36
– учет рабочего времени;
– расчет заработной платы;
– ведение документации и формирование отчетности;
– планирование и контроль.
Программа «Сотрудники предприятия 2.7.9» компании Arax Group
предназначена для выполнения кадрового учета разного рода предприятий и
имеет такие возможности:
– ведения одновременного учета рабочего времени сразу по
нескольким филиалам предприятия;
– предоставления информации по свободным вакансиям на
предприятии;
– упорядочивание карточек сотрудников по разным показателям
(возраст, трудовой стаж), что является полезным для создания статистических
отчетов и другие.
Интерфейс программы показан на рисунке 11:
Рисунок 11. Интерфейс программы «Сотрудники предприятия»
Кроме этого, указанная программа имеет возможность:
– хранить в карточке сотрудника его фотографии, копии его
документов;
37
– производить увольнение сотрудников в несколько кликов мыши;
– осуществлять расчет длительности отпусков и суммы отпускных
сотрудника.
ИС «Отдел кадров +» позволяют вести документацию по таким секторам
информации:
– личные данные, куда входят паспортные сведения, ксерокопии
паспортов, сведения о браке и детях, возможно, фотографии;
– начисления, где размещают информацию о поступлениях денежных
средств на зарплатную карточку работника;
– кадровые данные, а именно стаж работника, должность, условия
труда, табельный номер и прочее;
– отпуска, где содержится информация о неиспользованных днях
отпуска;
– учет рабочего времени;
– образование.
Рисунок 12. Интерфейс ПО «Отдел кадров +»
Для кадровика программа подготовит к подписи бланк практически любого
документа: штатного расписания, рабочего графика, заявления об отпуске или
увольнении.
38
В результате рассмотрения ПО для отделов кадров, можно сделать вывод,
что в настоящее время на рынке не существует программы, которая бы
использовалась только для учета рабочего времени сотрудников. Во всех
описанных программах присутствует излишний функционал, за который
руководству компании нужно будет платить, хотя он и не будет использоваться.
В результате этого создание ПО для непосредственного учета рабочего времени
сотрудников ООО «Фольксваген Груп Рус» является актуальным и необходимым.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Реализация стратегии по автоматизации ведения документации по учету
рабочего времени проходит в несколько стадий:
− ознакомление с работой, изучение ее структуры;
− описание принципов учета рабочего времени;
− рассмотрение технической и программной архитектуры имеющейся
ИС;
− разработка проектируемой задачи;
− выполнение анализа существующих ИС;
− выполнение анализа средств разработки;
− разработка архитектуры информационной модели автоматизируемой
ИС;
− разработка структуры хранимых данных;
− разработка ПО;
− расчет технико-экономических показателей.
Стоит отметить, что в условиях конкуренции будут «выигрывать» те
предприятия, где стратегии в бизнесе будут объединяться со стратегиями в сфере
информационных технологий.
В результате реальной альтернативой для варианта выбора
автоматизированной системы считается подбор совокупности ПО разных
поставщиков, которая удовлетворяет наилучшим образом функции
автоматизации организационного управления.
39
Рассматриваемый подход значительно смягчает основные проблемы во
внедрении или привязке программных средств, при чем ИТ оказывается
максимально вовлеченной в функции индивидуальности конкретной предметной
области.
На указанном этапе возможно выполнять корректировку работы.
Различают четыре основные типы стратегии автоматизации деятельности:
– автоматизация в направлении;
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации учета
рабочего времени по участкам. В результате этого руководство ООО
«Фольксваген Груп Рус» сможет автоматизировать учет рабочего времени для
сотрудников, к примеру, производственных отделов, при этом получив
определенный экономический эффект.
В случае качественного функционирования созданного ПО, его можно
масштабировать на другие отделы компании.
Для ООО «Фольксваген Груп Рус» разработка стратегии для реализации
проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ плана развития ООО «Фольксваген Груп Рус»;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности системы;
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации электронного
документооборота учета рабочего времени;
– выбор метода приобретения ПО;
– определение архитектуры ПО;
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации учета
рабочего времени:
40
– адаптация существующего продукта для выполнения учета рабочего
времени сотрудников ООО «Фольксваген Груп Рус»;
– реорганизация рассматриваемого БП и последующая автоматизации,
упрощенной структуры.
Для ООО «Фольксваген Груп Рус» будет использоваться первый случай с
адаптацией уже существующего программного продукта.
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существуют следующие методы приобретения ИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка самостоятельная и (покупка зарубежной или отечественной
ИС);
– покупка и доработка;
– аренда ИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать такое
решение, что полностью будет соответствовать разнообразным схемам ведения
бизнеса.
Заметим, что это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации могут не всегда угодить всем клиентам и их ИС получаются
перегруженными функционалом, за который надо платить.
Также приобретаемая ИС не подходит из-за перечня недостатков, нехватки
функциональности, плохо продуманного направления будущего развития ИС,
длительный срок адаптации непосредственно под требования предприятий.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, которая удовлетворяет бизнес-правилам
рассматриваемой компании в настоящий момент. Но при изменении БП возможно
потребуется ее частичная переработка, что также выльется в излишние затраты на
процесс реинженеринга имеющейся ИС.
Покупка и доработка ИС возможна, если нужен небольшой объем
доработки, а данная доработка часто применяется в рамках модели ИС, что часто
41
вызывает значительные затруднения из-за полного отсутствия развернутой
документации к ИС.
