87
ввод информации о соискателях на замещение вакантных должностей, так
и ее обработку (используя современные коммуникационные технологии —
интернет и электронную почту).
Все это позволяет вести статистику обращения соискателя и причину
предыдущего отказа.
С помощью соответствующей функциональности вводится
минимальный набор данных соискателей и «подшивается» анкета, которую
можно просмотреть в любой момент и получить расширенный объем
информации.
Предварительный анализ анкет претендентов используется для
дальнейшего пополнения списка соискателей, а затем — для перевода в
кандидаты на замещение вакантных должностей.
Рис.3.17 Автоматизация переписки с соискателями, интеграция с
Microsoft Outlook
В ходе опытной эксплуатации сотрудники отдела управления
персоналом выявили интересную особенность системы, связанную с
персонифицированным учетом.
88
Индивидуальный (персонифицированный) учет – это учет сведений о
каждом работнике предприятия в системе Пенсионного фонда РФ.
Осуществляется персонифицированный учет в процессе всей трудовой
деятельности застрахованного лица.
Решение предусматривает автоматическое формирование
законодательно утвержденной формы РСВ-1, в составе которой в
пенсионный фонд подаются и персонифицированные данные.
Кроме того, происходит облегвение труда работников отдела за счет
автоматизации унифицированных форм кадровой отчетности Печатные
формы приказов соответствуют стандартным унифицированным формам
(законодательно утвержденным). Помимо этого, приказы можно выводить
на печать и в произвольном виде.
Предусмотрена печать таких форм, как: Т-1 «Прием на работу», Т-5
«Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», Т-6
«Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», Т-8
«Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора
с работником (увольнении)» и проч.
Кроме приказов реализован вывод на печать следующих форм: Т-3
«Штатное расписание», Т-2 «Личная карточка работника», Т-4 «Учетная
карточка научного, научно-педагогического работника», Т-7 «График
отпусков», Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Т-13 «Табель учета рабочего времени» и др.
Решение позволяет выполнить формирование произвольных отчетов
о наполнении штата, занятых ставках, по закрытым единицам штатного
расписания, перерасчет вакансий, по изменениям окладов и т. п. А также
выполнить печать различных журналов регистрации, справок и
разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд предприятия.
Получить в виде диаграмм сводные графики приема/увольнения и
потребности/наличия персонала.
89
При опросе руководства предприятия была особо подчеркнута
значимость такой функции программы, как автоматизация составления
табеля учета рабочего времени.
Дело в том, что при автоматизации бизнес-процессов, связанных с
управлением персоналом, рано или поздно перед встает вопрос – где взять
программу для учета рабочего времени? Ставить ли отдельную программу
и потом интегрировать её в HRM-систему или искать модуль такой системы,
учитывающий законодательство?
Именно для решения подобных задач и был разработан модуль
«Табельный учет», предназначенный для автоматизации времени
пребывания сотрудника на рабочем месте и способного учитывать плановое
и фактическое пребывание.
Модуль адресуется тем предприятиям, в которых существует четкое
разграничение обязанностей работников, отвечающих за учет персонала.
Основные задачи, решаемые в этом модуле:
• режимы и графики работ, на календарный год;
• ведение классификаторов;
• ежедневный учет явки на рабочее место;
• учет командировок, отпусков, вызовов из отпуска;
• регистрация документов, которые подтверждают право сотрудника
отсутствовать на рабочем месте;
• регистрация исполнения плана работ;
• учет состава работников;
• формирорвание месячного табеля учета отработанных часов и
причин отсутствия на рабочем месте.
Более того, программа позволяет формировать режимы и графики
работы на календарный год
Чтобы правильно рассчитать заработную плату, необходимы
сведения о плановых и балансных графиках, связанные с различными
работами, а кроме того информация о фактической отработке, хранящуюся
90
в табеле учета рабочего времени. Режимы работы и сведения о них хранятся
в классификаторе, количество режимов для него неограниченно, и для
любого имеется возможность формирования детализации на тот
календарный год, который выберет пользователь.
Также для любого из режимов работ система способна сформировать
графики, как плановый, так и балансный, в которых имеется возможность
настроить продолжительность рабочего цикла.
Соответственно в графиках, которые отражают детализацию каждого
дня, имеется возможность контролировать количество отработанных часов
как в рабочее, так и в вечернее и ночное время. Имеются шаблоны для
формирования таких графиков, причем как фиксированной, так и
переменной длины. Данные из справочника праздничных дней также
учитывается при формировании данного графика.
