2
СОДЕРЖАНИЕ:
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ………………………………………………….6
1.1. Теоретические основы автоматизаций регистрации и обработки
заявок………………………………………………………………………6
1.2. Анализ современных положений……………………………………….18
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ………………………………………………………..43
2.1.Обоснование проекта по автоматизации регистрации и обработки заявок для
ООО «Вектор»………………………………………………………………43
2.2. Оценка элементов проекта………………………………………….……..59
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА…………………………………………………………….………….75
3.1. Расчет экономической эффективности автоматизаций регистрации и
обработки заявок……………………………………………………………….75
3.2. Альтернативная оптимизация проекта…………………………………..83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………96
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..99
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………..101
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования. Для современного бизнеса является основой
функции управления, а сам процесс управления можно представить в виде
цепочки «план - исполнение - контроль отклонений - корректировка плана».
Производство является наиболее сложным бизнес-процессом в деятельности
компании, поэтому для производственных компаний важность системы
планирования невозможно переоценить. Конкурентоспособность и
эффективность предприятий реального сектора экономики во многом
определяется эффективностью используемой системы планирования и
управления производством.
Так как эффективная система планирования и управления должна
обрабатывать большое количество взаимосвязанных данных, обязательным ее
компонентом является применение комплексной информационной системы,
глубоко интегрированной с бизнес-процессами предприятия.
Нередко для проведения финансово-экономических расчетов используют
MS Excel. Эта программа универсальна и легко настраиваема, но не может
использоваться для сложных расчетов по планированию и финансовому
моделировании инвестиционных проектов. Отсутствие в MSExcel типовых
финансовых и инвестиционных моделей определяет существенные
трудозатраты на создание, анализ и актуализацию, а также на подготовку
самого бизнес-плана, экспертных заключений и иной необходимой для
инвесторов отчетности.
Даже в случае импорта информации из автоматизированной системы, в
которой составляется отчетность, для целей планирования требуются
специальные формы и обработки. Единственным средством их создания
является создание макросов, по сути – программирование на языке VBA, что
занимает у работников экономических и информационных служб предприятий
сотни человеко-часов. Вот почему при всей простоте для конечного
пользователя, использование популярных электронных таблиц в сложных
расчетах дорого и нежелательно
4
При выборе инструмента по автоматизации регистрации и обработки
заявок проектов следует взвесить затраты и соотнести их с преимуществами
использования программных продуктов. Поэтому представляется разумным
рассмотреть ряд используемых на рынке программных продуктов позволяющих
реализовывать задачи планирования, прогнозирования и управления проектами
на предприятиях.
Основная задача системы – аналитическая и информационная поддержка
процессов принятия управленческих решений на различных этапах
производственно-финансовой деятельности, направленных на повышение
уровня прибыльности предприятия в условиях изменяющегося окружения
(неритмичность поставок сырья, возникновение внештатных ситуаций на
производстве, влияние человеческого фактора и так далее).
Интегрированные информационные системы различаются в зависимости
от масштаба и сложности процессов, которые требуется автоматизировать. В
настоящее время существует целый ряд концепций управления предприятием,
признанных во всем мире: MRP, MRPII, ERP, ERPII, CSRP. Имеется довольно
большое количество готовых программных решений для автоматизации
системы управления ресурсами предприятия в рамках одной из концепций.
Однако очень часто приходится дорабатывать типовые программные
продукты под специфику организации, на которой они внедряются, либо
вообще проектировать информационную систему с "нуля" (но это крайний
случай, так как современные системы достаточно гибки и настраиваемы).
Цель работы состоит в разработке методических положений,
рекомендаций и соответствующих им инструментальных средств для
автоматизации регистрации и обработки заявокна комплектующие для ПК.
Поставленная цель обусловила решение следующих задач:
- исследование современных концепций управления ресурсами
предприятия и автоматизированных систем, разработанных на базе данных
концепций;
- анализ специфики внедрения ИСУП на российских предприятиях;
5
- анализ системы управления и основных бизнес-процессов
предприятия сферы информационных технологий;
- выбор оптимальной интегрированной системы и разработка
методики ее внедрения на предприятии;
- разработка и обоснование методических положений и
рекомендаций по повышению эффективности использования интегрированной
информационной системы.
Объектом исследования является предприятие сферы информационных
технологий – компания ООО «Вектор». Выбор объекта обусловлен
практической необходимостью автоматизации деятельности предприятия.
Предмет исследования – проблемы в системе управления бизнес-
процессами общества с ограниченной ответственностью «Вектор».
6
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Теоритические основы автоматизаций регистрации и обработки
заявок
Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма)
является сложной, динамичной и управляемой системой.
Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или
частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в
единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.
Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо
сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект,
как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом
управления экономического объекта является производственный коллектив,
выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных
целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными
видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта
формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их
выполнения.
