34
2.1 Назначение программы
Программа предназначена для менеджеров по продажам. Основная
цель программы - облегчить механическую работу менеджера по продажам в
его бизнес-процессе.
Направление пользователя. Стандартный графический интерфейс и
удобное пользовательское меню позволяют понять, как быстро справиться с
программой и не означают, что есть специальные навыки для работы с базой
данных. Список пользователей позволяет быстро добиться результатов в
поиске и редактировании информации. Если вопросы не устранены, в
Руководство пользователя входит руководство по ответам, с помощью
которого вы можете найти ответы на интересующие вас вопросы.
Своевременный анализ информации. Разработка такой программы
позволит генеральному директору и руководителю отдела маркетинга и
продаж получать своевременную информацию о текущем состоянии
компании.
Производительность базы данных. Предлагаемая система значительно
упрощает работу менеджера по продажам.
Эффективность программы позволяет сократить время, необходимое
для создания документов, избавить менеджера по продажам от рутинной
работы, значительно сократить количество потенциальных ошибок при
заполнении документов, а также позволяет менеджерам по продажам уделять
больше времени интересам компании, взять на себя инициативу и активно
искать пути улучшения работы, повышения квалификации Обмен знаниями
и опытом с коллегами. [22, стр. 160]
Защита и безопасность данных. Программа обеспечивает:
Различают права доступа пользователей к данным в соответствии с
иерархической структурой;
• Доступ к базе данных осуществляется через систему лицензирования
пользователей;
35
• защитить данные от несанкционированного доступа и
преднамеренного уничтожения;
• Резервное копирование базы данных.
Реляционная база данных - это набор связанных таблиц, каждая из
которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая
строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиент,
автомобиль и документ), а столбцы таблицы имеют различные свойства для
этих объектов - атрибуты (например, имена клиентов, адреса, марки и цены
автомобилей). Строки таблицы называются записями, и все записи имеют
одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты
объекта. Каждое поле в записи содержит одно свойство объекта и имеет
точно определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).
Все записи содержат одинаковые поля, но содержат только разные значения
атрибутов. MySQL, который включает в себя все классические функции
СУБД, предоставляет дополнительные функции. MySQL - это больше, чем
просто надежная, гибкая и простая в использовании система управления
базами данных, а также система для разработки работы с базами данных
приложений. С помощью MySQL вы можете создать приложение, которое
работает в среде Windows и полностью соответствует вашим потребностям в
управлении данными. С помощью запросов вы можете определять и
манипулировать информацией, хранящейся в таблицах. Вы можете создавать
формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать
MySQL для создания простых и сложных отчетов. Формы и отчеты
«наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, поэтому в большинстве
случаев необходимо определить форматы, условия значений и некоторые
другие свойства данных только один раз. К наиболее мощным инструментам
MySQL относятся инструменты разработки объектов - дизайнер, отчеты,
шаблоны и пользователи, которые можно использовать для создания таблиц
и запросов для различных типов форм и отчетов, просто щелкнув
необходимые параметры.
36
С помощью MySQL также легко импортировать данные из текстовых
файлов, документов текстового процессора и электронных таблиц (и
экспортировать в них данные).
MySQL имеет множество приложений: в небольших компаниях,
корпорациях и даже в сфере домашнего использования.
Любая СУБД позволяет выполнять четыре простые операции с
данными:
1) добавить одну или несколько записей в таблицу;
2) удалить одну или несколько записей из таблицы;
3) обновить значения некоторых полей в одной или нескольких
записях;
4) найти одну или несколько записей, которые удовлетворяют условию.
Механизм запросов используется для выполнения этих операций.
Результатом запроса является либо набор записей, выбранных в соответствии
с определенными критериями, либо изменение таблиц.
Сегодня существует много способов разработки базы данных. Заметки
У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. MySQL
наиболее подходит для реализации необходимых функций. А также способ
реализации простейшей этой программы, в свою очередь, является наиболее
распространенным среди разработчиков небольших баз данных, которые в
будущем будут взаимодействовать с другими программами.
Постоянное улучшение. Возможно создание дополнительных таблиц
для расширения функциональности программного обеспечения.
2.2 Структура базы данных
Любая информационно-аналитическая система должна выполнять
функции хранения, обработки и анализа данных.
Наличие ряда источников данных в информационно-аналитической
системе позволяет добиться эффективного хранения информации. Используя
37
инструменты для извлечения, преобразования и загрузки данных,
информация обрабатывается и объединяется. Данные анализируются с
использованием современных инструментов анализа бизнес-данных.
Современная архитектура IAS показана на рисунке 2.1
Рисунок 2.1- Современная архитектура IAS
Эта структура четко показывает путь, по которому проходят данные,
прежде чем добраться до таблицы аналитику.
Данные могут быть введены в систему несколькими способами: они
вводятся вручную или автоматически. На начальном этапе данные
переносятся из источника в промежуточную область хранения, в так
называемые базы данных транзакций. При организации таких правил может
быть несколько.
Как правило, источники данных о транзакциях не согласуются друг с
другом, и поэтому их анализ и целостность необходимы для анализа данных
этого типа. Соответственно, на следующем этапе обрабатываются данные,
которые состоят из очистки, фильтрации и согласования данных, и в
результате данные перемещаются в так называемые аналитические базы
38
данных. Аналитические базы данных являются основными источниками
информации, из которой аналитик извлекает информацию, используя
инструменты бизнес-анализа. В то же время система анализа данных
предприятия должна предоставлять пользователям доступ к аналитической
информации, которая будет защищена от несанкционированного
использования, и в то же время она будет открыта для пользователей через
внутреннюю сеть организации и использование через Интернет.