В решении имеется возможность составления персональных графиков
работ, которые можно создавать как на основе существующих графиков, так
и полностью индивидуально. Такая возможность заинтересует предприятия,
в которых некоторые подразделения работают по ненормированным
графикам работы, либо же каждый из сотрудников имеет индивидуальный
график.
При изменениях, вносимых в график, программа сама пересчитывает
фонды рабочего времени: как месячный, так и квартальный и годовой.
Всё время, которое отработали сотрудники, фигурирует в табеле
учета. В случае, когда отработанное время не совпадает с плановым,
имеется возможность проставить фактическую величину с помощью ручной
корректировки. Аналогично корректируются и сверхурочные и иные
внеплановые часы.
Имеется возможность автоматического и ручного заполнения табеля
учета рабочего времени. При наличии графиков работы по подразделениям
либо по сотрудникам формируется табель учета рабочего времени.
91
Табель способен к переформированию как автоматически, так и
вручную - в таком случае наличие подобных записей у сотрудника будет
отражено табеле. Также в табелях учитываются данные, которые связаны с
изменением графиков и режимов работ, разряда, отзывом из отпуска и т.д.
Срок хранения табелей в системе указывается пользователем и не
ограничен по времени, что позволяет получить информацию за любой из
выбранных пользователем периодов.
На основании кадровых приказов автоматически происходит
включение работников в табель и исключение из него.
Программа также поддерживает импорт данных из других форматов
или текстового файла.
Кроме того, информация из соответствующего модуля системы
Галактика ERP может передаваться в систему расчета табеля заработной
платы, для подсчета того времени, который сотрудник отработал,
автоматически.
Система производит ежедневное проставление соответствующих
отметок в табеле о явках/неявках на работу. Таким образом, модуль
поддерживает не только учет отработанного, но и потерянного рабочего
времени.
Существуют процедуры для регистрации опозданий и неявок (с
указанием причины), в дополнении к стандартным функциям явки, учета
сверхурочной работы, командировок и отпусков. Данная информация
фигурирует как при просмотре табеля, так и в распечатках.
Производится непрерывная регистрация и обработка целодневных и
нецелодневных отклонений. В случае отклонений от планового табеля учета
рабочего времени осуществляются пакетно, как при формировании, так и
при удалении и корректировке. Если существует необходимость вводить
нужные отклонения вручную, необходимо заполнять их для каждого
работника по отдельности. Для каждого пакетного отклонения существует
возможность введения часов отклонения в день. Количество записей по
92
разным видам, не ограничено, их обработка осуществляется согласно
приоритету и после выполнения переформирования табеля.
В продукте предусмотрена специальная процедура для оформления
целодневных неявок, в случае, если на предприятии практикуются
вынужденные отпуска с переводом всех сотрудников на минимальный
гарантированный оклад (тарифную ставку).
Еще одно важное преимущество продукта, на которое обратили
внимание работники предприятия – отражение изменения системы оплаты,
тарифной ставки, режима работы, перехода в другое подразделение и
другой информации о работниках, относящейся к заработной плате. Речь
идет о переходах в межпериод, с помощью которых и учитываются
подобные нюансы.
Система настраивается достаточно универсально, к примеру есть
возможность раздельно вести табели для тех сотрудников, которые
переходят в другое подразделение либо на иной режим работы. В этом
случае для одного работника формируется несколько не связанных между
собой записей, и каждая из них считается в системе отдельным табелем.
В итоге система позволяет вести суммированный учет. Когда по
условиям производства (работы) в организации в целом или при
выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена
установленная для данной категории работников ежедневная или
еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение
суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность
рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не
превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может
превышать одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется
исходя из установленной для данной категории работников еженедельной
продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих
неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю,
93
нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно
уменьшается.
Порядок введения суммированного учета рабочего времени
устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации
с указанием вида работ и обоснованием выбора учетного периода.
Решение "Галактика HRM" поддерживает ведение суммированного
учета посредством функциональности "Режимы работы", "Табель учета
рабочего времени", "Расчет зарплаты".
Выводы по главе 3 Управление персоналом – совокупность логически
связанных действий, направленных на оптимизацию трудовых ресурсов
предприятия (персонала) в аспекте их деятельности, качественных и
количественных характеристик, с целью рационального достижения
поставленных перед организацией целей.
Автоматизация управления персоналом позволяет упростить и
повысить эффективность деятельности организации. Возможности системы
«Галактика HRM» призваны оптимизировать все базовые кадровые
процессы и выстроить логичную и понятную систему оплаты труда, а также
позволяют решать следующие задачи:
• ведение штатного расписания;
• ведение каталога должностей с привязкой к конкретным штатным
позициям;
• ведение персональных данных сотрудников в картотеке;
• планирование отпусков;
• ведение персонифицированного учета;
• формирование статистической отчетности.
