38
Пользователи должны следовать установленным процедурам
поддержания режима безопасности при выборе и использовании паролей. Они
обязаны выполнять следующие рекомендации [9]:
Обязательно назначать персональные пароли для обеспечения
подотчетности;
хранить пароли в секрете;
не записывать пароли на бумаге, если не представляется возможным
ее хранение в защищенном месте;
изменять пароли всякий раз, когда есть указания на возможную
компрометацию систем или паролей;
выбирать пароли, содержащие не менее шести символов;
при выборе паролей не следует использовать:
месяцы года, дни недели и т.п.;
фамилии, инициалы и регистрационные номера автомобилей;
названия и идентификаторы структурных подразделений;
номера телефонов или группы символов, состоящие из одних цифр;
пользовательские идентификаторы и имена, а также
идентификаторы групп и другие системные идентификаторы;
более двух одинаковых символов, следующих друг за другом;
группы символов, состоящие из одних букв.
изменять пароли через регулярные промежутки времени (не более
чем через 180 суток) и избегать повторное или «циклическое» использование
старых паролей;
чаще изменять пароли для привилегированных системных ресурсов,
например, пароли доступа к определенным системным утилитам;
изменять временные пароли при первом входе в системы;
не включать пароли в открытые сценарии автоматического входа в
системы, например, в макросы или функциональные клавиши.
Пользователи обязаны следовать установленным процедурам
обеспечения антивирусной защиты при вводе информации в систему с внешних
39
магнитных носителей, использовании электронной почты и копировании
информации из Интернет.
Категорически запрещается самовольно отключать установленные
средства антивирусной защиты и использовать внешние магнитные носители без
их предварительной проверки антивирусными средствами.
Администраторы информационной системы должны быть всегда готовы
к опасности проникновения вредоносного программного обеспечения в системы
и по необходимости принимать специальные меры по предотвращению или
обнаружению его внедрения.
Необходимо соблюдать следующие рекомендации:
Использование лицензионного программного обеспечения и
запрещение использования несанкционированных программ.
Противовирусные программные средства следует использовать
следующим образом:
Программные средства обнаружения конкретных вирусов следует
применять для проверки компьютеров и носителей информации на наличие
известных вирусов либо как мера предосторожности, либо как повседневная
процедура;
программные средства обнаружения изменений, внесенных в
данные, должны быть по необходимости инсталлированы на компьютерах для
выявления изменений в выполняемых программах;
Необходимо проводить регулярную проверку программ и данных в
системах, поддерживающих критически важные производственные процессы.
Наличие случайных файлов и несанкционированных исправлений должно быть
расследовано с помощью формальных процедур.
Дискеты и другие съемные носители неизвестного происхождения
следует проверять на наличие вирусов до их использования.
Необходимо определить управленческие процедуры и обязанности
по уведомлению о случаях поражения систем компьютерными вирусами и
принятию мер по ликвидации последствий от их проникновения. Следует
40
составить надлежащие планы обеспечения бесперебойной работы предприятия
для случаев вирусного заражения, в том числе планы резервного копирования и
восстановления всех необходимых данных и программ.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на предприятия,
работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг, например
образовательных учреждений или предприятий торговли, туристического
бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между системами
электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в связи с большим
объемом документации в организации и нехваткой времени и трудовых резервов
на ее обработку. Вопрос о внедрение подобной системы встал перед
руководством, когда за неустойки в подготовке документов, заказчики начали
принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
41
Система должна так же иметь СУБД, которую специалисты
компании могли бы модернизировать собственными силами. Соответственно,
если она является собственной разработкой компании, то на обучение
специалистов уйдет немало времени и средств.
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
Галактика ЕСМ [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены
в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного
ПО разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 3
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Галактика
ЕСМ
Регистрация и подготовка документации
Использование
шаблонов для
подготовки
документов
2
1
2
Создание и
изменение
дополнительных
шаблонов
1
1
1
Создание графиков и
графических
документов
1
2
1
Сканирование
документов и
1
1
1
42
совместимость с ПО
обеспечивающим
распознавания
образов текста
Проверка на
дублирование
2
2
0
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и
словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание
маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность
изменения
маршрутов
отправленного
документа
1
2
2
Визуальный
редактор процесса
обработки документа
1
2
0
Автоматическая
блокировка
документа, взятого
на редактирование
2
2
0
Уведомление
сотрудников о
входящих
поступивших
задачах
2
2
2
Автоматизация
процесса приема /
отказ от поручений к
исполнению
2
1
0
Настройка
напоминаний и
уведомлений о
приближающихся
сроках исполнения
задачи.
1
2
2
Оперативный
контроль за сроками
исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска
документов
2
2
2
Возможность
логического поиска
2
2
0
43
Наличие
генераторов
подготовки отчета
1
2
2
Получение отчетов и
справок по
исполнительской
дисциплине
2
2
2
Возможность
создания
собственных
шаблонов отчетов в
визуальном
редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов
электронных
документов
1
1
1
Ведение архивных
хранилищ
электронных
образов документов
2
1
2
Ведение отдельной
базы документов
2
2
0
Обеспечение учета,
контроля движения и
сроков хранения дел
и документов в
архиве
2
2
0
Обеспечение
оптимизации
хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое
разграничение прав
доступа
2
2
2
Наличие
программных
средств контроля
целостности
документа
2
1
1
Резервное
копирование баз
данных
2
2
2
Использование
средств шифрования
1
2
2
Применение средств
криптозащита
2
2
2
44
Применение
Электронно-
цифровой подписи
(ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Стоимость лицензий приведена в таблице 8.
Таблица 4
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft
sql server –
oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Галактика ЕСМ
5
47500-
67000
34500
45000
20
180000-
258000
110000
180000
50
435000-
625000
225000
450000
100
800000-
1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$ [9]
Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$ [13]
Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$ [10]
Исходя как из функциональных показателей так и из цены продуктов
можно сделать вывод. Система «ЕФРАТ-Документооборот» удовлетворяет
практически всем требованиям, но имея СУБД своей собственной разработки, не
может быть подвергнута доработке и изменениям. В связи, с чем данные продукт
не подходит.
Галактика ЕСМ на платформе DIRECTUM – это отечественная система
управления корпоративным информационным контентом (Enterprise Content
Management). Функциональные возможности системы позволяют построить для
каждого предприятия собственную систему электронного документооборота, а
так же повысить управляемость всех бизнес-процессов.
Используемая СУБД – это хорошо зарекомендовавшая себя у
пользователей Галактики ERP СУБД- Microsoft SQL Server.
45
Система имеет собственный язык разработки – IS-Builder. Этот
современный, предметно-ориентированный инструмент отвечает за создание
новой функциональности системы. С его помощью можно реализовать
интеграционные решения Галактики ЕСМ на платформе DIRECTUM с любыми
ИТ-системами, уже функционирующими на предприятии. IS-Builder позволяет
предприятию получить готовую систему, которая уже учитывает и сложившиеся
традиции документооборота, и новые требования к ЕСМ-системе.
При создании интерфейса системы учитывались последние тенденции
эргономики в области создания базовых офисных приложений (Например, MS
Office). Таким образом, интерфейс стал интуитивно понятным для обычного
пользователя, увеличилась скорость освоения программы. В Галактике ЕСМ на
платформе DIRECTUM можно работать традиционно, через windows-
приложение или web-интерфейс или с помощью мобильных устройств.
Проведенный анализ показывает, что наиболее подходящей является
Галактика ЕСМ.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей
предпроектной подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система может
не только не приносить достаточной прибыли, но и наоборот, замедлить
производство.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя следующие базовые
принципы:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.
46
процедура управления изменениями плана.
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе
стратегии автоматизации задачи документооборота АО «Завод ЛИТ», относятся
следующие:
финансовые,
временные,
ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
технические.
Обычно к ограничениям, связанным с человеческим фактором и его
влиянием относят следующие:
Особенности трудового законодательства и рынка труда,
Отношение самого персонала к процессам автоматизации.
Сегодня можно выделить две главные стратегии оптимизации: это
подгонка уже созданного программного продукта под определенный бизнес-
процесс или полная реорганизация бизнес-процесса и автоматизация уже
упрощенной структуры. Сам выбор стратегии оптимизации чаще всего зависит
от перспектив развития организации-заказчика, а также экономических
возможностей компании.
Помимо этого, существует несколько стратегий оптимизации, а именно:
1) Кусочная (хаотичная) автоматизация, которая представляет из себя
один из самых неэффективных методов инвестирования средств для подъема
компании. Под самой автоматизацией обычно понимают отсутствие плана
дальнейшего развития и создания. И такой подход обычно характеризуют
сиюминутные внедрения информационных технологий, которые очень часто не
соответствуют реальным потребностям бизнеса. И в таком случае само
предприятие получит прикладную систему, но ее стоимость будет сопоставима
в качественным комплексным решением. Выбирать данную стратегию можно
лишь в том случае, если нужно сэкономить средства и время на внедрение
системы. Но все дальнейшие шаги к модернизации будут стоить значительно
дороже и станут нерациональными и экономически невыгодными.
47
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает
обновление отдельных производственных или управленческих линий, которые
сопоставимы по функциональным особенностям. Данный метод применяется в
том случае, если у компании нет лишних средств на автоматизацию в полном
объеме, а выбранные участки дают хороший экономический рост, поэтому
применяется она часто на производственных участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая предполагает
полную автоматизацию отдельных видов деятельности компании. Основной
отличительной особенностью от автоматизации по участкам является тот факт,
что вся деятельность предполагает охват абсолютно всех подразделений и
служб, задействованных в автоматизируемом направлении. Финальным этапом
этого метода часто является полная автоматизация компании.
4) И последний вариант – полная автоматизация, предполагающая
некую систему, состоящую из множества элементов разного уровня и значения.
В такую систему обычно входят другие подсистемы, модули, функции, блоки
управления, текущие задачи и т.д. Такое построение позволяет использовать
один и тот же алгоритм для просчета разных задач, а также исключается
дублирование данных из разных источников, поскольку все находиться итак в
одной системе. Основным минусом полной автоматизации можно выделить
необходимость большого количества затрат на реализацию такой схемы, а также
высокий уровень первоначального планирования и расчетов.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия по
направлениям, так как это наиболее подходящий вариант для рассматриваемого
предприятия. Только при реализации данной стратегии возможно
автоматизировать делопроизводство компании с минимальными потерями и
короткий срок.