32
Использование бизнес-модели в деятельности организации открывает
широкие возможности, по качественно-количественной оценке, ее
эффективности, включая использование общепринятых (стандартизованных)
методологий и инструментальных средств.
Бизнес-процессы, наряду с целями и стратегией построения бизнеса,
организационной структурой, информационным и обеспечивающим
окружением составляют бизнес-архитектуру компании. Эти компоненты
взаимосвязаны. Поэтому, хотя в рамках данной работы анализируется один
бизнес-процесс компании, в его модели должны найти отражение другие
составляющие бизнес-архитектуры. Также для анализа изменений в бизнес-
процессе необходимо ввести метрики, которые позволят оценить «качество»
самого процесса, а также результатов исполнения подпроцессов и
комплексных результатов. Данные метрики позволят влиять на эффективность
процесса путем изменения его компонентов.
Для формулировки полного списка требований необходимо учесть цели
автоматизации процесса управления договорами, так как для контроля их
выполнения необходимо ввести соответствующие метрики. На данные момент
сроки исполнения функций процесса управления договорами не ограничены,
что приводит к их увеличению. Нужно ввести временные рамки исполнения
этих функций, чтобы обеспечить большую управляемость процессу.
В общем случае к моделям предъявляются следующие требования:
«формализация, обеспечивающая однозначное описание
структуры предметной области;
понятность для заказчиков и разработчиков на основе применения
графических средств отображения модели;
реализуемость, подразумевающая наличие средств физической
реализации модели предметной области в ИС;
обеспечение оценки эффективности реализации модели
предметной области на основе определенных методов и вычисляемых
показателей.
33
Таким образом, модели должны соответствовать общим требованиям, а
также описывать бизнес-процесс с декомпозицией до функции, быть
адекватными, включать имеющиеся компоненты бизнес-архитектуры, иметь
метрики для оценки качества самого процесса, так и для контроля достижения
целей автоматизации, а также соответствовать правилам нотации, в которой
реализованы. Нотации должны быть выбраны таким образом, чтобы модели
наглядно иллюстрировали последовательность выполнения процесса и поток
документов в нем.
2.3. Разработка и анализ функциональных моделей бизнес-процесса
управления договорами
В соответствии с выбранными нотациями, смоделирован бизнес процесс
управления договорами для типа договора «Прямой договор с поставщиками».
Как уже отмечалось, для некоторых основных типов договоров различаются
списки согласующих лиц, а также меры контроля исполнения, поэтому в
рамках данного исследования будет рассмотрена модель для одного типа
договора. EPC-модель процесса «Управление договорами с прямыми
поставщиками» представлена на рис. 7.
В результате анализа ведения договорной работы в холдинге «Газпром
газэнергосеть» в рамках данного исследования сформированы предложения,
которые описаны ниже.
В рамках процесса выбора контрагента необходимо автоматизировать
взаимодействие с другими компаниями, чтобы согласование выбора новых
контрагентов происходило более оперативно.
Согласование производится последовательно, а отсутствия временных
лимитов исполнения функций приводит к тому, что длительность обработки
договоров может сильно отличаться. Также мы видим, что договора
согласуются с сотрудниками компании «Газпром», а именно закупочные
цены. Если учесть, что объем потока договоров весьма большой, не следует
возлагать на сотрудников головной компании холдинга эту обязанность.
34
Рис. 7. EPC-диаграмма процесса управления договорами
Необходимо
заключить договор
Создание проекта
договора
Генеральный
директор
Отдел
планирования и
контроля
поставок МТР
Управление
бух галте рс
кого учета
Правовое
управление
Генеральный
директор
Главный
бухгалтер
Контрагент
Инициатор
Выбор
контрагента
Контрагент
выбран
Инициатор
Контрагент
Подписание
Инициатор
Договор
подписан
Договор
Подготовлен
проект договора
Согласование
договора внутри
компании
Договор
согласован
Инициатор
Договор
Согласование
договора с
контрагентом
Договор не
согласован
Внесение
изменений в
договор
Исполнение
Обязательства по
договору
исполнены
Обязательства
по договору не
исполнены
Необходимо
изменить условия
договора
Блокировка
договора
Договор
блокирован
Отказ от
исполнения
обязательств
Согласие
исполнения
обязательств
Расторжение
договора
Дополнительные
переговоры с
контрагентом
Договор
рассторгнут
Закрытие
договора
Договор
закрыт
Договор
согласован
Договор не
согласован
Необходимо
пролонгировать
договор
Пролонгаци
я договора
Договор
пролонгиро
ван
Договор
Договор
Договор
Договор
Договор
Контрагент
Инициатор
Инициатор
Правовое
управление
компания
ХХХ
компания
Обеспчение
МТСиК
Финансовое
управление
Управление
бух галте рс
кого учета
Отдел
планирования и
контроля
поставок МТР
Правовое
управление
Правовое
управление
Отдел
планирования и
контроля
поставок МТР
Управление
бух галте рс
кого учета
Договор
Необходимо
согласовать
изменения
35
Возможно, лучше выпустить документ, определяющий коридор цен на
МТР, не требующих согласования. Сроки согласования с финансовым
управлением также можно ускорить следующим образом. На удовлетворение
потребностей предприятия формируются определенные бюджеты,
ответственность за их расходование необходимо возложить на начальников
отделов, тогда в случае, если лимит бюджета не превышен закупка будет
согласовывать инициирующим покупку отделом. Сроки согласования с
правовым управлением сократятся, если преимущественно использовать
шаблонный текст договора. Эти меры позволят ускорить процедуру
согласования для типовых договоров закупки.
