15
Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-
процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает
некоторый реальный объект организации: люди, документы, машины и
оборудование, программное обеспечение и т. д. Как правило, в рамках одного
метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира,
также являются разными. Связи предназначены для описания
взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений
могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при
помощи потока информации, использование другим объектом и т. д.
Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или, как
принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики
реального объекта. Состав атрибутов зависит от типа отображаемого при
помощи модели реального объекта организации. Атрибутами могут служить
такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность
выполнения (для функций), стоимость и др. На практике при создании моделей
организации описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи
специальных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов. Это
позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную
«модель», на основе которой производят определенные вычисления,
осуществляют анализ и оценку процесса.
Основные принципы бизнес-процессов позволяют, в зависимости от
характера задач, возникающих в процессе развития организации,
ориентировать разработчиков процессного управления на специфику и
сущность тех или иных бизнес-процессов деятельности.
Формируя представления о предприятии как о бизнес-системе, мы прежде
всего ориентируемся на процессы его хозяйственной деятельности. Такая
направленность определяет в качестве объекта управления совокупность
хозяйственных процессов в организации. Уход в управлении от ориентации на
детализированные функции деятельности и переход к управлению интеграцией
деятельности на основе процессов привел к формированию новой концепции
16
управления — процессному управлению или управлению организацией на
основе бизнес-процессов.
По отношению к организации бизнес-процессы могут быть внешними и
внутренними. Внешним называется бизнес-процесс, имеющий вход и/или
выход вне организации. Внутренний бизнес-процесс — это процесс, полностью
находящийся в рамках организации.
Данный подход к классификации бизнес-процессов организации не
претендует на всеобъемлемость и предполагает систематизацию
существующих определений, зачастую весьма противоречивых. Тем не менее,
эта классификация позволяет, в зависимости от характера задач, возникающих
в процессе развития организации, ориентировать разработчиков процессного
управления на специфику и сущность тех или иных бизнес-процессов
деятельности.
Классификация бизнес-процессов: основные, поддерживающие,
управление и развитие. Исходя из представленной типологии описания бизнес-
процессов можно более подробно охарактеризовать различные группы
процессов (рисунок 1.2).
Рис. 1.2 Классификация бизнес-процессов
Итак, основные бизнес-процессы:
17
- образуют добавленную стоимость продукта (услуги);
- создают продукт (услуги), представляющий ценность для клиента;
- формируют такой результат, такие потребительские качества, за
которые клиент готов платить деньги.
- сфокусированы на получении прибыли.
Для того чтобы выделить бизнес-процессы необходимо выделить
действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае ООО
«Гепард» планирует закупки, закупает полиэтиленовую продукцию, доставляет
её на склад, приходует полиэтиленовую продукцию на склад, продает
полиэтиленовую продукцию.
Таким образом, в список основных бизнес-процессов ООО «Гепард
входят:
- Бизнес-процесс «Планирование закупок»
- Бизнес-процесс «Закупки»
- Бизнес-процесс «Доставка»
- Бизнес-процесс «Приходование товара»
- Бизнес-процесс «Продажи»
В целях упрощения задачи объединим описание бизнес-процессов
"Закупки" и "Планирование закупок" в один бизнес процесс под названием
"Планирование закупок и размещение заказов"
Общее описание бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение
заказов поставщикам"
1. Предприятие планирует закупки полиэтиленовой продукцию.
Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе
маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется
следующим образом:
− Менеджер группы планирования и маркетинга
ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней
статистики продаж полиэтиленовой продукции в виде отчетов-таблиц
собственных продаж и отчетов-таблиц продаж внешних источников.
18
− Для планирования закупок полиэтиленовой продукции менеджер
группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики
продаж осуществляется расчет потребности в товаре. В результате расчета
формируется Таблица потребностей в товаре, в которой определено количество
и номенклатура заказываемых товаров.
2. Выбор поставщиков осуществляет менеджер отдела закупок.
− Ежемесячно (или по мере необходимости) в информационную
систему вводятся прайс-листы поставщиков.
− Анализ предложений поставщиков и действующих
контрактов осуществляется на основании «Таблицы потребностей в товаре» и
прайс-листов. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. При выборе
поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Данные
сведения берутся из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие).
