21
Если показатели офиса продаж находятся в норме, то формируется
документ «Отклоненная заявка» для офиса продаж, если же показатели
отклоняются от нормы, тогда результаты сравнения идут аналитику для
дальнейшей работы с ними.
Третий этап: «Планирование работы по новому графику» состоит из
одной задачи: 3. «Планирование работы по новому графику».
Экономическая сущность задачи №3 «Планирование работы по новому
графику» заключается в формировании «Нового плана» для рабочего
времени в офисе продаж, на основе заявки от офиса продаж и результатов
сравнения. В плане указывается ID офиса продаж, действующий план по
необходимому количеству рабочего времени сотрудников, для достижения
определенных задач офиса и измененная потребность по рабочему
времени, советующая показателям.
Четвертый этап: «Согласование графика» состоит из двух задач: 4.1.
«Согласование графика с владельцем проекта» и 4.2. «Учёт решения
владельца проекта» Экономическая сущность задачи №4.1 «Согласование
графика с владельцем проекта» заключается в формировании «Нового
графика на согласование», который передается владельцу проекта для
дальнейшего решения по данному офису, в котором указывается ID офиса
продаж, показатели по выручке, продаже сим-карт и количество
транзакций на человека в час и новую потребность по рабочему времени
сотрудников в каждый промежуток дня.
Экономическая сущность задачи №4.2 «Учёт решения владельца
проекта» заключается в получении информации от владельца проекта,
таким образом, на выход идет либо отклоненная заявка для офиса продаж
или задание на доработку нового плана рабочего времени для офиса
продаж, либо после учета решения владельца проекта, из этой задачи
выходит согласованный график рабочего времени, который так же
поступает владельцу проекта для необходимой обработки.
22
Пятый этап: «Генерирование новых показателей для системы»
состоит из одной задачи 5. «Генерирование новых показателей для
системы». Экономическая сущность задачи №5 «Генерирование новых
показателей для системы» заключается в формировании согласованной
заявки для офиса продаж и составлении документации для дальнейшего
изменения плана графика работы сотрудников в офисе продаж, в которой
указываются ID офиса продаж, для которого будет происходить замена
действующего плана по необходимому количеству рабочего времени
сотрудников, дни в которые происходит замена, и количество
сотрудников, в каждый рабочий период дня (тайм слот).
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Проект нуждается в новых технологиях обработки и анализа
информации, т.к. присутствуют определенные трудности при
использовании существующих технологий.
Разбор заявок и введение всех данных происходит вручную, так же
иногда используются приложения Microsoft Excel и Microsoft Word.
Далее, после обработки заявки, сформированные при помощи ЭВМ
документы отправляются обратно в виде согласованной или отклоненной
заявки для офиса продаж. По завершению рабочего дня системный
аналитик может разобрать не все поступившие заявки, что влечет к
образованию очереди и в некоторых случаях потери заявки от офиса
продаж. Накапливается значительное количество отчетов для изменения
графика сотрудников, которые необходимо структурировать и отправить
людям, у которых есть права на редактирование планов рабочего времени
в офисах продаж, что в свою очередь влечет к тому, что работнику
приходится тратить существенное количество времени и задерживаться на
23
рабочем месте. Разработка прототипа автоматизированной системы по
решению задач системного аналитика по планированию рабочего времени
предполагает выполнения следующих задач:
Автоматизация ввода первичной информации в шаблоны
документов для заявок, хранящихся в БД;
Упрощение расчета показателей, необходимых для управления
объектом из-за сложности вычислений или большого объема информации;
Импорт и экспорт входящих и исходящих документов;
Возможность хранения и оперативного отслеживания всей
информации.
Приведем объемные характеристики потоков информации входных и
выходных документов в таблице 1.1.
Проанализируем полученные данные из таблицы 1.1 по выходным
документам. Количество выходных документов у системного аналитика на
проекте WFM равно 4.
Годовой объем обрабатываемых документов составляет
приблизительно 8064 штук, в которых насчитывается порядка 79884
показателей и 138600 документострок, а это 1061352 символа в год.
