11
условий по защите государственной тайны в Обществе, за соблюдение
установленных законодательством Российской Федерации ограничений,
связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.
Каждый отдел организации имеет свои функции и компетенции, так как
основной деятельностью компании является торговля, отдел продаж является
ведущим подразделением организации. Поэтому от участников бизнес-процессов
данного подразделения зависит финансовая устойчивость фирмы, перспективы
ее роста и развития. Поэтому данное подразделение должно функционировать
максимально эффективно. Отдел занимается работой покупателями техники,
заключением договоров реализации техники, ведет учет и сопровождение сделок,
отслеживает информацию о произведенных гарантийных ремонтах. Принимает
претензии от покупателей и проводит на основании договора аутсорсинга
техническое обслуживание и гарантийный ремонт.
Отдел аналитики – участвует в формировании полной и достоверной
информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах
деятельности, осуществляет контроль за наличием и движением имущества,
использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью
средств и материальных ценностей, ведет учет взаиморасчетов с контрагентами,
производит платежи в федеральный и местные бюджеты и обеспечивает
сохранность документов бухгалтерского учета.
Отдел снабжения – занимается работой с поставщиками товаров и услуг
(их поиск, заключение договоров, работа с претензиями по возмещению
денежных средств за некачественную технику и гарантийный ремонт). На
сотрудниках отдела также лежат обязанности по обеспечению доставки техники
и запасных частей к местам складирования или (по заявке) к местонахождению
клиента. Отдел обеспечивает предпродажную подготовку техники, включая
сертификацию и таможенные процедуры. Кроме этого отдел сопровождает
аутсорсинговые договора с компаниями, которые ведут гарантийные и
постгарантийные ремонты.
Подробная организационная структура предприятия изображена на
рисунке 1.
12
Рисунок 1 - Организационная структура ООО НТЦ «Технология»
13
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
Основная деятельность организации направлена на продажу
спецтехники и оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту
техники в установленный гарантией срок.
Рисунок 2 – Контекстная диаграмма деятельности ООО НТЦ «Технология»
Основными входными потоками являются: документы поставщиков
(прайс-листы, договора и сопроводительные документы на техники) и
документы клиентов (заявки на покупку техники, заявки на гарантийное и
постгарантийное обслуживание, претензии по качеству приобретённых
средств техники). Также к входным потокам относятся запросы
контролирующих организаций (пенсионного фонда, налоговой службы,
ГИБДД и т.д.).
Выходными потоками информации являются акты проверок,
составляемые по результатам экспертизы, прайсы на технику, ее
обслуживание, запасные части и сопроводительная документация для
клиентов, документы, предоставляемые поставщикам (договора, акты сверок,
платежные документы, претензии и т.п.) и документы отчётности в
14
вышестоящие структуры.
Для функционального анализа деятельности основных отделов
предприятия произведена декомпозиция контекстной диаграммы. Результаты
декомпозиции представлены на рисунке 3.
Рисунок 3 – декомпозиция деятельности ООО НТЦ «Технология»
1.3.1 Документооборот ООО НТЦ «Технология»
Документооборот – это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на
хранение.
Документооборот имеет большое значение для эффективной, а
главное быстрой работы организации. Для обеспечения своевременной
обработки текущей документации применяется система документооборота,
которая позволяет отражать все операции, производимые внутри предприятия.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами,
также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и
осуществлять контроль использования рабочего времени и надлежащее
хранение входящей и исходящей документации.
Анализ внешнего документооборота
Схема внешнего документооборота ООО НТЦ «Технология»
15
представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 - Схема внешнего документооборота ООО НТЦ «Технология»
Налоговой службе аналитический отдел ООО НТЦ «Технология»
предоставляет декларации о доходах, ежеквартальные и годовые отчеты.
В фонд медицинского и социального страхования и в Пенсионный
фонд передает сведения о сотрудниках. В свою очередь, Дальмедстрах
изготавливает и передает работникам организации медицинские полиса, а
Пенсионный фонд – пенсионные удостоверения.
С кредитно-финансовыми организациями (банками) происходит обмен
платёжными поручениями и выписками счетов.
В ГИБДД ООО НТЦ «Технология» предоставляет контракты, грузовые
таможенные декларации (ГТД) и документы производителей на ввезенную
технику. ГИБДД осуществляет постановку техники на учет, о чем выдаются
свидетельства о постановке на учёт транспортного средства (ТС) и паспорт
транспортного средства (ПТС).
В таможню ООО НТЦ «Технология» представляет документы уплаты
пошлины и НДС, контракты на поставку техники, ГТД на импорт техники.
Заявки на технику, сервисное обслуживание и гарантийный ремонт
подают Заказчики, ООО НТЦ «Технология» в ответ предоставляет договора,
16
счета на оплату и сопроводительные документы, в случае возникновения
претензий со стороны заказчика оформляются дополнительные документы по
претензии.
Поставщикам ООО НТЦ «Технология» предоставляет запросы на
технику, платёжные документы и акты сверки. Поставщики предоставляют
договора, счета на оплату, счёт фактуры, таможенные и сопроводительные
документы. При возникновении факта не соблюдения условий контракта
оформляются документы претензии.
В аутсорсинговые компании ООО НТЦ «Технология» отправляет заявки
на сервисное обслуживание. Они осуществляют обследование техники на
предмет неисправности, на основании обследования предоставляют акт
технического освидетельствования, в случае необходимости производится
гарантийный ремонт, по результатам которого выставляются счёт фактуры,
накладные, акты техосмотра, заявки на запасные части и расходные материалы.
