1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Рассмотрим процесс формирования документооборота, возникающего в
процессе учета рабочего времени сотрудников компании «ТелекомРазвитие».
Процесс учета рабочего времени сотрудников осуществляется в отделе кадров.
Специалист отдела кадров, ответственный за учет рабочего времени
сотрудников, ежедневно осуществляет учет отработанного времени. От секретарей
руководителей структурных подразделений специалисту отдела кадров передаются
документы, в которых содержатся данные об отработанном времени сотрудников
(заявления на предоставление неоплачиваемого отпуска, заявление о
предоставлении отгула и т.д.). На основании этих документов заполняется табель
учета рабочего времени сотрудников организации, который служит основанием для
расчета заработной платы.
Перечисленные действия осуществляются специалистом отдела кадров
вручную, без использования каких-либо средств автоматизации. Поэтому процесс
учета рабочего времени может сопровождаться ошибками, связанными с
невнимательностью и человеческим фактором. Помимо этого, процесс обладает
высокими трудозатратами в связи с численностью сотрудников организации (около
500 человек).
Рассмотрим схему документооборота, возникающего при осуществлении
процесса учета рабочего времени. Схема документооборота представлена на
рисунке 9.
Секретарь
Сбор данных об
отработанном
времени
Формирование
документа с
данными о рабочем
времени
Формирование
табеля учета
рабочего времени
Процесс Сотрудник отдела персонала
Табель учета
рабочего
времени
Штатное
расписание
Файлы с данными
о рабочем
времени
Файлы с данными
о рабочем
времени
Заявление
Больничны
й лист
Рисунок 9. Схема документооборота
29
Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота.
Характеристика документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с данными
о рабочем
времени
Табель учета
рабочего
времени
Количество документов в год,
шт.
600
100
247
12
Количество символов в
документе, шт.
300
3 000
1000
5 000
Частота возникновения в год
1
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, ч/час
60
60
120
300
Несмотря на то, что большинство бизнес-процессов организации
автоматизированы с помощью программного продукта ERP «SAP», процесс учета
рабочего времени не является автоматизированным. В связи с этим бизнес-процесс
обладает рядом недостатков, к которым относятся:
1. Высокие временные затраты на сбор данных для заполнения табеля
учета рабочего времени.
2. Трудоемкость ручного формирования документооборота.
3. Низкий уровень оперативности данных о рабочем времени.
Для того, чтобы определить эффективность внедрения системы учета
рабочего времени сотрудников организации, сравним затраты на формирование
документооборота после автоматизации процесса учета рабочего времени. В
таблице 3 представлена характеристика формирования документооборота после
автоматизации бизнес-процесса.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявление
Больничный
лист
Файл с данными
о рабочем
времени
Табель учета
рабочего
времени
Количество документов в год,
шт.
600
100
0
12
Количество символов в
документе, шт.
300
3 000
0
5 000
Частота возникновения в год
1
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, ч/час
60
60
0
200
30
Согласно проведенным расчетам, суммарные трудозатраты на ведение
документооборота по существующему варианту составляют 540 человеко-часов
ежегодно. Трудозатраты после внедрения информационной системы составляют 320
человеко-часов. Из проведенных расчетов можно заключить, что внедрение
информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение
документооборота на 40%. Снижение уровня трудозатрат на формирование
документооборота является значительным, что говорит об обоснованности
внедрения информационной системы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании автоматизирована с
помощью ERP-системы «SAP», состояние информационной безопасности можно
ценить как достаточное.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению EPR-системы «SAP» есть только
у сотрудников отделов кадров, коммерческого отдела и отдела продаж. Для доступа
к системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой указываются
уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные системным
администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
запрещено, то разрешено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те файлы,
которые созданы членами группы пользователя.
Доступ к функционалу EPR-системы «SAP» ограничен следующим
правилом: все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать записи в
программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы, созданными от
31
их учетной записи. Право на удаление документов есть только у руководителей
отделов.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются следующие
инженерно-технические средства обеспечения информационной безопасности:
антивирусное программное обеспечение.