При взятии ИС в аренду компания рискует вывести непосредственно за
свои пределы многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
Заметим, что в таких случаях компания может утратить многие виды
деятельности, что в течение длительного времени ранее обеспечивали ей успех
непосредственно на рынке производства оборудования.
Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться на базе
компании собственными силами, поскольку фирма располагает
квалифицированными сотрудниками непосредственно для разработки и процесса
внедрения данной ИС.
Покупка и доработка ИС также возможна, если же нужен незначительный
объем доработки, а также она часто применяется при использовании модели ИС,
что часто вызывает многие затруднения из-за полного отсутствия документации
ИС.
В результате принятия решения о создании ИС для ведения учета рабочего
времени сотрудников будет выполняться своими силами.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Под информационным обеспечением понимается совокупность единой
системы кодирования и классификации информации, разного рода
унифицированных систем для учету рабочего времени и информационных
массивов.
В состав ИО включены такие комплексы:
– компоненты внемашинного ИО (а именно, классификаторы технико-
экономических данных и документы);
– внутримашинного ИО (экранные формы и макеты для ввода
первичной информации в ЭВМ или же вывода результатной информации,
архитектура информационной базы, а именно:
42
• входных и выходных файлов;
• баз данных.
Для представления информации в цифровом виде ее нужно сначала
упорядочить (классифицировать) по нескольким атрибутам, а затем
формализовать (закодировать) с применением классификаторов.
В исследовании будут применяться отраслевые классификаторы, которые
создаются для систематизации и кодирования научной и технической
информации.
Входные документы для автоматизации процесса электронного учета
рабочего времени желательно получать через вычислительную сеть, поэтому они
представляются в файлах согласованной заранее структуры и передаются с
помощью протокола передачи информации. Для удобного использования таких
файлов, им надо иметь табличную форму (что легко осуществить, так как эти
документы считаются результатными в иных задачах):
– перспективный план развития создается в результате формирования
долгосрочной стратегии функционирования компании;
– рабочий план на определенный период разрабатывается на
основании перспективного плана развития и т.д.
К внутримашинному ИО относятся визуальные формы документов.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичной
документации или оперативной информации, нужно использовать
комбинированную форму, которая максимально приближенная к той, которая
была применена в бумажном варианте документа.
Главной составной частью внутримашинного ИО является
информационная база данных (БД).
БД – это поименованная совокупность хранимой информации, отражающая
множество объектов, а также их отношений в рассматриваемой предметной
области.
Главными способами организации БД являются методы создания
распределенных и централизованных хранилищ данных.
43
На основании критериев и необходимости обеспечения надежности
хранения информации в разрабатываемом проекте будет выбран
централизованный метод организации БД.
При этом выбраны такие классификаторы:
– Код сотрудника – 000001 – 009999;
– Код должности – номер должности по порядку в соответствии с
штатным расписание;
– Номер в журнале – регистрационный номер (номер по порядку);
– Код отдела – номер отдела по порядку в соответствии с
организационной структурой;
– Номер в табеле – регистрационный номер (номер по порядку).
По инструменту определения связей для информации различаются такие
модели:
− иерархическая;
− сетевая;
− реляционная.
Для автоматизации электронного учета рабочего времени решения задач
организационного управления будет применяться реляционная модель БД по таким
причинам:
– наиболее подходит под реализацию проекта автоматизации;
– легкая в применении;
– использует множество инструментов для обработки и анализа
данных.
Входными документами при реализации процесса учета рабочего времени
в ООО «Фольксваген Груп Рус» являются документы, утверждаемые при работе
компании:
– правила распорядка трудового дня;
– график работы компании;
– коллективный и трудовой договор и другие.
Эти документы считаются традиционными при непосредственном учете
рабочего времени.
44
Кроме этого, документами, которые являются результатом ведения
документации по учету рабочего времени являются:
– журнал учета рабочего времени (рисунок 13);
– табель учета рабочего времени (рисунок 14).
Рисунок 13. Журнал учета рабочего времени
Рисунок 14. Табель учета рабочего времени
45
Для обеспечения единообразия учета рабочего времени и расчета с
персоналом по оплате труда Госкомстатом России утверждены унифицированные
формы первичной учетной документации, к примеру, форма № Т-13 «Табель
учета рабочего времени» [18].
Названные унифицированные формы первичной учетной документации
распространяются на юридических лиц всех форм собственности, кроме
бюджетных организаций [9].
Применение этих форм облегчает процесс учета рабочего времени,
поскольку виды затрат рабочего времени, подлежащие учету, обозначены в самих
унифицированных формах.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом
сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только
отклонений (неявок, опозданий и т. п.).
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме
неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от
нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании
документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных обязанностей и др.).
Данные табельного учета использования рабочего времени находят
применение не только в рамках конкретных организаций. Они включаются также
в статистические отчеты организаций по труду, направляемые в государственные
органы по статистике, и используются государством при формировании и
проведении социальной политики в стране.
1.4.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – это совокупность программ, которые
реализуют задачи и функции ИС для реализации рассматриваемого выше БП и
обеспечивающих корректную работу имеющихся комплексов технических
средств [7].
Непосредственно в состав ПО входят специальные и общесистемные
программы, инструктивно-методическая информация по применению средств
ПО.