Отдел аналитики получает запросы и предписания из вышестоящих
инстанций, составляет и своевременно предоставляет им обязательные виды
отчетности, осуществляет бухгалтерский и другие виды учета. Отслеживает
факт оплаты заказчиком заказа и направляет необходимую отчетность и
разного рода документы в другие отделы.
Анализ внутреннего документооборота
Схема внутреннего документооборота представлена на рисунке 5.
Информационные потоки, а, следовательно, и документооборот ООО
НТЦ «Технология» распределяется соответственно функциональным задачам
отделов и их структурным единицам. Эти функции закреплены в Положении о
деятельности отделов и должностных инструкциях сотрудников.
Внутренние информационные потоки организации оформляются
следующими документами:
– приказы и распоряжения начальника и его заместителя по организации
работы подразделений;
– отчеты и доклады;
17
– документы бухгалтерского учета и другая обязательная отчетность за
различные периоды работы;
– документы, отражающие оперативную информацию.
Рисунок 5 - Схема внутреннего документооборота
Отдел снабжения ведет работу с поставщиками техники. Изучает рынок
поставщиков, отзывы покупателей о реализуемой технике, цены, условия
поставки. Отправляет им запросы на технику и запасные части, платёжные
документы, сверки взаиморасчётов. В отделе обрабатывается входящая и
исходящая документация поставщиков: договора, счета, счёт фактуры,
таможенные и сопроводительные документы. В случае выявления поставки
некачественной техники, ведется работа по оформлению претензии к
поставщику для возмещения ущерба. Отдел взаимодействует с ГИББД при
постановке техники на учет, получая от нее свидетельства о постановке
транспортного средства на учет. Так же отдел обеспечивает работу с
поставщиками услуг по техническому освидетельствованию техники, ее
гарантийному ремонту и обслуживанию на условиях аутсорсинга.
Анализ документооборота отдела продаж.
Отдел продаж ведет работу с клиентами: рассматривает заявки и
18
обращения клиентов, анализ спроса и конъюнктуры рынка, изучение
конкурентов, исходя из этого, отдел (совместно с отделом аналитики)
формирует предложения о ценовой политике предприятия для рассмотрения
руководством. В отдел поступают заявки на технику, заявки на ремонт и на
сервисное обслуживание. Так же в отдел продаж поступает входящая
документация из других отделов. Отдел снабжения предоставляет данные об
условиях поставки техники и пакет документов на продажу, информация о
поступлении оплаты от заказчика поступает из отдела аналитики.
При обращении заказчика за сервисным обслуживанием оформляется
документ заказ на сервисное обслуживание. При проведении гарантийных
ремонтов, в случае необходимости закупки дополнительных запчастей,
производится заказ в отдел закупок.
Схема документооборота отдела продаж представлена на рисунке 6.
Внутренний документооборот отдела основывается на поступлении
заявок от покупателей. На основании заявки от покупателя формируется
заявка на поставку техники, которая передаётся в отдел снабжения. При
наличии техники, с покупателем согласовывается стоимость и условия оплаты,
оформляется договор поставки и счёт на оплату покупателю.
В случае отсутствия техники, в отдел снабжения отправляется заявка на
поставку техники, согласовываются условия поставки с поставщиком и
заказчиком, оформляется договор поставки и счёт на оплату покупателю.
При передаче техники покупателю составляется пакет
сопроводительных документов: счет фактура, товарно-транспортная
накладная, паспорт транспортного средства, акт приема-передачи, сервисная
книжка. В сервисной книжке ведется учет гарантийных ремонтов и
ежегодного сервисного обслуживания, данные о которых заносятся и в
сервисную книжку покупателя, и в базу данных отдела продаж.
19
Рисунок 6 – Схема внутреннего документооборота отдела продаж
Долговременная информация, такая как договора, информация о
покупателях, сервисном обслуживании, претензиях хранится внутри отдела.
Отдел снабжения предоставляет в отдел продаж информацию об
имеющейся в наличии технике и запасных частях. По запросам отдела продаж
формирует информацию об условиях поставки техники и пакет
сопроводительных документов к продаваемой технике. В отдел аналитики
предоставляет счета на оплату от поставщиков техники и услуг.
Отдел аналитики предоставляет информацию о проведении оплаты
счетов поставщикам в отдел снабжения. Информацию о поступлении средств от
покупателей в отдел продаж. По предоставляемой информации об отработанном
времени производится расчет заработной платы и отчисления, данные об этом
предоставляются сотрудникам в виде индивидуальных листов начисления
заработной платы. Ежедневно руководителю предоставляется информация о
движении денежных средств по расчетным счетам. По мере необходимости
производятся сверки взаиморасчетов с покупателями (поставщиками),
информация о наличии задолженности передается в соответствующий отдел. Раз
в месяц производится инвентаризация находящегося на балансе имущества,
20
копии актов передаются начальникам отделов и заместителю генерального
директора.
1.4 Анализ программного и аппаратного обеспечения
В организации ООО НТЦ «Технология» установлены персональные
компьютеры на базе процессора Intel Сore i3 в количестве 6 единиц, существует
возможность доступа к сети интернет для каждого узла. Скорость передачи
данных в сети до 100 Мбит/с. Структура сети предприятия представлена на
рисунке 7.
Рисунок 7 – Организация сети в ООО НТЦ «Технология»
В организации использование электронных информационных потоков
осуществляется за счет следующих средств:
1) электронная почта
– используется для связи с поставщиками для деловой переписки;
– связь с клиентами;
– обмен данными между удаленными сотрудниками организации.
2) внутренняя локальная сеть
– обмен данными между сотрудниками;
– получение оперативной информации из информационной системы.