Итого за год системный аналитик по планированию рабочего
графика сотрудников, формирует приблизительно 15924 документов, в
которых рассчитываются 159036 показателей, насчитывается порядка
300000 шт документострок, а это и составляет 1947782 символа в год.
24
Таблица 1.1
Объемные характеристики потоков информации входных и выходных документов
Документ
Периодично
сть
возникнове
ния
документов
(в день)
Количество
документос
трок в
документе
Постоянн
ые
символы
Переменн
ые
символы
Количество
СИМВОЛОВ в
документе
Количест
во
показател
ей в
документ
е
Количест
во
документ
ов в
месяц
Годовой объем потока информации в
величинах
Докумен
тах
Показате
лях
Документостр
оках
Символах
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
(гp.5*rp
9+гр.4/гр 9
гр.8*12
гр.7*гр.8
*12
грЗ*гр*12
гp.6*гp.8
*12
Первичные документы
Заявка на изменение
рабочего времени
сотрудников в офисах
продаж
30
И
210
75
75
10
630
7560
75600
83160
567210
График работы
0
1000
6400
3000
3133
11
4
48
528
48000
150400
Решение владельца проекта
1
120
2500
660
670
12
21
252
3024
30240
168820
Итого по первичным документам:
7860
79152
161400
886430
Результативные документы
Отклоненная заявка
2!
П
210
91
91
441
5292
57044
58212
481782
Согласованная заявка
9
11
210
?0
70
17
189
2268
38556
24948
1589*0
Запрос владельцу проекта на
изменение плана рабочего
времени
1
120
2500
880
890
8
21
252
2016
50240
224260
Отчет для изменения
графика работы
сотрудников
1
100
2300
770
779
9
21
252
2268
25200
196340
Итого по результативным документам:
8064
79884
138600
1061352
Итого:
15924
159036
300000
1947782
На основании приведенных в таблице 1.1. данных можно выделить
следующие недостатки в технологии обработки информации:
не соблюдение временных рамок в составлении необходимой
документации;
большие трудовые затраты на ручной ввод данных в первичные
документы;
низкая производительность труда в связи с частыми обращениями
к базе данных;
проведение ручных расчетов при составлении отчетности;
дублирование информации;
нерациональное использование имеющейся техники;
несовершенные процессы передачи, обработки, хранения, защиты
целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов
расчетов конечному пользователю;
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Информационная безопасность - это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей. Обеспечение информационной безопасности
и защиты информации на уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2012, Active Directory:
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista, Windows
Server, Терминальный доступ Windows Server);
26
2. права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, файловый сервер);
3. парольная защита информационных систем;
4. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
5. Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ООО «Табер Трейд» производится постоянный мониторинг
наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Кража оборудования;
5) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы.
Поэтому руководители отделов компании ведут ежедневный
мониторинг своих подчиненных, системный администратор контролирует
права доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит
мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет канал
путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней ИБ. К нарушителю применяются
одна или несколько санкций:
1) Выговор;
2) Строгий выговор;
27
3) Штраф;
4) Принудительно-добровольное» увольнение из компании;
Увольнение из компании согласно статьям и с заведением личного
уголовного дела. На предприятии используется следующие способы
обеспечения безопасности:
1. Каждый пользователь должен проходить процедуру
аутентификации при начале работы с компьютером.
2. Компьютер пользователя защищён от вирусных атак антивирусом
DrWeb 6.0.
3. Сервер компании защищён антивирусом.
4. ЛВС защищена от внешних угроз брандмайором – Outpost Firewall
7, который установлен на сервере организации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Современные системы по планированию и автоматизации рабочих
графиков помогают экономить на фонде оплаты труда для сотрудников и
избежать потери прибыли, когда случился наплыв клиентов, а руководство не
знает где взять дополнительных людей, чтобы обслужить всех.
Некоторые из таких продуктов предлагают блок аналитики, который
позволяет проанализировать исторические данные по сканам, чекам,
количеству посетителей и др. за соответствующий период и спрогнозировать
покупательское поведение на тот или иной промежуток времени, рассчитав
при этом потребность в персонале. Особенно это актуально для розничной
торговли в период высокого спроса.
