44
На сервере системы и рабочих местах должно быть установлено
антивирусное ПО. ООО «Ручеек» использует антивирусную программу
Kaspersky Enterprise Space Security для комплексной защиты корпоративной сети
от всех видов современных компьютерных угроз. Требуется регулярно
обновлять антивирусную базу, чтобы иметь эффективную защиту от новейших
вирусов.
Базу данных ИС склада следует зашифровать средствами Microsoft SQL
Server 2008, который обеспечивает прозрачное шифрование данных (Transparent
Data Encryption или TDE). TDE позволяет шифровать базы данных целиком.
Когда страница данных сбрасывается из оперативной памяти на диск, она
шифруется. Когда страница загружается обратно в оперативную память, она
расшифровывается. Таким образом, база данных на диске оказывается
полностью зашифрованной, а в оперативной памяти – нет. Основным
преимуществом TDE является то, что шифрование и расшифровка выполняются
абсолютно прозрачно для приложений. Следовательно, получить преимущества
от использования TDE может любое приложение, использующее для хранения
своих данных Microsoft SQL Server 2008. При этом модификации или доработки
приложения не потребуется.
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1.Информационная модель и ее описание
Информационная модель (рисунок 14) представляет собой схему,
отражающую преобразование информационных реквизитов от источников
информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки
информации в информационной системе.
В построенной модели можно выделить логические уровни:
1) источники информации:
- информационная система, в которой хранятся заполненные справочники;
- ИС отдела снабжения и ИС отдела сбыта, из которых импортируются
файлы данных;
45
- кладовщик участка приемки, контролер сектора приемки по качеству,
кладовщик участка отгрузки, начальник склада, вводящие исходные данные в
систему;
2) первичная информация:
- файлы «Заказы», «Планируемые поставки», импортируемые из смежных
ИС;
- документы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее
перемещение»;
- формы ввода «Приемка по количеству», «Приемка по качеству»,
«Инвентаризация»;
3) таблицы с первичными данными :
- таблицы «Приход» и «Расход»;
- таблица «Повреждения»;
- таблица «Качество»;
- таблица «Резерв»;
- таблица «Инвентаризация»;
4) таблицы с промежуточной и результатной информацией:
- таблица «Остатки»;
5) результатные документы и файлы:
- документы «Журнал прихода», «Журнал отгрузок»;
- отчеты «Отчет по качеству», «Отчет по остаткам», Отчет по
инвентаризации», «Резервы отделов КЦ»;
- файл «Учет ТМЦ», содержащий данные о приходе и отгрузке товаров на
складе; этот файл экспортируется в бухгалтерскую ИС для проведения
бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
6) получатели информации:
- ИС бухгалтерии;
- менеджеры отдела снабжения;
- менеджеры отдела сбыта;
- начальник склада.
46
Область 1 информационной модели отображает процесс приемки товаров
на склад:
- таблица «Планируемые поставки» заполняется данными,
импортируемыми из ИС отдела снабжения;
- кладовщик участка приемки вводит в систему данные первичного
документа «Приходная накладная» и результаты приемки по количеству;
- введенные данные сохраняются в таблицах «Приход» и «Повреждения»;
- контролер Сектора приемки по качеству производит приемку по качеству
и вводит результаты приемки в форму «Приемка по качеству»; данные
сохраняются в таблице «Качество»;
- на основе этих данных формируются результатные документы «Журнал
прихода» и «Отчет по качеству»;
- данные о поступлении товара автоматически прибавляются к таблице
«Остатки».
Область 2 отображает процесс ведения справочников ИС.
Область 3 отображает процессы обработки информации при проведении
складских операций инвентаризации и резервирования товаров:
- начальник склада вводит в систему данные инвентаризации;
- на основе результатов инвентаризации редактируется учетное значение
товара на складе;
- с помощью формы «Управление резервом» кладовщик формирует резерв
товаров за отделами КЦ, и при необходимости изменяет значение резерва.
Область 4 отображает процесс отгрузки товаров клиентам:
- файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» импортируются из ИС отдела
сбыта;
- кладовщик заполняет исходными данными форму ввода документа
«Накладная на перемещение»;
- информация об отгрузках сохраняется в таблице «Расход»;
- количество отгруженного товара автоматически вычитается в таблице
«Остатки»;
47
- на основании таблицы «Расход» формируется результатный документ
«Журнал отгрузок».
3
Рисунок 12. Информационная модель системы
3
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
1. Справочники системы
В системе задействованы следующие справочники:
1) Справочник «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую
информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная,
канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2) Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах,
поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование»,
«описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в
упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности
номенклатуры». Так как номенклатура часто меняется, в справочнике
необходимо иметь признак активности, чтобы отмечать товары, которые
потеряли актуальность.
