14
Процессор
1 или 2 Intel Xeon 5xxx (до 8 ядер)
Red Hat Enterprise Linux 5
Sun Solaris 10
FreeBSD 7, 8
Сервер компании
Бухгалтерия
Cisco 3750
Канал доступа к Интернет
Cisco 3750
Cisco 3750
Директор
Служба Делопроизводства
Исполнительный
директор
Исполнительная
дирекция
Отдел технической
поддержки
Cisco 3750
Руководитель
коммерческого
отдела
Cisco 3750
Отдел по работе с клиентами
Концентратор
Концентратор
Концентратор
Концентратор
Маршрутизатор
Процессор: Pentium Core 2 Duo 2,4
ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Финансовый
отдел
Резервный сервер
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор:
Pentium Core 2 Duo
2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор:
Pentium Core 2 Duo
2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium Core 2
Duo 2,4 ГГц, ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
Процессор: Pentium
Core 2 Duo 2,4 ГГц
ОЗУ: 2 Гб
ЖД: 320 Гб
DI-808HV
Рис. 1.2Техническая архитектура ООО «Кассир.ру»
В качестве сетевого оборудования используется маршрутизатор DI-
808HV.
Оборудование, представленное в технической архитектуре ООО
«Кассир.ру», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно.
Объем передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно
15
разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности
компании.
В настоящее время в ООО «Кассир.ру» используются следующие
программные продукты:
«1С: Бухгалтерия;
«Налогоплательщик» – программный продукт, позволяющий
формировать отчётность для налоговых органов;
«ПФР» – программный продукт, позволяющий формировать
отчётность для пенсионного фонда;
«Клиент-Банк» – программный продукт, позволяющий
осуществлять платежи за отгруженные товары и предоставляемые услуги,
возможность управлять банковскими счетами, и получать оперативную
информацию об их состоянии.
Программная архитектура информационной системы ООО «Кассир.ру»
наглядно представлена на рисунке 1.3.
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного
обеспечения:
Операционная система Windows 7;
Пакет MS Office 2003;
Антивирус Dr.Web Enterprise Security Suite;
Mozilla Firefox;
Adobe Acrobat 6.0 Professional;
Punto Switcher;
Справочная система Консультант Плюс;
Skype.
16
Cisco 3750
Cisco 3750
Концентратор
Сервер
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer,
1С Бухгалтерия
Финансовый
отдел
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer,
1С Бухгалтерия
Бухгалтерия
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer.
Служба
Делопроизводства
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer
Исполнительный
директор
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer,
AutoCad
Исполнительная
дирекция
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer.
Отдел технической
поддержки
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer,
FineReader.
Отдел продаж
Windows 7
7zip, Dr.Web Enterprise
Security Suite, TraffPro,
Everest.
Microsoft Office 2003,
Internet Explorer,
FineReader.
Отдел закупок
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer.
Директор
Windows 7, 7zip, Dr.Web
Enterprise Security Suite,
TraffPro,
Everest.Microsoft Office
2003, Internet Explorer.
Руководитель
коммерческого
отдела
Windows Server 2008 R2, Active Directory
ScanDisk, HddDefrag, Dr.Web Enterprise
Security Suite, Acronis True Image 9.1 Server
для Windows
Internet Information Server, Outpost, PHP
5.2, MySQL 5.1., Drupal, PHP: Zend
Optimaizer, GD, FTP, SMTP, POP3, Microsoft
Office, Internet Explorer.
Сервер
Windows Server 2008 R2, Active Directory
ScanDisk, HddDefrag, Dr.Web Enterprise
Security Suite, Acronis True Image 9.1 Server
для Windows
Internet Information Server, Outpost, PHP
5.2, MySQL 5.1., Drupal, PHP: Zend
Optimaizer, GD, FTP, SMTP, POP3, Microsoft
Office, Internet Explorer.
Резервный сервер
IMAP, SMTP, TCP/IP,
IMAP, SMTP, TCP/IP,
IMAP, SMTP, TCP/IP,
IMAP, SMTP, TCP/IP,
Рис. 1.3 Программная архитектура ООО «Кассир.ру»
Данный набор программного обеспечения позволяет сотрудникам
выполнять должностные обязанности и осуществлять деятельность по
бухгалтерскому учету, складским операциям, взаимодействию между
подразделениями, подготовка отчетности для передачи государственным
структурам.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Этапами деятельности отдела реализации билетов являются:
Заключение договоров с агентами на реализацию билетов;
Подготовка билетов в соответствии с планируемым репертуаром;
17
Продажа билетов с использованием сайта театра и через
действующие кассы, а также с помощью распространителей;
При необходимости – организация курьерской доставки билетов с
помощью курьерской службы;
Подготовка отчетности по итогам деятельности отдела.
В настоящее время процесс учета продаж и бронирования билетов и
формирования отчетности отдела заключается в сборе данных о продажах от
каждого кассира, агента и анализе этих данных по всему учреждению. В
результате формируется отчетность, содержащая информацию о суммах,
подлежащих к выплате каждому контрагенту за продажу билетов.
Под учетом продаж подразумевается организация ведения учета
продаваемых объектов, оперативный ввод информации по заключаемым
договорам, ведение графиков платежей, учет платежей и взаиморасчетов по
договорам и получение соответствующих отчетов. Характеристика учета продаж
билетов так, как она существует в настоящий момент, приведена на Рисунке 1.2.
Рисунок 1.4 Бизнес-процесс учета продаж и бронирования билетов
18
Существующий порядок отражен на схеме декомпозиции процесса
продаж, приведенной на Рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса учета продаж и бронирования
билетов
Сбором данной информации занимается сотрудник отдела реализации
билетов, он же анализирует представленную ему информацию, а также готовит
следующие отчеты (по итогам анализа):
отчет о продажах билетам за все спектакли;
отчет о расчетах с агентами и распространителями;
отчет о продажах по датам (за период);
общий (сводный отчет).
