44
на лизинг), прогнозов нового бизнеса и прогнозов курсов валют. Любая сумма
прогноза может быть расшифрована по доступным разрезам аналитики
(лизингополучатель, лизинговая сделка, вид имущества и т.п.) вплоть до
отдельной плановой операции.
Главное достоинство решения – готовая, не требующая дополнительной
настройки финансовая модель, благодаря чему подсистема бюджетирования не
нуждается в отдельном внедрении и может начинать использоваться по мере
внесения данных в подсистему сопровождения сделок (Рисунок 5).
Сценарное моделирование в виде движений по статьям
управленческого учета деятельности лизинговой компании с учетом
действующих контрактов, лизинговых сделок в стадии предконтрактной
проработки, прогнозов нового бизнеса и прогнозов курсов валют
Формирование прогнозных бюджетов движения денежных средств
(БДДС), бюджетов доходов и расходов (БДР), прогнозных балансов по
результатам сценарного моделирования будущей деятельности лизинговой
компании (Рисунок 5).
Рисунок 19. Бюджет доходов и расходов
45
Рисунок 20. Бюджет движения денежных средств
Формирование детальных расшифровок любых сумм в прогнозных
бюджетах
Рисунок 21. Расшифровка выручки
При расшифровки выручки (состав и порядок группировок можно
менять),(Рисунок 5).
План-фактный анализ исполнения бюджетов
5. КАЗНАЧЕЙСТВО
Модуль позволяет:
Организовать четкое взаимодействие казначейства с другими
подразделениями компании посредством служебных записок на расход
денежных средств.
Повысить оперативность, надежность и удобство процесса
утверждения служебных записок на расход денежных средств посредством
46
настройки правил формирования перечня визирующих лиц, а также
предоставления визирующим лицам актуальной информации, о соответствии
расходов утвержденным лимитам и бюджетам.
Повысить оперативность, надежность и удобство процесса
формирования оперативных подневных планов движения денежных средств
(реестров платежей).
В типовом сценарии использования модуля участвуют пользователи со
следующими ролями:
Инициатор платежа.
Визирующее лицо.
Казначей.
Экономист.
Функции модуля:
Организация четкого взаимодействия казначейства с другими
подразделениями компании посредством служебных записок на расход
денежных средств (Рисунок 5).
Рисунок 22. расход денежных средств
Инициаторы служебных записок видят состояние своих служебных
записок в специальном отчете.
Повышение оперативности, надежности и удобства процесса
утверждения служебных записок на расход денежных средств посредством
настройки правил формирования перечня визирующих лиц, а также
47
предоставления визирующим лицам актуальной информации, о соответствии
расходов утвержденным лимитам и бюджетам.
Повышение оперативности, надежности и удобства процесса
формирования оперативных подневных планов движения денежных средств
(реестров платежей).
Рисунок 23. План движения денежных средств
Реестр платежей позволяет формировать платежный календарь с учетом
неакцептованных служебных записок, остатков по расчетным счетам и
информации о плановых поступлениях (Рисунок 5).
Типовой сценарий использования модуля предусматривает следующий
порядок работы:
Экономист регистрирует в системе бюджеты расходов по лизинговым
сделкам и прочие бюджеты (административных расходов и т.п.).
48
Рисунок 24. Бюджеты расходов по лизинговым сделкам
Инициаторы платежей формируют служебные записки на расход
денежных средств. После изменения статуса служебной записки с «черновик»
на «на рассмотрении» служебная записка не редактируется (Рисунок 5).
49
Рисунок 25. Служебные записки на расход денежных средств
Заранее в системе настраиваются правила визирования служебных
записок на расход денежных средств. Настройка позволяет определить
различные правила визирования для различных инициаторов платежей, сумм и
статей расходов. Правила визирования могут предусматривать порядок
следования визирующих лиц (уровни визирования) (Рисунок 5).
Визирующие лица видят подконтрольные им служебные записки в
специализированном реестре. Реестр может включать все подконтрольные
50
визирующему лицу служебные записки или только те из них, которые
получили акцепт уровнем ниже.
Рисунок 26. Служебные записки
Визирующее лицо анализирует возможность оплаты служебной записки,
в том числе учитывая рассчитанный системой остаток бюджета (с учетом и без
учета акцептованных, но еще не оплаченных служебных записок), и меняет
статус служебной записки с «на рассмотрении» на «акцептована» или
«отклонена» (Рисунок 5).
Казначей видит все акцептованные служебные записки в
специализированном реестре (Рисунок 5).