Процесс исполнения должен быть дополнен дополнительными
операциями обеспечения контроля обязательств.
Анализ диаграммы потоков документов (рис. 8) также выявил
недостаток хранилищ данных, таких, например, как шаблоны договоров,
отчеты по результатам ведения договорной деятельности.
Рис. 8. Диаграмма потоков документов
36
Также необходимо установить лимиты исполнения всех функций и
добавить операции, обеспечивающие управляемость качеством бизнес-
процесса. Более подробно предложения по изменению бизнес-процесса с
обоснованиями обсуждаются в следующем разделе.
2.4. Разработка функциональных моделей бизнес-процесса управления
договорами
В рамках автоматизации бизнес-процесса управления договорами
необходимо выполнить несколько задач. Решение части из них необходимо
предусмотреть в рамках модели бизнес-процесса «как должно быть». Это
задачи:
1. Формирование единого хранилища договоров и других
сопутствующих документов в электронной форме.
2. Автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации и
контроля исполнения, рассылки, поиска, согласования и визирования
договоров.
3. Сокращение сроков согласования договоров за счет оптимизация
их маршрутов.
Меры и средства решения этих задач нашли свое отражение в моделях
бизнес-процесса управления договорами. Сформированные в рамках
исследования предложения по автоматизации изложены ниже.
Для обеспечения исполнения задачи 1 планируется создание баз данных,
находящихся в едином репозитарии ИС Управления договорами и других
локальных систем. Определена потребность в хранении следующих сведений:
шаблоны договоров, документы поставок, допустимые цены на товары,
бюджеты, отчетность по исполнительской дисциплине, управленческая
отчетность. Это значит, что интеграция с информационными системами
логистики, управленческого учета, бухгалтерского учета, финансового учета
и ведения НСИ необходима.
Часть процессов автоматизирована с помощью средств платформы для
проведения тендеров. Интеграция с ИС Управления договорами, не будет
37
проводиться, так как это может послужить препятствием для изменения
платформы, в случае необходимости. Компания «Газпром газэнергосеть»
коммерческая и не ограничена законодательством в выборе процедуры
проведения закупок, также как и ее дочерние общества. Поэтому они могут
производиться на конкурентных и неконкурентных условиях, подробности
проведения этой процедуры не рассматриваются в рамках данного
исследования.
Часть процессов и функций необходимо реализовать в ИС Управления
договорами. Для обеспечения хранения полных текстов договоров, а не только
их основных параметров, и перевода договоров из электронной формы в
бумажную необходима интеграция ИС Управления договорами с пакетом MS
Office, который уже используется в холдинге «Газпром газэнергосеть». Таким
образом, выполнение задачи 2 также обеспечено
В рамках обеспечения выполнения задачи 3 функциям был присвоен
ключевой показатель эффективности в виде времени исполнения и целевое
значение этого показателя. Целевые значения, заданные функциям в моделях,
приведены на основании данных о средних сроках исполнения операций в
компании «Газпром газэнергосеть». Дополнительно необходимо установить
обязательность соблюдения временных ограничений исполнителями процесса
в регламенты их деятельности. Этот показатель позволяет прогнозировать
сроки согласования договора в зависимости от того, насколько он отличается
от типового. Введены дополнительные ограничительные условия на
расширение списка согласующих лиц. При использовании рекомендаций
предыдущего раздела в типичных случаях (шаблонный текст договора, суммы
в рамках бюджета и цены, не сильно отличаются от среднерыночных)
договоры согласуются быстрее. Функции согласования автоматизируются
посредством ИС Управления договорами, поэтому эта система должна
обладать функциями почтового клиента, чтобы в случае необходимости
оперативной обработки документов исполнитель роли согласующего получал
уведомления по электронной почте.
38
Также для решения группы задач повышения качества бизнес-процесса
управления договорами с точки зрения бизнеса был добавлен процесс анализ
ведения договорной деятельности (рис. 9). Аналитическая отчетность,
формируемая в рамках данного процесса с необходимой периодичностью,
позволит изменять процесс управления договорами таким образом, чтобы его
качество соответствовало нуждам бизнеса. Детализация этого процесса в
форме модели EPC представлена на рис. 10.
