43
Существующий процесс распределения предполагает использование
сложные таблицы Excel. Ежедневно аллокаторы должны просматривать график
отгрузки в магазины (или торговые предприятия) по каждому складу, выбирать
нужные данные и формировать распределение. Эта обновленная информация
затем используется для обновления «основной» таблицы по всему продукту.
Один аллокатор отвечает за основную таблицу и обеспечивает ее надлежащее
обновление.
В ОПТе один аллокатор отвечает за свою целевую группу, и работает с
таблицей по всему продукту по своей целевой группе. Предприятие хочет
извлечь максимальную пользу из интеграции систем JDA Allocation и Portfolio
Merchandise Management (PMM). [34, C. 98]
Enterprise Planning (Планирование предприятия) - это единый
конфигурируемый технологический процесс, регулирующий все расчеты и
показатели, включая продажи, маржу, обороты “сквозь” все организационные
структуры, регулирует их, сопоставляя с иерархической структурой
предприятия.
С единой внедряемой платформой для планирования, анализа
«Планирование предприятия» справляется со всеми активными процессами на
предприятии и позволяет контролировать издержки на минимуме. Enterprise
Planning позволяет находить соответствующие решения и возможности для
осуществления стратегических целей фирмы, чтобы полностью им
соответствовать. Позволяет быстрее реагировать на постоянно изменяющиеся
условия рынка. Поддерживает и оптимизирует финансовую, операционную и
стратегическую активность в цепи управления продаж, так чтобы наиболее
полно удовлетворять потребности покупателей. Предлагает единое
информационное решение для финансовой, мерчендайзинговой деятельности,
позволяя продуктивнее управлять своими запасами и остатками.
Ключевые моменты Enterprise Planning:
Интеграция процессов планирования предприятия (стратегических,
мерчендайзинговых), ключевых моментов планирования позволяет фиксировать
каждый процесс по отдельным пунктам, последовательно продвигая и расширяя
эти процессы.
44
Динамическое планирование по атрибутам для всех ключевых
индикаторов работы.(KPIs)
Навигация бизнес-процессов, индивидуальный подход для
пользователей и для общего пользования.
Планирование на основе условий «что если» (what if анализ)
Упущенные возможности, неэффективные решения,- некоторые из
важных моментов, оказывающих влияние на стратегическое руководство
помимо целей предопределять и превышать ожидания клиента для розничных
продавцов. Поскольку экономические системы расширяются, становится все
более очевидной необходимость поддерживать и оптимизировать экономическое
развитие планирования в цепи спроса и предложения.
Планирование предприятия позволяет организации установить общие
финансовые цели для продаж, управления запасами, поставками через данные
управляемые технологические процессы планирования, обеспечивает гибкое
решение, включающее коммерческие прогнозы. Enterprise Planning позволяет
легко консолидировать сложные планы, связывать их через всю структуру
предприятия для выполнения целей компании, дает возможность произвести
наиболее точные, скоординированные действия, устраняя двойные источники
данных, позволяет группировать данные по местоположению, иерархии
участников процессов, может выдвигать любые области, требущие
непосредственного анализа, обзора, решения, т.е. Есть возможность видеть всю
необходимую в данный момент информацию, чтобы решать наиболее важные
проблемы в данный момент времени(приоритетность задач). Планирование
предприятия позволяет оптимизировать материальные запасы, уравновесить
коммерческие цели и уменьшить скидки с цены, помогая достигнуть лучшей
доходности.
Ключевые возможности JDA Allocation:
Применяются лучшие встроенные методологии для процессов
распределения.
Используется «what if» анализ, тестирующий стратегии
распределения до момента его выполения.
Выполняет план распределения, от процесса создания
распределения, исходя из имеющихся запасов продукции.
45
JDA Allocation – это приложение на базе Windows, которое применяется
для расчета потребности на уровне магазина и распределения товара. Это
приложение использует типичную двухъярусную структуру, клиентские ПК и
схему Oracle, которые связаны посредством соединения ODBC. Интерфейсы
проложены к таблицам Oracle и от них для обеспечения системы Allocation
всеми необходимыми данными и для обработки результатов распределения.
JDA Allocation при условии успешного внедрения обеспечит предприятие
функционалом и гибкостью для удовлетворения нужд бизнеса.
