27
Создание документа продажи с информации о товаре, цене, менеджере, и
точке осуществления продажи;
Осуществление реализации документа после продажи товара ;
Формирование отчета по заработной плате на основании исходной и
итоговой цены на товар и корректировок по способу оплаты;
В ходе исполнения указанного процесса используются следующие
документы:
Подбор товара;
Товарная накладная.
Кассовый чек
В исполнении рассматриваемого бизнес-процесса задействованы:
Менеджер по продажам;
Кладовщик
Кассир.
Этот бизнес-процесс имеет важное значение для:
осуществления контроля корректного подсчета заработной платы и
стоимость проданного товар;
проведения контроля наличия и движения товара на складе;
определения фактической себестоимости товара её рентабельности;
корректного составления бухгалтерской отчетности организации и
решения иных управленческих задач.
1.2.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Информация является неотъемлемым элементом любого процесса
управления.
Информационные потоки — это перемещение информации от одного
сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому.
Система информационных потоков — совокупность физических
перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо
процесс, реализовать какое-либо решение.
28
Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков
информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную
деятельность.
Информационные потоки между структурными подразделениями
предприятия, между отдельными сотрудниками подразделений, а также с
другими организациями и частными лицами, характеризуют работу
организации и качество ее, поэтому к изучению информационных потоков
должно быть привлечено особое внимание.
Как уже отмечено, в ходе исполнения задачи управленческого учета
используется документ расходная накладная.
Лицом, ответственным за составление указанных документов, является
менеджер.
Форма расходной накладной заполняется менеджером путем подбора
данных из списка товаров и добавления в корзину. Далее в корзине
корректируется количество товара и его цена. Далее менеджер переход в
вкладку «Оплата и Отгрузка» где вписывает свое имя путем подбора из списка
сотрудников, далее документ формируется. Затем составляется печатная форма,
с которой менеджер идет на кассу и оплаты товара, так кассир принимает
оплаты и проводит документ. Рисунок 9
29
менеджер
Программа
Кассир
Составление
документа
Расходная
накладная
Создание
документа
Проверка
правильности
заполнения
накладной
Составление
печатной форма
Реализация
товара
Составление
отчета
Отчет профита
менеджеров
Рисунок 9 Схема оборота документов.
Оценить поток информации, образуемого при построении отчета, приведена в
таблице 2
Таблица 2
Оценка потока информации, образуемого при построении отчета
Количество
документов в
год
Трудовые затраты
на документ, мин
Трудовые затраты
за год, час
Подсчета
заработной
платы
сотрудников
90
120
180
Итого
180
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации в
ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ», к сожалению, не имеет должной локальной
(внутренней) нормативной правовой основы. Концепция информационной
безопасности и защиты информации в организации к настоящему времени не
разработана.
Полноценные регламенты отдельных аспектов обеспечения такой
безопасности и защиты:
30
регламент использования электронной почты и ресурсов сети
Интернет;
регламент обеспечения информационной безопасности
антивирусными средствами;
регламент мониторинга и реагирования на инциденты нарушения
информационной безопасности;
регламент обеспечения информационной безопасности при
управлении доступом и регистрации;
регламент обеспечения информационной безопасности при
осуществлении бизнес-процессов ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ»,
реализуемых в автоматизированном режиме и др.,
не разработаны и, соответственно, не утверждены.
При этом отдельные вопросы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации отражены в локальных (внутренних)
нормативных правовых документах ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ», касающихся
использования технических и программных средств автоматизированных
систем организации, а также в должностных инструкциях её сотрудников,
пользующихся такими средствами.
Исполнение функций по обеспечению информационной безопасности и
защите информации (настройку и поддержку средств и подсистем системы
такой безопасности и защиты, контроль их функционирования, оперативное
устранение инцидентов рассматриваемой безопасности и защиты и т.п.) в ООО
«ТЕХНО-ИНВЕСТ» осуществляет специальный сотрудник, номинально
приписанный к бухгалтерии.
Основными программными средствами обеспечения информационной
безопасности и защиты информации в ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ» являются:
служба каталогов Active Directory серверной операционной системы
Microsoft Windows Server 2008
средство антивирусной защиты Kaspersky WorkSpace Security.
Служба каталогов Active Directory предоставляет информацию об
31
объектах, в состав которых входят ресурсы (в частности, принтеры и др.),
службы (в частности, электронная почта и др.), а также учётные записи
пользователей и компьютеров, обеспечивает организацию объектов,
управление доступом к ним и устанавливает правила безопасности.
Эта служба в т.ч. обеспечивает:
разграничение, предоставление и последующее управление правами
доступа пользователей;
парольную защиту;
доступ к базе данных;
ведение логов (журналов, хранящих сведения о состоянии работы
приложений (программ) и др.
Средство антивирусной защиты Kaspersky Endpoint Security в т.ч.
обеспечивает:
определение приложений, разрешенных либо запрещенных к
запуску, контроль запуска приложений;
слежение за приложениями, блокирование их несанкционированных
действий;
поиск уязвимостей программного обеспечения, формирование и
обновление баз таких уязвимостей;
ограничение доступа к персональным компьютерам различных
типов устройств (в частности, USB-флеш-накопителей и др.);
определение и реализацию порядка фильтрации веб-трафика (в т.ч.
ограничение доступа к социальным сетям в рабочее время) и др.
Основными техническими средствами обеспечения информационной
безопасности в ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ» являются средства резервного
копирования - USB-совместимые устройство (в частности, USB-флеш-
накопитель, внешний жёсткий диск и др.).
Отсутствие полноценного локального (внутреннего) нормативного
правового регулирования обеспечения информационной безопасности и
защиты данных в ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ» негативно отражается на
32
системности, комплексности и эффективности обеспечения рассматриваемой
безопасности и защиты, не позволяет должным образом организовать и
осуществлять контроль такой безопасности и защиты.
В связи с этим для эффективного обеспечения информационной
безопасности и защиты информации в ООО «ТЕХНО-ИНВЕСТ»
необходимо устранить отмеченный пробел и разработать и утвердить
указанные и др. требуемые локальные (внутренние) нормативные
правовые документы в этой сфер.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
управленческого учета
Функция автоматизации управленческого учета, имеется в таких
представленных на российском рынке автоматизированных информационных
системах, как:
1) 1С: Управление торговлей - это современный инструмент для
повышения эффективности бизнеса торгового предприятия 1С:
Управление торговлей 8» позволяет в комплексе автоматизировать задачи
оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых
операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным
торговым предприятием.
2) «ОПСУРТ» - многопользовательская онлайн система, которая так
же отлично подойдет и для работы на одном компьютере. Администратор
системы может управлять пользователями и их правами. В свою очередь
пользователь может создавать позиции товара, его свойства и вести
документы движения:
поступление товара;
реализация товара;
возврат товара;
33
переоценка товара;
списание товара;
комплектация товара.
В продукте предусмотрены различные виды отчетов, которые отобразят
динамику продаж в удобном виде.
3) «VVS: Офис - Склад – Магазин» - это простая, гибкая и надежная
программа для учета товаров в торговле, на складе и на производстве.
Программа легка в развертывании и внедрении. Она готова к
использованию и часто не требует дополнительной адаптации. Несмотря
на простоту, программа имеет широкие возможности для настройки под
особенности учета в Вашей организации. Эта программа может работать
как на небольшой торговой точке, так и в офисе для учета оптовой
торговли.
Возможности:
учет товаров на нескольких складах;
контроль наличия и движения товаров на складах;
печать складских документов;
отчеты по остаткам и движению товаров на складах на текущую и
произвольную дату.
проведение инвентаризаций;
внутренние накладные на перевод товаров между складами;
учет серийных номеров товаров;
возможность обмена данными с удаленными складами.
4) «Товар - Деньги - Товар» - это торгово-складская программа для
комплексного контроля над деятельностью оптовых, розничных, оптово-
розничных и других торгующих предприятий - от киоска до супермаркета.
Программа позволяет проводить и оформлять все виды торговых и
складских операций, учитывать денежные средства и контролировать
взаиморасчеты с клиентами, вести всю необходимую документацию и
анализировать работу всего предприятия.
34
Основные возможности программы:
учет поступившего товара;
автоматический расчет себестоимости товара с учетом всех затрат;
оформление поступления товара на выбранный склад (торговую
точку);
установка до десяти розничных, оптовых, дополнительных цен;
работа с комплектами;
перемещение товара с одного склада на другой;
продажа в розницу, оптом, по остаткам.
5) «Мои продажи» - это бесплатная программа с открытым исходным
кодом для учета продаж и товаров. Программа предназначена прежде
всего для розничных торговых точек, которые работают по "упрощенке".
Это отличная замена бумажной тетради с калькулятором, которые часто
используется в торговых точках. С программой может справиться даже
"блондинка" (протестировано). Среди прочих возможностей, присутствует:
возможность создавать несколько пользователей с настраиваемыми
привилегиями;
возможность просмотра продаж on-line с этого сайта, на любой из ваших
торговых точек;
просмотр и печать списка продаж за любой день;
просмотр статистики за любой период, по отделам, по продавцам;
гибкая работа с товаром:
древовидный каталог товаров с неограниченным
уровнем вложенности, приходы, списания товаров, просмотр и
распечатка остатков товара для более удобной инвентаризации;
поиск по товарам, продажам, сделанным расходам.
Как видно – программ для учета существует огромное количество, выше
представлена лишь малая их часть. Причем подобные программы
разрабатывают не только крупные корпорации, подобные «1C», но и частные
разработчики, которые пытаются реализовать как можно больший функционал
35
в своих проектах. Но не все программы подходят для автоматизации нашей
задачи. Некоторые не отвечают всем, требованиям а некоторые затратные в
внедрении. На организации уже используется 1С, по этому было принято
решение доработать уже имеющейся программный продукт так как это
является самым актемальным решением.
Для автоматизации управленческого учета в этой системе осуществляется
в рамках подраздела «1С:Бухгалтерия» раздела «Отчеты». Шапка «отчеты»
содержит следующие реквизиты:
Имя менеджера;
Общий оборот;
Оборот по цене Z;
Корректировки за карту или нал;
Общий профит;
Табличная форма «Отчета по заработной плате» имеет следующие
реквизиты:
продукция (где указывается вид соответствующей продукции и её
наименование);
количество (выпущенной продукции) (для производства изделий из
пластмасс – штуки (шт.));
цена плановая (цена продажи) (соответствующей продукции);
сумма плановая;
Сумма с корректировками;
Подсчет итоговой выплаты менеджеру происходит в ручную из за
изменения процентных ставок в зависимости от месяца и тенденции продаж.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.
Определим стратегические и функциональные свойства ИС. Внедряемая
ИС автоматизации должна обладать хорошей масштабируемостью и высокой
надежностью хранения данных. Так же система должна легко адаптироваться
36
под программную среду объекта внедрения. При внедрении, данная ИС должна
иметь возможность гибкой доработки, так как возможно потребуется
дальнейшая доработка ИС силами сотрудников ИТ. Система не должна быть
загромождена большим количеством ненужных функций.
Основными функциями системы должны быть:
работа как web-приложение,
понятный интерфейс пользователя,
функциональный интерфейс администратора и широкую систему
отчетов.
Для реализации проекта можно выделить следующие этапы:
1. Анализ существующих процессов учёта деятельности ИТ отдела
компании. Заключается в сборе и анализа следующих показателей:
количество не выполненных заявок, количество выполненных заявок в
день по инженеру, среднее время выполнения заявки.
2. Определение полной совокупности функционала, который предстоит
автоматизировать. Определение, того, реализовано в системе уже сейчас
и тех функций, которые будут разработаны в процессе разработки и
внедрения ИС.
3. Выбор стратегии автоматизации. Анализ существующих типов стратегий
автоматизации и подбор наиболее подходящего к Структуре и бизнес
процессам предприятия
4. формирование Технического задания и графика выполнения работ
Выбор стратегии автоматизации:
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы