54
создание типовых документов иисключить случаи, когда тот или иной
проектный документ не создаетсяиз-зазабывчивости ответственного
сотрудника.
Для этого в «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ”
создаются и настраиваются специальные папки с образцами документов
и со ссылками на регламенты и методические материалы. Для каждого
типового проекта определяется своя папка (задается «Видом жизненного цикла
проекта»). При старте нового проекта руководитель заполняет карточку
проекта в соответствующем справочнике и, выбрав вид жизненного цикла,
может автоматически создать папку проекта со всей необходимой
документацией.
Рисунок 29. Справочник Проекты, закладка Реквизиты
Согласование документов по проекту осуществляется в строгом
соответствии с регламентами компании. Для этого в бизнес-решении
«МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» используются
55
возможности workflow — согласование проходит по типовым маршрутам,
настраиваемым под потребности конкретного заказчика (Рисунок 5).
(«Инициация проекта», «Согласование проектных документов», «Запрос
на изменение проекта», «Отчет оходе выполнения проекта», «Завершение
проекта»). Для утверждения документов по проекту используется электронная
подпись (ЭП).
Работа с планом проекта.Для разработки документа «План проекта»
может использоваться любое приложение-редактор(Excel, MicrosoftProject) или
специализированная программа по управлению проектами (например,
Primavera).
Если план проекта разрабатывается в Excel или MicrosoftProject —
он сохраняется в «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» как
электронный документ и размещается в папке проекта. Далее следует
согласование плана по типовому маршруту и его утверждение ЭП. При
необходимости настраивается оповещение о старте работ для
заинтересованных участников проекта.
При проектировании с использованием специализированных программ
типа Primavera быстрый доступ ко всему комплекту
документов и задачам «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ”
обеспечивается за счет интеграционных решений.
Управление рисками проекта оптимизируется благодаря специально
подготовленным методическим рекомендациям «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ». Рекомендации позволяют создавать полную
и постоянно пополняемую базу рисков, которая будет полезна при работе
не только с текущим проектом, но и с другими подобными проектами.
В процессе работы над проектом по типовым маршрутам участникам
проекта рассылаются задачи по проведению корректирующих мероприятий для
недопущения риска. Также может быть организован сбор статистики
56
по наступлению рисков и успешности проведения корректирующих
мероприятий и т.д.
Кроме того, существует возможность настроить напоминания
о приближении срока выполнения задачи/задания. Таким образом, выполнение
работ по устранению или недопущению риска будет всегда под контролем.
Контроль качества и эффективности управления проектом.
В бизнес-решении «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» заинтересованным участникам автоматически
рассылаются напоминания о приближении сроков завершения фаз проекта или
самого проекта в целом.
Время рассылки согласовывается с руководителем проекта и задается
администратором «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ».
Своевременное оповещение участников минимизирует риски, позволяя
своевременно предпринимать корректирующие действия.
Один из показателей качества управления проектом — наличие
регулярных отчетов о ходе работ по проекту. Собрать отчетные данные можно
при помощи «Отчета о состоянии проекта <на дату> «и поисковых
возможностей «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ».
Архив документов по проекту может быть практически неограниченно
объема и содержать файлы самых различных форматов (тексты, таблицы,
рисунки, видео и т.д.). Все документы размещаются в едином информационном
пространстве. При этом каждый участник может организовать удобную лично
ему иерархию папок, куда помещается не сам документ (он хранится
в »МАКСИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» в одном экземпляре),
а ссылка на него. Это в свою очередь облегчает совместную работу
с документами, поскольку исключается хождение множества копий.
Для классификации документов в «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» используются виды электронных документов.
В частности, для проектов могут быть выделены такие виды документов, как
57
«Отчет по проекту», «Запрос на изменение», «Проектные риски», «Проектный
документ». Ведение видов электронных документов помогает облегчить поиск
документов, автоматически структурировать документы по папкам поиска,
классифицировать документы по виду, ограничивать вложения документов
в задачи по типовым маршрутам, требовать вложения электронного документа
определенного вида при выборе типового маршрута и т.д.
Документам по проекту, как и прочим документам в «МаксИНА++:
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ», автоматически присваиваются
регистрационные номера в соответствии с принятыми в компании
классификаторами. В том числе регистрационные номера могут автоматически
присваиваться официальным документам, отправляемым контрагенту.
Управление доступом к проектной документации может вестись
вручную для каждого участника или группы участников, а также
автоматически (определение уровня доступа к документу или группе
документов в соответствии с ролью данного сотрудника в проекте).
Обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта. Все
участники проекта и заинтересованные лица (например, руководитель проекта
со стороны заказчика, сотрудники подрядчика) фиксируются в карточке
проекта (Рисунок 5). Взаимодействие между участниками осуществляется
с помощью возможностей workflow (выдача заданий непосредственно
из карточки проекта и дальнейший контроль заданий). Кроме того участники
и заинтересованные лица могут оповещаться о ключевых событиях проекта
уведомлениями «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ»
и письмами электронной почты.
58
Рисунок 30. Справочник Проекты, закладка Команда проекта
Справочник Проекты, закладка Команда проекта
Также информация о ходе проекта может публиковаться
на внутреннем/внешнем портале компании. В процессе подготовки документа
к публикации может потребоваться преобразование документа в другие
форматы (например, HTML или PDF) — для этого предназначена «Служба
преобразования документов« (DTS).
Все действия, производимые над объектами системы «МаксИНА++:
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ», записываются в историю. Таким
образом, всегда можно отследить, кто работал с документом, и какие действия
совершал (просмотр, изменение, экспорт, импорт, подписание ЭП и т.д.).