Искусство распределения товаров требует, чтобы учитывались наиболее
точно и полно все пожелания клиента. Необходимо, чтобы склады могли
предоставить всю требующуюся продукцию в нужный клиенту момент времени.
Распределение JDA учитывает пожелания клиента, включая все необходимые
данные в распределение.
Программные модули JDA Allocation и Enterprise Planning будут
взаимодействовать с программным приложеним Portfolio Merchandise
Management (PMM).
Ключевые моменты:
управление товарными запасами;
управление товарами;
управление заказами;
управление поставками и распределением;
управление ценами;
финансовое управление;
бизнес-анализ и отчеты.
Усиление конкуренции в любом розничном секторе требует большего
контроля над имеющимися активами и инвестициями. Merchandise Management
гарантирует наличие необходимой своевременной и точной информации как
отправной точки для управления товарными запасами.
Работающий в более чем 20 странах Merchandise Management предлагает
широкие функциональные возможности, включая контроль за состоянием
товарных запасов, цен, стоимости, пополнением, распределением, финансовым
управлением, торговлей с партнерами, позволяет синхронизировать все данные.
46
Merchandise Management (PMM) так же учитывает рост бизнеса, перенося свои
функциональные возможности в соответствии с масштабом предприятия.
Интерфейсный мост создан для передачи данных по Картам Заказа,
Приходам, Резерву (Пост Дистрибуции) и Структуре из Системы Portfolio
Merchandise Management в Систему JDA Allocation. Интерфейсный мост будет
передавать запросы о данных по Продажам/Товарно-Материальным Запасам в
режиме реального времени в PMM для применения в процессе Сбора Данных
Распределения. Затем эта информация будет использована в процессе
распределения.
После выпуска Распределения из JDA Allocation, результаты
распределения по магазинам и количествам будут направлены в PMM для
обновления запроса к первоначальному источнику, Карте Заказа,
Предварительному Уведомлению об Отгрузке, Приходам. Из Merchandise
Management результаты распределения будут отправлены в соответствующую
Складскую систему (Warehouse system) посредством SDI, и будут готовыми для
отборки из запасов или, когда запасы поступят).
На рисунке 6 показано место SCM в общей системе управления розничной
сети.
Данные решения позволят осуществлять учет товара в реальном режиме
времени и работать всем сотрудникам магазина в едином информационном
пространстве. Интерфейсный мост позволяет обмениваться данными,
обрабатываемыми отдельными установленными приложениями
47
Рисунок 6 Общая система управления розничной сети.
Тем не менее, их внедрение требует полной реорганизации затронутых
бизнес-процессов предприятия в связи с невозможностью просто наложения
информационных разработок на существующие информационные и
материальные потоки внутри компании, которые сформировались и устоялись
почти за 20 лет существования предприятия.
2.3 Проблемы и перспективы внедрения автоматизированной
системы JDA в деятельность ООО «Ростовский Комбинат
Шампанских Вин»;
Распространено мнение, что автоматизация выполнения ряда операций и
информационная система способны решить все задачи. Однако
автоматизированная система - это всего лишь инструмент, хотя и очень важный.
Повышение эффективности работы предприятия требует применения в первую
очередь организационно-административных мер. Ими могут быть:
-изменение (совершенствование) бизнес-процессов;
48
-обучение нового и переобучение имеющегося персонала;
-налаживание более четких, формализованных отношений с клиентами и
поставщиками; изменение корпоративной культуры предприятия.
Рассмотрим и проанализируем бизнес-процесс поставок продукции,
попробуем проследить весь путь товара в программе, как этот процесс и кем
регулируется и управляется.
Логистические процессы можно условно разделить на пять блоков:
закупки и отношения с поставщиками, производство, склад, транспортировка,
заказы и отношения с клиентами.
Не умаляя важности и значимости всех блоков, следует отметить, что
склады и перевозки являются многосвязующими звеньями цепочки. При этом у
большинства предприятий затраты, связанные с транспортной и складской
логистикой, могут занимать по сумме второе место после заработной платы.
Оптимизация прохождения груза в пути от поставщика к клиенту позволяет их
снизить. Но для этого необходимо, чтобы все звенья цепочки работали в
наиболее оптимальном режиме.