28
Для принятия обоснованного решения о разработке прототипа
автоматизированной системы необходимо проанализировать спектр
существующих разработок программного обеспечения, которые
обеспечивают частичную или полную автоматизацию графика рабочего
времени в офисах продаж.
До недавнего времени рынок WFM-систем был представлен в основном
иностранными продуктами, стоимость которых сильно выросла из-за
ослабления рубля.
В 2001 году компания NAUMEN приобрела опыт выполнения проектов
по разработке и внедрению информационных систем в различных отраслях
российской экономики. Naumen Workforce Management – это первое
полнофункциональное решение для управления и прогнозирования рабочей
нагрузки, разработанное в России.[19]
Прогнозирование рабочей нагрузки крайне важно для эффективного
управления офисом продаж. WFM делает рабочий процесс более прозрачным
и оперативным благодаря автоматизации планирования рабочего времени
сотрудников. Эта компания предлагает WFM-систему, цена которой ниже
существующих иностранных аналогов, но и в этой системе нельзя добиться
абсолютного совпадения планового рабочего времени для покрытия
потребности офисов, и фактического. А значит будут приходить жалобы о
нехватке рабочего времени у сотрудников для полноценной работы офиса
продаж. Нужно будет производить ручные корректировки плановых значений
рабочего времени. Еще из недостатков данной системы можно выделить
следующие пункты: бывают неполадки в работе системы, существует
проблема не полной проработки предъявляемых требований к системе,
стоимость покупки, внедрения и отладки, не говоря уже о последующих
обновлениях и поддержании системы для обеспечения бесперебойной и
комфортной работы.
29
Сравнение CRM систем – это не просто выбор системы из всего
представленного на рынке многообразия. Эффективность программы
управления маркетингом на предприятии определяется ее гибкостью и
масштабируемостью в зависимости от уровня компании и стратегии развития,
а также учетом в системе специфики отрасли.
Сравнение CRM систем осуществляется по следующим параметрам:
Наличие необходимого функционала,
Гибкость системы,
Скорость внедрения,
Простота использования,
Удобство пользовательского интерфейса,
Стоимость ПО,
Качество технической поддержки.
Для сравнения были выбраны следующие системы:
amoCRM;
asoftCRM;
bitrix24.
В Таблице 1.2 приведены пункты на основании которых проведено
исследование демо-версий систем.
Таблица 1.2
Сравнение CRM
amoCRM
asoftCRM
bitrix24
Интеграция
+
-
+
Сделки
+
-
+
Контакты
-
+
Задачи
+
+
+
Продукты
-
+
+
Документооборот
+
+
Настройки прав доступа
-
-
-
Прикрепляемые файлы
+
-
-
Анализ за отдельный
период
+
+
+
30
Лидеры продаж
+
+
+
Наличие проблемных
продуктов
+
-
+
Эффективность работы
менеджеров
+
+
+
Сбалансированность
+
+
+
Удобство интерфейса
3
4
3
Понятность интерфейса
5
5
3
Стоимость, в рублях
3000/месяц
Серверная лицензия
– 30000,
пользовательская -
4050
9990/месяц
Плюс означает наличие такого функционала в системе, минус — его
отсутствие. Пункты «Понятность интерфейса» и «Удобство интерфейса»
оценивались субъективно от 1 до 5, где 5 наивысший балл.
Рассмотренные системы обладают достаточно обширной
функциональностью, но, в то же время, не могут быть применены для
автоматизации рассмотренного выше процесса работы отдела продаж, так как
не имеют возможности объединения заявок от разных подразделений, не
имеют функционала, позволяющего отбирать поставщиков на основании
полученного опыта работы с ними, а также не позволяют проводить анализ
произведенных закупок. Поэтому в данном случае наиболее логично
разработать систему с необходимым функционалом силами специалистов
предприятия.
Существующие программные продукты, либо не поддерживают
необходимый функционал, либо слишком затратные в обслуживании. Исходя
из этого, системным аналитикам проекта приходится вручную обрабатывать
документы, используя инструменты Microsoft office (Excel, Word).
Существующие недостатки дают возможность для разработки прототипа
собственной системы, и формы документов, которые будут полностью
удовлетворять системного аналитика. Основными условиями для разработки
являются относительно небольшой срок разработки, стоимость