76
является увязание персонала в текущих проблемах, отсутствие регулярных
потоков актуальной информации по новым технологиям организации бизнеса.
Выходом является формализация регламента планирования и
организации платежей. В регламенте прописывается оптимальная организация
взаимодействия отделов и деятельность конкретных исполнителей в типовых
ситуациях и принципиальные требования к деятельности в нестандартных
ситуациях.
Для ускорения планирования и осуществления платежей информация
договорной базы должна быть структурирована в электронных таблицах по
актуальным направлениям. Форматы баз данных согласовываются с форматами
бюджета денежных средств.
Бухгалтерии компании совместно с коммерческим директором следует
составлять планы по улучшению организации бюджетирования в целом и его
составляющих в соответствии с ожиданием роста объемов компании. Базой для
составления планов по своевременной оптимизации бюджетирования являются
годовой бюджет доходов и расходов и инвестиционные бюджеты.
Периоды значительного увеличения инвестиций, плановых продаж
должны оцениваться на усложнение организации бюджетирования. На
основании этой оценки следует планировать оценку финансовой модели на
готовность ее работы в изменяющихся условиях и принимать адекватные
управленческие решения. Изначально должна быть формализована
простейшая финансовая модель бюджетирования и ее составляющие –
методики планирования, учета и контроля исполнения бюджетов,
управленческая учетная политика, информационные потоки.
По результатам текущей деятельности следует оптимизировать
созданную модель. Нужно ежемесячно регистрировать и анализировать
выявленные проблемы в организации деятельности, анализировать
эффективность мероприятий по улучшению бюджетирования. На практике эта
деятельность должна отражаться в планах финансовой службы, контроле и
анализе их исполнения.
77
Компания осуществляет значительные инвестиции в новое оборудование.
Реализация плана по инвестициям конкретизируется в ежемесячных бюджетах
денежных средств. Платежи планируются на основании заявок от центров
финансовой ответственности, в которых указываются сроки проведения
платежей. Однако плановые платежи систематически не выполняются по
разным причинам. Резервируемые суммы невозможно использовать по другим
направлениям, снижается оборачиваемость денежных средств. Резервируемые
суммы переходят из одного месяца в другой.
Таким образом, возникает необходимость в повышении эффективности
использования денежных средств компании. Для решения этой задачи мы
предполагаем реализацию комплекса мероприятий. Прежде всего, необходимо
разработать систему мотивации центров финансовой ответственности,
стимулирующую эффективное использование резервируемых денежных
средств. При этом необходимо будет соблюсти сбалансированную мотивацию
за реализацию планов по вводу нового оборудования и использования
денежных средств для этих целей. Односторонняя мотивация может привести к
появлению счетов на оплату в плановые сроки, но в отрыве от реальных сроков
приобретения оборудования под его монтаж.
В финансовой модели бюджетирования компании необходимо
предусмотреть оценку вероятности реализации планов по платежам. Центры
финансовой ответственности должны предоставлять заявки на резервирование
денежных средств с указанием вероятности по каждой позиции. Финансовая
дирекция должна вычислить совокупный коэффициент вероятности по всем
платежам.
Такой коэффициент позволит уменьшить общую сумму резервируемых
денег и разместить их в проектах с возможностью их быстрого изъятия
(например, инвестиции на фондовом рынке). По необходимости составляется
несколько бюджетов денежных средств по инвестициям с разными сценариями
событий (анализировать их исполнение, определять эффект от прогнозирования
вероятности платежей и совершенствовать его методику).
78
В анализируемой компании управленческая учетная политика
соответствует бухгалтерской учетной политике. Доходы компании признаются
выручкой в момент передачи услуг и счетов-фактур покупателю. Прибыль по
компании определяется как разница между реализованной продукцией,
услугами и затратами компании.
Соответственно имеется дебиторская задолженность, которую
необходимо сократить, а еще лучше ликвидировать (работать по предоплате).
Один из вариантов решения этой проблемы использование другой учетной
политики.
В ней закрепляется положение о признании выручки фактом оплаты
покупателем полученных товаров/услуг. При такой управленческой учетной
политике финансовый результат компании, имеющей большую дебиторскую
задолженность, может получаться отрицательным.
Такая политика для оценки эффективности работы компании необходима
в условиях рыночной экономики. После формирования такого результата
собственник имеет основание признать неудовлетворительной работу
менеджеров компании. Причину роста дебиторской задолженности компании
можно объяснить уровнем компетенции менеджеров или их другой
материальной заинтересованностью.
Одновременно устраняется основание коллектива для претензий на
скромную оплату труда при наличии прибыли по бухгалтерской учетной
политике. Следует оценить компетентность и желание ключевых менеджеров
эффективно работать и перестроить систему мотивации персонала.
Основной результат совершенствования бюджетирования в ООО ИСК
«Агидель-ИнвестСтрой» – достижение управляемости ее деятельности.
Посредством постановки бюджетирования в компании реализован
классический управленческий цикл с этапами планирования, организации,
учета и контроля, анализа и коррекции деятельности.
Бюджет компании создается на год с помесячной разбивкой. Он состоит
из согласованных финансовых бюджетов – бюджет доходов и расходов
79
(сводный для компании в целом и с детализацией для каждого центра
финансовой ответственности), бюджет движения денежных средств, бюджет по
балансовому листу. Такой формат позволяет ежемесячно контролировать
исполнение бюджета, выявлять и анализировать план-фактные отклонения,
корректировать деятельность, актуализировать прогноз исполнения бюджета на
конец года. Эта работа полностью проводится финансовой службой.
По необходимости, к анализу отклонений привлекаются в качестве
консультантов представители коммерческой и технических служб. Результаты
исполнения бюджета и его анализа предоставляются руководству компании.
Процесс бюджетирования регулируется двумя уровнями регламентов.
Обязательные для исполнения сроки и форматы подготовки, исполнения и
анализа бюджета задаются руководством компании. Анализ проводится по
план-фактному формату и финансовым коэффициентам ежеквартально.
По необходимости, финансовая служба разрабатывает новые и
оптимизирует существующие форматы анализа бюджета в интересах
управления на уровне компании. Некоторое время финансовая служба
ежемесячно выполняла план-фактный анализ исполнения бюджета. Отсутствие
принципиальных отклонений привело к решению отказаться от этого
регламента. В настоящее время ежемесячный формализованный план-фактный
анализ исполнения бюджета проводится по необходимости.
На практике оперативный анализ бюджета выполняется исполнителем
при составлении ежемесячного отчета, это обеспечивает повышение
достоверности прогноза исполнения бюджета при отсутствии данных в
бухгалтерском учете.
Прогнозный результат исполнения бюджета предоставляется руководству
компании в пределах первой декады месяца (в зависимости от числа выходных
дней) следующего за отчетным месяцем. Прогнозное исполнение бюджета
корректируется после формирования фактических данных в бухучете,
примерно через три недели.
80
Новый календарный год начинается или с новым бюджетом или как
минимум с его проектом готовностью на 99%, который обеспечивает плановую
работу компании в начале года по всем составляющим. Систематическое
выполнение всех этапов бюджетирования обеспечивает не только
управляемость текущей деятельностью и формирование прогнозов исполнения
бюджета, но и позволяет по необходимости оперативно перераспределять
финансовые ресурсы компании.
Актуальной проблемой бюджетирования для анализируемой компании
является повышение качества планирования и прогнозирования, автоматизация
формирования фактических данных об исполнении бюджета.
С целью решения данной проблемы, а также для комплексной
автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью ООО ИСК
«Агидель-ИнвестСтрой» предлагается воспользоваться специализированным
отраслевым программным решением - «TOPS Consulting: Расширенное
бюджетирование».
Данный программный комплекс включает бухгалтерский и налоговый
учет и отчетность, расширенный договорной учет, расширенный учет кадров,
бюджетирование, гибкий инструмент для распределения затрат и финансово-
управленческую отчетность.
Основными особенностями данного программного комплекса являются:
- комплексное решение, охватывающее все сферы деятельности
компании;
- расширенный договорной учет, полностью автоматизирующий все
бизнес-процессы по учету, согласованию и утверждению договоров в
соответствии со спецификой отрасли;
- расширенный учет кадров, существенно дополняющий стандартную
функциональность в соответствии с требованиями российского трудового и
налогового законодательства, а также требованиями отрасли;
81
- универсальное решение, полностью автоматизирующее бюджетный
процесс в компании, с возможностью формирования любых необходимых
бюджетов;
- гибкий и интуитивно понятный инструмент для формирования любых
управленческих отчетов перетаскиванием элементов мышью на форме.
