66
Рисунок 25 - Таблицы для создания схемы данных
Рисунок 26 - Реляционная структура СУБД Access для информационной
системы «Отдел кадров Философия Массажа»
Три другие таблицы являются дополнительными таблицами и не зависят
от основной таблицы и связанных с ней.
67
2.3.3. Контрольный пример реализации проекта
Одним из наиболее сложных этапов создания проектируемой
информационной системы стал перенос данных из таблицы «соискатели» в
таблицу «сотрудники», и соответственно из таблицы «сотрудники» в таблицу
«архив». Для чего нужно осуществлять вообще такой перенос, было написано
выше, а сейчас рассмотрим процесс его реализации в среде Access.
Для того чтобы проще было представить, как будет осуществляться такой
перенос данных пропишем алгоритм, по которому будем составлять макрос.
1. Сотрудник отдела кадров просматривает анкеты соискателей и,
выбрав необходимого кандидата, нажимает на кнопку «принять».
2. Программа полностью выделяет текущую запись.
3. Программа копирует текущую запись.
4. Программа открывает таблицу «сотрудники».
5. Переходит к новой записи.
6. Вставляет скопированную запись.
Так же нужно учесть, что данные, которые мы переносим в таблицу
«сотрудники», нам больше не нужны в таблице «соискатели», поэтому их
нужно удалить. Так же нужно будет создать дополнительную форму для
переноса данных, которая будет существовать, но мы не будем видеть ее в
процессе работы с информационной системой. Такая форма нам нужна, для
открытия в ней таблицы «сотрудники».
Основная проблема была в том, что при копировании записи, они
копируются из формы анкеты, и копируются они не в том порядке, в каком они
находятся в таблице, а в том, в каком поля расположены на форме. Ещё стоит
добавить, что в анкете соискатели и анкете сотрудника есть поля отличные друг
от друга (поле паспортные данные есть в анкете «сотрудники», но нет в анкете
«соискатели»). Из-за таких несовпадений скопированные записи вставляются
не в те поля, в которых должны оказаться. В результате Access выдает
сообщение об ошибке. Скопированные данные программа вставляет в
специальную таблицу – «ошибки вставки» (рисунок 27).
68
Рисунок 27 - Таблица «ошибки вставки»
Теперь основная задача сводиться к скрытию ненужных при копировании
полей, а также расположение полей в том порядке, в котором они вставляются в
таблицу «ошибки вставки». После серии манипуляций все данные копируются
и вставляются туда, куда нам нужно.
Так же при таком копировании и переносе данных пришлось написать
самый длинный макрос в разрабатываемой информационной системе.
Полученный макрос представлен на рисунке 28.
Рисунок 28 - Макрос переноса данных
Разберём макрос более подробно, чтобы понять, как он работает.
Первое что у нас идёт, это условие. Оно нужно нам для того, чтобы, в
случае открытия пустой анкеты не копировались пустые записи. Иначе
69
произойдет ошибка. Далее всё идёт по нашему алгоритму, описанному выше.
Выделяется запись и вырезается. Была использована команда «вырезать»
вместо команды «копировать» для того, чтобы не нужно было возвращаться в
таблицу соискатели и удалять скопированные данные.
Дальше открывается форма «перенос» созданная специально для
переноса данных. В этой форме есть подчиненная форма, которая и
представляет собой таблицу «сотрудники», подчиненная форма была названа
«сотр» для краткости. Следующим шагом будет переход к элементу управления
«сотр», то есть переход на таблицу «сотрудники», а так же переход к записи
«новая». Новая запись выделяется и в неё происходит вставка вырезанных
данных. Как видно из рисунка, на этом макрос не заканчивается.
Дальше происходит закрытие формы «перенос», потому что она нам сама
по себе не нужна. Открывается форма сотрудники и происходит переход к
последней записи, то есть к самой новой, а если еще конкретнее, то к той,
которую мы только что перенесли из таблицы «соискатели». И закрывается
форма «соискатели». На этом макрос заканчивается.
По такой же аналогии создавался макрос для переноса данных из таблицы
«сотрудники» в таблицу «архив».
70
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Проведем сравнительный анализ вариантов приобретения либо
разработки программного обеспечения (далее – ПО). Ключевыми вопросами
для сравнения являются:
- возможность интеграции с уже применяемыми в компании сервисами
(типовые конфигурации программы 1:С Предприятие (бухгалтерский учет,
расчет заработной платы и т.д.), Клиент-Банк) – фактор 1;
- возможность маршрутизации, в соответствии с предложенными
рекомендациями (возможность оптимизации системы, в соответствии с
настраиваемыми пользовательскими параметрами) – фактор 2;
- переадресация входящих документов – фактор 3;
- внедрение электронной подписи – фактор 4;
- архивирование и хранение документов – фактор 5;
- быстрый поиск документа – фактор 6;
- интеграция с внутрикорпоративной почтовой программой или наличие
внутреннего почтового клиента в системе – фактор 7;
- защита данных – фактор 8;
- возможность быстрого сканирования и подгрузки в систему документов,
поступивших на бумажном носителе – фактор 9.
Сравним варианты ПО по перечисленным факторам, а также рассмотрим
основные достоинства и недостатки каждой системы (таблица 6).
Поскольку сравнительный анализ выявил несоответствие систем 1:С в
конфигурации ПРОФ и МОТИВ необходимым факторам, данные системы не
имеет смысла рассматривать далее.
Таким образом, в ООО «Философия Массажа» могут быть установлены
системы:
- 1:С КОРП. Стоимость = 144 000 руб. Срок установки системы – 1
рабочий день. Обучение персонала работе с системой – 1-2 рабочих дня.
71
- ДЕЛО. Стоимость = 210 000 руб. Срок установки системы – 1 рабочий
день. Обучение персонала работе с системой – 2-3 рабочих дня.
- Разработка собственной базы. Ориентировочная стоимость = 108 000
руб. Ориентировочный срок разработки и установки системы – 3 месяца.
Обучение персонала работе с базой – 1 рабочий день.
Далее, проведем оценку эффективности трех вышеперечисленных
вариантов. Экономическая эффективность определяется как отношение
эффекта к затратам, где «эффект» выражается разностью между ожидаемым
доходом и расходом компании. Классическая формула эффективности
выглядит следующим образом:
Эффективность = (Доход – Затраты) / Затраты (1)
Вторым этапом, определим трудоемкость выполнения отдельных видов
работ кадровой службы в ООО «Философия Массажа». Трудоемкость и период
выполнения процедур может рассматриваться для временных интервалов
(месяц, квартал, год) в зависимости от особенностей деятельности объекта
определение этих показателей необходимо для последующего обоснования
эффективности системы управления.
Результаты расчетов для наглядности приведем для одной операции и
представим в виде таблицы (см. табл.6).
Таблица 6 - Расчет времени ввода данных по учету персонала в базу
данных в ООО «Философия Массажа»
№
п/п
Наименование операции
Min время в
минутах
Max время в
минутах
1
Ввод в компьютер основных данных по
сотруднику (ФИО, должность)
0,5
1
2
Ввод в компьютер дополнительных данных по
сотруднику (дата рождения, паспортные данные,
место жительства и т.д.)
2
3,5
3
Заполнение полной анкеты сотрудника
2
3,5
4
Автоматическая запись в информационной системе
0,5
1
5
Редактирование данных в случае, какой-то ошибки
0,5
2
6
Печать анкеты
0,5
1
Итого
6
12
72
В настоящее время на подобные операции у сотрудников отдела кадров
уходит как минимум в 1,5 раза больше времени. А, значит, внедрение
информационной системы позволит сократить время выполнения всех
операций на 50 %.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В нашем случае, ориентировочные затраты определены (продублируем
таблицу 1, созданную в аналитическом разделе работы в таблице 7).
Доходом является ожидаемое увеличение выручки от реализации,
достигаемое за счет упрощения документооборота и убыстрения операций,
вследствие чего можно прогнозировать повышение производительности труда
персонала. Кроме того, оптимизация кадрового документооборота устраняет
риск утраты документов, что также положительным образом влияет на
деятельность предприятия.
