8
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Экранная форма и макет документа приведены в приложении 1.
Частота возникновения документа – примерно 10 раз в день. Число строк
табличной части – около 20.
4. Формы ввода первичной информации
1) Приемка по количеству
Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о
приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит
пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений.
Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и
справочника «Номенклатура».
Описание экранной формы приведено в приложении 2.
2) Приемка по качеству
Форма «Приемка по качеству» предназначена для ввода данных о приемке
по качеству товаров. Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников
«Перечни дефектов», «Номенклатура».
Описание экранной формы приведено в приложении 2.
3) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении
инвентаризации. Включает следующие реквизиты:
- дата проведения инвентаризации;
- табличная часть «Состав комиссии»;
- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».
Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи справочника
«Сотрудники» содержит реквизиты:
- ФИО;
- должность.
9
В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся
данные:
- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);
- наименование (заполняется автоматически);
- учетное количество (заполняется автоматически);
- фактическое количество (вводится вручную);
- расхождение (вычисляется автоматически);
- примечание (заполняется вручную).
Экранная форма «Инвентаризация» приведена в приложении 2.
Частота возникновения документа – 1-2 раза в месяц. Число строк
табличной части – в среднем 300 записей.
4) Управление резервом
Форма предназначена для ввода и редактирования данных о резервах
отделов КЦ. Форма отображает данные из таблицы «Резерв» при поддержке
справочниками «Номенклатура», «Отделы». Частота возникновения документа
– 1-2 раза в день.
Форма содержит реквизиты «Артикул», «Наименование», «Отдел»,
«Единицы измерения», «Зарезервировано».
Экранная форма «Управление резервом» приведена в приложении 2.
2.2.3. Характеристика результатной информации
1) Журнал прихода
Журнал содержит данные о поступлениях товара за определенный период
времени (рисунок 18).
Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и
«Качество» при поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники».
10
Рисунок 13. Макет документа «Журнал прихода»
Журнал содержит реквизиты:
- «дата» из таблицы «Приход»;
- «номер накладной» из таблицы «Приход»;
- «поставщик» из таблицы «Приход»;
- «артикул» из таблицы «Приход»;
- «наименование товара» из справочника «Номенклатура»;
- «количество» из таблицы «Приход»;
- «повреждения» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если
повреждений нет; «Да», если повреждения есть (информация об имеющихся
повреждениях хранится в таблице «Повреждения»); и «?» – если проверка по
количеству еще не была произведена;
- «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий
по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (информация о проверке качества
хранится в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и
«Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не обнаружено); и «?»
– если проверка по качеству еще не была произведена;
- кладовщик – сотрудник склада, осуществлявший приемку (из
справочника «Сотрудники».
В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру
накладной.
Журнал прихода является основным отчетом о работе отдела приемки
грузов. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.
11
2) Отчет по качеству
Отчет по качеству (рисунок 19) содержит результаты проверки качества
партии поступившего товара.
Данные для отчета берутся из таблиц «Качество» и «Приход», а также
справочника «Перечни дефектов», «Номенклатура».
Документ состоит из трех зон. В первой зоне указывается информация о
проверяемом товаре и объеме выборки.
Эта зона содержит реквизиты:
- дата проведения проверки качества (таблица «Качество»);
- наименование товара (справочник «Номенклатура»);
- поставщик (таблица «Приход»);
- дата поступления (таблица «Приход»);
- количество поступившего товара (таблица «Приход»);
- объем выборки (таблица «Качество»);
- процент выборки (вычисляемое поле).
Вторая зона содержит сводную информацию о проверке:
- общее количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);
- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);
- процент брака (вычисляемое поле).
Третья зона включает информацию об обнаруженных дефектах в
соответствии с перечнем дефектов:
- наименование дефекта (справочник «Перечни дефектов»);
- количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);
- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);
- процент брака (вычисляемое поле).
12
Рисунок 19. Макет отчета о проверке качества
Отчет о качестве представляет интерес для менеджера отдела снабжения,
отвечающего за поставку данного товара. Менеджер ведет дальнейшую
претензионную работу с данным поставщиком, а также накапливает
статистические данные о браке поставляемой поставщиком продукции, и
принимает решения о дальнейшей работе с этим поставщиком.
