16
бухгалтерского учета и оперативного управления компанией. Большинство
учетных задач решается без дополнительных затрат при помощи вторичной
обработки данных оперативного управления. Учёт - необходимое
дополнительное средство контроля. Пользуясь оперативной информацией,
полученной в ходе функционирования автоматизированной информационной
системы, руководитель компании может спланировать и сбалансировать
ресурсы фирмы, спрогнозировать и оценить результаты управленческих
решений, ход выполнения плана, использование ресурсов и другое.
Управленческие информационные системы позволяют:
- повысить степень обоснованности принимаемых решений при
помощи оперативного сбора, передачи и обработки информации;
- обеспечить своевременность принятия решений по управлению
компанией;
- добиться роста эффективности управления при помощи
своевременного представления информации руководителям всех уровней
управления из общего информационного фонда;
- согласовывать решения, принимаемые на различных управленческих
уровнях и в разных структурных подразделениях.
В ООО «Философия Массажа», в целях оптимизации процесса
электронного взаимодействия отделов и внешних источников информации,
реализована локальная вычислительная сеть. Это сеть, расположенная на
ограниченном пространстве и дающая пользователям возможность
совместной работы с информацией, оборудованием и ресурсами.
Общий вид конфигурации рабочих станций (компьютеров)
предприятия:
- Системная плата ASUS P8H61 iH61 DDR3 ATX
- Процессор INTEL Pentium G850 2.9GHz VGA 5GTs 3MB 65W ОЗУ
DDR3 2GB OCZ PC3-10666 (количеством от 1 до 4)
- Жесткий диск «3.5» SATA 1.0TB SAMSUNG
- SpinPoint F3 (HD103SJ) 7200RPM 32MB
17
- Монитор Различные мониторы от 14 до 24 дюймов
По состоянию на конец 2019 года, возможно, требуется модернизация
рабочих станций, особенно в разделе процессора. Однако на
производительность локальной сети это не повлияет, так что модернизацию
можно отложить на усмотрение системного администратора учреждения.
Программное обеспечение состоит из операционной системы Windows.
Программное обеспечение лицензионное, подлежит постоянному
обновлению. Дополнительные программы устанавливаются по мере
возникновения рабочей необходимости.
Наиболее востребованные функции сервера учреждения состоят в:
- Обеспечение сотрудникам доступа в Интернет, а также контроль и
учет потребляемого ими трафика.
- Организация корпоративного файлового хранилища (общих сетевых
папок) с возможностью разграничения прав доступа.
- Обеспечение возможности удаленного доступа в локальную сеть
учреждения.
- Безопасный доступ к корпоративной сети посредством
распространенных VPN-технологий (PPTP/L2TP или OpenVPN).
- Возможность внутреннего обмена сообщениями.
- Средства групповой работы. К таковым относятся общий календарь,
список задач, адресная книга, коллективная работа над документами.
С данными задачами в компании справляется сервер на базе Windows
Server 2012. Сервер установлен непосредственно в кабинете системного
администратора и не нуждается в дополнительных охладительных системах.
18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В конце XX века начался переход к новой технологии кадрового
менеджмента: от простого управления персоналом – к более совершенному
управлению человеческими ресурсами. Управление человеческими
ресурсами в отличие от управления персоналом ориентировано не на нужды
работников, а на потребности самой организации в рабочей силе. И
приоритеты кадрового менеджмента в первую очередь определяются
результатами функционального анализа рабочих мест уже имеющихся и
только находящихся на стадии проекта, а не существующим кадровым
потенциалом организации.
Для традиционной модели управления персоналом была характерна
пассивная и реактивная политика управления, но обретение управлением
человеческими ресурсами статуса стратегического планирования делает
кадровую политику более активной.
Новая система кадрового менеджмента подразумевает в себе сильную и
способную подстраиваться под различные ситуации корпоративную
культуру, стимулирующую атмосферу взаимной ответственности наемного
работника и работодателя, стремление всех работников компании сделать ее
«лучшей в мире» за счет поддержки инициативы, технических и
организационных нововведений и открытого обсуждения проблем.
