Рисунок 7. Контекстная диаграмма процесса учета и анализа ассортимента
Рисунок 8. Декомпозиция процесса учета и анализа ассортимента интернет-магазина «Литрес»
Рисунок 9. Модель процесса составления отчета по продажам авторов
Рисунок 10. Модель процесса составления отчета по динамике продаж
На рисунке 11 представлена модель процесса формирования ведомостей
комиссионных отчислений. На основании данных отчета по продажам авторов
бухгалтер определяет размер процентной ставки и рассчитывает сумму
комиссионных отчислений. На основании полученных данных заполняется
ведомость комиссионных отчислений.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Для того, чтобы дать обоснование экономической целесообразности
автоматизации процесса учета и анализа ассортимента Интернет-магазина
«ЛитРес» и сформулировать общие цели использования вычислительной техники
для решения рассматриваемой задачи, необходимо дать характеристику
документообороту процесса.
В процессе решения задачи формируются следующие документы:
1. Выгрузка из базы данных продаж экземпляров электронных книг,
полученная от ИТ-отдела.
2. Отчет о продажах ассортимента электронных книг, передаваемый в
бухгалтерию.
3. Отчет по динамике продаж, передаваемый руководителю отдела.
4. Ведомость комиссионных отчислений.
Из всех перечисленных документов унифицированную форму имеет только
ведомость комиссионных отчислений. Унифицированной формой ведомости
является форма Т-53, которая содержит перечень лиц, которым будут выданы
денежные средства и суммы комиссионных отчислений. Образец
унифицированной формы ведомости комиссионных отчислений представлен на
рисунке 12.
Создадим схему документооборота процесса учета и анализа ассортимента
интернет-магазина «ЛитРес». Схема документооборота представлена в таблице 3.
Рисунок 11. Модель процесса расчета комиссионных отчислений
Рисунок 12. Образец платежной ведомости
Таблица 3
Схема документооборота
Отдел
Процесс
Отдел по работе с
правообладателями
Бухгалтерия
Составление
отчета по
продажам
авторов
Составление
отчета по
динамике продаж
Расчет
комиссионных
отчислений
Ведомость
комиссионных
отчислений
Выгрузка из
базы данных
продаж
Отчет по
продажам
авторов
Отчет по
продажам
авторов
Отчет по
продажам
авторов
Отчет по
динамике
продаж
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на
выполнение процесса складывают из следующих показателей:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели сформированы, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод
о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
В таблице 4 представлена характеристика документооборота без внедрения
средств вычислительной техники.
Таблица 4
Характеристика документооборота
Показатель
Выгрузка из
базы
данных
Отчет по
продажам
авторов
Отчет по
динамике
продаж
Ведомость
комиссионных
отчислений
Количество
документов в
год, шт.
16
12
16
12
Количество
символов в
документе, шт.
100 000
10 000
10 000
1 000
Частота
возникновения
в год
16
12
16
12
Трудозатраты
на обработку в
год, ч/час
2 560
720
960
630
По результатам расчетов, годовые затраты на процесс учета и анализа
ассортимента составляют 4 870 человеко-часов.
Осуществим расчет трудозатрат на формирование документооборота
процесса учета и анализа ассортимента после применения средств
вычислительной техники. Результаты представлены в таблице 5.
Согласно проведенным расчетам, трудозатраты на осуществление процесса
анализа и учета ассортимента после применения средств вычислительной техники
составили 1 400 человека-часов. Этот показатель на 72% ниже чем трудозатраты
без применения средств вычислительной техники. Следовательно, внедрение
средств вычислительной техники для осуществления бизнес-процесса являются
выгодными.
Таблица 5
Характеристика документооборота
Показатель
Выгрузка из
базы
данных
Отчет по
продажам
авторов
Отчет по
динамике
продаж
Ведомость
комиссионных
отчислений
Количество
документов в
год, шт.
16
12
16
12
Количество
символов в
документе, шт.
100 000
10 000
10 000
1 000
Частота
возникновения
в год
16
12
16
12
Трудозатраты
на обработку в
год, ч/час
160
480
520
240
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Поскольку деятельность компании направлена на реализацию электронных
и аудиокниг, которые хранятся на сервере организации в виде файлов, на
организации лежит ответственность по обеспечению информационной
безопасности правообладателей этих книг. При осуществлении
несанкционированного доступа к аудио и электронным книгам правообладателю
будет нанесен ущерб, который измеряется размером выручки от продаж
экземпляров книг. Ответственность организации за осуществление рисков
информационной безопасности зафиксирована в договоре, который заключается
с правообладателем в начале сотрудничества.
Помимо этого, основным документом, направленным на обеспечение
информационной безопасности организации, является Политика
информационной безопасности. В Политике отражены положения по
обеспечению информационной безопасности, содержатся список лиц,
ответственных за безопасность, отражены регламенты работы с
конфиденциальной информацией.
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы.
Рассмотрим реализацию таких мер в организации.
К программно-аппаратных мерам обеспечения информационной
безопасности относятся антивирусное программное обеспечение «Kaspersky
Internet Security», которое помогает отслеживать и уничтожать компьютерные
вирусы и предотвратить установку вредоносного программного обеспечения. В
состав программного обеспечения входит межсетевой экран, который
осуществляет контроль и фильтрацию сетевого трафика.
Обеспечение информационной безопасности данных, хранящихся в базе
данных Интернет-магазина компании, лежит на компании, предоставляющей
услуги хостинга. Поскольку Интернет-магазин размещен не на сервере
организации, а на сервере хостинг-провайдера. Ответственность хостинг-
провайдера за обеспечение информационной безопасности регламентирована
договором об оказании услуг хостинга.
Комплекс инженерно-технических мер обеспечения информационной
безопасности составляет пропускная система в служебные помещения для
сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет контролировать
входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программные продукты, автоматизирующие процесс учета и
анализа ассортимента Интернет-магазина.
Одним из программных продуктов, направленных на автоматизацию
процессов учета в Интернет-магазине является онлайн-сервис «Бизнес.Ру» [28].
Использование этого сервиса для автоматизации учетных процессов в Интернет-
магазине предоставляет компании следующие преимущества:
1. Возможность ведения учета в одной программе, осуществляя
следующие процессы: оформление заказов, работу с поставщиками и складом,