управление персоналом и финансами. Также сервис предоставляет функции
CRM-системы.
2. Снижение вероятности совершения ошибок в процессе работы с
клиентами и партнерами.
3. Автоматизация формирования документооборота,
сопровождающего сделки.
4. Автоматизация процессов взаимодействия с клиентами.
5. Осуществление всех управленческих процессов в режиме реального
времени.
К функциональным возможностям программного продукта относятся:
1. Работа с поставщиками: учет заказов, поступления товаров, оплаты,
отслеживание и контроль задолженности.
2. Функционал CRM-системы, позволяющий вести клиентскую базу и
сегментирование клиентов.
3. Ведение истории покупок.
4. Анализ эффективности деятельности менеджеров.
5. Осуществление работы со службами доставки: оставление
маршрутных листов, работы с курьерами и службами доставки.
6. Интеграция с сайтом Почты России позволяет отслеживать процесс
доставки заказов.
7. Оповещение покупателей о статусах заказов с помощью SMS-
сообщений и e-mail-рассылки.
8. Осуществление массовых рассылок с помощью SMS и e-mail об
акциях и поступлении нового ассортимента.
9. Реализация программы лояльности клиентов: скидок, дисконтных
карт.
10. Ведение работы с кассой и банком: оформление документации по
приходу и расходу денежных средств, работы с банком.
11. Формирование аналитической отчетности по показателям продаж,
себестоимости товаров, рентабельности работы интернет-магазина и
эффективности бизнеса.
Следующим программным продуктом, позволяющим вести учет и анализ
ассортимента товара Интернет-магазина является программа «Торг-софт» [30].
Применение этого программного продукта позволяет осуществлять обмен
данными между сайтом Интернет-магазина и программой учета. Данные о товаре
и ценах поступают из программы на сайт магазина, а заказы из сайта - поступают
в программу.
Функция интеграции Интернет-магазина с системой учета позволяет
автоматизировать процесс передачи данных об ассортименте товара и
автоматически передавать их из программы на сайт, а в программу передавать
данные о заказах и продажах. Это дает владельцу Интернет-магазина
возможность оперативного получения данных об актуальном состоянии товаров
на складе, а покупателю – информацию о наличии и ценах на товар.
Процесс синхронизации программного продукта «Торгсофт» с Интернет-
магазином осуществляется с помощью файлов формата *.csv, которые
отправляются через FTP-сервер на сайт Интернет-магазина после нажатия кнопки
«Синхронизировать».
Настройка процесса обмена данными между Интернет-магазином и
программным продуктом осуществляется в меню «Склад/Синхронизация». При
этом на сайт будут загружаться либо все товары из программы, либо товарные
группы, выбранные пользователем, либо определенные бренды или
производители, а также выбранные единично товары. В разделе настроек будет
выбран сайт, с которым будет осуществляться интеграция и выбор кассы, в
которую будет поступать оплата заказов для осуществления дальнейшего
финансового учета организации.
Для обеспечения отображения в Интернет-магазине актуальной
информации о наличии товара и ценах на него, загрузки новый изображений
товара в программе можно осуществить настройку времени синхронизации. В
этом случае программа будет в назначенное время осуществлять прием с сайта
всех заданных пользователем изменений. Эта функция будет полезна в случаях,
когда ассортимент товара подлежит частым изменениям, а также меняются его
цена и данные о наличии. Если необходимо осуществить срочную
синхронизацию, она может быть осуществлена вручную.
Программный продукт «Большая Птица» представляет собой онлайн-
систему учета для малого бизнеса в сфере оптовой торговли и предоставления
услуг [27]. «Большая Птица» предназначается для ведения базы данных
контрагентов, остатков товаров на складе, денег на счетах и в кассе, учета доходов
и расходов, анализа состояния здоровья компании. Помимо этого, программный
продукт позволяет без помощи бухгалтера осуществить формирование
необходимых первичных документов.
В плане учета цен товарных позиций, программа позволяет вести учет в
разных валютах. Добавление этой функции позволило пользователям не только
получить возможность создания документов и установки цен, выраженных в
денежных единицах различных государств, но и осуществить полноценное
использование валюты в процессе учета взаиморасчетов, продаж и заказов.
Также в системе существует модуль, отвечающий за обмен данными с
Интернет-магазинами, которые разработаны на платформах UMI.CMS и
OpenCart. Интернет-магазин является выгодным каналом продаж, который
позволяет малому бизнесу осуществить прямую работу с покупателем. Но для
получения общей картины состояния дел в компании, необходима полноценная
система ведения учёта, которая реализована в программном продукте «Большая
Птица».
В системе была реализована функция работы с заказами, позволяющая
осуществить оптимизацию процесса закупок и продаж. В системе существует два
типа заказов: заказ от покупателя и заказ поставщику. Заказ от покупателя
отражает намерение покупателя в приобретении товара. Пользователи системы
могут осуществить оперативное отслеживание состояния каждого заказа и
зарезервировать товар на складе. Такая система учета заказов поможет владельцу
магазина всегда быть в этапа совершения сделки с покупателем. А заказ для
поставщика выражает намерение компании о закупке товара.