Каждый клиент вправе требовать получения качественного товара
вовремя и в полном соответствии с тем, что было заказано. Допустим, на складе
быстро собрали весь заказ и вовремя загрузили машину. Однако клиент остался
недоволен работой компании, а подсчет затрат оказался неудовлетворительным
для менеджмента компании. Оказалось, что маршрут следования машины с
грузом не был спланирован, да и грузы загружались в очередности их
подготовки.
Правильная организация работы снимет проблемы неоптимальной
очередности отгрузки клиентов. Переход на работу по предварительным заказам
позволяет получить значительную экономию важных ресурсов как самой
компании, так и ее клиентам.
Рассмотрим бизнес-процессы, связанные с инвентаризацией и учетом на
предприятииООО «Ростовский Комбинат Шампанских Вин»;
Ситуация на складе предприятия обычно недостаточно
удовлетворительная. Не всегда есть возможность получить необходимые точные
и достоверные данные в какой-либо момент времени. Часто обнаруживается
проблема некорректного учета количества товара либо по вине поставщика
49
(недопоставил), либо о вине склада (товар не найден на складе по различным
причинам).
Поэтому первоочередной задачей является организация адресного учета.
Важно знать, что происходит на складе. Некоторые пытаются ограничиться
остатками того, что еще хранится. С этой целью пытаются проводить
инвентаризацию. Однако ее эффективность является недостаточно высокой.
При такой организации складской работы невозможно быстро найти
необходимый товар. А если принять во внимание, что заказы обычно состоят из
многих номенклатурных единиц, то и собираются они крайне медленно,
регулярно происходит срыв поставки.
По данным самих компаний, виртуальные складские потери составляют от
20 до 30%. То есть по всем документам товар оприходован на склад и физически
находится там, но его не могут найти. Это стандартная статистика. Как
следствие, снижение оборота, финансовые потери, осложнение отношений с
клиентами.
Персонал. Зависимость от работников склада повсеместно очень высока.
Поэтому многие руководители возлагают надежды на автоматизированные
системы, которые помогут снизить ее.
Рассмотрим бизнес-процессы по направлению «Управление».
Чтобы эффективно управлять складом, прежде чем его автоматизировать,
необходимо продумать, как он будет работать, по каким бизнес-процессам, как и
кто их будет выполнять, в какой последовательности и с какими контрольными
точками.
Далее необходимо продумать, какова будет его инфраструктура, какое
необходимо оборудование. Очень часто бывает наоборот: сначала покупается
дорогое оборудование, а потом выясняется, что оно и не нужно. Только после
проведения всех этих подготовительных операций информационная система
может помочь в управлении складом, а именно способствовать оптимизации
использования складских площадей, сокращению затрат на складское хранение
и проведение всех складских операций, а также уменьшению затрат на
заработную плату складских работников. От того, как работает склад, во многом
зависят эффективность всей цепочки поставок и деятельность предприятия в
целом. Все связано единой цепью. Несомненно, информационная система может
50
облегчить управление складским хозяйством, но только после того, как будет
организована вся работа в комплексе.
Рассмотрим решение данных вопросов с точки зрения специалиста отдела
распределения и пополнения продукции, для краткости отдел «allocation» (англ -
распределение). Отдел allocation проводит товар от поставщика, решая такие
вопросы «как паковать», «в каком количестве на какие направления», будь то
поставки для региональных либо заграничных представительств, «когда эта
продукция должна быть на складе», и далее по прибытию товара на склад
решается вопрос распределения для каждого представительства, т.е. в каком
количестве, куда (в какой город и для кого) и когда этот товар поедет. Далее
allocation будет следить за продажей данной продукции, при необходимости
довозить вплоть до полной продажи, реализации конкретной наименовании
продукции. То есть рассматривается полный процесс движения продукции от
поставщика до конкретного потребителя.
Существующий процесс распределения начинается с того, что аллокатор
ежедневно рассматривает график отгрузки в магазины(или торговые
предприятия), которые должны получить свою поставку в течение следующих
двух дней. В течение следующих двух дней должна быть осуществлена отборка
и отгрузка в магазины розницы, а получат магазины товар в зависимости от
своей удаленности от Распределительного Центра. В Оптовом отделе отборка и
отгрузка должны быть произведены на следующий день после заказа [10, C.
48].
Каждый магазин обслуживается конкретным Распределительным Центром
(РЦ), и у каждого РЦ свой график отгрузки. Данные о продажах и остатках
магазинов, имеющийся в наличии запас РЦ и/или атрибуты продукта
извлекаются для того, чтобы заполнить таблицу Excel для проведения анализа.
