32
Таблица 1.2
Схема документооборота
Исполнитель
Действие
Руководитель
структурного
подразделения
Специалист по
кадрам
Сбор данных об
отработанном
времени
Формирование
документа,
содержащего
данные об
отработанном
времени
Формирование
табеля учета
рабочего времени
Рассмотрим количественные показатели формирования
документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице
1.3.
Таблица 1.3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными о
рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Количество
документов в год,
шт.
600
100
247
12
Количество
символов в
документе, шт.
300
3 000
1000
5 000
Частота
возникновения в год
5
5
7
1
Трудозатраты на
обработку в год,
ч/час
60
120
1 235
300
Несмотря на то, что большинство бизнес-процессов организации
автоматизированы с помощью программного продукта КИУС «ВНИИА»,
процесс учета рабочего времени не является автоматизированным. В связи с
этим бизнес-процесс обладает рядом недостатков, к которым относятся:
Заявление
Больничный
лист
Табель учета
рабочего времени
Файл с данными
о рабочем
времени
зарплаты
Файл с данными
о рабочем
времени
зарплаты
33
1. Высокие временные затраты на сбор данных для заполнения табеля
учета рабочего времени.
2. Трудоемкость ручного формирования документооборота.
3. Низкий уровень оперативности данных о рабочем времени.
Для того, чтобы определить эффективность внедрения системы учета
рабочего времени сотрудников организации, сравним затраты на формирование
документооборота после автоматизации процесса учета рабочего времени [8]. В
таблице 1.4 представлена характеристика формирования документооборота
после автоматизации бизнес-процесса.
Таблица 1.4
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с
данными
о рабочем
времени
Табель
учета
рабочего
времени
Количество
документов в год,
шт.
600
100
0
12
Количество
символов в
документе, шт.
300
3 000
0
5 000
Частота
возникновения в
год
5
5
0
1
Трудозатраты на
обработку в год,
ч/час
60
120
0
200
Согласно проведенным расчетам, суммарные трудозатраты на ведение
документооборота по существующему варианту составляют 1 715 человеко-
часов ежегодно. Трудозатраты после внедрения информационной системы
составляют 380 человеко-часов. Из проведенных расчетов можно заключить, что
внедрение информационной системы позволит сократить трудозатраты на
ведение документооборота на 78%. Снижение уровня трудозатрат на
формирование документооборота является значительным, что говорит об
обоснованности внедрения информационной системы.
34
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Рассмотрим систему обеспечения информационной безопасности и
защиты информации, применяемую в организации. Процесс обеспечения
информационной безопасности состоит из следующих направлений:
правовая защита, представляющая собой законодательство РФ, а
также внутренние нормативно-правовые документы организации: положение об
обеспечении конфиденциальности информации, список сведений, которые
составляют коммерческую тайну, регламент допуска сотрудников к
конфиденциальной информации, положение о делопроизводстве и
документообороте, обязанности сотрудника о неразглашении конфиденциальной
информации, памятка сотруднику о сохранении коммерческой тайны;
организационные меры обеспечения конфиденциальности
информации включают в себя перечень режимно-административных и
организационных мероприятий. К таким мероприятиям относят: организацию
службы безопасности, организацию внутри объектового и пропускного режимов,
организацию работы с сотрудниками, направленную на неразглашение сведений,
которые составляют коммерческую и служебную тайну, организацию режима
работы с документами, организацию работ по анализу внешних и внутренних
угроз;
инженерно-технические методы защиты информации представляют
собой процесс применения комплекса технических, электронных и программных
средств, которые направлены на обеспечение защиты информации.
К таким средства относятся следующие применяемое программное
обеспечение:
антивирусное программное обеспечение (встроенный антивирус ОС
Windows 7);
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов;
средства, направленные на идентификацию и аутентификацию
пользователей (usb-ключи Activkey).
35
Кроме того, для защиты ЛВС организации применяются следующие
методы:
в организации назначен администратор безопасности;
за каждым устройством закреплен сотрудник, отвечающий за его
эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного сотрудника;
CD-ROM сняты с системных блоков компьютеров;
установка какого-либо программного обеспечения может
проводиться только ответственными за установку ПО сотрудниками;
запрещается применение неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
Далее рассмотрим основные возможности применяемого программного
обеспечения. USB-ключи ActivKey обладают небольшим размером и удобной
формой. При этом они способны обеспечить надежную защиту информации с
помощью системы двухфакторной аутентификации, использования цифровой
подписи и шифрования данных аналогично тому, как это реализовано в смарт-
картах. Устройства ActivKey имеют прямое подключение к системному блоку с
помощью USB-портов, что позволяет экономить ресурсы информационной
инфраструктуры. При осуществлении подсоединения ключа к USB-порту
осуществляется процесс аутентификации на рабочей станции, сетевых ресурсах.
А при осуществлении удаленного доступа, USB-ключи могут осуществить
авторизацию в приложениях и обеспечить защиту данных и транзакций. USB-
ключи ActivKey применяются в качестве идентификаторов для сотрудников
организации, они помогают управлять персональными данными, обеспечить
функции PKI и надежно сохраняют идентификационные данные пользователей.
Система криптозащиты информации «КриптоДок»применяется в качестве
компонента системы хранения и обмена корпоративными документами,
обеспечивая их подлинность и защиту. В задачи системы входят:
1. Обеспечение режима совместной работы с документами в следующих
случаях:
36
между отделами, наделенными разным уровнем доступа к
документам, в зависимости от их степени важности;
между клиентами организации и самой организацией;
между партнерами организации;
между филиалами компании и ее структурными подразделениями;
в рамках дилерской и дистрибьюторской сети при работе с
поставщиками.
2. Управление пользователями и группами и разграничение прав доступа.
3. Обеспечение безопасности следующих компонентов:
электронных данных с применением шифрования и электронной
цифровой подписи;
канала передачи данных с использованием протоколов TLS/SSL;
доступа к данным с помощью процессов аутентификации и
авторизации с применением цифровых сертификатов, системы ролей и
распределением прав доступа;
юридических прав участников электронного документооборота с
поддержкой российского сертифицированного средства криптографической
защиты информации «КриптоПро CSP»;
Программное средство «КриптоДок»позволяет реализовать следующие
возможности:
1. Управление учетными записями пользователей и группами
пользователей.
2. Управление правами доступа к ресурсам хранилища (каталогам и
файлам).
3. Создание центра регистрации, который управляет запросами и
сертификатами.
4. Осуществление работы с файлами и каталогами.
5. Обеспечение обмена сообщениями между пользователями.
Помимо перечисленных возможностей, система обеспечивает следующие
функции:
37
сохранение профилей системы «КриптоАРМ», которые
установлены на их рабочих местах;
синхронизацию данных на рабочем месте с центральным
хранилищем;
использование профиля пользователя программы «КриптоАРМ»
для осуществления операций;
работу с уведомлениями о наличии файлов в системе.
Комплекс мер по защите информации в разрабатываемой системе
включает в себя следующие аспекты:
защита информации непосредственно в информационной системе
от внутренних угроз;
защита информации от внешних угроз.
Для обеспечения защиты информации организации от источников
внутренних угроз в системе применяется разделение прав доступа.
Защита конфиденциальной информации от внешних угроз осуществляется
с помощью применения следующих методов:
использование программно-аппаратных комплексов;
использование защищенных каналов связи при передаче данных;
разработка и соблюдение политики безопасности;
применение антивирусных средств;
физическая защита помещений, в которых хранится
конфиденциальная информация.
Процесс обеспечения информационной безопасности ФГУП «ВНИИА им.
Н.Л. Духова» регламентирован следующими нормативно-правовыми и
организационно-распорядительными документами:
1. Концепцией обеспечения конфиденциальности информации.
2. Правилами обеспечения информационной безопасности при работе
пользователей в корпоративной сети организации.
3. Комплексным планом защиты информационных ресурсов от
несанкционированного доступа.
38
4. Политикой и Регламентом процесса резервного копирования и
восстановления данных.
5. Антивирусной политикой, Инструкцией по защите от
компьютерных вирусов, Стандартом на антивирусное ПО.
6. Политикой управления доступом к ресурсам корпоративной сети.
7. Политикой обеспечения безопасности при взаимодействии с сетью
Интернет, Парольной политикой.
8. Руководством по защите конфиденциальной информации, Перечнем
сведений, которые составляют конфиденциальную информацию, Соглашением о
конфиденциальности.
9. Политикой обеспечения физической безопасности помещений и
оборудования организации.
