24
Рисунок 1.6 Декомпозиция функции «Обработка
исполненной корреспонденции»
Резолюция и отчѐта об исполнение документа является требованием
процесса исполнения документов
Проверка корректности отчѐта об исполнении документа и его
снятия с контроля, установкой отметки, является процессом обработки
исполняемых документов
Приказы и распоряжения являются внутренними документами. На
этапе подготовки и оформления внутренних документов происходит в
соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на
этапе исполнения (использования) — входящих документов.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Основными документами при работе службы делопроизводства ООО
«ФАКТКЛАУД» является документ. Схема документооборота данного
документа представлена на рисунке 1.11.
25
Документ
Документ
Действие
Сотрудник
организации
Учет
Распределение
Исполнитель
Делопроизводитель
Контроль
выполнения
Сдача в архив
Документ
Документ
Архив
Рисунок 1.7 Схема документооборота
Очевидно, что разработать и реализовать систему документооборота
без применения вычислительной техники и информационных технологий
не удастся.
Произведем временную оценку выполнения мероприятий в
настоящее время, без применения средств автоматизации, и после начала
работы системы.
Рассмотрим временные характеристики описанных процессов так
как, они происходят в настоящее время, и как будут происходить после
автоматизации (таблица 1.7).
26
Таблица 1.8
Сравнение временных затрат
Действие
Среднее
количест
во
за
рабочий
день
В
существующем
виде
При
использовании
модуля
Ожидаем
ая
экономи
я, минут
Время,
необходи
мое для
выполнен
ии одного
действия,
минут
Общ
ее
врем
я
Время,
необходи
мое для
выполнен
ии одного
действия,
минут
Общ
ее
врем
я
Учет
документа
15
5
300
0
0
300
Распределе
ние
документа
15
10
200
0
200
Контроль
выполнения
документа
15
20
150
0
150
Учет
выполнения
документа
15
15
200
0
200
Подготовка
списка
документов
15
5
150
15
150
0
Подготовка
отчетности
15
10
50
0
50
ИТОГО,
минут:
15
1050
150
900
Таким образом, экономия рабочего времени сотрудников может
достигать 900 минут, что составляет 15 часов. Следовательно, трудовые и
стоимостные ресурсы в результате внедрения разрабатываемой системы
документооборота могут существенно экономится. Очевидно, что для
автоматизации необходимо использовать такие средства, как
персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное
обеспечение[2].
27
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого
предприятия в настоящее время достигается применением комплекса мер,
в который входят организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы
контроля прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные
об авторизации магнитных карт.
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения
фотографии, фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие
помещения:
- серверная;
- кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
- помещения, в которых располагаются бухгалтерия.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные
рабочие места сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Система построена с применением программного обеспечения Legos.
Политика ИБ становится фундаментальным документом по
поддержанию всего цикла безопасности данных на предприятии. Поэтому
высшее руководство фирмы должно быть нацелено на знание и четкое
соблюдение ее базовых пунктов всем персоналом фирмы. Все сотрудники
28
отделов, отвечающих за режим ИБ компании, должны ознакомлены с
текущей политикой ИБ под роспись. Именно на них ложится
ответственность по проверке соблюдения всех требований политики ИБ и
знаний базовых ее тезисов всем персоналом компании в том объеме,
который им необходим. Также должен быть указан процесс реализации
таких проверок, должностные обязанности лиц, реализующих такие
проверки, и подготовлен график проверок.
Политика ИБ может создаваться как для отдельного модуля ИС, так
и для ИС в совокупности. Политика ИБ обязана учесть следующие
особенности ИС: технологию обработки данных, вычислительную и
физическую среду, среду пользователей, правила контроля доступа и т.д.
Кроме того, с помощью уже упоминавшегося программного
комплекса «КРИПТОН-Щит» выполняются следующие мероприятия по
защите информации:
Идентификация и аутентификация пользователей
Контроль доступа к ресурсам компьютера:
Разграничение доступа к процедурам (программам)
Интеграция с аппаратными средствами защиты
Разграничение и контроль доступа к периферийным
устройствам -
Аудит событий в системе защиты информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее
динамичных направлений является рынок систем электронного
документооборота (СЭД). При общей динамике рынка ИТ 6% (по данным
29
IDC) в 2013 году его прирост составил порядка 23%, что, кроме того,
превышает в два раза общемировые показатели этого сегмента, а также
темпы роста рынка ПО (15%). По мнению заместителя руководителя
Центра аналитических систем и разработок Дениса Владимировича
Морозова, причина такого положения дел связана с реализацией
масштабных программ информатизации в госсекторе и активным
строительством электронного правительства. Именно электронный
документооборот является, по сути, кровеносной системой
государственного или коммерческого предприятия.
Результаты сравнения функциональных возможностей СЭД по
указанным критериям представлены в рисунке.
Рисунок результатов сравнения функциональных возможностей СЭД
по критериям: «Наличие web-клиента», «Ведение договоров»,
«Управление работами», «Интеграция с 1С», «Ведение клиентской базы»,
«Архив документов (автоматический импорт документов)»,
«Распознавание документов (OCR)», «Обращения граждан»
Рисунок 1.12 Результаты сравнения функциональных
возможностей СЭД по критериям: «Наличие web-клиента»,
«Ведение договоров», «Управление работами», «Интеграция с
1С», «Ведение клиентской базы», «Архив документов
30
(автоматический импорт документов)», «Распознавание
документов (OCR)», «Обращения граждан»
Далее приведены результаты сравнения стоимости СЭД в их
заявленной минимальной комплектации. Под минимальной комплектацией
следует понимать минимально доступный набор функционала системы,
включающий рассматриваемые в исследовании возможности. В расчете
использованы заявленные разработчиками цены на пользовательские
лицензии, которые позволяют использовать весь минимальный
функционал системы.
