26
– выполнение записи в журнале учета рабочего времени;
– анализ полученной информации;
– формирование табеля учета рабочего времени.
Рисунок 7. Первый уровень декомпозиции
Приведем описание полученных подпроцессов.
Входными данными для процесса «Выполнение записи в журнале учета
рабочего времени» являются:
– договор о трудоустройстве;
– данные о времени прихода и ухода;
– график работы.
Управление указанного БП регулируется законодательством РФ.
Механизм, который осуществляет БП – это персонал, который записывает
данные в журнал учета рабочего времени и сотрудник отдела кадров, который
контролирует процесс записи.
Выходными данными является запись в журнале учета рабочего времени.
27
По сформированному плану далее выполняется анализ полученной
информации. Данный процесс выполняется как непосредственно сотрудниками
отдела кадров ООО «Фольксваген Груп Рус».
Выходными данными для процесса «Анализ полученной информации»
являются данные за отчетный период.
Этот БП осуществляется на основании [6]:
– законодательства РФ;
– трудового договора.
В результате выполненного анализа данных выполняется формирование
табеля учета рабочего времени на основании законодательства РФ и трудового
договора.
Этот процесс выполняется сотрудником отдела кадров.
Аналогичным образом может осуществляться моделирование и
дальнейшая декомпозиция описанных выше бизнес-процессов.
Рассмотрим на рисунках 8, 9 дальнейшую декомпозицию процессов.
Рисунок 8. Декомпозиция БП «Анализ полученной информации»
28
Рисунок 9. Декомпозиция БП «Формирование табеля учета рабочего времени»
Практически весь документооборот, который связан с процессом учета
рабочего времени сотрудников выполняется только в бумажном виде, а это
является основным недостатком для решения указанной задачи [15].
В результате моделирования БП «Учет рабочего времени» четко
рассматривается необходимость в автоматизации этого БП на примере ООО
«Фольксваген Груп Рус».
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
При реализации БП «Учет рабочего времени» основным документом
является журнал учета рабочего времени, в который сотрудники записывают
время прибытия на работу и время ухода с работы.
В результате рассмотренной в предыдущем пункте модели БП, сформируем
фрагмент схемы документооборота, который отображает деятельность
сотрудников отдела кадров компании при решении рассмотренной задачи
(рисунок 10):
29
Исполнитель
Действие
Сотрудник отдела
кадров
Руководство
Архив
Формирование
документации по
учету рабочего
времени
Проверка
правильности
заполнения
документации и
подписание
Получение копии
подписанных
документов
Рисунок 10. Схема документооборота
Бумажный метод организации учета рабочего времени сотрудников связан
с достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к их
неправильной интерпретации.
В настоящее время практически невозможно получить сразу перечень всех
необходимых показателей для контроля учета рабочего времени сотрудников по
отделу или компании в целом.
Кроме этого, необходимо составлять промежуточные варианты
документации для оперативного анализа за посещением сотрудниками рабочих
мест.
Это оперативно выполнить при использовании бумажных бланков
документации и вводе данных в ручном режиме – очень затруднительно.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП при
использовании бумажного учета рабочего времени сотрудников (таблица 2).
Журнал учета
рабочего
времени, проект
табеля учета
рабочего времени
Журнал учета
рабочего
времени, проект
табеля учета
рабочего времени
Журнал учета
рабочего
времени, табель
учета рабочего
времени
Журнал учета
рабочего
времени, табель
учета рабочего
времени
(оригиналы)
Журнал учета
рабочего
времени, табель
учета рабочего
времени
(копии)
30
Таблица 2.
Характеристики описания процессов
Действие
Среднее
количество
действий в
день
Время, что необходимо
для выполнения
действия, чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Выполнение
записи в
журнале учета
рабочего
времени
540
0,005
2,7
Анализ
полученной
информации
50
0,03
1,5
Формирование
ежедневного
табеля учета
рабочего
времени
1
0,5
0,5
ИТОГО, чел./чес.
4,7
Таким образом, за один день, в среднем, 4,7 чел./чес. сотрудники отела
кадров компании заняты занесением необходимых данных в бумажные бланки,
вычисление всех показателей и их окончательный анализ.
Учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать
вывод, что на реализацию других задач деятельности отдела кадров тратится
менее 50% времени одного сотрудника.