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями ответственного и
работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником технического отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
У компании есть сайт, на котором указана информация о компании,
предоставляемых услугах и возможностью составления заявки для обратной связи.
Для защиты сайта от внешних угроз используются следующие методы:
На сервере существует дополнительная аутентификация пользователей.
Доступ к панели администратора сайта защищен надежным паролем,
который состоит из символов двух алфавитов, цифр и спецсимволов.
Для защиты информации сайта проводится ежеквартальное
сканирование PCI через сервис Trustwave.
Для обеспечения защиты информации сайта используются файлы
.htaccess.
Используется протокол SSL, который позволяет установить безопасное
соединение, при этом все данные передаются в закодированном виде по протоколу
HTTPS.
32
Сайт регулярно подвергается модерации и администрированию.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита посетителей и
координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие автоматизированные системы учета рабочего
времени. Программный продукт «Yaware» предназначен для автоматизации
процесса учета рабочего времени сотрудников организации с последующим
формированием отчётности для руководства [26]. В системе формируется два типа
отчетов:
Отчет «Остался после работы» помогает осуществить контроль
превышения рабочего времени персона. Руководитель подразделения будет знать,
чем занимаются сотрудники компании на своих рабочих местах после окончания
рабочего дня. В связи с этим программное обеспечение пригодится в тех случаях,
когда сотрудникам запрещено находиться в офисе после работы.
Отчет «По деятельности сотрудника» предоставляет данные о
нарушениях дисциплины. В отчете включена информация об использовании
рабочего времени, включая данные о нарушениях, к которым относятся: опоздания
и уходы раньше положенного времени, а также общее количество отработанных
часов в организации и их продуктивность.
Интерфейс программного продукта представлен на рисунке 10.
33
Рисунок 10. Интерфейс программного продукта «Yaware»
Программный продукт «primeERP» является облачным приложением,
которое позволяет вести учет рабочего времени сотрудников организаций.
Программный продукт разработан чешской компанией «ABRA Software» [27].
Система включает в себя несколько приложений, которые могут использоваться в
онлайн-интерфейсе, планшете или телефоне. К ним относятся приложение
«TimeTracking», предназначенное для контроля рабочего времени сотрудников, и
приложение «Billing», предназначенное для выставления счетов на основании
затраченного времени. Интерфейс программного продукта представлен на рисунке
11.
Рисунок 11. Интерфейс программного продукта «primeERP»
34
Программный продукт «Большой Брат» позволяет отмечать временные
периоды, связанные с пребыванием на рабочем месте, обеденными перерывами и
простоями; помимо этого, система позволяет осуществить контроль интернет-
трафика и формировать отчетность, связанную с использованием рабочего времени
[24].
По заявлениям разработчиков программного продукта, сотрудники компании
перешли на работу по гибкому графику, поскольку система позволяет точно
учитывать (а потом оплачивать) время переработки. Помимо этого, появилась
возможность предложения заказчикам почасовой схемы оплаты труда и
предоставления им полного отчета о том, как было потрачено оплаченное время.
Программный продукт «TimeCamp» является проектным трекингом, в
котором пользователь может самостоятельно задавать время работы и описывать
какой задачей занимался [25]. В программном продукте есть клиентская версия,
которая устанавливается на компьютер сотрудника и осуществляет сбор данных о
временных интервалах, проведенных за компьютером и запущенных приложениях.
Программа позволяет устанавливать начало и конец рабочего дня, а также
высчитывает его продолжительность. Этот временной интервал оказывает влияние
на процесс работы клиентской версии. Агент не собирает информацию об
активности сотрудника в нерабочее время.
Руководитель может изменять в программе тип рабочего времени: отпуск,
больничный или деловая поездка для каждого сотрудника. Программа формирует
отчет «Посещаемость», в котором содержатся данные о рабочем времени каждого
сотрудника на каждый день месяца. Интерфейс программы представлен на рисунке
12.