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
В настоящее время сбор информации осуществляется путем получения
отчетов от кассиров по проданным билетам на каждый спектакль, также учета
19
проданных билетов через агентов и распространителей. Декомпозиция процесса
работы с агентами и распространителями приведена на Рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса работы с агентами и
распространителями
Работа с агентами и распространителями ведется на основании
заключаемого с ними договора. Сотрудник отдела реализации билетов
учитывает при построении общего отчета также и билеты, проданные и
забронированные через партнеров театра.
Отчеты поступают в бумажной форме. Далее сотрудник отдела
реализации билетов вводит полученные значения в файл Excel, где производится
вычисление сумм, необходимых к уплате агентам. Также формируются и другие
отчеты.
Декомпозиция процесса учета продаж приведена на Рисунке 1.7.
20
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса учета продаж
Учет продаж заключается в сборе информации по продажам за каждый
сегмент (Кассы, агенты и распространители) и подготовке отчета на основании
данной информации за весь отдел.
Такой способ сбора информации связан со следующими недостатками:
малая скорость передачи информации;
большая возможность искажения информации в ходе ее передачи;
малая защищенность информации при ее передаче;
большая вероятность ошибки в ходе анализа продаж как за сегмент
продаж (кассы, агенты), так и в целом.
Для того, чтобы произвести анализ продаж за определенный период,
сотрудник отдела реализации билетов необходимо просмотреть весь журнал
Excel, в котором фиксируются отчеты о продажах, что является довольно
длительной и требующей внимания процедурой.
При таком положении может возникнуть ряд ошибок, связанных, прежде
всего, с человеческим фактором, так как сотрудник отдела реализации билетов
может попросту не заметить какого-либо отчета или цифры, что повлечёт за
собой потерю и формирование неправильного отчета.
21
Также в театре недостаточно автоматизированы необходимые расчеты,
большинство из них проделывается по известному алгоритму раз за разом
вручную. Это требует высоких трудовых затрат и зачастую приводит к
ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости. Допущение даже малейших ошибок может повлиять на
управленческие решения отдела и театра в целом.
Также в процессе анализа существующей технологии планирования
продаж были выделены следующие недостатки:
сложность планирования продаж билетов;
сложность составления отчетной документации;
возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
ручная обработка информации;
снижение эффективности работы сотрудника отдела реализации
билетов;
трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
сложность проведения инвентаризации;
отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с агентами и распространителями;
сложность контроля начальником отдела работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
трудоёмкость проведения расчётов с агентами и
распространителями.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
22
В связи с этим руководством театра на основании служебной записки
начальника отдела реализации билетов принято решение автоматизировать
процесс бронирования и продаж билетов театра.
Существующая информационная инфраструктура не позволяет силами
основной системы консолидировать информацию работе отдела, что
соответственно затрудняет процесс анализа продаж. Сотрудники отдела
реализации билетов перегружены рутинной работой, которая состоит в
необходимости предварительного сведения данных из различных источников в
нескольких электронных таблицах. Поэтому необходимо:
автоматизировать процесс интеграции данных;
обеспечить достоверность данных;
обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий к
моменту подготовки отчета день;
реализовать наборы сводок и аналитических отчетов, необходимых
отделу реализации билетов.
Разрабатываемая информационная система должна выполнять следующие
функции:
учет бронирования билетов;
учет продаж билетов по мероприятиям;
формирование билетов в электронной форме;
хранение данных по продажам в единой базе данных;
анализ продаж за период по различным показателям;
возможность отслеживания периодичности и последовательности
работы пользователей в системе;
возможность администрирования разработанной системы;
возможность формирования отчетов.
Таким образом, разрабатываемая экономическая информационная система
должна снизить количество продаж через агентов, увеличить продажи с сайта
театра (за счет появления возможности формирования электронного билета),
увеличить эффективность работы с агентами, выйти на рынок продажи
электронных билетов.
23
В формируемые отчеты должны входить следующие:
Общий отчет по продажам билетов
Содержит основные показатели по продажам билетов за выбранный
период. Это тот документ, который каждую неделю кладется на стол
руководителю и дает представление о проведенной работе за прошедший
период.
Отчет по работе кассиров;
Содержит показатели по продажам относительно каждого кассира.
Аналитика продаж по агентам и мероприятиям.
Подробный отчет по проданным местам в зале (по утвержденной в театре
распоясовке зала) и анализ объема продаж для возможности корректировки
репертуара и стоимости билетов на спектакли.
Кроме того, система должна формировать электронные билеты.
Экономическая сущность исследуемых задач состоит в автоматизации
объектов управленческого учета по продаже и бронированию билетов.
Объекты управленческого учета и собственно управления совпадают, а
именно: производственные ресурсы, хозяйственные процессы и их результаты,
составляющие в совокупности деятельность театра.
В информационной системе театра и отдела объекты управленческого
учета раскрываются с помощью специфических приемов и способов:
документации; инвентаризации; оценки; группировки и контрольных счетов;
планирования, нормирования и лимитирования; контроля; анализа. Каждый
элемент воздействует на объект учета не изолированно, а в системе организации
внутренних связей, которая направлена на решение целей управления.
Такой процесс управленческого учета, как учет продаж и бронирования
билетов, в настоящее время выполняется с малой долей автоматизации, что
позволяет говорить о необходимости внедрения автоматизированной системы
учета и управления взаимоотношениями с клиентами в службе реализации
билетов.