Проведенный в свободной форме экспертный опрос руководства ООО
«Философия Массажа», показал, что ожидаемый прирост выручки от
реализации составит по итогам внедрения проекта не менее 25%.
Приведем расчет:
Сумма выручки по итогам 2019 года составила 5 456 тыс.руб.
Опираясь на данную цифру, можно прогнозировать, что по итогам года
внедрения ПО увеличение суммы выручки составит: 5 456*25% = 1 364
тыс.руб.
Таким образом, эффективность предлагаемых вариантов ПО составит
следующую сумму, в зависимости от выбранного варианта (таблица 8).
73
Таблица 7 - Сравнительный анализ альтернативных вариантов программного обеспечения
Наименование
ПО
Факторы
Достоинства
Недостатки
Основные вероятные
риски
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1:С КОРП
да
да
да
да
да
да
да
да
да
- система полностью
соответствует всем
необходимым факторам;
- бесплатная установка;
- бесплатное обучение
сотрудников;
- легкая интеграция с уже
работающей в компании
платформой 1:С;
- бесплатная техническая
поддержка в первый год
работы системы
дорогое (второе по
стоимости) решение
- вероятность
повышения стоимости
дальнейшей технической
поддержки;
- необходимость
периодического
обновления системы за
дополнительную оплату
1:С ПРОФ
да
нет
нет
да
нет
да
да
да
нет
дешевое решение
- система соответствует
только половине (5 из 9)
необходимых факторов
МОТИВ
нет
нет
да
да
да
да
да
да
да
- среднее по стоимости
решение;
- гибкость настроек, т.е.
возможность дальнейшей
адаптации силами IT-отдела
компании
- система не соответствует
2 факторам, оба из которых
- ключевые;
74
Продолжение таблицы 7
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
ДЕЛО
да
да
да
да
да
да
да
да
да
- система полностью
соответствует всем
необходимым факторам;
- легкая интеграция с
уже работающей в
Компании платформой
1:С;
- многообразие
настраиваемых
параметров и
дополнительных
модулей, позволяющих
адаптировать систему к
нуждам компании и
учесть все
рекомендации
- дорогое (первое по
стоимости) решение;
- платное обучение
персонала
- сложно прогнозируемые
дальнейшие затраты на
сервисное обслуживание;
- запутанный расчетный
калькулятор, в результате
чего, конечная стоимость
продукта на необходимое
число рабочих мест может
быть выше заявляемой
Разработка
собственного
решения
да/нет
да
да
да
да
да
да
да
да
- изначальная
разработка под нужды
компании,
следовательно,
максимальный учет
необходимых схем
маршрутизации и т.п.
- длительное время
разработки, по сравнению
с готовыми решениями,
устанавливаемые за 1
рабочий день
- сложности интеграции
нового продукта с
сервисами 1:С, т.е.
вероятность невыполнения
фактора 1;
- сложности с разработкой
системы защиты данных,
т.е. вероятность
невыполнения фактора 8.
75
Таблица 8 – Расчет эффективности альтернативных вариантов ПО
ПО
Доход
Затраты
Эффективность
1:С КОРП
1 364
144
(1 364 – 144)/144 =
8,5
ДЕЛО
1 364
210
(1 364 – 210) / 210 =
5,5
Собственная
разработка
1 364
108
(1 364 – 108) / 108 =
11,6
Как следует из таблицы 8, наибольшей эффективностью обладает
вариант разработки и внедрения собственной разработки. Наименьшей
эффективностью – система ДЕЛО.
Расчет показал целесообразность самостоятельной разработки базы
данных под нужды ООО «Философия Массажа».
Итак, обобщим все мероприятия, предлагаемые для совершенствования
процесса управления персоналом ООО «Философия Массажа»:
1. Автоматизация работы кадровой службы. Где наиболее
эффективным решением является разработка собственного решения под
нужды предприятия.
2. Внедрение информационной системы «отдел кадров Философия
Массажа» позволит сократить время кадровой работы на 50%.
Все предложенные в рамках дипломного проектирования мероприятия
целесообразны и могут быть осуществлены в ООО «Философия Массажа» в
реальных условиях.