28
Рисунок 10 Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
Декомпозиция включает следующие блоки:
– прием на работу;
– учет движения кадров (отпуск, курсы повышения квалификации,
аттестация и т.д.);
– увольнение;
– оформление отчетности.
На рисунке 11 представлена декомпозиция блока «Прием на работу».
После получения распоряжения от руководства о приеме на работу нового
сотрудника, сотрудники отдела кадров оформляют трудовой договор и передают
его в бухгалтерию. Трудовой договор подписывается двумя сторонами и
хранится в отделе кадров и в бухгалтерии.
Далее оформляется личное дело и запись в трудовую книжку.
Рисунок 11 Декомпозиция блока «Прием на работу»
На рисунке 12 представлена декомпозиция блока «Учет движения кадров».
29
Рисунок 12 Декомпозиция блока «Учет движения кадров»
Декомпозиция отражает основные бизнес-процессы по учету движения
кадров: перевод на другую должность или отдел, учет результатов аттестации,
учет прохождения курсов повышения квалификации, оформление отпуска,
больничного и командировки.
Декомпозиция блока «Увольнение» представлена на рисунке 13.
После оформление приказа об увольнении и передаче его в бухгалтерию
сотрудники отдела кадров вносят информацию в личное дело и трудовую книжку
уволенного сотрудника запись об увольнении и подшивают приказ.
30
Рисунок 13 Декомпозиция блока «Увольнение»
На рисунке 14 представлена декомпозиция блока «Формирование
отчетности».
Первоначально сотрудники собирают данные в журналах учета, кадровых
приказах, трудовых договорах и личных делах сотрудников. После чего
выполняют анализ и статистическую обработку данных.
Оформление отчета происходит вручную сотрудниками отдела кадров.
Формирование отчетов занимает большое количество времени, так как требует
обработки большого количества информации. Такой способ формирования
отчетности не гарантирует достоверности предоставляемых данных в результате
воздействия человеческого фактора.
31
Рисунок 14 Декомпозиция блока «Формирование отчетности»
На основе проведенного анализа текущей системы ведения кадрового
учета в ООО «Газпром трансгаз Ухта» с уверенностью говорить о необходимости
ее реорганизации с целью повышения производительности работы сотрудников,
уменьшения количества рутинных операций и повышению достоверности
хранимых данных.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для осуществления данной цели необходимо разработать и внедрить
автоматизированную информационную систему, которая будет хранить
информацию о персонале организации, выполнять статистическую обработку
данных и формировать необходимые отчеты. Основной целью разработки
информационной системы кадрового учета является повышение эффективности
работы сотрудников отдела кадров, занятых ведением учета персонала.
32
Рассмотрим функциональную модель управления персонала после
внедрения в ООО «Газпром трансгаз Ухта» информационной системы управления
персоналом, представленную на рисунке 15.
Рисунок 15 IDEF0 модель «Деятельность отдела кадров
ООО «Газпром трансгаз Ухта» (TO-BE)
На рисунке 16 представлена декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE.
Рисунок 16 Декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE
33
На схеме бизнес-процессов видно, что формирование отчетности
полностью возложено на информационную систему.
В других бизнес-процессах на информационную систему будет возложена
основная нагрузка. Сотрудники будут выполнять управляющие и
контролирующие функции.
Модель TO-BE декомпозиции блока «Прием на работу» представлена на
рисунке 17.
Рисунок 17 Декомпозиция блока «Прием на работу»
Оформление трудового договора, создание личного дела будет возложено
на информационную систему.
После оформления договора сотрудники отдела кадров распечатают
договор, завизируют его руководителей и передадут в бухгалтерию копию
договора. Оригинал договора будет храниться в личном деле сотрудника.
На рисунке 18 представлена декомпозиция блока «Учет движения кадров»
после внедрения информационной системы управления персоналом.
34
Рисунок 18 Декомпозиция блока «Учет движения кадров»
Декомпозиция блока «Увольнение сотрудника» TO-BE представлена на
рисунке 19.
Рисунок 19 Декомпозиция блока «Увольнение сотрудника»
35
Оформление приказа на увольнение и отметка в электронном личном деле
сотрудника будет проведена с помощью информационной системы.
На рисунке 20 представлена декомпозиция блока «Оформление
отчетности», показывающая, что сбор, обработка и анализ данных будет
полностью возложено на информационную систему.
Выборка данных будет выполнена из кадровых приказов, трудовых
договоров и личных дел сотрудников социального центра.
Анализ и статистическая обработка информации будет выполнена в
соответствии с логикой, которая определена для каждого вида отчета.
Оформление отчета в удобочитаемый вид будет выполнено
информационной системой автоматический. Экспорт отчета в формат MS Word,
MS Excel позволит использовать полученные данные для дальнейшего
использования и вывода на печать для предоставления вышестоящим или
контролирующим органам.
Рисунок 20 Декомпозиция блока «Оформление отчетности»
Как видно из представленного анализа моделей AS-IS и TO-BE, после
внедрения информационной системы управления персоналом в ООО «Газпром
36
трансгаз Ухта» большинство функций по управлению персоналом будет
возложено на информационную систему. Сотрудники отдела кадров будут
управлять системой, и контролировать ее работу. После автоматизации рабочего
места сотрудника отдела кадров исчезнет необходимость формирования
документов вручную. При оформлении приказов и других документов все данные
будут автоматически формироваться на основе данных, хранимых в базе данным.
Тем самым сотрудники отдела будут тратить в разы меньше времени на рутинную
работу по формированию документов вручную, на порядок уменьшится
количество ошибок, появится возможность оперативного поиска нужной
информации за любой временной период. Далее все документы будут
формироваться вручную по заданным шаблонам.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Политика безопасности организации — документ, включающий в себя
собрание основополагающих правил и принципов, используемых для обеспечения
безопасности, регламентирующие поведение сотрудников компании и правила
настройки средств доступа к информации [10, 11].
В ООО «Газпром трансгаз Ухта» 19 ноября 2011 года был утвержден
руководящий документ «Политика безопасности ООО «Газпром трансгаз Ухта».
Последние изменения внесены в документ 14.05.2018 года.
Данный документ регламентирует деятельность сотрудников организации
по обеспечению информационной безопасности. Ключевые пункты данного
документа:
1. Сотрудник не имеют права копировать информацию на личные
переносные носители информации.
37
2. Сотрудники не имеют права разглашать конфиденциальную
информацию, которую они узнали о деятельности ООО «Газпром
трансгаз Ухта».
3. Сотрудники ООО «Газпром трансгаз Ухта» при приеме на работу
подписывают документ о неразглашении сведений о деятельности
организации.
4. Сотрудники ООО «Газпром трансгаз Ухта» не имеют права передавать
конфиденциальную информацию по незащищенным каналам связи. Все
архивы должны быть зашифрованы перед отправкой.
5. На компьютерах сотрудников должна быть установлена антивирусная
программа, которая должна постоянно обновляться.
6. Компьютеры должны быть защищены паролем, который должен быть
достаточно сложный и меняться каждые три месяца.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке представлен широкий выбор программ,
предназначенных для автоматизации работы сотрудников отдела кадров
предприятия любого масштаба. В таблице 2 представлен сравнительный анализ
программ учета кадров[36].
Таблица 2
Сравнительный анализ программ учета кадров
Название
Разработчик
Платформа
СУБД
Приобретение
1
2
3
4
5
1С: Зарплата и
Управление
Персоналом
http://v8.1c.ru/hrm/
1С
Windows
MsSQL
Покупка.
Базовая версия
4 600 руб.;
ПРОФ 14 500 руб.
Microsoft Dynamics
CRM
http://www.norbit.ru/
produkt/branches/cr
m_recruit.php
НОРБИТ
Windows
MsDynami
cs CRM
Покупка, от
45 000 руб.