48
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В качестве варианта приобретения информационной системы
существуют следующие варианты:
покупка готового продукта;
покупка готового продукта с последующей модификацией под
клиента;
разработка собственного продукта;
модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации
продукта.
Приведем основные возможные варианты перехода на ИС для
автоматизации делопроизводства:
1) Приобретение готового решения. Плюсы данного варианта в том, что
такое решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и нужно меньше времени
на инсталляцию и настройку системы. Такая система, как правило, имеет
богатый пакет документов и протестирована на множестве предприятий с
аналогичной структурой и деятельностью. Но на рассматриваемом предприятии
развились уникальные бизнес-процессы, под которые практически не реально
найти решение из различных готовых вариантов. В процессе анализа подобных
программ для автоматизации складского учета не было найдено решения,
которое максимально соответствует функциональным требованиям к системе;
2) Создание комплекса на заказ. Такой вариант приобретения ИС дает
право получить систему, которая максимально соответствует требованиям
заказчика. Но неизбежны дополнительные риски: сроки создания ПО могут быть
слишком большими, стоимость непомерно высокой, а в самом ПО могут быть
скрытые дефекты, которые зачастую находятся только после установки системы.
Также, такой вариант приобретения системы так или иначе требует передачи
компании-разработчику секретных сведений;
3) Приобретение и доработка. Этот вариант позволит переделять
готовое решение для соответствия перечню конкретных функциональных
49
требований, которые предъявляются системе. Такое решение включает в себя
преимущества и недостатки вариантов «Приобретение готового решения» и
«Создание на заказ». Итоговое решение будет не в полной мере соответствовать
потребностям компании. Какая-то часть программных модулей будет идеально
оттестирована, другая же часть пишется с нуля и может иметь внутри себя
различные дефекты. Время на доработку будет затрачено не так много по
сравнению с длительностью разработки новой системы, а стоимость – несколько
больше, чем покупка готовое решение, но меньше стоимости разработки всей
системы «с нуля». Но дополнение системы, которая разрабатывалась сторонней
компанией, обычно сопряжено со значительными трудностями, вызванными
отсутствием или малым количеством технической документации и трудностями
в процессе работы с создателями системы-прототипа. Также при таком способе
получения ИС могут быть дополнительные риски: скрытая несовместимость
каких-то компонентов системы, неявные дефекты программного обеспечения;
4) Собственное создание с нуля. Такой вариант позволяет реализовать
систему, полностью соответствующую потребностям предприятия. Плюсы
данного варианта заключаются в последующей модернизации системы;
минимизации рисков получения решения, не соответствующего требованиям
компании; максимальная совместимость абсолютно компонентов системы;
прямое взаимодействие с имеющимися ИС личной разработки; сохранение всех
конфиденциальных данных в стенах компании.
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства в
качестве способа приобретения наиболее оптимальным вариантом является
самостоятельная разработка программного продукта, полностью
соответствующего требованиям ведения делопроизводства в компании, так как
в компании имеются специалисты, которые бы могли бы при разработке
информационной системы учесть все особенности деятельности компании.
50
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само ИО состоит из: системы классификации и кодирования; системы
единообразной документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е.
совокупность данных из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью данных,
основную часть которых составляют документы. Выделяют первичные
(входные) документы, например, заявки пользователей, и отчетные (выходные)
документы, к которым относят документы по итогам рассмотрения заявок,
отчеты и т.п [14].
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в виде
специально организованных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы организует информационную среду,
способствующую выполнению сотрудниками своих профессиональных
обязанностей. Эта область определяется набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для любого такого объекта выражается набор его характеристик,
свойств [15].
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Чтобы приспособить экономическую информацию для оперативного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее нужно представлять в
цифровом виде. Для этого ее нужно сначала классифицировать (упорядочить), а
затем закодировать (формализовать) при помощи классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, имеющей
51
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
числовые обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие виды классификаторов:
локальные, отраслевые, общегосударственные и международные.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система
документации, используемая в процессе управления экономическим объектом.
А сам документ понимается как определенная совокупность сведений,
применяемых при решении экономических задач, расположенных на
физическом носителе в соответствии с рекомендованной формой.