Таким образом, расширенная архитектура IAS будет иметь следующие
уровни:
1. сбор и обработка первичных данных;
2. Извлечение, преобразование и загрузка данных.
3. хранение данных;
4. Отображать данные в тегах данных;
5. Анализ данных.
Для автоматизации деятельности менеджера по продажам была
разработана следующая структура базы данных, рисунок 2.2:
Рисунок 2.2 - Структура базы данных
Источники: [3 С.17]
Нормализация базы данных:
39
1) Первая нормальная форма.
Сокращение до первой нормальной формы: когда поле в этой записи
содержит более одного значения для каждого вхождения первичного ключа,
такие группы данных называются повторяющимися группами. 1NF не
допускает наличия таких многозначных полей.
2) Вторая нормальная форма.
Сокращение до второй нормальной формы: удаление всех
неключевых атрибутов, которые зависят только от части первичного ключа.
Такие атрибуты называются частично зависимыми. Неключевые атрибуты
содержат информацию о данном объекте предметной области, но не
уникально идентифицируют ее.
3) Третья нормальная форма.
Сокращение до третьей нормальной формы: удаление всех
неключевых атрибутов, которые зависят от других неключевых атрибутов.
Каждый неключевой атрибут должен быть логически связан с атрибутом
(ами), который является первичным ключом.
Таким образом, мы получаем базу данных, уменьшенную до 3NF и
содержащую упорядоченную информацию, которая подробно отображает
предметную область для рассмотрения.
Программа вызывается при запуске файла «MySQL.exe». Все
таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты хранятся в одном файле. Для
работы с программой в локальной сети необходимо запустить «Сервер
MySQL».
В случае аппаратного сбоя восстановление производительности
должно быть выполнено путем замены вышедших из строя модулей и
модулей исправными.
Информация базы данных должна быть защищена программным
обеспечением от несанкционированного доступа.
40
В программном обеспечении СУБД необходимо предоставить
систему паролей с определением круга лиц, которые имеют право давать
команды управления и изменять данные.
Доступ к справочной информации должен быть возможен только для
чтения и печати.
В случае отказа контроллера информация, полученная в предыдущих
циклах опроса, должна быть сохранена.
Информация, хранящаяся в базах данных IP, не должна выходить из
строя в случае кратковременных сбоев питания или при переходе с
основного источника питания на резервный источник питания и наоборот.
Чтобы быстро восстановить потерянные фрагменты данных, у вас
всегда должна быть копия приложения на внешнем носителе.
На рисунке 2.3 изображена логическая модель базы данных для
реестра закупок. База данных состоит из 7 таблиц, модель позволяет
наглядно увидеть структуру и все связи таблиц.
41
Рисунок 2.3 - Логическая модель базы данных для реестра
закупок
Источники: [3 С.17]
Таблица «Контракты» содержит информацию о договорах,
заключенных менеджером с клиентами. Структура хранимой информации
приведена в таблице 1.1
Таблица 1.1
Договора
Поле
Тип
Комментарии
Id_Договор
Int
Служит для однозначной идентификации
договора
Дата составления
Date
Дата составления договора
Id_Компания
Int
Служит для связи с таблицей «Компания»
Вид договора
Char(25)
Вид договора
На_основании
Char(100)
На основании чего действует клиент (устава,
свидетельства)
42
Id_Тариф
Int
Служит для связи с таблицей «Тариф»
Домен имя
Char(21)
Доменное имя, которое дается компании при
заключении договора
ДатаН
Date
Дата начала действия услуги
ДатаК
Date
Дата окончания действия услуги
Срок
Int
Срок действия услуги
Сумма
Float
Сумма оплаты за услугу
Очередность актов
Int(3)
Очередность выставления актов
Источники: [3 С.17]
В таблице «Акты» хранится информация об отправленных и
возвращенных актах выполненных работ от клиентов по заключенным
договорам. Структура хранимой информации приведена в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Акты
Поле
Тип
Комментарии
Id_Акты
Int
Служит для однозначной идентификации акта
Id_Договор
Int
Служит для связи с таблицей «Договор»
Id_Компания
Int
Служит для связи с таблицей «Компания»
Месяц
Char(10)
Месяц
Отослали
Char
Отметка о том, отослал ли менеджер акт
Вернули
Char
Отметка о том, вернулся ли акт от клиента
Источники: [3 С.17]
В таблице «Компания» хранится информация о компаниях, с которыми
ведутся переговоры или заключили соглашение. Структура хранимой
информации приведена в таблице 1.3.
43
Таблица 1.3
Компания
Поле
Тип
Комментарии
Id_Компания
Int
Служит для однозначной
идентификации
компании
Название
Char(30)
Название компании
Директор
Char(50)
ФИО директора
ID_Контактное лицо
Int
Служит для связи с таблицей «Контактное
лицо»
Телефон
BigInt
Номер телефона
Факс
BigInt
Факс
Email
Char(25)
Email
Сайт
Char(25)
Сайт
Адрес_Физ
Char(100)
Физический адрес компании
Адрес_Юр
Char(100)
Юридический адрес компании
Описание
Text
Описание компании
Логин
Int
Служит для связи с таблицей «Пользователи»
ИНН
Char(10)
ИНН
КПП
Char(10)
КПП
Р_с
Char(20)
Расчетный счет
К_с
Char(20)
Корреспондентский счет
БИК
Char(10)
БИК
Банк
Char(50)
Наименование банка, в котором находится
расчетный счет
Источники: [3 С.17]
Таблица «Тариф», тарифная справка (цены на услуги компании).
Структура хранимой информации приведена в таблице 1.4.