26
КП дают возможность реализации функции отдельных приложений и
подсистем. Они подразумевают комплексную автоматизацию деятельности
организации, в которых функционируют.
Целью создания и внедрения корпоративного портала для исследуемой
компании является повышение эффективности деятельности за счёт
использования информационных ресурсов портала.
Автоматизация процесса позволит:
- оптимизировать работу сотрудников компании;
- снизить трудоемкость и сроки обработки информации;
- обеспечить единство информации в системе;
- организовать однократность ввода информации с целью исключения
ошибок ввода;
- автоматизировать формирование необходимых документов и отчетов.
На исследуемом предприятии будет внедрен корпоративный портал для
автоматизации деятельности компании.
Повышение эффективности производственной деятельности компании в
результате применения автоматизации достигается за счёт повышения качества
и улучшения на этой основе использования ресурсов, а также благодаря
рационализации деятельности управленческого персонала.
Необходимость внедрения корпоративного портала актуальна и очевидна.
В настоящее время вся отчетная информация формируется сотрудниками в
формате документов стандартных редакторов MS Word и MS Excel, что является
в высшей степени трудоемким процессом. Отслеживание обработанных
документов ведется вручную, что также не совсем удобно и быстро реализуемо.
Выявленные проблемы обосновывают решение о разработке и внедрении
системы управления в виде корпоративного портала, которое решает эти
проблемы.
В процессе предпроектного обследования объекта было установлено, что
процессы документооборота компании практически не автоматизирован. В
целях улучшения точности данных, ускорения рабочих процессов, было принято
решение о внедрении системы автоматизации в виде корпоративного портала
компании.
27
К основным проблемам исследуемой компании можно отнести:
- низкая координация между отделами в вопросах поставок и реализации
медицинского оборудования;
- изменения технологии работы специалистов не отражаются в
функционале используемого программного обеспечения;
- отсутствие единой информационной среды – нет информационной базы,
в которой бы отражался полный технологический процесс – от поставки
продукции до ее реализации и формирования сопроводительных документов.
Обоснованием для разработки и внедрения корпоративного портала
являются экономические убытки, которые имеют место для исследуемой
компании из-за вышеуказанных недостатков организации рабочих процессов.
Способ, который используется для оформления документации момент,
является не эффективным. Он занимает не только слишком много времени у
сотрудников, но также увеличивает вероятность неточностей и ошибок. Все это
может негативно отражаться на бизнесе в целом, так как для клиента важна
скорость и безошибочность работы.
Основные потребности клиентов компании – это быстрое решение
вопросов, касающихся приобретения и сопровождения работы медицинского
оборудования.
По результатам выполнения работы предполагается получить следующие
эффекты:
- уменьшить время, необходимое для оформления документации;
- автоматизировать контроль расчетов;
- обеспечить возможность длительного хранения данных, связанных с
расчетами большого срока давности – для возможности оценки эффективности
деятельности компании;
- обеспечение информированности о сроках оплаты услуг предприятия;
- возможность выполнения предкалькуляции заказов.
28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Технические средства обеспечения информационной безопасности ИС
предприятия представлены активным сетевым оборудованием защиты,
средствами аутентификации и средствами защищенного соединения.
Выбор активного сетевого оборудования в процессе организации
информационной безопасности в ИС предприятия был осуществлен в
соответствии показателями рабочей системы. При этом учитывался ряд важных
параметров, а именно: объем передаваемого трафика, возможности расширения
структуры сети, качество совместной работы различного оборудования и так
далее. Кроме этого в обязательном порядке учитывается тип оборудования.
Устройства отвечают жестким требованиям по количеству интерфейсов, по их
типу, по пропускным способностям и так далее.
Для обеспечения идентификации пользователей на предприятии
используются электронный ключ, а так же идентификатор в виде USB-носителя.
Электронные ключи – является персональным средством аутентификации
пользовательских данных, которое технически поддерживает работу с
цифровыми сертификатами, а так же электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Средства защищенного соединения организовываются на основе
доверенного сеанса связи удалённых пользователей с сервисами доверенной
распределенной информационной системы через сеть Интернет.
Пользователи имеют так же возможность работать на не доверенных
компьютерах в двух режимах: обычный режим (без доступа к сервисам
доверенной распределенной информационной системы) и режим доверенного
сеанса связи, в рамках которого обеспечивается защищённая работа с сервисами
распределенной информационной системы. Выбор режима работы осуществляет
пользователь.
Средства защиты имеют сертификаты ФСТЭК и ФСБ России.
29
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Наиболее распространенными и функциональными предложениями на
рынке корпоративных порталов являются «1С:Битрикс 24» и Microsoft Share
Point.
