38
· защиту данных путем преобразования диска (кодирования);
· очистку остаточной информации;
· разграничение доступа к устройствам, контроль аппаратной
конфигурации, контроль подключений внешних накопителей;
· возможность создания замкнутой программной среды;
· разграничение доступа при сетевом взаимодействии;
· сетевое администрирование, включая удаленную настройку
и просмотр журналов.
Все программное обеспечение, установленное на компьютерном
оборудовании компании, является собственностью компании и должно
использоваться исключительно в производственных целях.
Сотрудникам запрещается устанавливать на предоставленном в
пользование компьютерном оборудовании нестандартное, нелицензионное
программное обеспечение или программное обеспечение, не имеющее
отношения к их производственной деятельности. Если в ходе выполнения
технического обслуживания будет обнаружено не разрешенное к установке
программное обеспечение, оно будет удалено, а сообщение о нарушении будет
направлено непосредственному руководителю сотрудника и в Департамент
защиты информации.
На всех портативных компьютерах должны быть установлены программы,
необходимые для обеспечения защиты информации:
персональный межсетевой экран;
антивирусное программное обеспечение;
программное обеспечение шифрования жестких дисков;
программное обеспечение шифрования почтовых сообщений.
Все компьютеры, подключенные к корпоративной сети, оснащены
системой антивирусной защиты, утвержденной руководителем предприятия.
Сотрудникам компании запрещается:
блокировать антивирусное программное обеспечение;
устанавливать другое антивирусное программное обеспечение;
изменять настройки и конфигурацию антивирусного программного
обеспечения.
39
Кроме того, определены инструкции пользователям по использованию
паролей и антивирусной защиты.
Все пользователи должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны
соблюдать следующие инструкции:
• Обязательно устанавливать персональные пароли для обеспечения
подотчётности;
• Хранить все пароли в секрете;
• Не записывать пароли на бумаге;
• Менять пароль каждый раз, когда есть указания на возможную
компрометацию системы или паролей;
• Использовать пароли, содержащие не менее 6 знаков;
• Изменять все пароли через регулярные промежутки времени (не
более 90 суток) и не использовать повторного или циклического
применения старых паролей;
• Как можно чаще менять пароли для доступа к системным утилитам
и привилегированным системным ресурсам;
• Всегда изменять временные пароли при входе в систему;
• Не использовать пароли в открытых сценариях автоматического
входа – макросах или функциональных клавишах.
При выборе паролей не рекомендуется использовать:
• Дату рождения сотрудника или его близких;
• Инициалы и регистрационные номера автомобилей;
• Названия и идентификаторы структурных подразделений;
• Номера телефоном и другие группы символов, состоящее из одних
цифр;
• Пользовательские, системные и групповые идентификаторы;
• Более двух одинаковых символом;
• Группы символов, состоящие из одних букв.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
40
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации учета продажи учета работы с
контрагентами применяются так называемые CRM.
Рассмотрим основные из существующих подобных систем,
предназначенных для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте
процессов, а именно:
Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;
FreshOffice CRM;
RegionSoft CRM;
ELMA;
Sales Expert;
Quick Sales;
CRM Кларис.
«КлиК: Управление продажами» (УП) - новое CRM решение для
автоматизации продаж, разработанная как более простая альтернатива
комплексной конфигурации «КлиК: Управление бизнесом» (УБ).
Готовая к использованию сразу после установки, система решает на
современном уровне сразу комплекс CRM-задач отдела продаж и руководства
компании. По сравнению с аналогичными по цене продуктами, это решение
обладает развернутым функционалом управления продажами, аналитики и
интеграции с другими приложениями.
«Управление продажами» не является ограниченной версией от
«Управления бизнесом», это новое решение, которое имеет свой собственный
дизайн карточек данных, аналитику и пр.
Есть возможность автоматического обновления до версии "КлиК:
Управление бизнесом" с адаптивным переносом всех данных.
Поскольку решение полностью готово к использованию, в комплект
поставки не входят модули для изменения конфигурации и интерфейсов. Вместе
с тем, присутствует дизайнер отчетов Crystal Reports и инструмент для
настройки шаблонов отчетов Word и Excel.
Сервисные возможности:
41
Удаленный доступ через интернет для неограниченного количества
пользователей.
Настройка различных параметров CRM-системы (опции ведения
учета, опции построения аналитики и т.п.) легко осуществляется на
пользовательском уровне.
Различные варианты предварительно настроенных рабочих столов
для разных ролей пользователей.
Журнал системных событий и действий пользователя.
Прикрепление файлов и почтовых сообщений ко всем объектам
системы.