− В результате анализа формируется список поставщиков с
расстановкой приоритетов (каждой позиции присваивается признак основного
и запасного поставщика в порядке убывания приоритета).
3. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы
потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики
поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.
4. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер
группы логистики формирует план заявок на месяц. Для этого рассчитывает
необходимое количество закупок.
5. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании
фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального
уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов
устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки
учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен
обеспечить возможность бесперебойного наличия товара на складе. По
результату расчетов формируется план заявок на месяц.
6. Ежедневно в группе логистики формируются заказы поставщикам.
19
− Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков,
товара в пути и резервного запаса проводится согласно плану заявок, графику
поставок, прайс-листам поставщиков.
− Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то
менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается
отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на
соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по
мере необходимости.
− Проводится проверка затрат на соответствие внутрифирменным
нормам. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы,
то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов
поставщикам. Формируются новые заказы.
7. Ежедневно подготовленный поставщику заказ акцептуется (заказ
должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга
и управления товарными запасами).
8. Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел
закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику
Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок,
формирование заказов поставщикам" и отраженные в таблице (приложение 2)
Общее описание бизнес-процесса "Приходование товара"
ООО «Гепард» располагает 4 складами, из которых один Центральный в
Димитровграде, другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры
полиэтиленовой продукции от 1000 до 2000.
Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной
позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий
полиэтиленовой продукции.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют
правилам хранения тех или иных материалов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная
единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
20
На складе хранится товар зарезервированный, недоступный для продажи
товар.
Учет товарно-материальных ценностей ведется в двух валютах - в рублях,
валюте прихода.
Процесс приходования материалов на склад выглядит следующим
образом:
1. Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной
накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное
соответствие, срок годности.
2. При полном соответствии фактически поступившего товара, товару
указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер
приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном
случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление
претензий.
3. Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу
по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной
поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных
количество и учетную цену поступившего товара. При формировании
приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются
менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
4. Менеджер отдела сертификации по товарно- транспортной
накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости
справочник серий пополняется.
5. Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс
сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как
процесс приходования сертификатов-документов на полиэтиленовую
продукцию, и как процедуры сертификации с целью получения документов-
сертификатов.
21
6. Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-
транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по
сериям с указанием срока годности.
7. Параллельно с работой менеджера по сертификации, после
отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок,
менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную,
определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
8. Размещение товара по местам хранения осуществляется
менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам
хранения. Место хранение заносится в карточку товара.
Общее описание бизнес-процесса «Продажи» выглядит следующим
образом:
1. Менеджер отдела продаж ежедневно получает от клиента Заказ на
конкретную номенклатурную единицу полиэтиленовой продукции.
В Заказе номенклатурных единиц клиент указывает желаемую отсрочку
платежа.
2. Менеджер отдела продаж ежедневно проверяет наличие
необходимого количества заказанной полиэтиленовой продукции на складе.
3. Если полиэтиленовой продукции недостаточно для выполнения
заказа, то менеджер отдела продаж размещает Заказ в реестре
"неудовлетворенный спрос". Менеджер ежедневно проверяет возможность
выполнения Заказа, размещенного в реестре "неудовлетворенный спрос".
4. При наличии у клиента необходимой лицензии и достаточном
количестве товара на складе в отделе продаж на основании Заказа и договора
формируется Заявка на номенклатурные единицы. Заявки формируются
ежедневно.
5. Ежедневно на основании Заявки менеджер отдела продаж
осуществляет резервирование товара.
6. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует кредитный
лимит, дебиторскую задолженность потенциальных покупателей.
22
7. Если кредитный лимит и дебиторская задолженность не превышают
допустимых значений, то Заявка передается на склад в Учетно-операционный
отдел.
8. При превышении кредитного лимита или наличия
просроченной дебиторской задолженности свыше допустимого количества
дней менеджер отдела продаж заявку в Учетно-операционный отдел не
передает, процесс продаж приостанавливается, осуществляются переговоры с
клиентом.
9. Менеджер учетно-операционного отдела, получив Заявку,
ежедневно осуществляет подборку номенклатурных единиц.
