16
вместе с директором компании утверждает документацию, необходимую для
законного получения и выдачи денежных сумм и товарно-материальных
ценностей, выполнения кредитных обязательств;
следит за правильным оформлением первичной бухгалтерской
документации;
контролирует своевременное и правильное произведение расчетов и
выполнение платежных обязательств компании;
руководит и отслеживает выполнение принятых регламентов по соблюдению
реестра денежных средств, инвентаризации материальных ценностей, основных
фондов;
проверяет требования в необходимые сроки дебиторской и закрытие
кредиторской задолженности, выдерживание платежной дисциплины;
отслеживает правомерность отчисления недостач, задолженности и прочих
потерь со счетов бухгалтерского учета;
отслеживает правильное отображение на счетах бухгалтерского учета
процедур, относящихся к динамике движения имущества, договоренностей и
хозяйственных операций;
отслеживает учет доходов и расходов компании, выполнение плана
расходов, реализацию товаров и услуг, подведение итогов хозяйственно-
финансового функционирования фирмы;
производит периодические проверки бухгалтерского учета и отчетности
компании;
руководит правильной подготовкой правомерной отчетности фирмы,
основываясь на первичную документацию, контролирует передачу отчетов в
необходимые сроки;
занимается грамотным зачислением и переводом платежей в
государственные фонды и территориальные бюджеты, оплачивает взносы на
государственное пенсионное, медицинское и социальное страхование, отслеживает
проведение оплат контрагентами, начисление заработной платы в установленное
законодательством сроки.
Отдел логистики осуществляет разработку оптимальных маршрутов
доставки товара с учетом максимально полной загрузки транспорта, кратких
17
сроков доставки и сохранения качества товара, сокращение расходов на
организацию перевозок, обеспечение сохранности груза в процессе его доставки.
Системный администратор отвечает за работоспособность компьютерной
техники, установленного программного обеспечения и корпоративной сети. В
компетенции сотрудника входят:
установка и модификация под нужды компании программного обеспечения,
отслеживание работоспособности после установки;
обновление программного обеспечения в целях актуальности;
осуществление ремонта и усовершенствования серверов и компьютеров
компании для обеспечивания бесперебойного функционирования;
наладка рабочих мест сотрудников с регистрированием их в локальной сети
организации;
предоставление технической помощи пользователям;
следить за состояния локальной сети и по возможности модернизировать ее;
отслеживать безопасность сети, своевременно устанавливать и обновлять
антивирус.
Дизайнер в своей работе основывается на законодательство о рекламе,
существующие нормы и технические стандарты, основы полиграфического
дизайна, основы эстетики и социальной психологии. К его компетенциям относят:
выполнение работ качественно и в установленные сроки;
придумать и реализовать графическую часть макетов и подобных файлов;
придумать и воплотить графическую составляющую рекламы;
сообщать руководителю о особенностях и возможных результатах решения
задач, поставленных перед дизайнером;
утвердить макеты дизайна с руководителем или менеджером проекта и
изготовить окончательный макет на основании согласований;
исправлять художественное и техническое оформление проектов согласно
правкам внесенным руководителем или менеджером проекта;
создавать графические макеты и макеты рекламных объявлений в
соответствии с Законом о рекламе, пожеланиями клиента и рекомендациями
менеджера проекта;
18
подготавливать руководителю компании и начальнику отдела продаж
отчетность о выполненной работе;
подготавливать макеты в предпечатную подготовку согласно техническим
требованиям типографий;
при необходимости декорировать помещение компании (например, на
выставках или фотосессиях);
подготавливать фотографии и графические изображения для размещения
на сайте компании, согласно техническим требованиям разработчика сайта.
Отдел продаж – включает в себя начальника отдела продаж и трех
менеджеров по продажам.
Руководитель отдела продаж реализует нижеприведенные компетенции:
руководит продажами товаров и услуг компании, разрабатывает ценовую и
скидочную политику;
организует и контролирует работу менеджеров по продажам;
разрабатывает перспективные и текущие планы продаж;
организовывает работу по ведении, анализу и систематизации клиентской
базы;
контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности
клиентов;
разрабатывает правила расчета оплаты менеджеров отдела продаж;
организовывает обучение и тренинги для менеджерского состава (под
контролем генерального директора компании);
принимает участие в планирование, организации рекламных кампаний и
мероприятий;
решает рекламационные вопросы, возникающие у клиентов, совместно с
менеджером по продажам, курирующего клиента, составляет необходимую
документацию.
Менеджер по продажам исполняет нижеуказанные должностные
обязанности:
19
обслуживает клиентов компании, консультируя о услугах, предоставляемые
компанией: подбор бизнес сувениров, разработка макета, изготовление
полиграфической продукции и корпоративных подарков;
Работа с клиентами, формирование и ведение клиентской базы:
1. качественная обработка входящих звонков, согласно инструкции;
2. отправление коммерческих предложений;
3. формирование базы клиентов;
4. обзвон клиентской базы текущих клиентов и новой (холодной) базы;
5. формирование отчетности ежедневно, еженедельно, в конце месяца.