Основными функциями управления экономическим объектом являются
планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций
управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы,
выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел,
бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных
органов, выполняющих частные функции управления, определяет
организационную структуру системы управления.
В системе управления экономическим объектом выделяются
стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На
стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение
целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется
долгосрочное (прогнозное) планирование.
7
На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются
среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется
ход их выполнения.
На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо
всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка
решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач
1
.
Управление базируется на информации. В процессе управления
возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления
экономического объекта, а также между ним и внешней средой.
Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую
и обратную связь в системе управления.
Система управления, на основе информации о состоянии экономического
объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели
функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы,
воздействующие на объект управления (прямая связь).
В процессе функционирования экономического объекта происходят
изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в
совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией,
информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления,
которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь
воздействует на объект управления (обратная связь).
В процессе управления необходимая информация регистрируется,
передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих
процедур составляет информационный процесс управления.
Информационный процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения,
накопления и обработки информации.
Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная
информация) и как продукт труда (результатная информация) системы
1
Информационные технологии в бизнесе / Под ред. М. Желены. – СПб: Питер, 2017. –с. 7
8
управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную,
пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому
информационный процесс является частью управленческой деятельности.
Информационный процесс управления реализуется путем выполнения
строго регламентированной совокупности процедур, направленных на
преобразование исходной информации в результатную. Установленная
последовательность процедур преобразования информации и совокупность
методов и способов их реализации определяют информационную технологию.
Информационная технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных
процедур преобразования данных с использованием системы методов их
выполнения в определенной технической среде.
Автоматизированная информационная технология является процессом,
состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной
степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.
Для организации и реализации информационного процесса необходим
персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие
средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет
информационную систему (ИС).
Информационная система - это взаимосвязанная совокупность
информации, средств и методов ее обработки, а также персонала,
реализующего информационный процесс.
Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде
всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является
преобразование исходной информации в результатную, пригодную для
принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща
экономическая информационная система. В дальнейшем под термином
"информационная система" будет пониматься "экономическая информационная
система".
Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную
и с использованием различных технических средств: разнообразной офисной
9
техники, компьютеров и средств телекоммуникаций. Компьютеры и
соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и
технологию обработки информации. Поэтому различают
неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.
В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации
выполняются самими управленческими работниками без использования или с
минимальным использованием технических средств обработки информации. В
автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций
информационного процесса осуществляются специальными методами с
помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве
человека.
Автоматизированная информационная система - это система, в которой
информационный процесс управления автоматизирован за счет применения
специальных методов обработки данных, использующих комплекс
вычислительных, коммуникационных и других средств.
В современном понимании термин "информационные системы"
подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины
"информационная система" и "автоматизированная информационная система"
часто используются как равноправные. Но следует помнить о том, что
информационные системы могут использовать и неавтоматизированную
технологию обработки информации.
В дальнейшем мы будем говорить только об автоматизированных
информационных системах, применяемых при управлении производственными,
торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления
предприятиями (ИСУП).
Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на
основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится
исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в
объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций
оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в
10
результатную, пригодную для принятия решений. Часть процедур
преобразования первичной информации автоматически выполняется
техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без
непосредственного вмешательства человека.
Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в
автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и
структуру первичной и результатной информации, порядок её сбора и
регистрации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок
выполнения преобразований информации, контролирует ход выполнения
процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации
до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства
также осуществляется персоналом ИСУП.
Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных
рабочих мест (АРМ) работников системы управления. Номенклатура АРМ
зависит от организационной структуры системы управления экономическим
объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование,
учет, анализ, контроль).
Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач.
Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в
подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета:
основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой
продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на
производство и др.
В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на
решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение
комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций
между разными подразделениями системы управления предприятием, между
сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.
Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные
связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри
11
отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например,
задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая
является результатом решения задач комплексов учета основных средств,
материальных ценностей, труда и заработной платы и др.
А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную
информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС
проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций
1
.
Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор
компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим
компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное,
математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и
эргономическое обеспечение.
Информационное обеспечение (ИО) ИСУП - это совокупность методов и
средств построения информационного фонда предприятия, организации его
функционирования и использования.
Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная
база". Под информационным фондом понимается вся информация
экономического объекта, зафиксированная на бумажных и машинных
носителях. Информационная база включает только информацию,
зафиксированную на машинных носителях.
Информационную база - это совокупность данных, размещенных на
машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В
ИСУП она представлена массивами условно-постоянной и текущей
информации.
К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным
образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров.
Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных
операциях, плановые и аналитические показатели. Способы организации и
1
Информационные технологии в бизнесе / Под ред. М. Желены. – СПб: Питер, 2017. –с. 14