К внутримашинному информационному обеспечению относится
описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения самого документа. Расположение полей должно
быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа
и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной
информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и
актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования
целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную
для выполнения этих операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени
читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной
надежности и достоверности выполнения этих операций.
При разработке системы использовалась реляционная модель базы
данных. Реляционная модель данных некоторой предметной области
представляет собой набор отношений изменяющихся во времени. При создании
52
информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные
об объектах предметной области, моделировать связи между ними. При этом
сами данные хранятся в таблицах [6]. Для удобства идентификации каждая
таблица созданной базы данных обладает уникальным кодом.
Основными функциями справочников являются:
обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе
данных;
декодирование значений признаков при выводе данных на экран
дисплея;
хранение постоянной информации, связанной с определёнными
значениями признаков;
оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в
результате решения комплекса задач.
К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:
база данных;
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
экранные формы для вывода результирующей информации.
База данных позволяет хранить большие объемы информации в
структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая
принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу
данных для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить
необходимые изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных,
хранящихся в ней.
Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм,
которые затем будут внедряться непосредственно в саму систему, отвечающую
за решение поставленной задачи автоматизации.
Все указанные элементы совокупно составляют информационное
обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных,
попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по
запросу) в форму для вывода результирующей информации.
53
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники:
отделы;
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура;
папки.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет пользователей;
создание папки;
регистрация документа.
В данном проекте будут использованы следующие локальные
классификаторы:
1) Классификатор сотрудников (пользователей ИС);
Структурная схема классификатора сотрудников представлена на
Рисунке 2.1.
K
1
= [XXX]
Код сотрудника
Рисунок 1.5 Структурная схема классификатора сотрудников
2) Классификатор документов
Структурная схема классификатора представлена на Рисунке 12.
.
K2 = [XXXXX]
Код документа
Рисунок 6. Структурная схема классификатора документов
54
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ,
реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу
комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят
общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические
материалы по применению средств программного обеспечения и персонал,
занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного
цикла ИТ [9].
В настоящее время наиболее распространены следующие ОС:
Windows 7,
Windows Vista,
Linux Ubuntu
Apple Mac OS X.
Сравнение ОС наиболее логично проводить по следующим критериям:
Интерфейс
Безопасность
Программное обеспечение
Цена и производительность
Установленная на компьютерах пользователей операционная система
Windows XP является уже устаревшей, а Windows Vista отличается от нее только
в худшую сторону.
Весомым преимуществом MacOS можно назвать практически полное
отсутствие вирусов для этой ОС. Минусом же является невозможность
установить MacOS на другие ПК, кроме продукции компании Apple.
Почти все дистрибутивы Linux бесплатны и их можно использовать
свободно и где угодно. На основе программной оболочки как самой Linux, так и
входящих в нее программ можно самостоятельно создавать свои продукты.
Обычно поставляется со стандартным набором ПО. Пользователь в Linux может
сам выбрать тот дистрибутив, который максимально подходит для решения его
55
задач, и оптимизировать всю систему под себя. Графический интерфейс спасает
от необходимости использования конфигурационных файлов в неудобной виде.
Безопасность у Linux находится практически на одном уровне в MacOS, причем
такие высокие показатели значительно опережают систему безопасности
популярной Windows.
Внедрение политики GPL позволило создать тысячи дистрибутивов
различных версий Linux. Но не все из них достойны внимания, пользователю
очень трудно порой найти то, что ему действительно нужно и выгодно. Также
бесплатность подразумевает практически полное отсутствие технической
поддержки для пользователей. Другой минус – не совсем бесплатна данная
система – ведь нужен либо диск, либо интернет для ее скачивания.
Что касается Windows, то ее основная особенность – массовость
распространения. И связано это в первую очередь с тем, что данная ОС создана
для пользователя и подстраивается под его потребности. И она является самой
популярной в мире, даже не смотря на свою ненадежность.