10. Менеджер учетно-операционного отдела ежедневно формирует
упаковочные листы для вложения их в каждый ящик.
11. Менеджером учетно-операционного отдела ежедневно
формируются для клиента следующие документы: счет, расходная
накладная, счет-фактура.
12. При фактической отгрузке товара со склада осуществляется его
списание. Списание полиэтиленов осуществляется по расходной накладной и
сопровождается формированием проводки Д62-К41.
Общее описание бизнес-процесса "Взаиморасчеты с клиентами"
Бизнес-процесс выглядит следующим образом:
1. Менеджер отдела продаж до 10 раз в день отгружает товары
клиентам в соответствии с договорами и Приказом по кредитной линии.
Одновременно с отгрузкой товара менеджер отдела продаж выставляет счет
клиенту. Счет регистрируется в реестре счетов.
2. По факту произведенной отгрузки менеджер отдела продаж делает
запись в журнале отгрузок и оплат, тем самым, фиксируя задолженность
клиента.
3. Бухгалтер компании ежедневно получает и обрабатывает выписки
с расчетных счетов банков. Бухгалтер на основании банковской выписки
23
определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре
счетов.
4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление
платежей от клиентов, проверяя допустимый срок оплаты счета.
5. Если платежи по счету на расчетный счет компании не поступили, и
срок оплаты счета истек, то менеджер отдела продаж блокирует отгрузку
товара клиенту. Если клиент оплатил счет, то менеджер вносит сведения об
оплате в Журнал отгрузок и оплат.
6. Бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов
с клиентами
Бизнес-процесс "Взаиморасчеты с поставщиками" выглядит следующим
образом:
1. Менеджер отдела закупок ежедневно получает от поставщика
полиэтиленовой продукции счет на оплату, регистрирует его в реестре счетов
поставщиков и передает счет поставщика бухгалтеру.
2. Бухгалтер на основании счета поставщика ежедневно
формирует платежное поручение на оплату и передает платежное поручение в
банк.
3. Бухгалтер на основании выписки с расчетного счета банка делает
отметку об оплате счета в реестре счетов поставщика.
4. Менеджер отдела закупок при поступлении товара и (или) при
оплате делает запись в Журнале поступлений и оплат.
5. Бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов
с клиентами.
1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной
техники для решения задачи
В последнее время, все большее количество руководителей начинают
осознавать важность построения на предприятии корпоративной
24
информационной системы, как необходимого инструментария для управления
бизнесом в современных условиях. Под корпоративной информационной
системой (КИС) понимают совокупность специализированного программного
обеспечения и вычислительной аппаратной платформы, на которой собственно
инсталлировано и настроено программное обеспечение. Существует три
наиболее весомых фактора, которые существенно влияют на развитие КИС:
1. Развитие методик управления. Теория управления предприятием
представляет довольно обширный предмет для изучения и совершенствования.
Это обусловлено широким спектром постоянных изменений ситуации на
рынке. Все время растущий уровень конкуренции вынуждает руководителей
предприятий искать новые методы сохранения своего присутствия на рынке и
удержания рентабельности своей деятельности. Такими методами могут быть
диверсификация, децентрализация, управление качеством и много другое.
Современная информационная система должна отвечать всем нововведениям в
теории и практике менеджмента. Несомненно, это самый главный фактор, так
как построение продвинутой в техническом отношении системы, которая не
отвечает требованиям функциональности, не имеет смысла.
2. Развитие общих возможностей и производительности компьютерных
систем. Прогресс в области наращивания мощности и производительности
компьютерных систем, развитие сетевых технологий и систем передачи
данных, широкие возможности интеграции компьютерной техники с самым
разнообразным оборудованием позволяет постоянно наращивать
производительность КИС и их функциональность.
3. Развитие подходов к технической и программной реализации
элементов КИС. Параллельно с развитием аппаратного обеспечения, на
протяжении десяти лет, происходит постоянный поиск новых более удобных и
универсальных методов программно-технологической реализации КИС. Во-
первых, изменяется общий подход к программированию: с начала 90-х годов
объектно-ориентированное программирование фактически вытеснило
модульное, сейчас непрерывно совершенствуются методы построения