«Галактика HRM» дает возможность:
• эффективно управлять персоналом (прием/увольнение);
• управлять рабочим временем и производительностью труда;
• автоматически рассчитывать заработную плату любой сложности;
• автоматически рассчитывать отпускные и больничные;
94
• рассчитывать налоги на доходы и страховые взносы в порядке,
установленном налоговым и пенсионным законодательством;
• формировать отчетность в налоговую инспекцию, пенсионный фонд,
ФСС, органы статистики.
Далее, спрогнозируем экономический эффект от предложенных
нововведений.
Экономический эффект от внедрения средств автоматизации
может быть лишь косвенным, так как внедренные средства
автоматизации не являются прямым источником дохода, а являются либо
вспомогательным средством организации получения прибыли, либо
помогают минимизировать затраты.
Оценить экономический эффект от использования программы
можно двумя способами: простым и сложным (более трудоемкий способ, но
более точный). Простой способ это некоторое упрощение сложного способа
с учетом различных «оговорок». Например, если материальные затраты не
меняются после внедрения программы, то их можно исключить из расчета,
тем самым его упростив. Полная оценка по сложному алгоритму, как
правило, проводится квалифицированными специалистами по итогам
обследования бизнес-процессов предприятия. Но если необходимо быстро
и приблизительно оценить эффективность внедрения средства
автоматизации, то можно в представленные формулы подставлять
оценочные значения затрат. Конечно, при использовании оценок затрат, а
не их фактических значений, экономический эффект будет посчитан не
точно, но тем не менее позволит оценить выгодность и необходимость
автоматизации.
Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации
заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей
работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности
управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то
есть сокращения расходов на управление. Для большинства предприятий
95
экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых
ресурсов, получаемой от:
снижения трудоемкости расчетов;
снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;
экономии на расходных материалах (бумага, дискеты,
картриджи);
сокращения служащих предприятия.
Снижение же трудозатрат на предприятии возможно за счет
автоматизации работы с документами, снижения затрат на поиск
информации.
Критерием эффективности создания и внедрения новых средств
автоматизации является ожидаемый экономический эффект. Он
определяется по формуле:
Э=Э
р
-Е
н
*К
п
(1),
где Э
р
- годовая экономия;
Е
н
- нормативный коэффициент (E
н
=0.15);
К
п
- капитальные затраты на проектирование и внедрение, включая
первоначальную стоимость программы.
Годовая экономия Э
р
складывается из экономии эксплуатационных
расходов и экономии в связи с повышением производительности труда
пользователя. Таким образом, получаем:
Э
р
=(Р1-Р2)+ΔР
п
, (2),
где Р1 и Р2 - соответственно эксплуатационные расходы до и после
внедрения разрабатываемой программы;
ΔР
п
- экономия от повышения производительности труда
дополнительных пользователей.
Расчет капитальных затрат на проектирование и внедрение.
В случае если оценивать экономический эффект с учетом всех
деталей, то капитальные затраты на проектирование и внедрение
96
рассчитываются с учетом длительности работ на этом этапе. Итак,
рассмотрим подробнее расчет капитальных затрат на проектирование и
внедрение системы автоматизации.
Под проектированием понимается совокупность работ, которые
необходимо выполнить, чтобы спроектировать систему, часть системы или
поставленную задачу. Под внедрением понимается комплекс работ по вводу
в промышленную эксплуатацию системы с возможными ее доработками.
Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить
продолжительность каждой работы, начиная с составления технического
задания и заканчивая оформлением документов.
Продолжительность работ определяется либо по нормативам (при
этом применяют специальные таблицы), либо рассчитывают их на
основании экспертных оценок по формуле:
Т
0
=(3*Т
min
+2*Т
max
)/5 (3),
где Т
0
- ожидаемая продолжительность работ;
Т
min
и Т
max
~ соответственно наименьшая и наибольшая по мнению
эксперта длительность работы.
Данные расчетов ожидаемой длительности работ приведены в
таблицу.
Таблица 3.4
Таблица длительности работ на этапе проектирования (пример)
Наименование работ
Длительность работ, дней
минимум
максимум
ожид.
Разработка технического задания
1
2
2
Анализ технического задания
2
5
3
Изучение литературы
5
10
7
Работа в библиотеке с источниками
-
-
-
Оформление ТЗ
1
2
2
Разработка алгоритма
2
5
3
Доработки программы
10
20
15
Отладка программы
15
20
18
Экономическое обоснование
1
3
2
Оформление пояснительной записки
3
7
5
Выполнение плакатов
5
10
8