3) Справочник «Категории» - содержит дополнительную информацию о
категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (т.е. имеет
символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит реквизиты «код»,
«наименование», «описание».
4) Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц
измерения, которые используются для указания количества товара. Пример:
«шт.», «кг», «г» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование».
5) Справочник «Группы дефектов» содержит наборы дефектовочных
признаков для определенных видов продукции. Например, «Дефекты брошюр»,
«Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты компакт-
дисков» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание»,
«перечень дефектов».
6) Справочник «Дефекты». Содержит описание всевозможных
дефектовочных признаков. Например, «царапины», «смещение рисунка» и т.п.
Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
4
7) Справочник «Поставщики» - содержит перечень поставщиков товаров.
Содержит реквизиты «код», «наименование», «комментарий».
8) Справочник «Клиенты» - содержит перечень РИЦ, приобретающих
товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание»,
«город», «адрес доставки».
9) Справочник «Должности» - содержит перечень должностей
сотрудников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада»,
«менеджер по продажам» и т.п. Содержит реквизиты «код», «название»,
«описание».
10) Справочник «Отделы» содержит перечень отделов КЦ, имеющих
отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел
снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит
реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
11) Справочник «Сотрудники» - содержит список сотрудников КЦ,
имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код»,
«ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».
Таблица 92
Актуализация справочников системы
Название
справочника
Ответственный
Средний
объем
справочника
, записей
Средняя
частота
актуализаци
и
Средний
объем
актуализаци
и
Справочник
«Группы
номенклатуры»
Начальник склада
10
1 раз в год
1-2 записи
Справочник
«Номенклатура»
Начальник склада
1500
1 раз в месяц
10 записей
Справочник
«Категории»
Начальник склада
3
1 раз в 3
года
1 запись
5
Продолжение таблицы 11
Название
справочника
Ответственн
ый
Средн
ий объем
справочника
, записей
Средн
яя частота
актуализаци
и
Средн
ий объем
актуализаци
и
Справочник
«Единицы
измерения»
Начальник склада
10
1 раз в 3
года
1 запись
Справочник
«Группы
дефектов»
Контролер
качества
50
1 раз в месяц
1 запись
Справочник
«Дефекты»
Контролер
качества
150
1 раз в месяц
3 записи
Справочник
«Поставщики»
Менеджер
снабжения
100
1 раз в
неделю
2-3 записи
Справочник
«Клиенты»
Начальник склада
300
1 раз в год
1 запись
Справочник
«Должности»
Начальник склада
10
1 раз в 3
года
1 запись
Справочник
«Отделы»
Начальник склада
10
1 раз в 3
года
1 запись
Справочник
«Сотрудники»
Начальник склада
50
1 раз в месяц
1-2 записи
2. Входные файлы
1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают
из ИС отдела снабжения.
Файл «Планирумые поставки» содержит следующие первичные
показатели:
- ожидаемая дата поступления;
- поставщик;
- основание поставки (номер и дата договора на поставку);
- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.
Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о поступаемых товарах:
- артикул;
- количество товара;
- категория товара;
- ссылка на справочник «Перечни дефектов».
6
Файлы из ИС отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл
«Ожидаемые артикулы» содержит в среднем 25 записей, а файл «Планируемые
поставки» - 5 записей.
Форма «Ожидаемые грузы» для просмотра импортированных данных и их
дальнейшего использования при приемке грузов, приведена в Приложении 1.
2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит следующие
первичные показатели:
- дата заказа;
- номер заказа;
- номер РИЦ или номер отдела;
- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.
Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, участвующих в
заказе:
- артикул;
- количество товара.
Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в
сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей, а файл «Заказанные
артикулы - 20 записей.
Форма «Заказы» для просмотра импортированных данных и их
дальнейшего использования при отгрузке товаров, приведена в Приложении 1.
3. Входные документы системы
1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется
документ приходная накладная.
Основные реквизиты документа:
- номер накладной;
- дата поступления товара;
- поставщик;
- основание;
- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;
- ФИО менеджера, ответственного за поставку;
7
- ФИО водителя, доставившего груз.
Данные табличной части:
- артикул;
- наименование;
- единицы измерения;
- количество;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Экранная форма и макет документа «Приходная накладная» приведены в
приложении 1. Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк
табличной части – в среднем 5.
При вводе данных автоматически подключаются справочники
«Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной
формируется автоматически.
2) Накладная на перемещение. Документ оформляется при отгрузке товара
отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам осуществляет отдел
сбыта.
Документ содержит следующие реквизиты:
- номер накладной;
- номер заявки;
- получатель;
- дата отгрузки;
- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.
В табличной части документа имеются следующие реквизиты:
- артикул;
- наименование;
- единицы измерения;
- количество;
- цена;