Наиболее правильным в данной ситуации является выбор операционной
системы Windows 7 по следующим причинам:
Знакомый пользователям интерфейс;
Отсутствие необходимости переобучения;
Легкость администрирования;
Меньшая стоимость, чем у ОС компании Apple;
Наличие всех необходимых функций.
Программное обеспечение – совокупность математических методов,
моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной
системы, а также нормального функционирования комплекса технических
средств.
В состав ПО обычно входят общесистемные и специальные программные
продукты, а также техническая документация на них.
Чтобы добиться поставленной задачи, можно использовать любую
современную СУБД. Чтобы было удобно взаимодействовать пользователю и
56
системе, важно продумать понятный интерфейс – одновременно простой и
функциональный.
Сейчас реляционная модель данных становится базовой при построении
БД. Это получилось из-за того, что организация хранения данных в виде таблиц
логична для пользователя. Эта особенность приводит к множеству реляционных
СУБД. Их параметры значительно разнятся. Подбор самой адекватной СУБД
стал сложной задачей.
Опишем самые распространенные СУБД.
1. Oracle Database
Объектно-реляционная СУБД. Самая первая версия стала коммерческой
СУБД, поддерживающей SQL-язык. Сейчас доступно 6 версий СУБД:
Enterprise Edition: Полноценная версия без ограничений. Эта
корпоративная редакция продукта нужна для крупных предприятий.
Пользователям даются опции, которые помогают архитектурно и
функционально оптимизировать сервер;
Standard Edition: Есть ограничение по числу процессорных разъемов
(не более 4-х). Редакция нужна для применения в компании среднего размера или
в отделе крупной компании;
Standard Edition One: Есть ограничение по числу процессорных
разъемов (не более 2-х). Также нет поддержки кластеризации;
Personal Edition: Версия рассчитана на однопользовательский режим;
Lite: Версия используется в мобильных и встраиваемых
устройствах. Также часто применяемся в малый предприятиях;
Express Edition (XE): Доступная СУБД. Используется 1 процессор,
есть ограничения по объему ОЗУ (1 Гб) и объему БД (11 Гб) [13].
Все эти 6 версий СУБД имеют идентичный исходный код и аналогичный
функционал, исключая отдельные узконаправленные методики конкретных
версий. Главная задача стандартной, персональной и мобильной версий -
понижение стоимости владения, легкость использования ПО.
57
Oracle Database считается кроссплатформенным ПО. Это реализовано
благодаря тому, что около 80 % программного кода написано на языке Си. А ядро
сервера, которое имеет остальные 20 % кода, переделывается под необходимую
платформу, поскольку создано на машинно-зависимых языках [14].
2. Microsoft Access
Реляционная СУБД, созданная Microsoft. Имеет встроенный Visual Basic
for Applications (VBA), позволяющий создавать приложения в Access для работы
с БД. Понимо VBA в приложении применяется язык структурированных
запросов SQL и макрокоманды [15].
MS Access считается файл-серверным СУБД, что уменьшает круг её
использования. В роли движка Бд стоит Access Database Engine или Microsoft Jet
4.0 в зависимости от ревизии СУБД [1]. MS Access может совмещаться с
внешними СУБД клиент-серверной архитектуры, например, с MySQL, Firebird,
Oracle и др. Устойчив к сбоям в электропитании благодаря автоматическому
резервированию после перехода к следующей записи. Программный комплекс
лучше всего применять после приобретения лицензии, хотя есть версии,
доступные открыто.
Проект MS Access сохранен в файле формата accdb, упрощая тем самым
его передачу и работу с программой. Различные конструкторы помогают
взаимодействовать с данной СУБД персоналу, которые имеют недостаточный
уровень знаний. Плюсом такой настольной СУБД становятся
русифицированный интерфейс и хорошая СЗИ.
3. MS SQL Server
Первая версия СУБД стала совместной работой фирм Sybase, Ashton-Tate
и Microsoft [16]. MS SQL Server принадлежит к СУБД клиент-серверной
архитектуры. Есть огромное число версий и обновлений. Финальные версии По
уже включают компонент ядра СУБД (Database Engine); набор технологий для
репликации с БД, службы для работы с данными - предоставление отчетов,
анализ данных и т. п. [17].