Рис. 9. Модель бизнес-процесса управления договорами (VAD)
Рис. 10. Модель бизнес-процесса «Анализ ведения договорной
деятельности»
Управление договорами
Управление договорами с
централизованными
поставщиками
Управление прямыми
договорами с
поставщиками
Управление договорами на
техническое обслуживание и
ремонтные работы
Управление
договорами
реализации
Анализ ведения
договорной
деятельности
Отчетный
период
наступил
Анализ ведения
договорной
деятельности
Список текущих
сделок
Характеристика
контрагента
Корпоративная
база
контрагентов
Контрагент
ох арактери
зован
Подготовка
отчетов
База по контролю
исполнительской
дисциплины
База
управленческой
отчетности
ИС
Управление
договорами
Отдел планирования и
контроля поставок МТР
Отдел планирования и
контроля поставок МТР
Отдел планирования и
контроля поставок МТР
Анализ
проведен
ИС
Управление
договорами
Отчеты
сформирова
ны
База
договоров
Отчет план-факт
по договорам
Отчет об исполнении
договоров
Список
просроченных
договоров
ИС
Управление
договорами
39
3. Разработка предложений по автоматизации управления
договорами в холдинге «Газпром газэнергосеть»
3.1. Характеристика холдинга «Газпром»
Публичное акционерное общество (ПАО) «Газпром» — глобальная
энергетическая компания. Основные направления ее деятельности:
геологоразведка,
добыча, транспортировка, хранение, переработка и реализация газа,
добыча, транспортировка, хранение, переработка и реализация
газового конденсата и нефти,
производство и сбыт электрической и тепловой энергии.
ПАО «Газпром» видит свою миссию в надежном, эффективном
и сбалансированном обеспечении потребителей природным газом, другими
видами энергоресурсов и продуктами их переработки.
Стратегической целью является становление ПАО «Газпром» как лидера
среди глобальных энергетических компаний посредством диверсификации
рынков сбыта, обеспечения надежности поставок, роста эффективности
деятельности, использования научно-технического потенциала.
Группа «Газпром» — мировой лидер по величине запасов и объемам
добычи природного газа.
По состоянию на 31 декабря 2014 года на территории России запасы
углеводородов Группы «Газпром» категорий А+В+С1 составили 36 трлн.
074,8 млрд. м
3
природного газа, 1 млрд. 443,9 млн. т газового конденсата
и 1 млрд. 850,9 млн т нефти.
В 2014 году Группой «Газпром» добыто 443,9 млрд. м
3
природного и
попутного газа, 14,5 млн. т конденсата и 35,3 млн. т нефти. Доля «Газпрома»
в мировой добыче газа составляет 12%.
40
Стратегия развития "Газпрома" предусматривает расширение
деятельности в смежных областях, в частности добыче нефти и генерации
электрической энергии. "Газпром" приобрёл контрольный пакет акций
компании "Сибнефть", которая впоследствии была переименована в"Газпром
нефть", а также акции ряда электроэнергетических компаний.
Укрупненная организационная структура компании ПАО «Газпром»
представлена на рис. 11.
Рис. 11. Модель фрагмента организационной структуры холдинга
«Газпром»
На рисунке под компанией ХХХ подразумевается холдинг «Газпром»;
под YYY – холдинг «Газпром газэнергосеть»
3.2. Характеристика холдинга «Газпром газэнергосеть»
ОАО «Газпром газэнергосеть», как специализированный оператор ОАО
«Газпром», видит свою миссию в том, чтобы обеспечить эффективные
бесперебойные поставки потребителям продукции газо- и
нефтеперерабатывающих предприятий Группы «Газпром», поддерживать при
Компания «Корпоративная
безопасность»
Компания
УУУ
Компания
ХХХ
Компания «Комплектация
и снабжение»
Компания
«Ремонт»
41
этом высокий уровень безопасности и последовательно развивать виды
деятельности, связанные с реализацией и использованием данной продукции.
Основная стратегическая цель ОАО «Газпром газэнергосеть»
заключается в создании высококонкурентной компании на рынке реализации
нефтегазовой и нефтехимической продукции, обеспечивающей надежные
поставки продукции производства ОАО «Газпром» конечным потребителям.
Стратегия и перспективы развития
Для Группы компаний ОАО «Газпром газэнергосеть» приоритетными
являются несколько направлений развития:
1. Расширение рынка реализации газомоторного топлива
Стратегическая задача в данном направлении – повышение качества
портфеля активов и развитие розничного рынка на базе консолидированного
имущественного комплекса Группы компаний ОАО «Газпром газэнергосеть»
путем:
строительства многотопливных розничных активов, реализующих
компримированный природный газ (КПГ) сжиженный углеводородный газ
(СУГ);
приобретения автогазозаправочных станций (АГЗС) и расширения
географии розничной сети по реализации СУГ;
дальнейшей реализации программы ребрендинга и внедрения
единого фирменного стиля для розничной сети;
внедрения клиентоориентированных сбытовых стратегий
управления розничными продажами;
развития розничной сети АГНКС в регионах присутствия Группы
компаний за счет дооснащения действующих автомобильных заправочных
станций модулями для производства и реализации КПГ. Активная стадия
проекта запланирована на 2015–2017 годы. В рамках указанного направления
рассматривается реализация партнерских (джобберских) программ на
газомоторном рынке.