21
Таблица №1
Описание узлов сети
Наименование
узла сети
Краткое описание
конфигурации
Программное обеспечение
Ген. Директор
ЦП: intel core i5 (3.4 гц)
ОЗУ – 2048Mb,
HDD – 500Gb
ОС: Windows 7 ultimate
MS Office 2010
Google Chrome
Kaspersky Anti-Virus
1С:Предприятие 8.2
Зам. Ген.
Директора
ЦП: intel core i3 (3.2 гц)
ОЗУ – 1024Mb,
HDD – 180Gb
ОС: Windows 7 ultimate
MS Office 2010
Google Chrome
Kaspersky Anti-Virus
1С:Предприятие 8.2
Аналитический
отдел
ЦП: intel core i3 (3.2 гц)
ОЗУ – 1024Mb,
HDD – 180Gb
ОС: Windows 7 ultimate
MS Office 2010
Google Chrome
Kaspersky Anti-Virus
1С:Предприятие 8.2
Отдел продаж
ЦП: intel core i3 (3.2 гц)
ОЗУ – 1024Mb,
HDD – 180Gb
ОС: Windows 7 ultimate
MS Office 2010
Google Chrome
Kaspersky Anti-Virus
1С:Предприятие 8.2
Отдел снабжения
ЦП: intel core i3 (3.2 гц)
ОЗУ – 1024Mb,
HDD – 180Gb
ОС: Windows 7 ultimate
MS Office 2010
Google Chrome
Kaspersky Anti-Virus
1С:Предприятие 8.2
22
На сегодняшний день текущая система автоматизации вполне
справляется со своими задачами, обеспечивая обработку информации,
необходимой для осуществления бизнес-процессов предприятия. Недостатком
существующей системы является отсутствие общего взаимодействия из-за
отсутствия единых форм документов внутреннего документооборота и единого
хранилища данных для всех отделов.
Основные ресурсы сети: файлы информационной базы «1С:Предприятие
8.2». Локальная сеть построена на коммутаторе (свитч) на 24 порта
производства фирмы D-Link. Скорость передачи данных в локальной сети – 100
Мб/с. Модем, подключенный к коммутатору, позволяет выходить всем
пользователям данной сети в Интернет в любое время. Локальная сеть
построена на топологии звезда при помощи, экранированной витой пары (RJ-
45).
В локальной сети имеются сетевой принтер (МФУ Brother MFC-
L2700DWR – многофункциональное устройство: принтер, сканер, копир и
факс) которые может использовать любой сотрудник предприятия.
Все компьютеры предприятия используют операционную систему
Microsoft Windows 7 ultimate (6 лицензий), пакет офисных программ – Microsoft
Office 2010 (6 лицензий).
Куплена лицензия на 1С: Предприятие 8.2 (бухгалтерский учет).
Антивирусная защита обеспечивается с помощью ПО Kaspersky Anti-
Virus (ключ на 6 ПК), антивирусные базы обновляются каждый день.
Резервное копирование данных обеспечивается средствами «1С:
Предприятие», в конце каждого рабочего дня, резервные копии хранятся на
съемном жестком диске.
Для работы в Интернет используется бесплатный браузер Google chrome.
2.2 Анализ локальной вычислительной сети
Локальная сеть (локальная вычислительная сеть, ЛВС) – это комплекс
оборудования и программного обеспечения, обеспечивающий передачу,
хранение и обработку информации [].
23
Локальная сеть предоставляет совместный доступ к данным,
программному и техническому обеспечению. У сотрудников предприятия,
работающего над одним проектом, появляется возможность работать с одними
и теми же данными и программами одновременно. Локальная сеть увеличивает
скорость обращения информации, дает возможность поддерживать ее в
актуальном состоянии, обеспечивает быстрый и удобный доступ к данным
зарегистрированным пользователям, обладающими соответствующими
правами и защищает информацию от несанкционированного доступа.
Правильно построенная ЛВС, отвечающая современным стандартам
безопасности, позволяет получать доступ к необходимой информации,
обеспечивает надежную защиту от несанкционированного доступа к данным,
обеспечивая стабильное информационное взаимодействие. В настоящее время
созданы и эксплуатируются различные типы ЛВС с различными размерами,
топологией, алгоритмами работы, архитектурной и структурной организацией.
Независимо от типа сетей и их назначения, к ним предъявляются общие
требования:
Скорость – важнейшая характеристика локальной сети;
Адаптируемость – свойство локальной сети расширяться и устанавливать
рабочие станции там, где это требуется;
Надежность – свойство локальной сети сохранять полную или частичную
работоспособность вне зависимости от выхода из строя некоторых узлов или
конечного оборудования [].