10. Политикой информационной безопасности.
В перечисленных документах указаны положения в соответствии с их
названиями, а также установлены ответственные лица и ответственность за
нарушение указанных правил.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие автоматизированные системы учета рабочего
времени. Программный продукт «Yaware» предназначен для автоматизации
процесса учета рабочего времени сотрудников организации с последующим
формированием отчётности для руководства [27]. В системе формируется два
типа отчетов:
Отчет «Остался после работы» помогает осуществить контроль
превышения рабочего времени персона. Руководитель подразделения будет
знать, чем занимаются сотрудники компании на своих рабочих местах после
окончания рабочего дня. В связи с этим программное обеспечение пригодится в
тех случаях, когда сотрудникам запрещено находиться в офисе после работы.
Отчет «По деятельности сотрудника» предоставляет данные о
нарушениях дисциплины. В отчете включена информация об использовании
39
рабочего времени, включая данные о нарушениях, к которым относятся:
опоздания и уходы раньше положенного времени, а также общее количество
отработанных часов в организации и их продуктивность.
Интерфейс программного продукта представлен на рисунке 1.10.
Рисунок 1.10. Интерфейс программного продукта «Yaware»
Программный продукт «primeERP» является облачным приложением,
которое позволяет вести учет рабочего времени сотрудников организаций.
Программный продукт разработан чешской компанией «ABRA Software» [28].
Система включает в себя несколько приложений, которые могут использоваться
в онлайн-интерфейсе, планшете или телефоне. К ним относятся приложение
«TimeTracking», предназначенное для контроля рабочего времени сотрудников,
и приложение «Billing», предназначенное для выставления счетов на основании
затраченного времени. Интерфейс программного продукта представлен на
рисунке 1.11.
Программный продукт «Большой Брат» позволяет отмечать временные
периоды, связанные с пребыванием на рабочем месте, обеденными перерывами
и простоями; помимо этого, система позволяет осуществить контроль интернет-
трафика и формировать отчетность, связанную с использованием рабочего
времени [25].
40
Рисунок 1.11. Интерфейс программного продукта «primeERP»
По заявлениям разработчиков программного продукта, сотрудники
компании перешли на работу по гибкому графику, поскольку система позволяет
точно учитывать (а потом оплачивать) время переработки. Помимо этого,
появилась возможность предложения заказчикам почасовой схемы оплаты труда
и предоставления им полного отчета о том, как было потрачено оплаченное
время.
Программный продукт «TimeCamp»является проектным трекингом, в
котором пользователь может самостоятельно задавать время работы, и
описывать какой задачей занимался[26]. В программном продукте есть
клиентская версия, которая устанавливается на компьютер сотрудника и
осуществляет сбор данных о временных интервалах, проведенных за
компьютером и запущенных приложениях.
Программа позволяет устанавливать начало и конец рабочего дня, а также
высчитывает его продолжительность. Этот временной интервал оказывает
влияние на процесс работы клиентской версии. Агент не собирает информацию
об активности сотрудника в нерабочее время.
Руководитель может изменять в программе тип рабочего времени: отпуск,
больничный или деловая поездка для каждого сотрудника. Программа
формирует отчет «Посещаемость», в котором содержатся данные о рабочем
времени каждого сотрудника на каждый день месяца. Интерфейс программы
представлен на рисунке 1.12.
41
Рисунок 1.12. Интерфейс программного продукта
Для оценки степени соответствия параметров программного продукта,
автоматизирующего процесс учета рабочего времени, потребностям
организации, необходимо выделить ряд критериев.
Критериями оценки соответствия программного продукта будут:
1. Функциональность решения. К потребностям организации
относятся: ввод и хранение данных о рабочем времени, формирование табеля
учета рабочего времени и формирование аналитической отчетности.
2. Принцип работы. Степень автоматизации процесса сбора данных и
специфика собираемых данных.
3. Информативность отчетов.
4. Гибкость настройки системы: способ настройки системы,
необходимость ввода данных для авторизации.
5. Доступ к статистике. Наличие возможности предоставить
пользователю доступ к собственной статистике и возможность назначения
ролей, разграничивающих доступ.
6. Качество интерфейса.
7. Стоимость системы, которая включает затраты на приобретение,
поддержку и обновление лицензии.