Рисунок 27. Реестр служебных записок
Казначей определяет плановые даты оплаты акцептованных служебных
записок, а также расчетные счета, с которых будут производиться платежи,
51
анализирует прогнозные остатки по расчетным счетам с учетом плановых
поступлений и списаний.
После утверждения сформированного плана платежей казначей меняет
статус включенных в план служебных записок с «акцептована» на «в плане».
После получения выписки казначей меняет статус оплаченных
служебных записок с «в плане» на «оплачена».
Инициаторы платежей видят текущий статус своих служебных записок в
специализированном реестре. Система также позволяет посмотреть историю
изменения статусов по служебной записке и текущее состояние ее акцепта
визирующими лицами (Рисунок 5).
Рисунок 28. Справочник Проекты, закладка Реквизиты
В основе бухгалтерской подсистемы используется последняя редакция
решения 1С:Бухгалтерия 8, адаптированная для отражения специфики учета в
лизинговых компаниях.
В данном параграфе была рассмотрена инфраструктура отдела
лизинговых проектов. Также был представлен интерфейс внедряемого
программного продукта «МаксИНА++: Лизинговый расчет и управление
документацией».
2.5Пользовательский функционал комплекса «МаксИНА++: Управление
документацией»
Во многих организациях стоит задача управления проектами как
внутренними, так и внешними.
Если среднее количество одновременно ведущихся проектов в
организации достигает семи и более, если для управления проектами выделено
несколько руководителей проектов, то для повышения эффективности
52
управления проектами большое значение имеет наличие и соблюдение
регламентов, определяющих порядок действий при управлении проектом, а
также организация взаимодействия участников проекта.
Бизнес-решение “МАКСИНА++: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ”
направлено на повышение эффективности управления проектами за счет
поддержки документационного обеспечения проектной деятельности и
взаимодействия участников проекта на протяжении всего жизненного цикла
проекта.
Внедрение бизнес-решения «МаксИНА++: УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ»: Проектный документооборот» обеспечивает решение
следующих бизнес-задач.
Соблюдение и контроль процедур управления проектами:
использование стандартных форм и шаблонов проектных документов;
подготовка и согласования всех документов, необходимых для старта проекта
с использованием жестких маршрутов в соответствии с регламентами;
утверждение документов проекта ЭП; оповещение участников, руководства
и других заинтересованных лиц об этапах и ходе проекта; контроль фаз проекта
и всего проекта.
Работа с планом проекта: фиксация основных фаз проекта
в соответствии с разными видами жизненных циклов проекта; разработка
и согласование плана проекта с использованием систем управления проектами
(MicrosoftProject, Primavera и пр.), согласование с заинтересованными лицами,
подписание итоговой версии ЭП; внесение изменений и согласование
их в новой версии; совместная работа с планом проекта нескольких участников
проекта.
Управление рисками проекта: ведение общего перечня рисков
проекта; регулярный контроль вероятности наступления и влияния на ход
проекта, выработка корректирующих мероприятий; отслеживание выполнения
53
мероприятий по рискам; периодическая актуализация перечня рисков
по проекту.
Контроль качества и эффективности управления проектом:
оповещение о приближении сроков завершения фаз проекта; контроль
соблюдения сроков фаз проекта; контроль наличия отчетности по проекту.
Создание архива документов по проекту: классификация
документов; формирование регистрационных номеров в соответствии
с заданными классификаторами; обеспечение совместной работы
с документами; разграничение прав доступа к документам; контроль
жизненного цикла документа и каждой его версии (проект, действующий,
устаревший).
Обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта:
уведомление участников о старте проекта; выдача и контроль поручений
по проекту, отслеживание исполнения работ по проекту, назначенных в виде
задач; возможность совместной работы с документами; информирование
участников проекта, руководителей, общественности о ходе исполнения
проекта (в т.ч. на портал); сохранение истории переписки по решаемым задачам
проекта; управление версиями создаваемых документов — результатов
(артефактов) проекта.
Накопление базы корпоративных знаний в части управления
проектами: отслеживание развития внутренних процедур и стандартов
по версиям документов; накопление и систематизация артефактов проекта,
использование их в других проектах; возможность анализировать
эффективность проектной деятельности по накопленной статистике;
возможность быстрого обучения и введения в проекты новых участников.
Работа с бизнес-решением
Соблюдение иконтроль процедур управления проектами.
При работе с типовыми проектами бизнес-решение «МаксИНА++:
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» позволяет минимизировать время на