Для традиционного способа учета рабочего времени также характерны и
другие недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения систематизации
информации;
31
– малоэффективное применение рабочего времени персонала отдела
кадров;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации учета рабочего времени сотрудников,
предполагается получать точные сведения о посещении рабочих мест
сотрудников компании, сократить время на формирование табелей учета рабочего
времени. Очевидно, что для выполнения автоматизации данного процесса надо
использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и аппаратной
архитектуры ООО «Фольксваген Груп Рус», можно сделать вывод о том, что
компания владеет всем перечнем необходимого оборудования для автоматизации
рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации учета рабочего времени
сотрудников не принесет финансовых издержек на модернизацию уже
имеющегося оборудования или покупки новой компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации учета
рабочего времени сотрудников в ООО «Фольксваген Груп Рус» с применением
компьютерной техники.
Таблица 3.
Расчет эффекта от автоматизации
Действие
Среднее
количество
действий в день
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Выполнение
записи в журнале
540
0,003
1,62
32
Действие
Среднее
количество
действий в день
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
учета рабочего
времени
Анализ
полученной
информации
50
0,01
0,5
Формирование
ежедневного
табеля учета
рабочего
времени
1
0,2
0,2
ИТОГО, чел./час.
2,22
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 2,5
чел./час. каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы
персонала отдела кадров ООО «Фольксваген Груп Рус».
Кроме этого, присутствуют и другие преимуществами автоматизации:
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– быстрая корректировка информации;
– структуризация информации;
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной стороны
влияет на процесс учета рабочего времени сотрудников.
33
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В компании OOO «Фольксваген Груп Рус» используются нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы, которые
применяются для обеспечения защиты данных и информационной безопасности:
1. Регламенты информационной безопасности компании [2]:
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну (используется в бухгалтерии, администрации компании) [1];
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального для поддержки деятельности ООО
«Фольксваген Груп Рус» (1С Бухгалтерия – получение доступа в режиме
конфигуратора возможно только для разработчиков ИС).
2. Регламенты применения возможностей сети Internet, клиентов
электронной почты (разграничение ролей для администрации компании и
сотрудников других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов безопасности в ООО
«Фольксваген Груп Рус» используется служба Active Directory, которая входит в
состав ОС Windows Server 2016. Она дает возможность настраивать и
контролировать уровень информационной безопасности с помощью
инструментов администрирования.
При использовании Active Directory применяются такие механизмы:
– доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
– аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое значение
использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял ранее;
– точная настройка политики паролей в ООО «Фольксваген Груп Рус»
выполняется для отдельных групп внутри домена сети;
– увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей. Поддержка парольного доступа для учетных записей служб (или
34
учетных записей пользователей, что применяются в качестве удостоверений) –
это одна из тех основных задач, отнимающих у ИТ-работника больше всего
времени.
Службы сертификатов применяются в ООО «Фольксваген Груп Рус» для
увеличения безопасности информации за счет связывания данных пользователя,
службы или устройства с соответствующим ключом, который задается
системным администратором.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active Directory,
что и помогает защитить идентификационные данные.
Настройку, а также поддержку информационной безопасности, принципов
защиты информации осуществляет в ООО «Фольксваген Груп Рус» узкий круг
ИT-специалистов. Начальник ИT-отдела контролирует работоспособность
информационной безопасности, а также является ответственным за защиту
информации.
При входе на каждый этаж компании присутствуем турникет, возле
которого и выполняется учет рабочего времени сотрудников.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Универсальная система управления трудом и трудовыми ресурсами может
учесть практически все пожелания, чтобы настроить процесс автоматизации учета
под деятельность заказчика.
Совершенствование ведения документации по учету рабочего времени
можно осуществлять за счет технического обслуживания, которое
предоставляется разработчиком.
Программа ориентирована на отделы кадров, организации по подбору
персонала, рекрутинговые агентства.
Управление персоналом, а также поиском персонала с рассматриваемой
системой УСУ позволит управлять персоналом в рамках единой кадровой
системы.
35
При этом, персонал можно будет проанализировать по количеству
характеристик. Кадровое программное обеспечение обеспечивает простоту
ведения учета рабочего времени:
– создание подсистем для отделов компании;
– автоматические статистические вычисления показателей;
– формирование табеля рабочего времени и другие функции.
Кроме этого программа может осуществлять функции управление
вакансиями, системой кадровой службы, управление работой в системе может
осуществлять как один пользователь, так и несколько пользователей
одновременно по локальной сети организации.
При этом в системе управления УСУ заложен детальный аудит, который
при необходимости сможет вывести все действия конкретного пользователя за
любой период времени.
Система SAP HR действует не только фрагментарно, а и подчиняется общей
логике менеджмента компанией со стратегией развития. Она успешно может быть
интегрирована для решения задач с разными информационными системами,
использующими данные для персонала (рисунок 10)
Рисунок 10. Интерфейс SAP HR
Основные функции ПО:
– администрирование персонала;
– описание организационной структуры;