анализирует сегмент рынка рекламных услуг, для получения данных о
новых товарах и услугах, потребностях клиентов и предложений конкурентов,
как по товарному ассортименту, так и по ценовой политике;
проводит согласование и заключение сделок с клиентами, обговаривая
какие товары и услуги, в какие сроки получит заказчик;
ведет отчетность по клиентам и сделкам, предоставляет непосредственному
руководителю;
посещает семинары, вебинары, выставки и презентации с целью изучения
новинок продукции и персонализации;
отчитывается перед непосредственном руководителем по расходам,
необходимым по работе, таким как: выкуп образцов, транспортные издержки,
оплата телефонных разговоров и подобное;
сотрудничество с остальными менеджерами отдела продаж, основанное на
взаимовыручке, взаимоуважении, трудовых инструкциях;
отвечает за создание положительного образа организации, образованию
доверительных отношений с клиентами;
проводит агитацию среди клиентов компании, как новых, так и постоянных
о выгодах и бонусах работы с нашей организацией.
20
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В рекламной компании «Багира М» существует информационная система, с
помощью которой можно автоматизировать различные бизнес-процессы. Данная
система включает в себя программное и аппаратное (техническое) обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на
рисунке 1.2.
Отдел продаж
Интранет
Сервер
АРМ
Системного
администратора
Маршрутизатор
Маршрутизатор
ПК Ген.
директора
ПК Глав.
бухгалтера
ПК
сотрудников
МФУ
Смартфоны
сотрудников
Сотовая сеть
ПК Дизайнера
ПК Логиста
Рисунок 1.2 «Схема технической архитектуры»
Локально-вычислительная сеть ООО «Багира М» состоит из серверного и
пользовательского сегментов. В состав серверного входит следующее
оборудование:
Сервер;
Маршрутизатор D-link DFL-260E;
Маршрутизатор Cisco RV016 (16 портов).
Пользовательский сегмент состоит из 8 рабочих станций. Рабочие станции
обладают следующей конфигурацией:
21
Материнская плата: Gigabyte GA-M61PM-S2 Socket AM2, nVidia
GeForce 6100, DDR2-800+, FSB2000, Video, PCI-E, SATA Raid, Sound, LAN1000,
USB2.0, 1394, mATX;
Процессор: Core i5 3470 3.2 ГГц;
Память: 4 Gb DDR3 DIMM;
Жесткий диск: 1 Tb 7200 rpm;
Системный блок: SuperPower, MiddleTower, ATX, 600W, USB, AUDIO,
FAN, Airduct, 5.25''x3, 3.5''x2.
Средой передачи данных является кабель витая пара 5 категории
(1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 1.3
сеть Интернет
Сервер «Название»
WindowsSer
ver 2003
Рабочие станции сотрудникаов
Windows 7
Professiona
lEdition 64
bit
MS Office
Рисунок 1.3 «Схема программной архитектуры»
В качестве операционной системы на ПК пользователей используется
Windows 7 ProfessionalEdition 64 bit, в качестве серверной - WindowsServer 2003. В
качестве пакета офисных приложений установлен MSOffice 2010 Prof Plus,
включающий в себя MSWord 2010, MSExcel 2010.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор 7zip 9.20, AcrobatReader 9.0, антивирус Trend
Micro OfficeScan 10.6.3205 SP2, на рабочей станции дизайнера комплект
дизайнерских программ CorelDrawX7, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator CS6.
22
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основой предпринимательской деятельности является систематическое
получение прибыли от продаж товаров, выполнения работ и оказания услуг. В
структуре организации за продажи и прибыль отвечает отдел продаж. В данном
дипломном проекте рассматривается деятельность отдела продаж ООО «Багира
М». Основной задачей отдела является выполнения плана продаж, установленного
директором организации и максимальное увеличение прибыли компании.
Менеджеры отдела продаж принимают входящие звонки, поступающие благодаря
включению контекстной рекламы яндекс.директ на сайт компании. Сотрудники
обрабатывают запрос, выявляют потребности клиента, оформляют документацию,
внося данные нового контрагента в базу компании. Основываясь на запрос,
подготавливают коммерческое предложение, в соответствии с наличием
сувенирной продукции на складах партнеров. Отправляют предложение
потенциальным клиентам, контролируя процесс обсуждения, согласования
характеристик, технических особенностей персонализации, сроков выполнения
заказа. При необходимости предоставляют образцы продукции. Контролируют
своевременный возврат образцов. Мотивируют клиента на работу с компанией.
Когда у клиента возникает задача по согласованию с собственным руководством
деталей заказа – организовывают встречу/презентацию. После принятия клиентом
решения разместить заказ, менеджер согласовывает детали сделки, оформляют
документацию: внутренний бланк заказа, договор, приложение, контролируют
выставление счета, оформление макета на сувенирную продукцию.
Согласовывают с клиентом макет, порядок оплаты, сроки и порядок поставки
продукции. Контролируют оплату заказа клиентом. Размещают заказ в
производство. Контролируют сроки выполнения. После готовности продукции
информируют клиента об этом, согласовывают с отделом логистики и клиентом
сроки и способы поставки продукции. Контролируют оформление документов для
закрытия сделки (товарные накладные, счет фактуры, акт о приеме передачи
продукции и услуг).
23
Всех новых клиентов, независимо от того состоялись сделки или нет,
менеджеры отдела продаж вносят в клиентскую базу компании, с целью
последующего периодического напоминания о компании, акциях и скидках по e-
mail и телефону.
Сотрудники отдела продаж ведут информационную базу коммуникаций с
клиентами как существующими, так и потенциальными. Формируют отчеты о
проделанной работе ежедневно, еженедельно, в конце месяца.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
На данный момент документация, которую ведут менеджеры, представляет
собой таблицы в программе MSExcel: база клиентов, рабочий журнал менеджера,
отчет активности, бланк заказа, отчет по продажам. Это очень неудобно, так как
создание отчетов менеджерами по продажам и начальником отдела продаж
сопровождается большими трудозатратами и могут быть ошибочны в связи с
влиянием человеческого фактора. Ведение рабочего журнала для менеджеров в
формате Exel, включая «воронку продаж» [10, стр. 236], очень сложно и неудобно.
Поэтому отследить и проконтролировать активность сотрудников продаж
проблематично. В сложившейся ситуации работа отдела продаж не ведется
должным образом, высокий объем бумажной работы отнимает большую часть
рабочего времени, некоторая доля новых клиентов не учитывается, работа по
охвату, обработки и развитию базы клиентов производится не в полном объеме.
Информирование клиентов об акциях, новых поступлениях производится по
электронной почте вручную, таким образом, каждый из менеджеров тратит на это
колоссальную часть рабочего времени. Соответственно компания теряет прибыль.
Проблемные ситуации и способы их решения указаны в таблице 1.2.
24
Таблица 1.2
«Проблемные ситуации и способы их решения»
Ситуация на данный
момент
Проблема
Решение
Ведение отчетной
документации в MSExcel
Большие трудозатраты
Автоматизация
отчетности
Большое количество
файлов, в которых
должны работать
менеджеры отдела продаж
Возникновение путаницы
и бюрократии
Создание единой базы,
которая будет включать
большую часть
документооборота
Ведение базы клиентов в
MSExcel
База ведется каждым
менеджером в отдельном
файле. Происходит потеря
клиентов или его
дублирование. Сложно
отследить базу,
проанализировать
потребности клиентов,
запланировать рекламные
мероприятия.
Создание общей базы
клиентов, в которой
каждый из менеджеров
работает отдельно только
со своими клиентами.
Предусмотреть
возможность передачи
клиентов от одного
менеджера другому.
Ограничение
функционального доступа
менеджерам отдела
продаж (невозможность
удалять клиента из базы)
Воронка продаж
включена в рабочий
журнал менеджера
Неудобно работать в
таком формате и очень
сложно
проконтролировать и
проанализировать работу
менеджеров
Создание базы клиентов с
интегрированной в нее
воронкой продаж
Информирование
клиентов об акциях,
новых поступлениях
производится по
электронной почте
Большие трудозатраты
Автоматизировать
информационную
почтовую рассылку,
оставив при этом ее
персонализированной (от
лица каждого из
менеджеров).
Как видно из приведенной таблицы основная проблема отдела продаж
рекламной компании «Багира М» отсутствие автоматизации при взаимоотношении
с клиентами.
25
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
На рисунке 1.4, представленном ниже, указаны функциональные
обязанности менеджера в процессе проведения сделки, при этом большая часть
(примерно 90% процентов) времени занимает не общение с клиентом, а
оформление и контроль заказа, формирование отчетных документов.
Для оптимизации работы отдела продаж необходимо облегчить, насколько
это возможно, обязанности сотрудников. При анализе занятости менеджеров по
продажам в течение года выяснили, что нагрузки зависят от сезонности спроса на
сувенирную продукцию, но в среднем 150-250 входящих звонков в месяц на
каждого менеджера. Несмотря на то, что не все входящие звонки являются
целевыми, на каждого входящего клиента при ведении сделки приходится
несколько исходящих звонков, поэтому исходящий трафик в среднем 200-430
звонков в месяц у каждого менеджера. Подготовка коммерческих предложений, их
отправка, получение ответа клиента по предложению, предоставление образцов,
организация презентации или встречи, заключение сделки, согласование деталей,
размещение заказа в производство, контроль сроков и сдача заказа – работа
менеджеров, на которую повлиять мы не можем. Мы можем упростить ведение
базы и формирование отчетности, так как ежедневное, еженедельное, ежемесячное
формирование отчетности по проделанной работе «вручную» занимает у каждого
менеджера 40-60 минут за 1 отчет как минимум, в зависимости от количества
клиентов и заказов, зависящих от спроса и сезонности.
Таблица 1.3
«Среднегодовая активность менеджера по продажам»
№
п/п
Наименование показателя
Значение показателя
1
Входящие звонки в месяц на каждого
менеджера
200 шт.
2
Исходящие звонки в месяц на каждого
менеджера
320 шт.
3
Подготовка коммерческих предложений
в месяц на каждого менеджера
315 шт.
4
Формирование отчетности в месяц на
каждого менеджера
26 шт.