Microsoft Sharepoint Server - уже давно имеющееся на рынке решение
корпорации Microsoft. Конкурирующий с Microsoft Sharepoint Server –
отечественный продукт «1С:Битрикс 24» известной компании «1С-Битрикс»,
которая получила третью по счету «Премию российского интернета».
Большие компании, уже долгое время работающие на Microsoft Share Point
не готовы менять программу без веских аргументов: необходимо четко
осознавать в чём особые преимущества нового решения и какие финансовые
показатели они получат, купив данный продукт.
Для малого бизнеса определяющим фактором становится доступная
оптимальная цена.
Для малого и среднего бизнеса «1С:Битрикс 24» во многих случаях
является наиболее вариантом, чем Microsoft Sharepoint Server.
База Microsoft Share Point включает два главных продукта:
1. Microsoft Share Point Foundation – бесплатное приложениек Windows
Server. Microsoft Share Point Foundation обеспечивает базовой инфраструктурой
для базовой работы – редактирование, хранение документов и платформа для
документооборота, контроль, списки заданий и напоминания.
2. Microsoft Share Point Server 2010 – это не бесплатный сервис для
внедрения функциональности Share Point в работу приложений MSOffice.
Считается надстройкой над Microsoft Share Point Foundation и увеличивает его
возможности. Ранее носил название Microsoft Office Share Point Server (MOSS).
Решение для создания корпоративного портала у Microsoft по сути
единственное – это Share Point Server. Выделять в отдельный продукт SharePoint
Foundation, выходящий в виде бесплатного дополнения для другого продукта -
30
Windows Server, нерационально, поскольку фактически это всего лишь
платформа или базис для разработки интернет-порталов.
На основе данного базиса, партнёры Microsoft предлагают собственно-
разработанные решения, позиционируемые как интернет-порталы на Sharepoint.
Главный плюс таких порталов – отличительно низкая стоимость в сравнении с
Share Point Server, что вызвано бесплатностью Share Point Foundation. Среди
таких решений представлены и российские компании - разработки, которые
относятся к конкурентам «1С: Битрикс 24».
Рассмотрим процесс лицензирования исследуемых платформ.
Достаточно сложно подобрать оптимальное количество лицензий для
работы корпоративного портала Microsoft Sharepoint Server. С этой задачей по
силам справиться лишь опытному специалисту по лицензированию. Для того,
чтобы установить Microsoft Sharepoint Server 2010 пользователям придется
приобрести пакет лицензий:
- серверная лицензия Microsoft Sharepoint Server;
- клиентские лицензии (Client Access Licence - CAL) на пользователя или
устройство, они работают с сервером. Обычно это трактуется как лицензия на
рабочее место;
- лицензии по числу сотрудников в организации, использующих портал;
- лицензия на операционную систему Windows Server по количеству
рабочих мест;
- лицензияная СУБД SQL Server Standard Edition.
Как для средней компании в сто человек выгоднее установить интернет-
портал «1С:Битрикс 24» - он дешевле, чем Sharepoint, так и для крупных
организаций этот вариант приемлемее, ведь масштабирование портала на
несколько серверов не потребует приобретения дополнительных серверных
лицензий.
Рассмотрим особенности функционирования исследуемых порталов.
У Microsoft и 1С-Битрикс свои принципы решения бизнес-задач и своя
идеология.
Конкурентное преимущество «1С:Битрикс 24» – быстрая готовность
портала к работе непосредственно после инсталляции на сервер. Удобный
31
мастер установки и настройки портала, который активирует саму платформу
Bitrix Framework и функциональные модули, а также развертывает
демонстрационную структуру портала. При необходимости эта структура может
быть изменена при установке, а может использоваться моментально, как есть.
Большинство пользователей решают аналогичные задачи, которые уже
запрограммированы в типовой поставке и представлены в виде готовых
преднастроенных разделов и сервисов: новости, информация об организации,
хранилища документов, структура компании и списки сотрудников, и многое
другое.
Демо версия в портале 1С-Битрикс позволяет показать портал в рабочем
виде, формирует представление о работе большинства сервисов. При запуске
портала демонстрационный контент легко удалить с помощью мастера очистки
и приступить к вводу актуальных данных, загрузке документов, импорту
пользователей.
Типовая структура портала на Microsoft Sharepoint меньше по объему, и,
хотя определенными функциональными возможностями также можно
пользоваться «из коробки», полученное решение нельзя назвать готовым
порталом. Обычно при внедрении первичную установку Sharepoint
рассматривают как среду, в которой необходимо последовательно создавать
портальную структуру, узлы подразделений, страницы и функциональные
блоки, каждый из которых необходимо настроить под задачи клиента. Как
показывает опыт, даже простая настройка портала под себя без
программирования может занимать от нескольких недель до нескольких
месяцев.