В процессе создания заказа пользователь системы может воспользоваться
функцией «помощник заполнения», которая позволяет осуществить
автоматическое заполнение заказа поставщикам согласно заказам покупателей, с
учетом минимальных остатков товаров или исходя из средней скорости продаж.
Проанализируем представленные системы. Для этого составим таблицу с
результатами анализа по следующим критериям:
1. Функциональность.
2. Безопасность.
3. Надежность.
4. Гибкость настройки.
5. Интерфейс.
6. Стоимость.
Соответствие критериям будет оцениваться по 5-балльной шкале, где 1 -
будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5. Анализ систем представлен в
таблице 6.
Таблица 6
Анализ систем
Критерий
Бизнес.Ру
ТоргСофт
Большая птица
Функциональность
2
1
2
Безопасность
4
3
3
Надежность
3
3
4
Гибкость настройки
3
1
4
Интерфейс
2
5
3
Стоимость
1
4
4
Итого
15
17
20
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. Особенно это касается функционала программных продуктов. В связи
со спецификой деятельности организации, не требуется большинство функций,
представленных в рассматриваемых информационных системах. В связи с чем,
преимущество остается за самостоятельной разработкой системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Процесс разработки стратегии реализации проекта автоматизации
процессов организации предполагает планирование ряда взаимосвязанных
последовательных действий, на каждом из которых решается определенная
задача.
Составим перечень действий по автоматизации деятельности компании
«ЛитРес»:
1. Анализ предметной области.
2. Выявление требований пользователей к проектируемой системе.
3. Выбор стратегии автоматизации.
4. Формирование технического задания.
5. Проектирование системы.
6. Реализация системы.
7. Тестирование системы.
8. Ввод в эксплуатацию.
На этапе анализа предметной области команда проекта изучает
деятельность компании, определяет уровень зрелости, стратегию развития и
ведения бизнеса. На основании полученных данных дается обоснование
необходимости разработки информационной системы. Перечисленные действия
уже были осуществлены в рамках работы над дипломным проектом.
Если решение о разработке программного продукта обосновано, тогда
аналитики проектной команды приступают к изучению бизнес-процессов
организации. Изучение бизнес-процессов осуществляется с помощью изучения
документов и опроса сотрудников организации. В результате принимается
решение о необходимости реорганизации бизнес-процессов. Если требуется
реорганизация, составляется модель процесса, которая учитывает автоматизацию
задачи.
Далее осуществляется выбор стратегии автоматизации. Вариант стратегии
автоматизации представлены на рисунке 13.
Стратегии автоматизации
Хаотичная По участкам По направлениям
Полная
автоматизация
Рисунок 13. Стратегии автоматизации
Стратегия полной автоматизации не подходит для рассматриваемой задачи,
поскольку будут автоматизированы не все бизнес-процессы организации, а только
процесс учета и анализа ассортимента Интернет-магазина.
Хаотичная стратегия автоматизации представляет собой процесс
автоматизации выделенной функции. В результате чего информационная
инфраструктура организации представляет собой совокупность разрозненных
программных продуктов. Такая стратегия применяется на начальном уровне
зрелости организации. Чем выше уровень зрелости организации, тем больше
появляется потребность в единой информационной базе, с поддержкой
оперативного доступа к данным всех сотрудников организации. Поскольку
уровень зрелости рассматриваемой организации не является начальным, такая
стратегия автоматизации не является подходящей.
Разница в стратегиях автоматизации по участкам и по направлениям
заключается в том, что в первом случае осуществляется автоматизация
деятельности отдельных структурных подразделений организации, которые
объединяются по функциональному признаку. Автоматизация по направлениям
представляет собой автоматизацию отдельных направлений деятельности
организации.
В рамках рассматриваемой задачи более подходящей является стратегия
автоматизация по направлениям, а именно, деятельности по учету и анализу
ассортимента Интернет-магазина. В процессе решения задачи взаимодействуют
специалисты отдела по работе с правообладателями и финансового отдела,
поскольку специалисты отдела по работе с правообладателями осуществляют
процесс учета и анализа ассортимента, а бухгалтеры являются потребителями
результатной информации и формируют на ее основании ведомости
комиссионных отчислений.
Затем результаты, полученные на предыдущих этапах, фиксируются в
техническом задании. Техническое задание на создание информационной
системы является документом, в перечислены все проектные решения, и который
подписывается заказчиком и исполнителем.
На основании проектных решений совместно аналитиками и
разработчиками составляется эскизный и технический проект информационной
системы. Этот этап должен быть выполнен максимально качественно, поскольку
ошибки, допущенные на этом этапе, повлияют на качество разрабатываемой
системы, а их устранение будет связанно с большими финансовыми и
временными затратами.
В процессе реализации информационной системы осуществляется
кодирование программных модулей и разработка пользовательского интерфейса.
Полученная в результате выполнения этого этапа информационная система
передается для тестирования.
