office разработан с возможностью обеспечения пользователей
простой установкой, конфигурированием, а администраторы сетей обеспечены
эффективным управлением процессом установки и эксплуатацией
информационной системы и решения Microsoft Office.
Для решения поставленной задачи выбираем среду разработки СУБД
Microsoft Access из соображений минимизации времени разработки и,
следовательно, снижения затрат, при сохранении хорошего качества и
надежности программного продукта. Главное достоинство СУБД Microsoft
Access заключается в быстром создании оконного интерфейса для
пользователей при достаточном уровне надежности и быстродействии системы.