26
Документация, поступившая в компанию, принимается секретарем. К
входящей документации относятся: приказы, циркуляры, информативные письма,
инструкции, переписка с иными организациями, соглашения, заявления, заявки от
клиентов на заключение договоров с организацией. Незначительная часть
документации приходит факсом (то есть по факту в виде документа на бумаге) и
электронной почтой. Общий годовой объем документов приблизительно
составляет 8000-9000.
К внутренней документации относятся организационно- распорядительные
документы. Они состоят из приказов, распоряжений, протоколов, служебных
записок, заявлений, нарядов, докладных и т.д. Общий объем зарегистрированных
за год документов примерно 3000-4000.
Исходящей документацией считаются отчеты, письма, соглашения,
заявления, распоряжения и пр. Годовой объем документов составляет примерно
8000-9000.
Входящую документацию проверяют в секретариате на предмет
правильности доставки и целостности вложения. Конверты с отметкой «лично»
отправляются адресатам неоткрытыми. Вся входящая документация надлежит
регистрации (если данные документы входят в перечень подлежащих
регистрации) в специальных регистрационных журналах для входящих
документов. На всех входящих документах, которые регистрируются в правом
углу снизу на лицевой стороне главного документа ставится штамп регистрации
с отметкой даты его поступления и входящий порядковый номер. Любая бумага,
которая не имеет регистрационного номера, не является документом. Документом
она стает при наличии номера регистрации на ней. Любой документ, который
поступает в компанию, регистрируется один раз, при поступлении. После
регистрации, документация (если это не письма личного характера) отправляется
для рассмотрения руководству. Затем документы размножаются и отправляются
на исполнение либо ознакомление в соответственные отделения через
секретариат, где на документах ставятся надлежащие пометки. Документы
срочного характера незамедлительно передаются для рассмотрения руководству
компании..
27
Исходящая документация также регистрируется в отделе
документооборота. На любом исходящем документе ставится дата и номер. Копия
исходящей документации подшивается в надлежащую папке секретарем.
Исходящая документация не может быть отправлена отделением организации.
Это прямая обязанность секретаря. Так, документ регистрируется два раза: в
отделении-отправителе и секретариате.
Учет и регистрацию внутренней документации (распоряжений по главной
деятельности, командировкам, а также приказов и протоколов) ведут также
сотрудники ОДК. Номером регистрации приказа, распоряжения и протокола
считается порядковый номер, который присваивается каждому типу документов
в течение года. Вся внутренняя документация регистрируются в регистрационных
журналах для внутренних документов. Документы также регистрируются во
время передачи их между отделениями.
Документальный контроль за исполнением осуществляет руководитель
того отделения, которому был направлен документ. Передача контролируемых
документов на выполнение из 1-го структурного отделения в иное осуществляется
лишь через секретариат с надлежащей отметкой на документе, а секретарь несет
ответственность прохождения документов. Документация, которая не учтена
сотрудниками ОДК, достаточно часто теряется.
Вся корреспонденция, адресованная подразделениям, складывается в
отдельные ячейки. Каждый день ответственный за документооборот в
подразделении просматривают свою ячейку. Если документ, переданный в
подразделение, требует срочного рассмотрения, то секретарь извещает
подразделение по телефону о том, что его нужно срочно забрать.
В приемной секретариата хранится вся регистрируемая входящая,
внутренняя и исходящая документация. Для этой цели там создан небольшой
архив, который поделен на папки: входящие документы, исходящие документы,
внутренняя переписка, распоряжения по организации, приказы по
командировкам, директивы и распоряжения. Документы сохраняются в них на
протяжении года, а далее передаются в архив организации. В каждом отделении
также есть свой архив, где хранятся документы на протяжении года, а затем
передаются в архив организации.
28
В итоге появляются такие трудности, как доставка искаженной
информации, ее несвоевременная доставка, утрата информации, что приводит к
задержкам при составлении отчетности, медленной работе компании, а также
ошибках в ней.
Данные, большого объема, которые обрабатываются в компании,
позволяют затрачивать соразмерное количество трудовых ресурсов и времени на
исполнение, обработку и контроль документов. Соответственно, применением
системы электронного документооборота, необходимо снизить затрачиваемые
ресурсы с целью оптимизации деятельности всей компании [11].
Кроме того, внедрив систему электронного документооборота появиться
возможность более оперативно, и с наибольшей точностью отслеживать оборот
каждого документа в компании.