3) Остатки по складу
Отчет «Остатки по складу» (рисунок 20) содержит следующие основные
реквизиты:
- дата составления отчета;
- группа номенклатуры;
- артикул;
- остаток на складе;
- суммарное количество зарезервированного отделами товара;
- количество свободного товара.
Данные группируются по группе номенклатуры и артикулу, сортируются
по артикулу.
13
Данные формируются на основе таблиц «Остатки» и «Резерв». Значения
полей «Зарезервировано» и «Свободно» вычисляются запросом. Результаты
отчета не сохраняются в базе данных; они могут быть получены в любой момент
на указанную дату.
Рисунок 14. Макет отчета «Остатки по складу»
4) Отчет об инвентаризации
Отчет об инвентаризации (рисунок 21) содержит результаты
инвентаризации склада.
Включает следующие реквизиты:
- дата проведения инвентаризации;
- состав комиссии (ФИО и должность).
В табличной части документа содержатся данные:
- артикул;
- наименование;
- учетное количество;
- фактическое количество;
14
- расхождение в абсолютных единицах;
- учетное количество после корректировки;
- примечание.
Отчет формируется по запросу начальника склада.
Рисунок 15. Макет документа «Отчет об инвентаризации»
5) Отчет о резервах
Отчет о резервах (рисунок 22) содержит информацию о зарезервированном
количестве товаров различными отделами.
Отчет содержит следующие реквизиты:
- дата составления отчета;
- артикул;
- наименование товара;
- единицы измерения;
- общее количество товара (остаток на складе);
- доступное количество товара (не зарезервированное);
- отдел КЦ;
- зарезервированное количество.
15
Рисунок 16. Макет отчета «Резерв КЦ»
Отчет может быть сформирован для всех товаров, имеющих резерв, либо
для только определенных артикулов. Используется при управлении остатками
номенклатуры либо при нехватке товара для отгрузки клиентам (в среднем 1 раз
в месяц).
6) Журнал отгрузок
Журнал (рисунок 23) содержит данные об отгрузках товаров за
определенный период времени.
Данные формируются на основе таблиц «Расход», «Заказы» и справочника
«Клиенты». Журнал содержит реквизиты:
- «дата» из таблицы «Расход»;
- «номер накладной» из таблицы «Расход»;
- «отдел» из таблицы «Расход»;
- «клиент» из таблицы «Заказы»;
- «город» из справочника «Клиенты»;
- «комплектация» - вычисляемое поле: возвращает кол-во в процентах
отгруженного товара относительно заказа;
- «статус» - текущий статус отгрузки: «готово» или «отгружено»;
- «номер автомобиля» – гос.номер автомобиля, осуществляющего
доставку;
- «водитель» - ФИО водителя, доставляющего груз.
16
Рисунок 17. Макет журнала отгрузок
Данные в журнале группируются по дате, сортируются по номеру
накладной.
7) Файл «Учет ТМЦ»
Файл передает данные о поступлении и отгрузках товаров в бухгалтерскую
ИС. Файл содержит следующие данные:
- артикул;
- приход;
- номер приходной накладной;
- поставщик;
- цена;
- расход;
- номер расходной накладной;
- клиент.
Файл формируется автоматически, ежедневно, и экспортируется в
бухгалтерскую программу. Позволяет избежать дублирования ручного ввода с
первичных документов в бухгалтерскую программу.
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемый программный продукт автоматизирует функции
обработки данных и подготовки документов по учету товаров на складе ООО
«Ручеек».
Выделяется два подмножества функций складской системы (рисунок 24):
17
- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной
записью пользователя, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;
- основные функции обработки данных: ведение справочников системы,
операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на
поступление и отгрузку товаров.
Система должна работать в многопользовательском режиме. При входе в
систему под определенной учетной записью, пользователь получит доступ к тем
функциям системы, которые ему доступны.
Для решаемой задачи не определена четкая последовательность действий
при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны
выполняться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени.
Для такого взаимодействия пользователей с программой удобнее всего
использовать язык диалога. Программа реализует довольно большое количество
функций, и для реализации такого диалога удобно использовать меню.
Структура меню показана на рисунке 25.