Благодаря использованию сетей сотрудники организации могут
взаимодействовать с партнерами по бизнесу, находясь на значительном
расстоянии от них, даже в других государствах, что способствует
значительному повышению производительности и эффективности управления.
К таким приложениям относятся, прежде всего, электронная почта,
видеоконференции, Internet. В организации компьютеров немного, а
централизованное управление рабочими станциями не производится. Таким
образом, данная сеть имеет статус одноранговой.
Топологией сети ООО НТЦ «Технология» является топология типа
24
«звезда». Рабочие станции подключаются к многопортовому (24 порта)
сетевому коммутатору.
Физическая среда передачи данных – кабель неэкранированной витой
пары категории 5(UTP 5). Этот тип кабеля обеспечивает простоту изменения
конфигурации сети, а также минимальную стоимость долговременного
обслуживания, простоту диагностики. Скорость передачи данных – до 100
Мбит/c.
Все рабочие станции работают по протоколу TCP/IP – стандартный
набор правил, обеспечивающий связь между рабочими станциями и серверами
разных архитектурных исполнений, а также управляемых различными
операционными системами.
В настоящее время компьютерная сеть строится на архитектуре Ethernet
стандарта 100BASE-T, что позволяет использовать в сети коммутаторы,
экранированную или неэкранированную витую пару категории 5 и
поддерживать пропускную способность сети 100 Мбит/с. Она является
лидирующей архитектурой и обладает следующими достоинствами:
– экономичность (для построения сети достаточно иметь по одному
сетевому адаптеру для каждого компьютера плюс один физический сегмент
коаксиального кабеля);
– простые алгоритмы доступа к среде, адресации и передачи данных
(простота логики работы сети ведет к снижению стоимости сетевых адаптеров
и драйверов, а также к повышению надежности);
– расширяемость, т.е. возможность подключения новых узлов.
Прикладное программное обеспечение позволяет в основном решать весь
комплекс функциональных задач бизнес-процессов предприятия: браузер Google
Сhrome обеспечивает поиск информации, ее передачу. Пакет Microsoft Office
2010 позволяет документировать информацию с помощью приложения MS
Word, анализировать данные в MS Excel, визуализировать информацию в MS
Power Point и MS Publisher.
В пакете 1С:Предприятие 8.2 производится обработка и хранение
учетных данных, формирование отчетности.
25
1.5 Обоснование проектных решений
В результате функционально-информационного анализа действующей
технологии работы ООО НТЦ «Технология» были выявлены следующие
недостатки в обработке информации:
– оформление части документов производится вручную, недостаточно
быстро, что снижает удовлетворенность клиентов при
обслуживании;
– наличие ошибок и расхождений при оформлении внутренних
документов в разных отделах предприятия;
– отсутствие оперативной информации о наличии техники, техники в
пути, ходе и результатах выполняемых ремонтов;
– недостаточные возможности по оценке надежности поставщиков
клиентов.
Данные проблемы возникает в результате следующих причин:
1) отсутствие единой информационной базы в различных отделах;
2) отсутствие полного учета проведения освидетельствования
техники, ручной способ оформления актов выполненных работ и актов
технического состояния техники;
3) ручной способ ведения журнала регистрации заказов;
4) ручной способ оформления заявок от клиентов;
5) отсутствие данных о надежности поставщиков и клиентов.
Данные недостатки приводят к снижению удовлетворенности клиентов,
и даже выбору в обслуживании у конкурентов, что естественно, снижает
доходность предприятия.
Трудозатраты на ручное оформление документов на технику, при
большом количестве содержащихся в них реквизитов и полей довольно
велики. При этом, играет роль человеческий фактор и, следовательно, рост
числа ошибок и неверного оформления документов.
При дистанционной работе с партнерами (по телефону, электронной
почте) нет возможности оперативно узнать состояние заказа, что вновь
26
приводит к задержке оформления текущих документов и соответственно
снижению качества обслуживания.
Также нет возможности эффективно отслеживать ненадежных партнеров
и выдвигать им обоснованные претензии.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка
системы автоматизации процесса оформления заказов учёта гарантийных
обращений клиентов, формирование претензионной документации для
поставщиков в ООО НТЦ «Технология» путем разработки информационной
подсистемы в среде «1С:Предприятие» с целью повышения качества и
скорости обслуживания клиентов.