Для оценки СЭД по данному критерию шкала стоимости систем был
разбита на семь одинаковых интервалов с расстоянием 20 200 рублей
(разница между наибольшей и наименьшей стоимостью СЭД, деленная на
количество интервалов), в рамках которых считалось, что участники
исследования имеют равную стоимость и получали одинаковые баллы.
При этом минимальный балл (1) ставился СЭД с наивысшей ценой, а
максимальный балл (в данном случае 7) – с наименьшей (рисунок 1.13).
Рисунок 1.13 Сравнения СЭД по критерию «Стоимость
системы в минимальной комплектации»
31
Данные системы весьма функциональны, однако реализация
запланированных функций потребует их доработки, в то же время
множество встроенных функций останется невоспользованными. Поэтому
логичнее и эффективнее будет разработать систему документооборота
самостоятельно.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: хаотичная
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и полная автоматизация.
Хаотичная - подразумевает приобретение покупкой без точного
стратегического плана отдельных частей ИС, а также в целом не приносят
предприятию реальной пользы. Бедующие развития ИС предприятия —
это только новые ощутимые затраты.
Автоматизация – это некий процесс автоматизации отдельных
подразделений предприятия, управленческих или производственных
совместных по функционалу. Только если есть участки, где использования
метода автоматизированных систем даст ощутимый экономический
эффект, выбирается этот способ автоматизации.
В случае участия в процессе всех организационных подразделений,
которые связанны функционально с автоматизируемым направлением,
тогда предполагается автоматизация по направлениям. Любое направление
деятельности обычно охватывает практически все подразделения
предприятия.
Полная автоматизация управления предприятием. Единоразовое
объединение большого кол-ва элементов различных уровней и различного
назначения, является интегрированной автоматизайией системы
управления предприятием.
В итоге имеем следующие, т.к. происходит автоматизация целого
отдела стратегия «хаотичная» не подходит. Но остаѐтся факт
32
использования нескольких составляющих ИС, к примеру, СУБД, клиент-
серверное приложение. Автоматизация части из них тоже не даст эффекта.
Т.к. Происходит автоматизация одно из направлений деятельности
компании, то полная стратегия нам не подходит
Автоматизация по участкам является лучшей стратегией и подходит
для автоматизации документооборота, т.к. в этом случае нужно внедрить
только систему автоматизации в одном направлении деятельности. Для
значительного снижения времени на обработку документов данный
процесс автоматизации будет самым выгодным.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существуют следующие основные способы приобретения ИС:
1. При покупке готового решения Вы приобретаете уже готовое
ПО и сводите к минимуму затраты на его установку. Однако при
приобретении ИС необходимо учитывать особенности каждого отдельного
бизнеса, масштабы его деятельности, внутренний документооборот, его
ориентированность на работу с определенным сегментом рынка, т.д.
2. Самостоятельная разработка продукта и доработка нужных его
функций занимает гораздо большее время, нежели покупка уже готового
продукта. Оценка затрат на доработку системы не является возможной, так
как нельзя проанализировать необходимые доработки при отсутствии
начальных кодов программы и информации о ней.
3. При покупке готового продукта с системой, полностью
отвечающей всем требованиям, вы теряете меньше денег и времени, в
сравнении с самостоятельной его разработкой, при которой, однако, велика
вероятность полной интеграции с уже существующими и имеющимися
системами.
4. Аутсорсинг, то есть создание системы под заказ, позволяет
перенести ответственность по разработке системы на другую организацию.
33
Данный способ также требует больших материальных затрат по сравнению
с самостоятельным созданием системы, отвечающей всем требованиям.
Специалисты, не относящиеся к организации-разработчику, не требуются в
процессе создания данной системы.
После анализа всех вышеперечисленных способов приобретения
было выявлено, что самой распространенной и результативной является
самостоятельная разработка.
Главным критерием выбора должно быть полное соответствие
информационной модели всем требованиям, предъявляемым к
реализуемому сайту. Информационная модель представляет из себя
структуру того, из чего по мнению самой систем должен состоять сайт.
Неверный выбор такой модели обычно приводит к увеличению сложности
внесения изменений на сайт и практически нулевое дальнейшее развитие.
Для решения поставленной задачи проектирования ИС
документооборота была выбрана технология прототипного
проектирования, в силу своих следующих особенностей:
Отсутствует необходимость в большой группе разработчиков;
Технология позволяет оперативно модифицировать
интерфейсные элементы (формы ввода сообщений, меню, выходные
документы, структуру диалога, состав реализуемых функций) в
зависимости от скорректированных требований;
Система-прототип служит спецификацией для дальнейшей
разработки базы данных, что позволяет на ранних этапах выявить
возможные ошибки проектирования и определить параметры будущей
системы.
Технология прототипного проектирования позволяет получить
готовое приложение высокого качества быстро при минимальных затратах
на его разработку. В процессе работы с системой-прототипом пользователь
осознает возможности будущей системы и определяет наиболее удобный
для него режим обработки данных, что значительно повышает качество