Применяется формула для определения распределяемого количества на магазин.
Как только завершается ежедневное распределение всех целевых групп,
аллокатор, который назначен ответственным за «основную» таблицу,
консолидирует всю информацию по распределению.
При первоначальном распределении, магазины группируются по
форматам магазинов. Формат магазинов подобен Градации магазинов. Плановик
определяет количество единиц, которое каждый формат магазинов должен
51
получить. Затем аллокатор применяет предварительно определенное количество
к каждому магазину на основании своего значения формата магазина.
В Опте нет форматов, каждое торговое представительство имеет свой
уникальный формат, но есть % каждого ТП от общего объема и согласно
этому проценту осуществляется распределение. % определяется на уровне
целевая группа, товарная группа, категория наименовании продукции. При
распределении пополнения результаты продаж магазина являются основанием
для распределения. Проводится анализ всех наименований продукции за
исключением тех, которые определены как «не пополнять». Никакие плановые
данные не применяются для (расчета) пополнения.
При распределении в ОПТ учитываются продажи, остатки и
первоначальны план по каждой наименовании продукции. Товары хранятся на
РЦ до тех пор, пока не наступает время отгрузки согласно определенной дате
начала продаж.
Пока не поступает заявка на отгрузку в розницу из Централного Офиса,
Распределительный центр не контролирует отгрузки с точки зрения даты
начала продаж. Новые наименовании продукции для ОПТа хранятся в ЦРЦ до
тех пор, пока принято решение о начале развоза коллекции в ОПТ и не
накоплено достаточное кол-во для развоза в ОПТ(с учетом резерва розницы)
Команда распределения несет ответственность за предоставление
информации Распределительного Центра для того, чтобы РЦ могли расставить
распределения по приоритетам. Это информацию включает дату начала продаж,
приоритеты по продукту, приоритеты по магазинам и т.д.
Команда распределения несет ответственность за вовремя
предоставленную информацию о датах начала продаж, совместно с отделом
планирования.
На сегодняшний день аллокаторы розницы не предоставляют
информацию Распределительному Центру по Дате начала продаж и
приоритеты по продукту, приоритеты по магазинам предоставляются только в
случае, если склад не справляется с отборкой всех заявок.
Реорганизация Процесса Распределения
Посредством JDA Allocation (AAL) предприятие сможет использовать
данные по Результатам продаж, Ассортименту, получаемые от планирования
52
(применяя Форматы Магазинов и предварительно определенные количества), а
также Характеристики Магазинов для того, чтобы рассчитать соответствующую
потребность по магазинам.
В процессе распределения будут использоваться следующие функции и
функционалы программного модуля:
1) Min/Max
Функционал min/max в системе Arthur Allocation позволяет выбирать
определенный Формат и Виды Магазинов, что позволит контролировать
минимум/максимум потребления для магазинов в определенном выбираемом
формате или виде магазинов.
2) Формы (Shapes)
Детали формы отправляются в систему JDA® Arthur Allocation для того,
чтобы аллокаторы знали состав и количество, которые будут распределены для
каждой строки Рабочего Списка (рабочий список состоит из каждой операции
распределения). У предприятия «РКШВ» будут как упаковки-лоты (prepack), так
и штучные упаковки (unit pack). Они могут быть распределены вместе или
отдельно на основании предпочтений аллокаторов. Эта информация по
интерфейсу будет поступать в Рабочий Список системы AAL (Arthur Allocation).
3) Фактические Данные (Actual Data)
Будут использоваться данные по продажам и товарно-материальным
запасам, поступающие из системы PMM.
4) Сбор Данных с Основной Иерархии Продукта (Main Product Hierarchy
Data Collects)
Можно будет использовать встроенный процесс сбора данных для того,
чтобы выполнять сбор данных, применяя уровни иерархии, определенные в
Основной Иерархии Продукта. Интеграция системы PMM с AAL учитывает 3
уровня выше наименовании продукции, т.е. уровни Товарной Группы,
Категории и Подкатегории.
5) Градация (Grades)
Предприятие «РКШВ» будет применять Форматы Магазинов, колонка в
таблицы locations в качестве функционала «подобного градации». Функционал
Градации не будет использоваться в традиционном значении, но функционал
будет доступен для применения в будущем.