Соответственно целям в работе ставятся и решаются следующие задачи:
1) автоматизировать процесс регистрации обращений клиентов;
2) автоматизировать процесс оформления первичных документов при
приеме техники в ремонт;
3) разработать журнал о состоянии ремонтов;
3) автоматизировать оформление претензий к поставщикам;
4) автоматизировать процесс создания отчетной документации о
деятельности отдела продаж и отдела снабжения.
Выбор программного продукта «1С:Предприятие» обусловлен тем, что
предприятием приобретена лицензия на 5 рабочих мест, бухгалтерский учет
на сегодняшний момент ведется в данной программной среде, поэтому
интегрировать новые разработки в уже существующую систему будет проще.
Защита информации от несанкционированного доступа должна быть
обеспечена аутентификацией пользователя с помощью пароля, то есть доступ
к данным будет осуществляться в соответствии с установленными правами
конкретных пользователей. В связи с этим приняты учётные записи двух
типов: «Пользователь» и «Администратор». Добавление новых видов может
производиться администратором по приказу руководителя.
27
2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДСИСТЕМЫ И ЕЕ
РЕАЛИЗАЦИЯ
2.1 Характеристика функциональных подсистем
Основные бизнес-процессы на предприятии ООО НТЦ «Технология»,
т.е. его функциональные задачи:
− приём заявок на покупку техники от клиентов;
− закупка техники у поставщика;
− реализация техники покупателю;
− приём заявок на гарантийное и сервисное обслуживание;
− приём заявок на ремонт от клиентов;
− предъявление претензий к качеству техники поставщикам;
− учёт проведённых ремонтов.
Рисунок 8 – Диаграмма верхнего уровня
функционирования разрабатываемой подсистемы
Для детального анализа всех информационных потоков предприятия
проведена декомпозиция контекстной диаграммы и рассмотрена работка
каждого модуля.
28
Рисунок 9 – Диаграмма декомпозиции функционирования подсистемы
В результате анализа и декомпозиции выделено несколько
функциональных модулей:
1. Модуль учёта заявок – предназначен для ввода информации от
клиентов. Схема его функционирования представлена на рисунке 10.
При обращении клиента за техникой данные о нём вносятся в
справочник «Клиенты», данные из которого вносятся при оформлении заявки
на технику, которая представляется в виде документа «Заявка на технику».
Документы «Заявка на технику» фиксируются в журнале заявок. После
проведения заявки и на её основании оформляется договор на поставку
техники.
При обращении клиента за сервисным обслуживанием, либо ремонтом
составляется «Заявка на сервисное обслуживание» для аутсорсинговой
сервисной компании. Таким образом, входной информацией для данного
модуля являются заявки клиентов, исходящими документами являются:
– «Заявка на технику»;
– «Заявка на сервисное обслуживание»;
– «Договор» на поставку техники клиенту.
29
Рисунок 10 – Схема функционирования модуля учета заявок
2. Модуль учёта продаж – обрабатывает документы сделок с
поставщиками и клиентами, обеспечивает учёт взаиморасчётов с ними. Схема
его функционирования представлена на рисунке 11.
На основании заявки клиента оформляется документ «Заказ на
технику» поставщику. В оформлении документа участвуют журнал заказов
на технику, справочник «Поставщики», справочник «Виды техники».
Оформление сделки купли/продажи происходит путём ввода данных счёта-
фактуры и товарно-транспортной накладной, полученной от поставщика. При
получении техники клиентом ему предоставляется комплект
сопроводительных документов на технику, который включает:
– исходящую счёт-фактуру;
– накладную;
– сервисную книжку.
Данные документы не формируются в модуле. Счет-фактура и
накладная формируются в отделе аналитики, из них в журналы и реестры
заносится информация.
30
Рисунок 11 – Схема функционирования модуля учета продаж
3. Модуль учёта сервисного обслуживания – производит
документирование и учёт выполненных гарантийных ремонтов, сервисного
обслуживания и отказов от него на основании актов технического
освидетельствования. Производит учёт взаиморасчетов с аутсорсинговой
сервисной компанией и с поставщиком по возмещению затрат на
гарантийные ремонты. Входящими документами являются акты
технического освидетельствования (заносятся в журнал «Актов
освидетельствования техники») и документы проведённого обслуживания и
ремонтов. На основании документа «Ремонт» формируется документ
«Претензия», которая отображает затраты на проведение ремонта. Схема его
функционирования представлена на рисунке 12.