OLAP-представления и другие аналитики по всем доступным в
системе объектам
Подготовленные шаблоны импорта из Excel (Контрагенты,
Контактные лица, Сотрудники, Номенклатура, Банки)
Во всех конфигурациях FreshOffice CRM есть:
интеграция с IP АТС Октелл (Oktell), с 5-й версии
WIN интерфейс (приложение устанавливается в компьютер
пользователя с ОС Windows) + возможность WEB интерфейса (доступ через
браузер)
интеграция WEB интерфейса c Google Gmail аккаунтом
наличие в WEB интерфейсе - кабинета клиентов (неограниченный
доступ для клиентов, финансы, счета, файлы), с версии 5.1
самостоятельно создавать новые поля данных,
создание дополнительных справочников пользователями прямо в
программе, без знания специальных языков программирования,
создание дополнительных OLAP отчетов,
создание и редактирование экранных форм, карточек и интерфейсов
(мастер форм), создание пользовательских конфигураций с различным набором
форм и данных.
В данный момент актуальна 5-я версия FreshOffice CRM системы. По
сравнению с предыдущей, 4-й версией есть ряд очень мощных нововведений,
изменилась и стоимость системы.
42
FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по
шаблонам, которые заранее сформированы - договора, счета, коммерческие
предложений и многие другие, используя конструктор документов MS Word,
Fast Report. Учет финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю
информацию о поступивших средствах от клиентов и о текущих расходах.
Управление всегда будет иметь информацию о планируемых и уже
поступивших денежных средствах а также выявлять размер прибыли от каждого
заказа, клиента, сотрудника, отдела.
Аналитические отчеты, маркетинг ,сводные данные. Встроенные в
систему аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM.
Распределение продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое
другое, а также проконтролировать работу каждого Вашего сотрудника,
выполнение плана, результативность звонков, встреч и многое другое.
FreshOffice CRM позволяет активно использовать электронная переписку,
в ней встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, позволяющий
организовывать массовые рассылки, а также хранить электронную переписку по
каждому Вашему клиенту.
База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для
сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о
тренингах семинарах, характеристики продаваемой продукции и прочие.
FreshOffice CRM имеет встроенный корпоративный мессенджер по типу
ICQ, QIP.
RegionSoft CRM - мощное современное средство для автоматизации
оперативной деятельности отделов продаж и сервисных служб, программа и
система в одном лице.
CRM система спроектирована на основе клиент-серверной технологии,
имеющее встроенную систему отчетности, легко настраиваемое под особенности
предприятия, отраслевую специфику, позволяющее работать всем сотрудникам
предприятия с единым информационным массивом контрагентов, базой
клиентов.
Клиентская база учитывается и ведётся с помощью карточек - клиентов,
имеющих разные поля в случае юридических лиц и физических лиц.
43
Используется бесплатная база данных Firebird.
Данная CRM система учитывает исчерпывающие сведения о контрагентах
и персонале, классифицирует и систематизирует их, предоставляет средства для
групповой обработки, автоматизирует складской и кассовый учет, формирует
прайс-листы, отслеживает бизнес-процессы. Вся Ваша информация о базе
клиентов, поставщиков, партнеров и других типах контрагентов будет собрана в
одной месте.
RegionSoft CRM имеет встроенный почтовый клиент, конфигуратор и
дизайнер отчетов с поддержкой открытого кода, возможность удаленной работы
пользователей, а также массу других достоинств.
ELMA — система управления бизнес-процессами (BPM-Система),
позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и
контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности
работы всей компании, подразделений, отделов, сотрудников.
Система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management),
что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы.
Это решения, способные оперативно меняться вместе с изменением
бизнес-процессов компании.
ELMA CRM – это операционный тип системы CRM, основными
функциями которой являются управлением процессами, в частности процессом
продаж (в том числе механизм воронки продаж, т.е. прохождение по этапам
сделки, продажи, поставки) и ведение истории взаимоотношений со всеми
Вашими группами контрагентов (База контрагентов, лидов (потенциальных
клиентов) контактов, открытых, находящихся в работе сделок и т.д.)
CRM возможно интегрировать с телефонией, IP АТС и Call-центрами -
Астериск, Октелл, Инфрател и другими, таким образом очень эффективно делая
телемаркетинг, обзвоны потенциальных и существующих клиентов.
Система Sales Expert разработана в 2002 году с учетом пожеланий свыше
1000 пользователей первого продукта, продаваемого под этой маркой.
Программа предназначена для компаний, уже сделавших первые шаги в
построении своей CRM-идеологии (как вариант - внедрение после
использования Quick Sales, откуда легко переносятся все данные компании), и
44
предлагает руководителям и менеджерам расширенные возможности управления
продажами, анализа деятельности сбытовых, маркетинговых, сервисных
подразделений и всей компании в целом, развития клиентской базы и
повышения качества обслуживания клиентов.
Преимущества Sales Expert:
• Многоуровневые справочники для сбора маркетинговой
информации
• Учет и анализ маркетинговых воздействий
• Настраиваемый пользовательский интерфейс
• Расширенная настройка прав доступа и защита информации от
удаления
• Удобный календарь-ежедневник
• Улучшены возможности для прямого маркетинга
• Возможности построения сложных запросов
• Настройка шаблонов для типов и этапов работ
• Гибкий учет и оформление оплат и отгрузок
Quick Sales 2 - это новая версия самой простой и удобной CRM-системы
для ведения клиентов, в сравнении с предыдущей версией - Quick Sales 1 -
программа стала еще удобнее и еще проще.
Преимущества CRM системы Quick Sales 2:
• Высокая информативность и широкие аналитические возможности.
• Инструменты для повышения качества работы менеджеров по
продажам.
• Формирование отчетов - за любой период.
• Возможность интеграции с системой «1С:Предприятие».
• Оценка эффективности маркетинга.
• Защита клиентской базы.
Кларис CRM - удобная и гибкая web система для ведения клиентской
базы, управления продажами, ведения журнала платежей.
Как и любые другие решения на базе платформы Кларис, работа ведется
через интернет браузер, без установки дополнительного ПО в компьютер
пользователя.
45
Пользователи могут находиться как в офисе, так и в любой другой точке
города или страны и за её пределами, где есть интернет.
Это улучшает качество взаимоотношений с клиентами, дает возможность
для привлечения новых клиентов и в конечном итоге повышает число продаж.
Кларис CRM - может устанавливаться локально в офисе компании (с
единоразовой оплатой) и в то же время доступна, как SaaS WEB система на
нашем сервере на условиях аренды с помесячной оплатой.
Кларис CRM позволяет сделать быструю регистрацию звонка,
регистрацию заказа клиента, отследить состояние заказов, платежей, историю
контактов и действий.
Online система Кларис CRM доступна круглосуточно 24 часа, 7 дней в
неделю, с любого компьютера, где есть подключение к Интернет.
Импорт (и экспорт) любых начальных данных и справочников из Excel и
других форматов - база клиентов, контрагентов, прайсы, товары, справочники,
номенклатура.
Сравнение рассмотренных систем приведен в таблице 1.6.
Таблица 1.6
Сравнение рассмотренных систем
Параметр
Клиент-
Коммуни
-катор
Fresh
Office
CRM
RegionSoft
CRM
ELMA
Sales
Expert
Quick
Sales
CRM
Кларис
WEB интерфейс
(через браузер)
+
+
+
+
Десктоп
приложение
+
+
+
+
+
Клиентская база
+
+
+
+
+
+
+
Управление
этапами продаж
+
+
+
+
+
+
+
Настройка
уровня доступа
сотрудников
+
+
+
+
+
+
+
46
Продолжение таблицы 1.7
Параметр
Клиент-
Коммуни
-катор
Fresh
Office
CRM
RegionSoft
CRM
ELMA
Sales
Expert
Quick
Sales
CRM
Кларис
Задачи,
напоминания,
расписание,
поручения
+
+
+
+
+
+
+
Документооборот
с клиентами
+
+
+
+
+
+
+
Настраиваемый
процесс
визирования
документов
(work-flow)
+
База данных
MS SQL
MS
SQL
Firebird
Firebir
d, MS
SQL
Firebir
d
Firebi
rd
MS
SQL
10 рабочих мест
48000/80
000
125
500
руб.
76 450
руб.
67 200
руб.
68 750
руб.
37
070
руб.
35 000
руб.
15 рабочих мест
69000/11
5500
188
250
руб.
110 450
руб.
88 200
руб.
96 800
руб.
53
570
руб.
51 000
руб.
Каждая из рассмотренных систем обладает своими преимуществами,
однако не учитывает заявки клиентов, что является главной из поставленных
задач учета, поэтому для внедрения в компании не подходит ни одна из систем.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование рассматриваемой системы состоит из ряда
последовательных этапов и включает в себя:
1. сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела.
2. определение стратегических свойств ИС;
3. определение функциональности ИС;
4. выбор стратегии автоматизации;
5. выбор способа приобретения;
6. определение архитектуры.
47
На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе
отдела охраны труда, а также отдела экологической безопасности, производится
анализ деятельности отдела и выбор направлений автоматизации, таких как:
обучение, контроль за нарушениями ОТ, проведение мероприятий и учет
руководящих документов.
На втором этапе определяется базовая концепция проектируемой
информационной системы, которая отражает основные свойства будущей
системы, основные компоненты и их взаимосвязи. На этом этапе были
сформированы основные подсистемы: подсистема обучения, подсистема
проведения мероприятий, подсистема контроля за нарушениями ОТ, подсистема
учета руководящих документов.
На третьем этапе детально продумывается функциональность каждого из
компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к
функционалу каждой из подсистем.
На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации.
Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации
по направлениям.
На пятом этапе производится анализ существующих разработок для
автоматизации комплекса задач, вырабатываются критерии оценки
эффективности использования существующих информационных систем, и
производится сравнительный анализ с вариантом разработки новой
информационной системы, на основе чего делается выбор наиболее
подходящего способа приобретения. В результате проведенного анализа было
принято решение о разработке новой информационной системы.
На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений
по техническому и программному обеспечению задачи, определяется
приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.
Выбор стратегии автоматизации состоит из базовых принципов, которые
используются при автоматизации предприятия: