22
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В соответствии с нормами трудового законодательства РФ каждая
организация, вне зависимости от формы собственности, должна осуществлять
строгий учет рабочего времени сотрудников. Порядок ведения учета
осуществляется в соответствии со следующими локальными актами:
Правила распорядка трудового дня;
Договор, составленный коллективно;
Договор между сторонами о взаимном сотрудничестве.
В перечисленных локальных актах указан режим труда, к которому
относятся нормы смен и времени отдыха, порядок их предоставления и интервал
между ними.
Ведение более подробного учета ежедневно фиксируется в табеле
выходов, который предназначен для тщательного учета отработанного времени
и связанных с ним нюансов, к которым относятся:
командировки;
сверхурочные часы;
ночные смены;
больничные;
выходные;
иные периоды.
Помимо этого, необходимо учитывать, что в некоторых организациях
могут быть использованы либо упрощенные бланки учета, либо буквенный код.
В ряде организаций издается Положение, в котором отражены все положения,
связанные с учетом отработанных часов и специфики труда или иных
составляющих.
В соответствии с нормами трудового законодательства существуют
следующие виды учета отработанного времени:
23
поденный;
еженедельный;
суммированный.
Каждый из перечисленных способов учета отработанного сотрудникам
организации времени может быть использован в зависимости от особенностей
деятельности организации с целью, повышения точности учета рабочего
времени сотрудников.
Поденный способ учета рабочего времени используется, когда рабочее
время имеет одинаковую продолжительность рабочих смен каждый день, с
целью учета фактически отработанного времени и для того, чтобы избежать
переработок.
Согласно этому способу, всем сотрудникам компании устанавливаются
одинаковые по длительности рабочие смены, и при этом контролируется
отсутствие превышения норм рабочего времени, поскольку наличие переработок
повлечет за собой превышение фонда оплаты труда и нарушения трудового
(ст.91 ТК РФ)[2].
Согласно ст. 92 ТК РФ для некоторых категорий работников организации
можно установить сокращенные смены, с учетом их личных обстоятельств или
прочих аспектов. Согласно ст.173 ТК РФ сокращенное рабочее время может
быть у студентов, которые совмещают трудовую деятельность с процессом
обучения [2]. Для таких категорий работников может быть установлен поденный
учет отработанного времени.
Еженедельный способ учета рабочего времени применяется к тем
сотрудникам, у которых длительность рабочих смен может изменяться в течение
недели в связи с некоторыми особенностями.
Например, если в организации установлен гибкий график работы, то в
разные дни недели продолжительность рабочего дня может быть разной. В связи
с этим будет необходимо введение понедельного учета для возможности
корректирования продолжительности рабочих смен для обеспечения
соблюдения установленных законом норм.
Суммированный способ учета рабочего времени применяется в
соответствии с нормами, которые закреплены в ст.104 ТК РФ. В этой статье
24
описаны случаи, при которых в силу специфики труда, не может быть применен
поденный или еженедельный способ учета рабочего времени. В следствии чего
организациям дается право суммирования отработанных часов за более
продолжительный период для обеспечения соблюдения норм трудового
законодательства.
При применении любого из вышеперечисленных способов учета рабочего
времени невозможно обойтись без принятия во внимание следующих аспектов:
специфики занятости в организации;
дисциплинированности работников;
финансового положения компании;
корпоративной этики;
соотношения затрат.
Таким образом, организация учета рабочего времени сотрудников зависит
от их личностных качеств, наличия прибыли организации, которая может быть
использована для развития компании и отношения к дисциплине самих
работников. В процессе учета рабочего времени может применяться один из
следующих методов:
введение пропускного режима с применением турникета и
выделением сотрудника, который будет осуществлять ведение журнала
прибытия и убытия;
передача полномочий по контролю посещаемости руководителю
отдела или иному должностному лицу;
передача ответственности за учет рабочего времени сотрудникам
организации с помощью составления ежедневных отчетов о проделанной работе;
введение автоматического режима учета прибытия на рабочее место
с применением сканеров либо карточек доступа;
применение видеонаблюдения и специализированного
программного обеспечения для отслеживания несанкционированного
использования рабочих компьютеров в личных целях.
25
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Согласно трудовому законодательству, в процессе учета рабочего времени
сотрудников организации оформляется табель учета рабочего времени. Форма
документа утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и его оформление
должно осуществляться во исполнение норм ст. 91 ТК РФ на всех предприятиях
независимо от форм собственности [2].
Табель учета рабочего времени ведется ежедневно, независимо от
выбранного вида учета отработанных часов, потому что наличие четкого
графика работы не гарантирует отсутствия экстренных ситуаций. Например,
если заболел сотрудник или в компании возникает аварийная ситуация, в
которой необходимо привлечение сотрудников для ее ликвидации после
окончания рабочего времени.
Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется
ответственным сотрудником ежедневно вручную. Однако в зависимости от
численности персонала, может применяться автоматизированная система учета,
которая будет суммировать полученные данные по всем отделам организации в
установленные локальными актами сроки.
Обязанность по заполнению табеля учета рабочего времени возложена на
руководителя структурных подразделений организации. После внесения данных
в табель, документ передается ответственному специалисту отдела персонала.
Помимо этого, ответственность за ведение учета рабочего времени возлагается
на специалиста, который издает приказы об отпусках, сверхурочных часах и
иных периодах, и который обязан следить за отражением оговоренных данных в
табеле.
Поскольку процесс ведения учета рабочего времени сотрудников является
обязательным для каждой организации, при нарушении этого правила к лицам,
которые назначены ответственными за процесс ведения учета, может быть
применена административная ответственность.
Рассмотрим процесс ведения учета рабочего времени ФГУП «ВНИИА им.
Н.Л. Духова». На рисунке 1.6 представлена контекстная диаграмма бизнес-
26
процесса учета рабочего времени. Управление процессом осуществляется
согласно ТК РФ и локальным нормативным актам. Механизмами процесса
являются: руководитель структурного подразделения, MS Excel, специалист
отдела персонала. Входами процесса будут данные о рабочем времени и штатное
расписание. Выходом процесса является табель учета рабочего времени.
На рисунке 1.7 представлена декомпозиция процесса учета рабочего времени.
Руководители структурных подразделений осуществляют сбор данные о
рабочем времени сотрудников, которые фиксируются в файле MS Excel. При
этом данные не всегда могут иметь вид таблицы, это могут быть текстовые
данные со списком фамилий отсутствующих сотрудников. После этого данные
пересылаются специалисту отдела персонала, который отражает все полученные
данные в едином табеле учета рабочего времени.
Рассмотрим процесс сбора данных об отработанном времени.
Руководителю структурного подразделения поступают от сотрудников
заявления на предоставление очередного отпуска или отпуска без сохранения
содержания. Также ежедневно руководителю поступают данные о заболевших
сотрудниках. В ходе работы структурного подразделения могут произойти
аварийные или прочие ситуации, требующие сверхурочной работы. Если такие
ситуации случаются, руководитель структурного подразделения готовит приказ
о привлечении ряда сотрудников к сверхурочной работе. Приказ
согласовывается с директором организации. Все перечисленные данные о
рабочем времени подлежат ежедневному сбору и фиксации в документе MS
Excel. Модель процесса представлена на рисунке 1.8.
Документ MS Excel с данными о рабочем времени сотрудников
пересылается по электронной почте специалисту отдела персонала, который
является ответственным за учет рабочего времени.
На рисунке 1.9 представлена модель процесса формирования табеля учета
рабочего времени. Специалист отдела кадров после получения данных о рабочем
времени, приступает к заполнению табеля. Сначала осуществляется поиск
структурного подразделения. Затем осуществляется поиск сотрудника по
фамилии.
Рисунок 1.6. Контекстная диаграмма процесса учета рабочего времени
28
Рисунок 1.7. Декомпозиция процесса учета рабочего времени
Рисунок 1.8. Модель процесса сбора данных об отработанном времени
30
Рисунок 1.9. Модель процесса формирования табеля учета рабочего времени
Далее сотрудник отдела персонала вписывает данные о рабочем времени
сотрудника в табель учета рабочего времени. Полученный документ заполняется
в бумажном виде.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Рассмотрим процесс формирования документооборота, возникающего в
процессе учета рабочего времени сотрудников ФГУП «ВНИИА имени Н.Л.
Духова». Процесс учета рабочего времени сотрудников осуществляется в отделе
персонала.
Специалист отдела персонала, ответственный за учет рабочего времени
сотрудников, ежедневно осуществляет учет отработанного времени. От
руководителей структурных подразделений специалисту отдела персонала
передаются документы, в которых содержатся данные об отработанном времени
сотрудников (заявления на предоставление неоплачиваемого отпуска, заявление
о предоставлении отгула и т.д.). На основании этих документов заполняется
табель учета рабочего времени сотрудников организации, который служит
основанием для расчета заработной платы.
Перечисленные действия осуществляются специалистом отдела персонала
вручную, без использования каких-либо средств автоматизации. Поэтому
процесс учета рабочего времени может сопровождаться ошибками, связанными
с невнимательностью и человеческим фактором. Помимо этого, процесс
является трудозатратным, поскольку численность сотрудников организации
составляет 500 человек.
Рассмотрим схему документооборота, возникающего при осуществлении
процесса учета рабочего времени. Схема документооборота представлена в
таблице 1.2.