Для оценки степени соответствия параметров программного продукта,
автоматизирующего процесс учета рабочего времени, потребностям организации,
необходимо выделить ряд критериев.
35
Рисунок 12. Интерфейс программного продукта
Критериями оценки соответствия программного продукта будут:
1. Функциональность решения. К потребностям организации относятся:
ввод и хранение данных о рабочем времени, формирование табеля учета рабочего
времени и формирование аналитической отчетности.
2. Принцип работы. Степень автоматизации процесса сбора данных и
специфика собираемых данных.
3. Информативность отчетов.
4. Гибкость настройки системы: способ настройки системы,
необходимость ввода данных для авторизации.
5. Доступ к статистике. Наличие возможности предоставить
пользователю доступ к собственной статистике и возможность назначения ролей,
разграничивающих доступ.
6. Качество интерфейса.
7. Стоимость системы, которая включает затраты на приобретение,
поддержку и обновление лицензии.
С помощью приведенных выше критериев проанализируем соответствие
системы потребностям организации. Для этого введем шкалу оценки. Оценка будет
производиться по пятибалльной системе, где «1» обозначает полное несоответствие
36
критерию, а «5» – полное соответствие критерию. Результаты оценки представлены
в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программных продуктов, автоматизирующих учет рабочего времени
Критерий
Yaware
primeERP
Большой
брат
TimeCamp
Функциональность
3
4
4
3
Принцип работы
3
4
5
4
Информативность отчетов
4
4
3
4
Гибкость настройки
5
3
3
3
Наличие статистики
4
3
4
4
Интерфейс
4
5
4
3
Стоимость
5
4
5
4
Итого
28
30
28
29
На основании проведенного анализа можно заключить, что перечисленные
системы не удовлетворяют требованиям к функциональности решения и не
обладают необходимой гибкостью настройки. В целом все перечисленные системы
показывают среднюю степень соответствия выделенным критериям. В связи с этим,
при их внедрении будет необходимость доработки функционала системы под
требования организации.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Рассмотрим существующие виды стратегии автоматизации:
1. Хаотичная стратегия автоматизации направлена на внедрение
информационных технологий в те бизнес-процессы, где необходима срочная
локальная автоматизация. Такой подход может не отвечать реальным потребностям
бизнеса. Стратегия хаотичной автоматизации является несистематизированной,
поэтому не приносит необходимого эффекта. В результате такого подхода к
автоматизации в организации присутствуют множество разрозненных прикладных
систем.
2. Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации по участкам
заключается в том, что автоматизации подлежат отдельные производственные или
управленческие подразделения, которые будут объединены по функциональному
признаку. Эта стратегия чаще всего применяется при автоматизации
производственных участков. Для обеспечения эффективности такой стратегии
37
необходимо осуществить предварительное стратегическое и оперативное
планирование процесса автоматизации.
3. Стратегия автоматизации по направлениям представляет собой процесс
автоматизации выделенных направлений деятельности организации, например,
производства, сбыта или управления финансами. При применении стратегии
автоматизации по направлениям деятельности необходимо обязательное участие
всех организационных подразделений, которые функционально связаны с
автоматизируемым направлением.
4. Стратегия полной автоматизации управления предприятием включает в
себя внедрение автоматизированной системы, состоящей из комплекса
программных модулей различного назначения. Примером такой стратегии является
внедрение системы класса ERP, которая охватывает все процессы организации.
Поскольку в организации уже существует система, автоматизирующая
большинство бизнес-процессов, необходимо, используя стратегию автоматизации
по направлениям, разработать программный модуль для учета рабочего времени
сотрудников организации, который будет функционировать в рамках системы ERP
«SAP».
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных систем
для автоматизации поставленной задачи. Приобретение информационных систем
может осуществляться одним из перечисленных способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс учета рабочего времени. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан вывод
о том, что они не удовлетворяют потребностям организации, поэтому покупка
готовой информационной системы не потребуется.