Аналогично можно просмотреть историю работы с задачами, заданиями,
папками и записями справочника.
Накопление базы знаний по управлению проектами обеспечивается
централизованным хранением в “МАКСИНА++: УПРАВЛЕНИЕ
59
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» всех документов и методических материалов по проекту
(технологии, стандарты, методические рекомендации и т.д.) и развитыми
возможностями поиска и навигации. Такая база знаний позволяет быстро
включаться в работу новым участникам проекта.
Кроме того, база знаний может использоваться для анализа
эффективности проектной деятельности. Анализ осуществляется через
различные отчеты («Сводная таблица по проектам», «Сводная таблица
по выполнению задач») и показатели эффективности (при использовании
модуля «Управление показателями эффективности»). Также для проведения
анализа непосредственно из справочника проектов можно обратиться
к просмотру всех задач по проекту, получив тем самым полное представление
о выполненных по нему работам.
Бизнес-эффект
С помощью бизнес-решения “МАКСИНА++: УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ»: Проектный документооборот» процессы работы
с проектами значительно упрощаются и становятся управляемыми,
предсказуемыми и контролируемыми. Решение позволяет эффективно
организовать совместную работу сотрудников с документами проекта. Также
появляется возможность анализа загрузки сотрудников при работе над
проектом (по выданным им заданиям), обеспечивается генерация и хранение
отчетности по задачам проекта.
В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом,
так и для отдельных категорий сотрудников.
Высшее руководство:
Обеспечить контроль сроков фаз проекта и проекта в целом;
Повысить прозрачность ведения проекта;
Повысить контролируемость и эффективность управления проектом;
Увеличить количество одновременно ведущихся проектов.
Руководитель проектного офиса (офис проектного управления):
60
Обеспечить соблюдение регламентов, норм и процедур, гарантирующих
качество проекта;
Упростить мониторинг сроков и этапов проектов;
Упростить доступ к проектной документации, сократить время на поиск.
Руководители проектов (ProjectManagers):
Упростить инициацию, планирование и завершение проекта;
Упростить подготовку отчетности по проекту;
Упростить контроль выполнения работ исполнителями на каждом этапе
проекта;
Упростить контроль соблюдения сроков проектов, фаз, отдельных задач
по проекту;
Упростить работу с командой управления проектом;
Упростить соблюдение процедур управления проектами;
Упростить создание всех проектных документов с использованием
шаблонов и стандартных форм.
Сотрудники подразделений, участвующих в проектах:
Упростить доступ к проектным документам;
Упростить ведение совместной работы с документами проекта;
Упростить создание всех проектных документов с использованием
шаблонов и стандартных форм.
Руководители подразделений (заказчики проектов):
Упрощение контроля хода проектов и достижение главных результатов;
Упрощение контроля качества проектов.
Эффект достигается за счет:
проработки и выстраивания оптимальных проектных процедур
в организации;
создания регламентов проектных процедур;
создания стандартных форм отчетов и шаблонов, предоставление общего
доступа к ним;
61
наличия типовых маршрутов для согласования проектных документов
и ознакомления с ними;
наличия реестра проектов и фаз проектов, возможности поиска проектов
в реестре, возможности навигации к связанным работникам,
контрагентам;
рассылки уведомлений о приближении контрольных точек проектов,
о необходимости формирования отчетности;
наличия сводных отчетов по проектной деятельности;
возможности интеграции с системами управления проектами:
MicrosoftProject, Primavera;
возможности публиковать документы на портале SharePoint;
разграничения прав доступа на проектные документы.
Внедрение данногобизнес-решенияпозволило контролировать
эффективность управления проектами в организации.
2.6Пользовательский функционал комплекса «МаксИНА++: Кадровые
процессы»
Эффективность работы предприятия во многом зависит от
квалифицированного подхода к управлению персоналом. Требуется грамотная
организация подбора сотрудников, приема на работу, перевода и увольнения.
Поддержка кадрового документа и контроль испытательных сроков также
являются приоритетными задачами.
Техническое решение «Кадровые процессы» предназначено для
автоматизации кадровых процессов и документооборота, реализации кадровой
политики и повышения прозрачности работы с персоналом.
Возможности решения
организация процесса подбора персонала – сбор, утверждение и
актуализация заявок на поиск новых сотрудников, а также передача для
публикации на сайте компании или передача в кадровое агентство;
контроль испытательного срока;
62
организация процессов приема и увольнения персонала, перевода и
назначения на должность;
поддержка кадрового документооборота.
Используемые технологии
Техническое решение разработано на платформе IS-Builder и основано
на базовых возможностях системы, реализованных в модулях «Управление
электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Для
анализа эффективности кадровых процессов требуется модуль «Управление
показателями эффективности».
Описание решения
Сценарий по инициализации сбора заявок на поиск сотрудников
запускается автоматически по расписанию и отправляет каждому
руководителю задачу по типовому маршруту «Утверждение заявки на поиск
новых сотрудников». Руководители указывают во вложенной записи
справочника Заявки на поиск новых сотрудников вакансии с перечислением
требований и выполняют задание (Рисунок 5). Заявка согласовывается с
вышестоящими руководителями:
Рисунок 31. Заявки на поиск новых сотрудников
63
После утверждения заявки автоматически создаются карточки
справочника Вакансии:
Рисунок 32. Вакансии
Из карточки вакансии можно просмотреть всех подходящих кандидатов
из справочника Кандидаты на работу (Рисунок 5).
Сотрудники кадровой службы (КС) на основании действующих вакансий
организуют работу по поиску и приему кандидатов. При получении резюме
сотрудник КС создает новую запись в справочнике Кандидаты на работу и
организует работу по этапам.