Существует комплекс методов тестирования программных продуктов:
начиная от проверки внешнего соответствия техническому заданию, заканчивая
проверкой функционала. Выявленные на этом этапе ошибки и несоответствия
подлежат устранению в процессе отладки системы.
Отлаженная система передается в опытную эксплуатацию, в ходе которой
осуществляется установка и настройка программного продукта, обучение
пользователей и тестирование пользователями системы.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Когда решение о необходимости автоматизации бизнес-процесса принято
и обосновано, перед руководителем организации встает вопрос о способе
приобретения программного обеспечения. Способы приобретения
информационной системы представлены на рисунке 14.
Способы приобретения
информационных систем
Покупка готовой
специализированной
системы
Разработка системы
своими силами
Разработка системы
сторонней
организацей
Покупка и доработка
Рисунок 14. Способы приобретения информационных систем
Покупка готовой специализированной системы заключается в
приобретении готового программного обеспечения. На рынке широко
представлен сегмент систем учета ассортимента Интернет-магазина. Их
разработчики приложили максимальные усилия для того, чтобы пользователь мог
установить систему, осуществить первичные настройки и начать работать.
Однако, такие системы являются унифицированными и не учитывают специфику
деятельности организации. Большинство таких систем предназначены для
автоматизации процесса продаж товаров, имеющих физическую форму, а
рассматриваемая организация осуществляет продажу цифровых копий
электронных книг, для чего не требуется отслеживание количество остатков на
складе. В связи с этим, системы обладают избыточным функционалом и не
подходящими параметрами. Кроме того, выше были рассмотрены
представленные на рынке системы учета и был сделан вывод о том, что
перечисленные системы имеют средние показатели соответствия выделенным
критериям.
Поскольку покупка системы учета и анализа ассортимента не является
подходящим вариантом приобретения ИС, следует рассмотреть вопрос о покупке
готовой системы и последующей ее доработке. Такой вариант часто используется
при внедрении программных продуктов фирмы «1С». Однако, принимая во
внимание специфику работы организации, можно сделать вывод о том, что такой
способ повлечет за собой высокие временные и трудозатраты, связанные с
добавлением необходимых функций. Кроме того, необходимо будет вносить
изменения в бизнес-логику программного обеспечения, в связи с чем потребуется
изменить большую часть программного кода. Поэтому такой способ
приобретения информационной системы не подходит для рассматриваемой
задачи.
Следовательно, остается вариант индивидуальной разработки системы
учета. Разработка может быть осуществлена как специалистами организации, так
и сторонней организацией. Если в отделе информационных технологий
существуют специалисты с необходимой квалификацией, разработка может
осуществляться своими силами. Такое часто можно наблюдать в организациях,
осуществляющих разработку программного обеспечения или крупных
организациях. В организациях малого и среднего бизнеса с большей
вероятностью такие специалисты будут отсутствовать в штате или в штате будут
программисты, осуществляющие поддержку информационных систем компании.
В рассматриваемой организации отсутствуют специалисты, обладающие
необходимыми знаниями и навыками для разработки программных модулей и
масштабных программных продуктов, поэтому разработка системы учета и
анализа ассортимента будет осуществляться силами сторонней организации.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса учета и анализа
ассортимента Интернет-магазина. Входным документом процесса является
выгрузка из базы данных. Выгрузка из базы данных предоставляется в виде
текстового файла, в котором данные о каждой продаже записаны в отдельной
строке. Файл выгрузки из базы данных не имеет унифицированной формы,
поэтому при разработке системы потребуется оригинальное проектирование
форм.
Выходными данными проектируемой системы будут:
1. Отчет по продажам авторов.
2. Отчет по динамике продаж.
3. Ведомость комиссионных отчислений.
Отчеты не имеют унифицированных форм, поэтому вывода переменной и
условно-постоянной информации будут использованы формы, которые
проектируются на этапе эскизного проекта информационной системы. Формы
будут содержать все необходимые поля для вывода исчерпывающей информации
по запросу пользователя.
Ведомость комиссионных отчислений имеет унифицированную форму,
поэтому при разработке системы необходимо обеспечить вывод документа в
соответствии с его унифицированной формой.
В состав классификаторов будут входить следующие справочники:
Справочник товаров, содержащий список книг, представленный на
сайте.
Справочник авторов, содержащий список авторов, книги которых
продаются на сайте.
Справочник правообладателей, который включает данные о
правообладателе какой-либо книги (в некоторых случаях правообладателем будет
являться издательство, с которым у компании заключен контракт).
Справочник менеджеров, который содержит список сотрудников,
которые работают в отделе по работе с правообладателями.
Договоры: содержит перечень всех договоров компании,
заключенных с правообладателями.
Информационная база должна быть интегрированной с локальной
организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным [20]. Для
организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который
минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования
ими.
Поскольку деятельность организации автоматизирована с помощью КИС,
разработанной на платформе «1С», а Интернет-магазин компании также
разработан на этой платформе, система будет разрабатываться на платформе 1С.
Все файлы с результатной информацией будут разработаны средствами
платформы 1С.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают
следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные [22].
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи
со следующими факторами: