17
(наиболее распространенной формой которой является эмпирическое
исследование).
Концептуальные особенности практики деятельности предприятий в
системе управления персоналом заключаются в ориентации на мотивацию
сотрудников, их непрерывное профессиональное развитие системный охват
различных направлений деятельности персонала.
1.2 Информационные системы для управления человеческими
ресурсами, их виды и особенности
Важнейшим аспектом в управленческой деятельности является
развитие, совершенствование и применение инновационных систем. Без
возможности изменения и быстрого реагирования на условия внешней
среды невозможно эффективное функционирование всего предприятия в
целом. Современная рыночная экономика диктует тенденцию к увеличению
и усложнению задач по управлению, планированию и анализу, финансовой
отчетности, связи между поставщиками и потребителями, организации
производства.
Реализация кадровой стратегии и задач напрямую зависит от качества
информации, на основе которой может быть принято решение. Дабы
систематизировать и организовать эти процессы, необходима современная
автоматизированная информационная система.
Информационная система управления - это совокупность
математических и экономических методов, информации, программно-
технических и технологических средств и компетентных специалистов,
основной целью которых является обработка информации и принятие
управленческих решений.
Отметим, что реализация информационных систем невозможна без
компьютерных технологий. ИКТ со всевозможными специализированными
программами являются технической базой реализации данной системы.
18
Главной задачей информационно технических систем в управлении
персоналом является выявления причинно-следственных связей между
процессами взаимодействия и результатами. Функция управления
персоналом на различных уровнях - разработка решений и контроль за их
реализацией. Необходимость реализации этих решений и включает
информационный процесс в систему управления персоналом, так как ее
основными функциями является получение, передача, обработка, хранение,
использование информации на уровне всех ступеней иерархической
системы организации. Информационное обеспечение системы управления
персоналом представляет совокупность поставленных решений по объему,
размещению и формам организации ин формации, постоянно находящейся
в системе управления при ее функционировании. Оно включает
оперативную информацию, нормативно-справочную информацию,
классификаторы технико-экономической информации и внутренние
системы документации.
Все ИС управления персоналом используют необходимую
информацию для качественного и эффективного выполнения
стратегических, тактических и оперативных задач кадрового менеджмента.
Но чаще всего, такие системы хранят личную информацию
(паспортные данные, адрес проживания и т.д.) о сотрудниках, а также
производят расчеты зарплаты и осуществляют формирование различных
бланков и отчетов на сотрудника.
Таким образом, характеризуя особенности функционального спектра
информационных систем для управления персоналом мы можем выделить
ряд конкретных групп функций ИС (см. рисунок 1.2).
1) Группа функций ИС «Учет сведений о персонале»
Первая группа функций информационных систем позволяет
осуществлять всесторонний учет персонала по самым разнообразным
критериям, начиная от стандартных сведений и заканчивая уровнем
профессиональной компетентности. Другими словами – формировать
19
персональное «портфолио» того или иного сотрудника, которое можно
использовать в дальнейшем для определения его потребностей, ожиданий,
разработки персональной программы обучения, продвижения по карьере и
т.д.
Рис. 1.2 Основные группы функций информационных систем в
управлении человеческими ресурсами
2) Группа функций ИС «Учет деятельности персонала» Современные
информационные системы позволяют учитывать результаты трудовой
деятельности сотрудников – конкретные факты выполнения трудовых норм,
показатели качества трудовой деятельности и прочие.
3) Группа функций ИС «Перестановки персонала» К числу
возможностей информационных систем относят и возможность учета
перестановок персонала внутри организации, отображения системы
внутренних корпоративных коммуникаций – того, как между собой
взаимодействуют отдельные сотрудники.
4) Группа функций ИС «Обучение персонала» На основе
учитываемых ИС показателей трудовой деятельности и компетентности
20
сотрудников современные ИС могут позволять формировать
индивидуальную траекторию профессионального развития сотрудников.
5) Группа функций ИС «Мотивация и стимулирование труда
персонала» Также, ИС могут осуществлять хранение и учет данных о
личностных особенностях сотрудников, их мотивах, стимулах,
потребностях и ожиданиях – всего того, что очень важно в процессе
мотивации персонала.
6) Группа функций ИС «Оплата труда и социальное обеспечение»
Информационные системы могут позволять вести учет выплат заработной
плате сотрудникам, а также выплат прочих компонентов пакета
социального обеспечения персонала.
К числу уже готовых информационных систем управления
человеческими ресурсами выступают HRM-системы. Автоматизированные
системы управления кадрами сегодня направлены, в первую очередь, на
оптимизацию работы руководства и персонала кадровых отделов
предприятий (не принимая во внимание бухгалтерии и ряд других
подразделений) и влияют на повышение производительности их работы.
Автоматизированная обработка и хранение всей информации персонала
также предоставляет возможность эффективно реализовывать подбор и
перемещение кадров. Кроме этого, автоматизированный расчет зарплаты с
учетом данных о штатном расписании, больничных, отпусках, льготах и
командировок предоставляет возможность сотрудникам бухгалтерии точно
и своевременно начислять заработную плату, создавать бухгалтерские
отчеты, относить на себестоимость зарплаты. И это лишь часть из
возможных функций автоматизированных систем управления кадрами. На
основе вышеуказанного описания работы системы кадровой службы,
требуется создание такой базы данных, которая бы содействовала и
способствовала удобству в решении соответствующих задач. Таким
решением данного вопроса, на наш взгляд, является HRM система,
основанная на динамической базе данных.
21
Под HRM-системой понимается автоматизированная комплексная
систем ۠а управления персоналом.
По сравнению с традиционными системами автоматизации ۠
кадрового учета и расчета зарплаты HRM-системы обладают расширенной
функциональностью.
Кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание,
документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и
военный учет и др.) и расчетного (зарплата , налоговые выплаты, надбавки
и вычеты и т.п.) контуров, обрабатывающих количественные данные,
подобные системы также включают в себя как таковой HR-контур,
предназначенный для работы с качественными показателями персонала.
Ранее считалось, что HR-менеджмент и информационные технологии –
направления далекие друг от друга. В современном обществе многое
обстоит иначе, например, постоянно повышающиеся требования в
отношении учета сотрудников, использования многоступенчатых методик
расчета стимулирующих надбавок и т.д., говорит о том, что объем дел
менеджера по управлению персоналом возрос настолько, что
автоматизация деятельности по управлению персоналом стал а просто
необходимостью. Более того, необходимость автоматизации ряда процессов
по управлению ۠ персоналом позволяет снизить объем рутинной работы и
высвободить время, так необходимое, для решения ряда задач требующих
творческого подхода. Высокая потребность во временном ресурсе, в
конечном счете, стимулирует разработку информационных систем ۠ в
области управления персоналом. По сравнению с автоматизированными
системам и кадрового учета и расчета зарплаты HRM-системы обладают
высокой гибкостью и расширенной функциональностью, позволяя
использовать и анализировать не только обширные количественные, но
разноплановые качественные показатели работников. На основании чего
топ менеджмент компаний, службы управления персоналом, а также
линейные менеджеры получают возможность оперативного доступа к
22
многообразию информации, необходимой для контроля, оценки и
планирования процессов кадровой политик и компании.
В целом, HRM-системы поддерживают работу трех категорий
сотрудников. Первая – это работники отделов кадров, отделов развития
персонала, группы расчета заработной платы, то есть профессионалы, для
которых HRM-система становится платформой для их повседневной
работы. Здесь нормальная система управления обеспечивает рост
эффективности их труда и качества реализуемых процессов. Снижаются
трудозатраты на рутину и высвобождаются ресурсы для более важной
работы. Вторя категория пользователей HRM- систем – это менеджеры, для
которых в настоящее время недостаточно обычных учетных систем,
позволяющих просто формировать отчетность. HRM- система, с одной
стороны, позволит существенно снизить нагрузку на менеджера в тех
рутинных процессах, где он формально обязан принимать участие:
подтверждение согласованных отпусков и другие подобные задачи.
Третья категория – это сами сотрудники. Когда в компании начинает
работать полная цепочка развития кадрового потенциала – это совершенно
другие перспективы и условия труда.
Если HRM-система является законченным программным продуктом,
то для управления человеческими ресурсами многих компаний (особенно
крупных) разрабатываются индивидуальные автоматизированные
информационные системы (АИС), предназначенные для эффективного
управления человеческими ресурсами с учетом особенностей персонала
конкретного предприятия.
АИС представляют собой комплекс информации, экономико-
математических моделей и методов, программных, технических,
технологических средств, предназначенный для обработки
информационных данных и принятия рациональных управленческих
решений. АИС в настоящий момент выступают наиболее распространенной
категорией систем для обработки данных. В них используются ресурсы
23
нескольких категорий, таких, как системной и прикладное программное
обеспечение, средства вычислительной техники, лингвистичекие,
информационные, человеческие ресурсы.
Появление первых информационных систем относится к 50-ым годам.
Уже в 70-80-х годах информационные система стали широко использования
для управленческого контроля, поддержания и ускорения процесса
принятия решений. В конце 80-х годов концепция АИС вновь подверглась
изменениям – системы стали стратегическим источником информации, а их
использование распространилось на все уровни управления.
К основным требованиям, предъявляемым к АИС, относятся
следующие:
1) АИС должны быть интегрируемым – способными к
взаимодействию системы с другими подсистемами и компонентами;
2) АИС должны быть масштабируемыми – необходима
возможность расширения системных ресурсов для повышения мощности,
производительности;
3) АИС должны быть управляемыми, гибкими;
4) АИС должны быть адаптивным, что заключается в возможности
приспосабливаться к конкретным предметным областям;
5) АИС должны характеризоваться свойством используемости, то
есть реализации возложенных на них функций;
6) АИС должны быть безопасности, что основывается на
возможности предотвращения разрушения, потери данных в случае
несанкционированного доступа.
Поскольку автоматизированные системы затрагивают организацию
процессов контроля, учета и планирования в управлении персоналом, важно
наличие тесного сотрудничества представителей служб информационных и
делопроизводственных технологий для внедрения систем. Важно и то, что
руководство предприятия должно поддерживать инициативы по разработке
и внедрению АИС. Хорошо отраженный механизм электронного
24
документооборота способен повысить эффективность его работы и
укрепить конкурентоспособность предприятия.
С позиции проектирования АИС чаще применяется системный анализ
всех решений. На первом этапе такого системного анализа проводится
подробное словесное описание всех объектов предметной области, их
взаимосвязей, присутствующих между исследуемыми объектами. Это
описание должно корректно определять взаимосвязи между всеми
субъектами выделенной предметной области.
В целом, имеются два подхода, которые могут использоваться для
выбора структуры и состава предметной области:
1) Функциональный подход. Данный подход реализует принцип
движения «от задачи» и применяется в тех случаях, когда разработчикам
заранее известны функции комплекса задач или лиц, которые будут
использовать АИС в своей трудовой деятельности.
Другими словами, при использовании функционального подхода
выделяется минимальный, необходимый набор объектов анализируемой
предметной области, которые должны учитываться в АИС.
2) Предметный подход, означающий, что информационные
потребности пользователей АИС не будут жестко фиксироваться.
Напротив, они могут быть весьма динамичными, многоаспектными.
Описание предметной области в этом случае будет заключаться в сведениях
об объектах и их взаимосвязях, наиболее характерных (существенных) для
предметной области.
На практике чаще всего рекомендуется использовать компромиссный,
комплексный вариант, который будет ориентирован как на функциональные
потребности пользователей АИС, так и на возможность наращивания новых
модулей приложений (предметность).
По характеру обработки данных АИС делятся на:
25
- информационно-справочные, или информационно-поисковые ИС, в
которых нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы
является поиск и выдача информации в удобном виде;
- АИС обработки данных, или решающие АИС, в которых данные
подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в
первую очередь относят автоматизированные системы управления и
системы поддержки принятия решений.
Подводя итоги параграфа можно сделать вывод о том, что
информационные системы являются важным инструментов в управлении
человеческими ресурсами современных организаций. Они позволяют
осуществлять учет и контроль трудовой деятельности сотрудников, а также
многие другие аспекты их функционирования, важные в системе
управления человеческими ресурсами. Сами информационные системы
могут быть представлены как в виде готовых информационных продуктов
(программного обеспечения), так и в форме персональных разработок
автоматизированных информационных систем.
В следующем параграфе выпускной квалификационной работы
рассмотрена методология проектирования и внедрения информационных
систем для управления человеческими ресурсами.
1.3 Методология проектирования и внедрения информационных
систем для управления человеческими ресурсами
В случае, если предприятие принимает решение о внедрении готового
информационного продукта (информационной системы) в свою
деятельность, речь будет идти о совершении следующих работ:
1) Покупка лицензионного обеспечения программного продукта –
его фактическая оплата;
26
2) Установка программного обеспечения информационной
системы на персональные компьютеры будущих пользователей –
специалистов по управления персоналом предприятия;
3) При необходимости – проведение обучения кадровых
специалистов эксплуатации информационных систем;
4) Оповещение сотрудников предприятия о том, что впредь их
трудовая деятельность будет подвергаться учету и контролю с
использованием информационной системы;
5) Начало эксплуатации и мониторинг результатов использования
информационной системы.
Если же предприятие желает разработать персональную
автоматизированную информационную систему, это будет предполагать
большее количество работ, но, зато результат будет максимально
соответствовать ожиданиям руководства предприятия.
Для разработки АИС необходимо определиться с программной средой
и технологиями проектирования ее модулей (сервисов). При этом,
сравнивая различные решения важно понимать, по каким принципам и
критериям их следует оценивать для выбора наиболее оптимального
решения применительно к поставленной задаче.
Качество АИС как законченного программного продукта
определяется множеством свойств, которые характеризуют способность
АИС удовлетворять потребности использующих ее сотрудников.
Среди качеств АИС выделяются экономические, функциональные,
эксплуатационные показатели качества.
Функциональные показатели качества АИС характеризуют ее с точки
зрения функциональной полноты, адаптивности, корректности работы.
Экономические показатели качества АИС касаются стоимости
создания (или приобретения уже готовой АИС), зараты предприятия на ее
внедрение и введение в эксплуатацию, а также эффект, который может быть
достигнут за счет функционирования АИС.