«1С-Битрикс: Корпоративный портал» включает функциональные
возможности, которые не предусмотрены в Sharepoint, но которые Microsoft
предлагает в виде отдельных продуктов.
Сравнительная характеристика порталов приведена в таблице 1.3.
32
Таблица 1.3
Сравнительная характеристика порталов «1С:Битрикс 24» и Microsoft
Share Point.
1С-Битрикс: Корпоративный портал
Microsoft Sharepoint
Сервер мгновенных сообщений
Встроен в портал
Microsoft Lync
Управление задачами и проектами
Встроено в портал
Microsoft Project
CRM-система
Встроено в портал
Microsoft Dynamics CRM
Учебные курсы и тестирование
Встроено в портал
Microsoft Learning Gateway
Ощутимое преимущество «1С:Битрикс 24» - это простота управления
контентом и структурой портала, созданием и редактированием новых разделов,
страниц, меню, управления правами доступа, все операции делаются в
визуальном режиме без программирования.
«1С:Битрикс 24» предлагает все необходимые возможности для
организации удобного хранения и управления хранилищами документов:
Управление доступом, сетевые диски на портале, управление версиями и
изменениями, открытие документов непосредственно с портала(Web DAV),
карточка документов, комментирование документа, индексирование документов
для поиска, блокировка и документооборот.
Одна из особенностей хранилища документов в MS Sharepoint это
хранение файлов документов непосредственно в СУБД SQL Server. Несмотря на
декларируемые преимущества, обычно это ведет к очень сильному увеличению
размеров базы данных портала за короткое время. На практике это ведет к
замедлению работы БД, гораздо большим ресурсам, требуемым на резервное
копирование массива данных и в целом администрирование серверов БД.
Именно поэтому, для достижения лучших результатов рекомендуется
использование кластера в SQL Server из двух или нескольких серверов.
33
В «1С:Битрикс 24» в СУБД хранятся только метаданные документы,
индексы, права доступа, ведь сами файлы документов хранятся в файловой
структуре сервера портала. База данных не перегружена, сохраняет высокую
производительность. Файловая система в архитектуре LAMP намного более
производительна, чем на серверах Windows, поэтому доступ к файлам
максимально быстрый.
«1С:Битрикс 24» содержит число разделов, которым нет прямого аналога
в Microsoft Sharepoint:
1. График отсутствий сотрудников.
2. Учет рабочего времени и тайм-менеджемнт.
3. Система IM (мгновенные сообщения, xmpp-сервер).
4. Управление задачами и проектами, отчетность.
5. Модуль «Собрания и планерки».
6. Интерактивная живая лента изменений на портале.
7. CRM-система.
8. Электронное-обучение (eLearning).
9. Контроллер сайтов (интеграция с внешними сайтами).
Подведем итог по сравнительному анализу исследуемых систем.
«1С:Битрикс 24» - портальное решение, безопасное и полностью
удовлетворяющее критериям функциональности и цене. Продукт разработан
специально для массового рынка. Решение может быть внедрено всего за
несколько часов, предоставляет богатый функционал и не требует глубоких
знаний для технического обслуживания. Важно отметить, что продукт
поставляется с гарантированной технической поддержкой и включает
бесплатные обновления.
Малые и средние организации должны тщательно оценить весь набор
скрытых расходов при рассмотрении SharePoint в качестве рабочей
внутрикорпоративной среды. Sharepoint был разработан для крупных
предприятий и не всегда адаптивен под конкретные требования малого и
среднего бизнеса. Sharepoint – это решение для предприятий, которые обладают
основательными ИТ-бюджетами, имеют особые требования к функциональности
34
продукта и квалифицированный персонал, который в состоянии настроить,
доработать и внедрить функционал, а также поддерживать платформу.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
После внедрения системы автоматизации будет сведено к минимуму
количество ручных операций и бумажных документов в ходе организации
расчетов с клиентами.
Модель потоков данных «TO-BE» представлена на рисунке 1.9.
Входные документы по расчетам будут заноситься пользователями в базу
данных, преобразовываться до нужного формата и обрабатываться по запросам.
Формат вводимых данных исключит возможность ошибки при занесении
информации.
Все данные будут храниться в базе данных. Выходные документы после
обработки будут доступны для пользователей в любое время, что исключит
возможность потери информации.
Выходными документами являются экранные формы, сводный отчет и
ведомость заселения в печатном и электронном виде. Выходные документы
используются для передачи данных на вышестоящий уровень.
Все запросы (пользовательские и внутрисистемные), связанные с
рабочими процессами, генерируются в системе.
35
Рис. 1.9. Модель потоков данных «TO-BE»
Декомпозиция IDEF0 модели процесса обработки заявок «TO-BE»
представлена на рисунке 1.10.
Рис. 1.10. Декомпозиция IDEF0 модели процесса обработки заявок