На данный момент в компании автоматизация процессов, которые связанны
с работой отдела документооборота применяется бессистемно. Такая постановка
деятельности не дает возможность принимать оперативные решения на изменения
внешних факторов, для заинтересованных лиц не предоставляет информацию в
наглядном виде. Внедрение автоматизации процессов для решения
разнообразных задач в компанию позволит уменьшить административные
накладные расходы, увеличить производительность труда, добиться повышения
эффективности управления, рационально вести дела.
29
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Характеристика основной деятельности НПФ изображена на рис. 8.
Рисунок 8 - Характеристика основной деятельности НПФ
Негосударственный пенсионный фонд (НПФ) — некоммерческая
организация социального обеспечения, одним из предметов деятельности которой
является негосударственное пенсионное обеспечение (НПО) участников фонда.
Заключение договора с НПФ и отчисление взносов производится гражданами
добровольно. Свои НПФ имеются во многих развитых странах, включая США,
Великобританию, Австралию.
Помимо НПО, НПФ’ы осуществляют формирование средств пенсионных
накоплений в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС).
Функционирование НПФ в РФ регулируется федеральным законом от 07.05.1998
N 75-ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах».
M
-
Бизнес
-
процессы управления
B
-
Основные бизнес
-
процессы
S
-
Обеспечивающие бизнес
-
процессы
TITLE
:
NODE
:
NO
.:
Бизнес
-
процессы верхнего уровня
Управление
финансами
Стратегическое
управление
Управление
маркетингом
Управление
бизнес
-
процессам
Управление
персоналом
Управление
рисками
Разработка
пенсионного
продукта
Продажа
пенсионных
услуг физлицам
Оказание
Пенсионных услуг
физ. лицам
Продажа
пенсионных услуг
юрлицам
Обеспечение
безопасности
Административно
-
хозяйственное
обеспечение
Юридическое
обеспечение
Оказание
юр.лицам
IT
-
обеспечение и
связь
Пенсионных услуг
30
В рамках деятельности по обязательному пенсионному страхованию
(ОПС), негосударственные пенсионные фонды формируют средства пенсионных
накоплений. Эти средства НПФ обязан передать в доверительное управление
одной или нескольким управляющим компаниям (УК) для последующего их
инвестирования. Причем Законодательством РФ определяются как активы, в
которые пенсионные накопления могут инвестироваться, так и структура
инвестиционного портфеля.
Из всего комплекса задач по автоматизации деятельности отдела
документооборота и секретариата будет рассматриваться процесс осуществления
документооборота при взаимодействии с клиентами фонда.
У клиентов рассматриваемой организации есть возможность заключить
договоры по предлагаемым компанией пенсионным продуктам через онлайн
каналы привлечения клиентов (веб-сайты с самостоятельными оформлением
заявки на приобретение продукта организации).
Клиенты, заключившие договора по продуктам ОПС или НПО через онлайн
каналы привлечения клиентов, распечатывают весь необходимый комплект
документов и отправляют его в адрес организации для рассмотрения возможности
заключения договора.
После проверки документов отделом документооборота, подписывается
экземпляр договора и отправляется клиенту, в случае положительного
рассмотрения. После чего, документы передаются в секретариат. Секретариат
отправляет подписанный договор клиенту.
Входными данными для рассмотрения договора являются:
Оригинал договора на оформление пенсионного продукта в 2 экземплярах.
Скан паспорта.
Скан СНИЛС’а.
Согласие на обработку персональных данных.
Выходные данные по итогам рассмотрения договора:
Подписанный со стороны фонда и клиента договора на оформление
пенсионного продукта (в случае положительного рассмотрения договора).
31
После поступления документов в фонд, прохождение подобных
документов через отдел документооборота и секретариата подчиняются тем же
правилам, что и остальная документация в разрезе осуществления
документооборота.
В соответствии с описанными выше процессами, на рис. 6 изображена
схема процесса регистрации и рассмотрения входящего документа и на рис. 7
представлена схема процесса подготовки исходящих документов.
Причиной выбора для исследования именно этой задачи стало моё
непосредственное участие в процессе автоматизации процессов по
документообороту в организации.
В силу специфики деятельности организации, а также существующих
бизнес-процессов в ней отсутствуют сложные или ресурсоемкие
информационные системы.
После изучения уровня автоматизации учреждении можно сделать
следующие вывод - учреждение обладает достаточной технической базой для
выполнения своих основных задач. Однако в организации отсутствует модуль
документооборота, это приводит к временным задержкам выполнения тех или
иных поручений, ошибкам в процессе осуществления документооборота и
значительным временным затратам подразделений документооборота в процессе
осуществления своей деятельности.
