35
К прочим недостаткам, имеющимся в организации документооборота в
рассматриваемой компании относятся:
высокая трудоемкость обработки информации;
низкая оперативность;
несовершенство организации сбора и регистрации исходной
информации по работе с клиентом;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения,
защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи отчетной
информации.
При устранении перечисленных выше недостатков предполагается, что
экономический эффект от внедрения автоматизированной системы
документооборота в процесс организации работы юридической компании будет
достигнут.
Сотрудники компании большой промежуток рабочего времени тратят на
трудоемкий ручной ввод информации из документов на бумажных носителях.
Массовые, повторяющиеся операции при оформлении документов,
ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся
формализации и, следовательно, автоматизации. Поэтому в компании ООО
«Эсплористо» принято решение о внедрении системы электронного
документооборота.
Понимание сущности информационной системы документооборота,
освоение новых должностных обязанностей даст возможность персоналу более
профессионально выполнить требуемую работу.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для нормативного урегулирования и защиты электронного
документооборота в компании, специалистами были разработаны следующие
документы:
36
1. Руководство по организации электронного делопроизводства и
документооборота.
2. Руководство по организации хранения документов на электронных
носителях.
3. Руководство по установления сроков хранения.
4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения
документов и информации с истекшим сроком хранения.
Также в компании имеется регламент работы с конфиденциальной
информацией, где указан список данных, которые являются
конфиденциальными. В нем указаны: период и уровень (гриф)
конфиденциальности, список сотрудников, которые имеют право на
использование этих сведений для работы.
Безопасность электронных документов достигается применением
взаимосвязанного комплекса мер, к числу которых относятся:
1. электронная подпись документов;
2. шифрование сообщений при передаче по каналам связи;
3. управление ключевой системой;
4. разграничение полномочий при работе с электронными документами;
5. защита на уровне протоколов связи;
6. защита архивов от разрушения;
7. организационные меры.
В компании необходимо создать орган, выдающий ключи (сертификаты)
подписей и обеспечивающий достоверность электронной подписи, что
исключает подделку подписи.
Шифрование это процесс преобразования открытых данных в
закрытые по определенному криптографическому алгоритму с использованием
секретного ключевого элемента – ключа шифрования. При получении
закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит
изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование
и начинает работу с документом [22].
37
Для использования криптографических средств необходимо создать
надежную ключевую систему, в которой операции генерации, хранения,
рассылки и уничтожения ключей удовлетворяют требованиям безопасности. К
организационным мерам можно отнести: разграничение доступа на рабочие
места и выделение на предприятии должностного лица (администратора по
безопасности), отвечающего за функционирование систем защиты
документооборота.
Таким образом, при использовании комплексных мер в организации
система документооборота получается наиболее защищенной от
несанкционированного доступа к важным документам, исключаются ошибки в
работе с документацией.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В последнее время создано множество компаний, которые занимаются
разработкой и установкой систем электронного документооборота (СЭД), как
зарубежные, так и собственный разработки. Потребности компаний в
оптимизации системы документооборота является высокой и растет дальше.
Наибольшую известность имеют следующие программные системы и их
поставщики: БОСС-Референт; Кодекс: Документооборот; Евфрат; Дело;
LanDocs; Крон; OfficeMedia; , LS Flow. Проанализируем следующие системы
электронного документооборота.
Система управления документооборотом БОСС-Референт была
разработана компанией АйТи на базе ПО Lotus Notes (являющимся
распространенным стандартом для систем поддержки групповой работы).
Система БОСС-Референт имеет следующие функции:
возможность централизованного хранения документов;
поиск документов;
38
возможность пересылки сложных документов независимо от их
форматов:
возможность разграничить доступ к документам.
Пользователи могут получить всю информацию о клиенте и партнере,
запланировать мероприятие и контакты, произвести обмен информацией с
территориально-рассредоточенными объектами. Используя образцы бланков и
документов, система дает возможность составлять разные договора и
контролировать их исполнение. Кроме того, система оказывает помощь в
выборе партнеров для работы из общего списка клиентов, вести и
контролировать все контакты с ними, давать распоряжения своим подчиненным
по работе [2].
Встроенная система электронной почты дает возможность обмениваться
сообщениями как с сотрудниками своей компании, так и с внешними
корреспондентами. Сообщения, помимо собственно текста, могут содержать
графические изображения, табличные данные, звуковую и видеоинформацию и
другое: причем документы не обязаны иметь жесткой предопределенной
структуры.
