27
Рису
нок 1.9 Декомпозиция бло
ка «Работа с кандидатами».
Функцио
нальные блоки:
-«Сорти
ровка анкет п
о интерьюерам».
-«Органи
зация проведения инте
рвью с кандид
атами».
-«Отправка пис
ьма кандидату».
Ка
к можно увид
еть из функцио
нальной модели «Ка
к надо» час
ть функций
п
о управлению персо
налом были перел
ожены на информа
ционную систему, в
частности: первона
чальное заполнение рез
юме, формирование отчет
ности и
спис
ков кандидатов, п
о схеме теп
ерь выполняет информа
ционная система, чт
о
позволяет значит
ельно сократить вре
мя работы и исключить возмож
ность ошибок
н
а этих эта
пах.
1.2.2. Определение мес
та проектируемой зад
ачи в компл
ексе задач и ее
опис
ание
ТОО «Фант
азия» необходимо разра
ботка и созд
ание программного
прод
укта “Управление персо
налом”.
Данное програ
ммное обеспечение предназ
начено для хран
ения, контроля,
уче
та и анал
иза данных о сотрудниках комп
ании и канди
датах на вакан
тные
28
места, а также хран
ение и конт
роль данных п
о обучению персо
нала.
Цели создав
аемой АИС:
− обеспе
чение полной и достоверной информ
ацией, необходимой дл
я
кадрового уче
та;
− обеспечение точн
ыми данными п
о обучению персо
нала и сда
че
экзаменов;
− своевре
менное оформление вс
ей первичной докуме
нтации;
− повышение надеж
ности и безопа
сности обработки инфор
мации.
Область использ
ования подсист
емы – управление персо
налом [5]
АС дол
жна быть осна
щена системой защ
иты доступа дл
я изменения
инфор
мации. Ответственный з
а защиту инфор
мации – администратор, кото
рый:
− осуществляет охр
ану объекта;
− проводит регулярные пров ерки правильности раб оты программного
обеспе чения;
− регулярно мен
яют пароли и делают и
х нестандартными;
− устанав
ливает дисплеи та
к, чтобы исклю
чить просмотр постор
онним
лицами;
− испол
ьзует криптографическое закр
ытие при пере
дачи информации
п
о линиям свя
зи;
− регистрирует вс
е операции пр
и работе с информацией.
1.2.3. Обосно
вание необходимости использ
ования вычислительной техн
ики
для реше
ния задачи
Обосно
вание необходимости использ
ования вычислительной техн
ики для
реше
ния задачи
Дл
я оформления вс
ех документов вруч
ную необходимо огро
мное
количество врем
ени, что н
е может се
бе позволить н
и одна комп
ания. Огромный
пот
ок информации и операций прох
одит ежедневно н
а предприятии. И
з-за это
го
заполнение докум
ентов вручную вед
ет к огром
ному количеству оши
бок, а эт
о в
св
ою очередь вед
ет к неправи
льному управлению персо
налом.
29
Недостатки сущест
вующей системы:
1.Боль
шая затрата врем
ени на состав
лении документации
2.Высо
кий труд обраб
отки информации
3.Использ
ование технических сред
ств, имеющихся в наличии,
неэффе
ктивно
4.Повторение инфор
мации
5.Утеря товара и
з-за ручн
ого пересчета
Дл
я устранения перечис
ленных недостатков, нуж
но автоматизировать уч
ет
расчетов с персоналом и сформировать удоб
ную систему дл
я инвентаризации, чт
о
позволит уско
рить проверки, сни
зит количество оши
бок и умен
ьшит время,
выдел
яемое на дан
ную операцию. Схе
ма приказа предст
авлена на рису
нке 1.10.
30
Рис. 1.10 Схе
ма документооборота.
К основным принц
ипам электронного документ
ооборота относятся:
— однокр
атная регистрация докум
ента, позволяющая одноз
начно
идентифицировать доку
мент;
— возможность паралле
льного выполне
ния операций, сокращ
ающая время
движ
ения документов и повышения операти
вности их испол
нения;
— непрерывнос
ть движения докум
ента, дающая возмож
ность
идентифицировать ответст
венного за испол
нение документа (зад
ачи) в каж
дый
момент врем
ени жизни докум
ента (процесса);
— еди
ная (или согласо
ванная распределенная) ба
за документной
инфор
мации, исключающая возмож
ность дублирования докум
ентов;
— эффективно организ
ованная система пои
ска документа, позвол
яющая
находить доку
мент, обладая минима
льной информацией о нем;
— разв
итая система отчет
ности по разл
ичным стат
усам и атриб
утам
документов, контрол
ирующая движение докум
ентов по проце
ссам
документооборота и позволяющая прини
мать управленческие реше
ния,
основывая
сь на дан
ных из отче
тов.
На сегодн
яшний день разв
итие информационные техно
логий, СЭД
явля
ются необходимой и успешной констр
укцией для раб
оты с докуме
нтами в
каж
дой организации [4; 5].
Предст
авляет интерес, ка
к, каким обра
зом функционирование сис
тем
электронного документ
ооборота способствует управ
лению персоналом
предпр
иятия, насколько поле
зно ее внедр
ение кадровому менедж
менту и как
ие
проблемы встреч
аются на пу
ти к пере
ходу или созд
анию электронного
документ
ооборота в органи
зации.
Выделим осно
вные, однозначно положит
ельные стороны электр
онного
документооборота в организации с иерархической струк
турой.
Прежде все
го идентификация докум
ента по уникал
ьному номеру оче
нь
удобна в работе. Пр
и создании докум
ента ему присваи
вается номер,
31
позвол
яющий в люб
ой момент врем
ени найти как
ой-либо доку
мент, чтобы
произ
вести с ни
м необходимые дейс
твия.
Также удо
бен просмотр стат
уса документа. Возмож
ность отслеживания
состо
яния документа и нахождение п
о заданным крите
риям (согласование,
подпи
сание и пр.).
Целесообразно хран
ение электронной вер
сии документа. Чер
ез систему
мож
но получить дос
туп к содержа
тельной части докум
ента, то ес
ть к ег
о тексту.
Эт
а опция сил
ьно упрощает делопрои
зводство и позво
ляет начать раб
оту с
докум
ентом раньше, че
м он пост
упит в оформл
енном по вс
ем необходимым
станд
артам виде.
Кро
ме того, положит
ельным является нали
чие единой ба
зы документов,
прозра
чность информации вну
три организационной струк
туры. Всегда имее
тся
возможность дост
упа к необхо
димым документам, а в слу
чае, если доку
мент
конфиденциален, оформ
ления его соответс
твующим образом та
к, чтобы о
н был
дост
упен только определ
енному кругу ли
ц.
Отмечается сущест
венное ускорение назна
чения задач персо
налу на
выпол
нение. Входящая инфор
мация через сист
ему электронного
документ
ооборота поступает исполн
ителям через зад
ачи от вышест
оящего
руководства.
Возмож
ность передачи отч
ета о выполн
енных задачах. Каж
дый
иерархический уров
ень контролирует испол
нение всех до
кументов, кото
рые были
«спущены вн
из». При прин
ятии отчета о
т нижестоящего уро
вня документ
переме
щается на бол
ее вышесто
ящий уровень, зат
ем подписывает
ся
руководством органи
зации и отправ
ляется адресату (-а
м). При непри
нятии отчета
о
б исполнении доку
мент остается в стадии дораб
отки, при эт
ом в не
го
необходимо вне
сти изменения. Так
же присутствует опц
ия аннулирования зад
ачи
по докум
енту нижестоящим исполн
ителям, если е
е закрывает вышест
оящий
исполнитель. Эт
и функции — отчет
ность и конт
роль — являются одн
ими из
сам
ых важных в системе электр
онного документооборота.
32
Отмеч
ается четкая взаимо
связь документов. В СЭД присут
ствует
возможность отсле
дить связи меж
ду документами п
о какому-ли
бо
определенному вопр
осу в цел
ях получения наиб
олее полной инфор
мации.
Примерная схе
ма работы СЭ
Д показана н
а рисунке.
Н
а рисунке пока
зана простая схе
ма организации электр
онного
документооборота. Он
а может бы
ть усложнена в таких усло
виях:
1) если СЭ
Д установлена в
о всех фили
алах организации;
2) ког
да задача н
а исполнение отправ
ляется одновременно неско
льким
исполнителям;
3) пр
и большом объ
еме переписки п
о одной, связа
нной между разн
ыми
документами тема
тике;
4) если вы
полняется рас
сылк
а документа неско
льким подразделениям
органи
зации;
5) когда н
а выполнение зад
ачи отводятся коро
ткие сроки;
6) в случае ес
ли документооборот явля
ется внутриорганиз
ационным.
Необходимо отме
тить, что че
м сложнее и объемнее стано
вится
документооборот в организации, те
м проще рабо
тать в СЭ
Д — здесь наблюд
ается
эффект масш
таба.
При вс
ех положительных стор
онах внедрения дан
ной технологии н
а
предприятиях и ее качест
венном влиянии н
а управление персо
налом организации
след
ует отметить пробл
емные вопросы и недостатки внедр
ения систем
электр
онного документооборота.
1. Учит
ывая, что в основном СЭ
Д используется в целях конт
роля за
документо
оборотом, отмечается е
е необходимость тол
ько сотрудникам,
осущест
вляющим делопроизводство.
2. Дл
я простого исполн
ителя существенно увеличи
вается время подго
товки
одного докум
ента — сначала ег
о нужно созд
ать, подготовить и оформить в
бумажном вари
анте, затем созда
вать в СЭ
Де, так ка
к документы в подавляющем
больши
нстве организаций пре
жде всего готов
ятся и оформл
яются на бум
аге.
33
3. Значительно бол
ьше времени требу
ется для назна
чения поручений и
приема отче
тов по прич
ине работы с бумажной докумен
тацией и паралл
ельным
назначением поруч
ений и прие
мом отчетов в системе.
4. Ослож
няет работу боль
шое количество функ
ций, неочевидный поря
док
действий в программе. Зача
стую современные сист
емы электронного
документ
ооборота имеют огро
мное количество функ
ций, которые присут
ствуют
при созд
ании каждого докум
ента, хотя против
овесом этому слу
жит тот фа
кт, что
дл
я каждого ти
па документов необх
одима только час
ть функций. В итоге дл
я
исполнителя управ
ление системой стано
вится сложным, чт
о порождает лиш
ние
затраты врем
ени на раб
оту с прогр
аммой.
5. Отмечается неинтуи
тивное управление в системе. Час
то программы
электр
онного документооборота явля
ются сложными, и необходимо посто
янно
работать с системой, что
бы овладеть навы
ками ее управ
ления. Тем ж
е, кто
неча
сто обращается к программе, раб
ота в не
й остается непон
ятной.
Таким обра
зом, в свя
зи с бур
ным развитием прикл
адных программ и
х
недостатки посте
пенно устраняются, н
о многие вс
е еще продо
лжают
существовать, в итоге затра
чивая самый цен
ный ресурс работ
ника — время.
1.2.4. Ана
лиз системы обеспе
чения информационной безопа
сности и
защ
иты информации
Поли
тика безопасности органи
зации (англ. organizational security policies)
— совоку
пность руководящих принц
ипов, правил, проц
едур и практи
ческих
приёмов в области безопа
сности, которые регул
ируют управление, защ
иту и
распред
еление ценной инфор
мации.
Для это
го устанавливается ря
д специализированного програ
ммного
обеспечения, напр
имер, установка антивир
усного программного обеспе
чения. В
комп
ании почти н
а всех компью
терах установлены антиви
русное программное
обеспе
чение, обеспечивающее наде
жную защиту о
т вирусов. Обнов
ление
антивирусных ба
з происходит своевр
еменно, что позво
ляет свести к минимуму
34
зараж
ение вирусами рабо
чие станции.
Кро
ме программных сред
ств защиты инфор
мации применяются и
технические, напр
имер, модем-роу
тер, установленный дл
я создания се
ти,
оснащен дополни
тельным программным обеспе
чением осуществляющим
обнару
жение потенциальных угр
оз.
Также сотруд
никами отдела информа
ционных технологий осущес
твлено
разграничение дост
упа к компью
терам средствами операц
ионной системы. Эт
о
сделано дл
я создания кажд
ому сотруднику защище
нного хранилища дан
ных на
рабо
чем компьютере.
Дл
я защиты инфор
мации на предпр
иятие используется межсе
тевой экран
и
з серии NetDefend D-link DFL – 1600, кото
рый включает в себя ря
д функций
сущест
венно повышающие безопа
сность информации пр
и работе в сети.
Та
к же дл
я защиты инфор
мации используются прогр
аммы для вхо
да, в
кото
рые требуется вве
сти пароль и логин пользо
вателя, в некот
орых случаях та
к
же требу
ется предоставить ц
ифровой кл
юч для вхо
да в сист
ему [5].
Для осущест
вления информационной безопа
сности на рабо
чих местах
пользов
ателей используются разли
чное антивирусное програ
ммное обеспечение.
Сме
на паролей пользов
ателей происходит в зависимости о
т важности хран
имой
информации н
а ПК о
т 3 месяцев д
о 1 года. Та
к же н
е рекомендуется
использ
ование USB флеш-накопи
телей, так ка
к это мож
ет привести к частичной
ил
и полной пот
ери информации.
1.3. Ана
лиз существующих разра
боток и выб
ор стратегии
автомат
изации «КАК ДОЛ
ЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Ана
лиз существующих разра
боток для автомат
изации задачи
Рассм
отрим существующие разра
ботки по управ
лению персоналом, н
о для
нач
ала определим крит
ерии сравнения.
-веде
ние структуры предпр
иятия (филиалов, подразд
елений);
-ведение должн
остей;-ведение спи
ска кандидатов;
35
-загр
узка данных с сайтов п
о подбору персо
нала;
-прикрепление менед
жера;
-этапы раб
оты с кандид
атами;
-ведение кадро
вого плана;
-веде
ние вакансий;
-веде
ние резюме;
-отч
еты.
То ес
ть компании ТО
О «Фантазия» нуж
на программа, кото
рая будет в себе
соче
тать систему управ
ления персоналом и частично кадро
вого агентства.
Выбе
рем наиболее извес
тные программные реше
ния для сравн
ения:-1С:
Управ
ление персоналом.-Quinix–компле
ксное решение дл
я управления
персо
налом и расч
ета заработной пла
ты от комп
ании UCMS Group.-Контур-
Перс
онал–программа дл
я ведения кадро
вого учета о
т компании Кон
тур.
Приведен табл
ицу сравнен
ия систем п
о критериям в таблице 1.4.
Табл
ица 1.4 Критерии сравн
ения существующих сис
тем
Критерий
Управ
ление
персоналом
Quinix
Кон
тур-
Персонал
Веде
ние структуры предпр
иятия
+
+
+
Ведение должн
остей
+
+
+
Ведение спи
ска кандидатов
+
+
+
Загр
узка данных с сайтов п
о
подбору персо
нала
-
-
-
Прикрепление менед
жера
+
-
-
Этапы раб
оты с кандид
атами
-
-
-
Ведение кадро
вого плана
+
-
-
Веде
ние вакансий
-
+
+
Веде
ние резюме
-
+
+
Отч
еты
+
+
+
Итого
6
7
7
36
Ка
к видно и
з таблицы н
и одна и
з систем полно
стью не удовлет
воряет
требования, цел
ям и зада
чам, ставившимися пер
ед информационной сист
емой для
комп
ании ТОО «Фант
азия», поэтому бы
ло принято реше
ние для разра
ботки
собственной информа
ционной систем
ы.
На казахст
анском рынке сущес
твует достаточно мно
го программных
проду
ктов, автоматизирующих проц
есс управления персо
налом:
Прежде все
го, это 1С Предприятие 8.0. [4]
Конфиг
урация "Зарплата и Управление Персо
налом" — прикладное
реше
ние нового покол
ения, предназначенное дл
я реализации кадр
овой политики
предпр
иятия и дене
жных расчетов с персоналом п
о следующим направ
лениям:
− планирование потреб
ностей в персо
нале;
− решение зад
ач обеспечения бизн
еса кадрами — под
бор, анкетирование и
оценка;
− управ
ление компетенциями и аттестация работ
ников;
− управление финан
совой мотивацией персо
нала;
− эффективное планир
ование занятости персо
нала;
− учет кад
ров и ана
лиз кадрового сост
ава;
− расчет зараб
отной платы персо
нала;
− исчисление регламент
ированных законодательством нало
гов и взно
сов с
фон
да оплаты тру
да;
− отражение начисл
енной зарплаты и налогов в затратах предпр
иятия.
Предметная обла
сть, автоматизируемая конфигу
рацией "Зарплата и
Управление Персо
налом", поясняется следу
ющей схемой.
Конфиг
урация позволяет вес
ти учет в единой информа
ционной базе о
т
имени неско
льких организаций — юридич
еских лиц, а также индивид
уальных
предпринимателей, кото
рые с точ
ки зрения органи
зации бизнеса соста
вляют
единое предпр
иятие.
В конфиг
урации параллельно веду
тся два ви
да учета: управле
нческий и
регламент
ированный. Управленческий уч
ет ведется п
о предприятию в целом, а