В ООО «Философия Массажа» специалист по персоналу часто
сталкивается с необходимостью рассчитать заработную плату и налоговые
выплаты, спланировать потребность в персонале, определить компетенции
работников, управлять мотивацией персонала, анализировать эффективность
кадровой расстановки. Поэтому основная цель автоматизации работы
кадрового службы – повышение эффективности работы за счет сокращения
19
рутинных операций, выполнение которых занимает много времени, и
автоматического формирования всевозможных отчётов и справок.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Если руководство компании решило, что следует автоматизировать
работу службы персонала, то ему нужно определить, какие функции нужно
автоматизировать в первую очередь. Другими словами, нужно проработать
порядок действий в ходе автоматизации отдела кадров.
Для того чтобы гарантировать соответствие информационной системы
HR-требованиям компании и избежать разочарований и непредвиденных
расходов, необходима совместная работа службы персонала компании и
специалистов IT-отдела.
Система должна быть достаточно проста и обрабатывать такие
процессы как:
- учет персонала (кадровый документооборот);
- подбор и отбор персонала (на основании базы данных соискателей);
- система оценки и ранжирования персонала;
- подготовка отчетов.
Чтобы гарантировать соответствие ИС HR-задачам компании и
избежать лишних затрат и разочарований, необходима подготовка к выбору и
внедрению системы, формализация процессов и задач, для автоматизации
которых она предназначена, и четкая оценка функциональных возможностей
информационной технической системы. Именно поэтому выбор ИТ-системы
– это в большинстве случаев совместный проект службы персонала,
специалистов IT отдела.
Вот примерный перечень факторов, влияющих на выбор IT-системы:
1. Размер организации и количество сотрудников;
2. Уровень деятельности службы персонала, список решаемых
задач, развитость системы мотивации сотрудников компании.
3. Доступный бюджет (выделяемый на проект внедрения системы);
20
4. Уровень развития информационных технологий в компании, в
том числе, возможность поддерживать данную подсистему;
5. Возможность использовать информационные сервисы,
предоставляемые сторонними компаниями на коммерческой основе, т.е.
услуги по сбору, обработке, хранению и представлению информации для
информационно-технологической поддержки деятельности кадровой службы
в режиме ASP (Application Solution Provider). В настоящее время целый ряд
коммерческих компаний предоставляет подобные услуги.
Необходимость автоматизации процесса управления персоналом
обусловлена тем, что благодаря этому повышается уровень управляемости
ООО «Философия Массажа», снижаются издержки по управлению
персоналом и организацией в целом. Внедрение автоматизированной
системы в управление персоналом позволит также более эффективно
использовать имеющиеся информационные ресурсы компании.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Анализ организации процесса кадрового документооборота в ООО
«Философия Массажа» показал основные проблемы, на решение которых
направлена настоящая работа:
- управление данными вручную при помощи простейших электронных
таблиц (ввод, утверждение и контроль за исполнением заявок на оплату);
- отсутствие автоматического оповещения ответственных
пользователей о создании и утверждении документов без гарантии
сохранения всех данных;
- передача информации из одного подразделения в другое происходит в
электронном, а затем и в распечатанном виде, что ведет к потерям времени и
увеличенному расходу материалов, кроме того, повышается риск
технической ошибки при заполнении;
- отсутствие автоматизированной системы обобщения данных для
подготовки отчетной документации внутри отдела кадров (каждый
21
сотрудник готовит отдельный отчёт по своему направлению, после чего
директор приводит их к единому виду и вручную составляет отчетные и
планирующие документы).
Реализовать информационную систему управления персоналом
целесообразно применяя электронную базу данных, созданную на базе
современных аппаратных и программных средств, которая будет включать
систему отчетов, запросов, и форм для каталогизации вносимой информации,
а также для контроля и управления данными системы.
В качестве основных характеристик информационной системы для
решения задач управления персоналом можно выделить следующие, а
именно:
- Функции;
- Источники входящей информации;
- Порядок ввода первичной информации;
- Характеристика результатов;
- Характеристика ведения данных в базе;
- Режим решения задач.
Рассмотрим каждую из этих характеристик более подробно.
Функции системы будут определены программными средствами и
могут быть расширены в процессе взаимодействия с системой. К основным
функциям информационной системы следует отнести формирование, учёт и
контроль кадровой документации компании.
Источниками входящей информации является информация о
сотрудниках фирмы. Порядок ввода информации свободный, по мере
необходимости пользователей. Информация вносится в тех же формах, в
которых просматривается, что упрощает систему.
Результатами взаимодействия пользователей с информационной
системой будет электронная база данных, содержащая полный список
необходимых для деятельности организации параметров, а именно сведения
о сотрудниках и должностях, а также информация, необходимая для
22
внутренней корпоративной политики компании.
Данную информационную систему (далее – ИС) необходимо
выполнить на основе базы данных сотрудников, в которой будут
фиксироваться любые действия, связанные с изменениями положения
сотрудников компании, привлечение сведений о деятельности сотрудников,
которые будут использоваться в качестве справочников.
Целью внедрения информационной системы, которой, в рамках
настоящего проекта, присвоим название «АРМ» (автоматизированное
рабочее место) отдел кадров «Философия Массажа» является применение
эффективного, надежного инструмента. Система также должна иметь
продолжительный жизненный цикл, её программно-аппаратный комплекс
должен удовлетворять требованиям, указанным ниже:
- соответствие международным стандартам открытых систем, в том
числе стандартам разработки, сопровождения и документирования;
- адаптируемость (технологии переноса решений из одной платформы в
другую);
- многоплатформенность (аппаратные средства);
- масштабируемость: по количеству пользователей; объему хранимых
данных; интенсивности обмена данными; скорости обработки запросов и
данных; набору предоставляемых услуг и т.п.;
- надежность (средства сохранения и восстановления данных,
резервирование).
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
В целях обеспечения выполнения требований законодательства РФ в
области информационных технологий, в компании «Философия Массажа»
разработана Политика в области информационной безопасности (рис. 2).
23
Рисунок 2 – Общая структура Политики информационной безопасности ООО
«Философия Массажа»
Основные постулаты Политики в области информационной
безопасности следующие.
1 Политика информационной безопасности необходима для
обоснования введения защитных мер в компании.
2 Политика должна быть утверждена высшим административным
органом компании (генеральным директором).
3 Исходными данными создания или оптимизации
(совершенствование, обновления) системы информационной безопасности
должны быть четкие представления о ее целях и структуре, о видах угроз и
их источниках, о возможных мерах противодействия.
4 Источники угроз могут быть внешними и внутренними.
5 Ущерб информационным ресурсам может быть нанесен:
- осуществлением несанкционированного доступа и съема
конфиденциальной информации;
- подкупом сотрудников с целью получения доступа к
конфиденциальной информации или информационной системе;
- путем перехвата информации, циркулирующей в средствах и
системах связи и вычислительной техники с помощью технических средств
разведки и съема информации;
- путем подслушивания конфиденциальных переговоров, ведущихся в
служебных помещениях, служебном и личном автотранспорте, на квартирах
и дачах;
- через переговорные процессы, используя неосторожное обращение с
информацией;
24
6 Основными источниками информации являются: люди,
документы, публикации, технические носители, технические средства,
продукция и отходы.
7 Основными способами несанкционированного получения
информации являются:
- разглашение конфиденциальной информации;
- несанкционированный доступ к информационным ресурсам;
- утечка конфиденциальной информации по вине сотрудников
компании.
8 Основные направления защиты информации:
- правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
нормативно-правовые документы, в том числе: положение о сохранении
конфиденциальной информации, перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиденциальной информации, положение о делопроизводстве и
документообороте, обязательство сотрудника о неразглашении
конфиденциальной информации, памятка сотруднику о сохранении
коммерческой тайны и др.;
- организационная защита включает режимно-административные и
организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы
безопасности, организация внутри объектового и пропускного режимов,
организация работы с сотрудниками по неразглашению сведений,
составляющих коммерческую и служебную тайну, организация работы с
документами, организация работы по анализу внешних и внутренних угроз и
пр.
- инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств,
предназначенных для защиты информации.
9 Целевая аудитория политики информационной безопасности –
это конечные пользователи и топ-менеджмент компании, которые должны
25
быть ознакомлены с положениями Политики.
10 Конечный документ – «Политика информационной
безопасности» ООО «Философия Массажа» должен удовлетворять
следующим требованиям:
- лаконичность;
- доступность простому обывателю - конечный пользователь должен
понимать, что написано в Политике.
11 Политика информационной безопасности является документом
первого уровня, которую расширяют и дополняют другие документы
(положения и инструкции).
12 Реализация программы защиты информации должна
осуществляться на основе комплексного использования систем и средств
безопасности исходя из предпосылки, что невозможно обеспечить требуемый
уровень защищенности только с помощью одного отдельного средства или
мероприятия, или их простой совокупности. Необходимо их системное
согласование.
13 Служебный телефон, компьютер с доступом к электронной почте
и сети Интернет являются рабочими инструментами и должны
использоваться для выполнения служебных обязанностей, а не для личных
целей.