Для удобства работы система поддерживает единую адресную книгу
организации, производит группировку сообщений по папкам, проводит
архивацию и, при необходимости, может распечатать. Кроме работы с
внутренними документами (приказами, распоряжениями, служебными
записками, заявлениями, нормативно-справочными и юридическими
документами), система дает возможность зарегистрировать все входящие
документы (письмо, факс, сообщение электронной почты), в т.ч. телефонные
обращения.
БОСС-Референт имеет возможность ограничить доступ к отдельному
документу или его типу на уровне конкретного исполнителя, организационных
групп или ролей. Для конфиденциальных документов содержимое может быть
зашифровано. Как система управления документооборотом БОСС-Референт
39
входит в ПО БОСС, в которое входит система БОСС-Референт, БОСС-
Кадровик, БОСС-Бухгалтер.
СЭД «Дело» разработана компанией ЭОС. В основу продукта входят:
система понятий данной предметной области, взятая из нормативных
документов по делопроизводству и документообороту;
информационные и функциональные модели делопроизводства,
которые построены по международным стандартам структурного анализа и
проектирования систем с использованием современных CASE-технологий;
промышленная технология проектирования заказных версий системы.
К основным функциям системы относятся:
регистрация документа;
редактирование регистрационной карточки;
ввод исполненных резолюций;
поиск документа;
получение отчетов.
Для формирования форм и отчетов система интегрирована с ПО MS
Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC). Разработан
и Web- ориентированный вариант системы для распределенной работы с
документами через Интернет [3].
Система LanDocs разработка компании Ланит. Она представляет собой
2- уровневый комплекс программных средств для ролевых рабочих мест и
программного обеспечения сетевых корпоративных услуг. В системе
реализованы следующие основные функции:
регистрация заполнения учетной карточки документа;
рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю,
так и по списку;
контроль состояния документа (визирование, согласование);
поиск документов;
вызов приложения MS Windows для обработки электронных
документов;
40
контроль версий, создание отчетов;
архивация;
возможность отсканировать многостраничные бумажные документе.
Комплекс имеет настроенные классификаторы, которые редактируются
при необходимости пользователем.
Административные функции: настройка на организационную иерархию
предприятия, настройка на структуру должностей и функции исполнителей,
определение прав доступа пользователей [13].
Система автоматизации документооборота н делопроизводства Крон
содержит следующие компоненты:
система управления документами, обеспечивающая электронную
подпись, совместное использование и контроль версий;
почтовая система, которая имеет возможность интегрироватьсяя с
Lotus Mail, MS Exchange и пр., а также с факсом;
система регистрации и исполнения документа.
Внешний вид системы имеет вид рабочего стола Windows. Все объекты
представляются в виде пиктограмм. После нажатия на пиктограмму документа,
запускается внешняя прикладная программа, с помощью которой он и был
создан. Входные данные поступят с сервера, а после сеанса редактирования или
чтения будут там же сохранены. Это свойство дает возможность встраивать
разработанную систему в уже имеющееся программное обеспечение. При
вызове внешнего приложения в командную строку могут передаваться
различные ключи, имена файлов.
Объекты можно разделить на две основные категории: составные и
простые. Внутри составных могут находиться другие объекты, в том числе,
папки содержащие множество документов одного или разных классов, таких
как текст, видео, графика, звук.
Имеется функция электронной подписи своеобразный пароль для
доступа к информации. Подпись бывает как ознакомительная, так и
окончательная, после которой объект уже не может редактироваться.
41
Регистрация возможна как сразу после создания (поступления) документа, так и
после его рассмотрения руководством, и подразумевает заполнение карточки с
реквизитами: автор, адресат, кем подписан. Зафиксированные документы
появляются в соответствующей папке. Они могут быть переданы по почтовой
системе другому пользователю или на исполнение. При этом не только
передается сам документ, но и дается поручение с назначением ответственного.
В системе хранится вся история прохождения документа, которая может быть
доступна исполняющим его пользователям [10].
Для создания совместно используемых объектов и установления прав
доступа к ним нет необходимости в участии системного администратора. Также
представлена возможность задавания маршрута документооборота, в котором
прописан путь прохождения того или иного объекта через систему. Этот
маршрут может содержать проверку выполнения различных условий. Так,
например, счета на оплату, в зависимости от суммы, может пойти по разным
маршрутам и поступить в бухгалтерию лишь при наличии всех разрешающих
резолюций.
Система дает возможность обращаться к различной информации с
соблюдением норм безопасности. Отдельные пользователи могут получать
доступ к объекту
только для чтения, имеется поддержка сохранения всех
версий документа в процессе работы над ним. Также можно создать
специфический тип доступа. В дополнение ко всему, вход в систему с
незарегистрированной рабочей станции невозможен.
В состав пакета Office Media включены такие подсистемы:
делопроизводство:
управление и планирование;
внешние контакты;
система поддержки распределенной сети оптовой торговли;
канцелярия;
управление продажами;
управление проектами;
42
деловые контакты;
торговый дом;
система отдела кадров;
комплект приложений для Интернет;
электронный архив.
Этот пакет предназначается для автоматизации работы службы
документационного обеспечения предприятия и организации. Он построен по
модульному принципу и дает возможность выполнять следующие основные
функции:
регистрация всех категорий документов, которые циркулируют в
компании;
постановка на контроль документов н резолюций руководства
компании;
статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников
организации;
автоматическая доставка электронных документов исполнителю;
создание электронной библиотеки (архива) документов организации.
В комплект включены такие базы данных: регистрация документов,
обращения граждан, договора, электронная библиотека документов,
визирование и согласование, а также имеется набор служебных баз данных:
справочник организации, настройки системы, монитор заданий, картотека
аудиовидеотеки.
Effect Office имеет возможность осуществлять рабочие действия в
одноранговой сети без сервера. Данная система управления документами
совмещает в себе функции электронного архива, транспорта н
документооборота компании. Она предназначается для малых и средних фирм,
имеющим число рабочих мест до 100. Настройка системы для конкретной
компании проводится при помощи модуля администратора в графическом
режиме. Между пользователями можно задать вертикальную (подчиненную) и
горизонтальную (двунаправленную) связь. Документы в системе явно не
43
регистрируются, а привязываются к карточкам задания. Все документы
сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.
Программа Евфрат работает в среде MS Windows и обеспечивает
комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию,
контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива
документов, полученных из самых различных источников. К ключевым
возможностям системы можно отнести:
создание корпоративных электронных архивов;
введение бумажных документов в базу данных системы с помощью
сканера и системы распознавания;
поиск текста по содержимому документов и реквизитам;
морфологический анализ документов для повышения эффективности
поиска [8].
Домашняя база Евфрат позволяют организовать рабочее место каждого
конкретного сотрудника. Можно гибко управлять представлением информации,
подбирать шрифты. Печать информации любого типа осуществляется как через
соответствующее приложение, так и напрямую из Евфрат. Имеется набор
сервисных утилит для тестирования базы данных, ее сжатия и архивирования.
Открытый интерфейс позволяет создавать и подключать фильтры для работы с
информацией любого типа и формата.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка стратегии реализации любого крупного проекта
предполагает наличие взаимосвязанных между собой последовательных
действий этапов, на каждом из которых решается определенная задача.
Анализ бизнеса – на данном этапе происходит анализ бизнеса,
раскрывается суть деятельности компании, какие существуют плюсы и минусы
в ее деятельности, какое место занимает организация в данной сфере.
44
Анализ стратегии развития бизнеса – на этапе стратегии развития
бизнеса определяется стратегия дальнейших действий компании, выбираются
цели и задачи которые необходимо реализовать для развития данного бизнеса.
Определение основных свойств информационной системы – основными
свойствами для информационной системы будут являться надежность и
безопасность системы, так же важна поддержка системы разработчиками для
решения возникших проблем, получения новых версий [5].
Существует несколько типов стратегий автоматизации:
хаотичная;
по участкам;
по направлениям;
полная (комплексная).
При использовании хаотичной стратегии автоматизации функции
информационной системы заранее не планируются. Сам процесс внедрения
информационной системы не согласовывается с реальными потребностями
бизнеса, не предусматривается весь максимальный спектр желаемых услуг для
клиентов. Определяются только те функции, которые выбирает руководство
компании. Данная стратегия автоматизации может использоваться на
предприятии, не имеющем информационной системы вообще, как стартовая,
пробная автоматизация.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений компании,
объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации
выбирается в следующих случаях:
инвестиционные ресурсы компании недостаточны для решения задачи
автоматизации в полном объеме,
существуют участки, где применение автоматизированных систем
дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения
персонала,