Поэтому организации в рамках работы будет разработан модуль
документооборота CRM.
32
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном
электронном журнале, реализованном в Excel, вручную. Схема документооборота
представлена на рисунке 9.
Чтобы производить учет различного рода документов, в т.ч. поступающих
от клиентов, требуется посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует
особого внимания и занимает довольно длительный период.
При таком подходе могут возникать погрешности, связанные, в первую
очередь, с человеческим фактором, потому что специалист ОДК может попросту
не заметить какою-либо важную информацию или пропустит документ , что
повлечет за собой ошибки в работе и возможную потерю информацию о
документах.
Подписанный договор на
оформление пенсионного
продукта, паспорт, СНИЛС,
согласие на обработку
персональных данных
Договор на оформление
пенсионного продукта,
паспорт, СНИЛС, согласие на
обработку персональных
данных
Договор на оформление
пенсионного продукта
(подписанный экземпляр)
Договор на оформление
пенсионного продукта,
паспорт, СНИЛС, согласие на
обработку персональных
данных
1. Заполнение
договора на
оформление пенсионного
продукта и отправка
комплекта документов
2. Регистрация
поступивших
документов и
передача в отдел
документооборота
4. Получение
копии
подписанного
договора
Клиент
Специалист отдела
документооборота
Архивный отдел
Договор на оформление
пенсионного продукта,
паспорт, СНИЛС, согласие на
обработку персональных
данных
Секретариат
3. Проверка
правильности
заполнения
Договора и его
подписание
5. Прием
документов на
хранение в Архив
Договор на оформление
пенсионного продукта
(подписанный экземпляр)
Рисунок 9 Схема документооборота предприятия
33
Существующий процесс имеет следующие недостатки:
- сложность мониторинга деятельности конторы;
- сложность в составлении отчетной документации;
- возможность утраты информации из-за возможных ошибок сотрудника
отдела документооборота;
- ручная обработка информации:
- снижение эффективности в работе специалистов отдела
документооборота;
- трудоемкость в оформлении документов и отчетности при
необходимости работать с большими размерами данных;
- отсутствие единого упорядоченного архива истории
взаимоотношения с клиентами.
Применение вычислительной техники для оптимизации процесса
обработки информации будет эффективным потому, что большая часть
информации, участвующей в нем, поддается формализации. Внедрение ЭВМ
позволит гораздо быстрее проводить процессы составления разных отчётов, и
повысить эффективность работы сотрудников отдела документооборота и
компании в целом.
Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации
(таблица 3) [10].
Таблица 3
Расчет эффекта внедрения
Действие
Время,
затрачиваемое при
базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту/ мин.
Учет клиентов
15
3
Учет входящих документов
30
3
Учет исходящих документов
30
3
Формирование отчетности
50
3
Итого:
125
12
34
Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на данном
предприятии было предоставлено работниками отдела документооборота АО
«НПФ Газфонд пенсионные накопления». Время, затрачиваемое по
предлагаемому варианту, является предположительным, если внедрить новую
систему документооборота предприятия. Такая разница исходит от того, что
предлагаемый вариант автоматизации отдела документооборота будет клиент-
серверной системой и выполнение заявок значительно сократит время на
выполнение нижеперечисленных действий.
Таким образом, при действующей системе каждый из основных процессов
занимает до 50 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится приблизительно
3 часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы это время
сократится до 10-15 минут. Кроме того, основными достоинствами автоматизации
также будет являться меньший риск допущения ошибок в документах и отчетной
документации за счет электронной формы их формирования, а также
автоматизированного ввода данных.
35
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Порядком реализации системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации занимается отдел информационной
безопасности (ИБ).
На анализируемом предприятии оценка рисков выполняется согласно
требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007 «Методы и средства
обеспечения безопасности. Часть 3. Методы менеджмента безопасности
информационных технологий» на базе применения общего подхода [16].
Итоги оценки рисков предоставлены в виде списка рисков, любому из них
определён ранг.
В таблице 4 предоставлены итоги оценки рисков основных активов
предприятия с максимальным рангом риска.
Таблица 4
Результаты оценки рисков информационным активам организации
Риск
Актив
Ранг
риска
Превышение
допустимой нагрузки
Финансовые отчеты компании
3
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Сбои и отказы
программных средств
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Сведения о PR-компаниях
3
Финансовые отчеты компании
3
Недобросовестное
исполнение
обязанностей
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3