Основными преимущества внедрения данного решения для ООО ИСК
«Агидель-ИнвестСтрой» являются:
1. Руководство компании получает возможность в режиме реального
времени контролировать и анализировать работу всех сотрудников компании в
целом.
2. Единое информационное пространство, в котором каждый
пользователь из каждого отдела работает в рамках единых
внутрикорпоративных стандартов и актуальных справочников.
3. Отсутствие необходимости дополнительной консолидации данных,
синхронизации справочников, контроля за единой методологией учета.
4. Упрощение процедуры внутрихозяйственных расчетов по передаче
ТМЦ, ОС, взаиморасчетов с контрагентами и т.п.
5. Возможность организации работы в режиме ограниченного доступа
(доступны данные только своего отдела) и в режиме полного доступа («видны»
данные всего предприятия в целом).
Помимо разделения доступа на уровне отделов для организации
эффективной многофилиальной работы в решении доработан механизм и
порядок использования финансовых аналитик для организации
внутрихозяйственных расчетов. Данные доработки коснулись журналов
главной книги, складских журналов и других компонент базовой версии
системы. Реализован механизм документирования внутрихозяйственных
расчетов посредством добавления в стандартный функционал системы
Журналов Авизо.
Таким образом, внедрение на предприятии предлагаемого программного
комплекса позволит организовать полноценную систему бюджетирования, а
82
соответственно более эффективно управлять материально-производственными
и финансовыми ресурсами.
Далее проведем оценку эффективности предлагаемого мероприятия.
3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
С целью оценки эффективности совершенствования системы
бюджетирования проведем расчет необходимых затрат на внедрение данного
мероприятия.
В таблице 23 показана стоимость приобретения программных средств.
Таблица 23
Стоимость программного обеспечения
№
Наименование
Кол-
во
Ед.
измерения
Цена,
тыс.
руб.
1
2
3
4
5
1
Программное обеспечение «TOPS Consulting:
Расширенное бюджетирование» на 10
пользователей + клиент-сервер
Включено: установка программы на сервер и
компьютеры пользователей; обновление
программы в течении 6 мес.
10
шт.
210
2
Программное обеспечение «TOPS Consulting:
Расширенное бюджетирование».
Дополнительная лицензия на 10 рабочих мест
10
шт.
134
Итого программное обеспечение на 20
пользователей
344
В таблице 24 представлен перечень работ, который необходимо
выполнить в процессе внедрения программного комплекса для ООО ИСК
«Агидель-ИнвестСтрой» из расчета на 20 пользователей программы: установка
и настройка программы, обучение сотрудников, перенос данных из других
систем, дальнейшее сопровождение программы и др.
83
Таблица 24
Работы по внедрению программного комплекса «TOPS Consulting:
Расширенное бюджетирование»
№
Планируемые работы
Объем
работ,
часы
Цена,
тыс. руб.
1
2
3
4
1
Установка и настройка программного комплекса
48
55
2
Перенос данных из других программ
25
35
3
Обучение сотрудников,
196
200
4
Ввод в промышленную эксплуатацию
37
85
5
Управление проектом
38
83
Итого работы по внедрению программы на 20 человек
344
458
Таким образом, общая стоимость внедрения программного комплекса
«TOPS Consulting: Расширенное бюджетирование» для предприятия ООО ИСК
«Агидель-ИнвестСтрой» составит:
458 (таблица 24) + 344 (таблица 25) = 802 тыс. руб.
При этом абонентское обслуживание составит 12 тыс. руб. в месяц и
суммарно 144 тыс. руб. в год.
Основным положительным эффектом от реализации предлагаемого
мероприятия по данным компании TOPS Consulting разработчика внедряемого
программного комплекса является снижение остатков товарно-материальных
ценностей на складе и увеличение их оборачиваемости, что соответственно
приведет к увеличению выручки предприятия. Определение резервов снижения
остатков товарно-материальных ценностей проведем на основе анкетного
опроса экспертов. Экспертам было предложено определить возможный процент
снижения остатков материально-производственных запасов и увеличения их
оборачиваемости в результате проведения мероприятий, направленных на
совершенствование системы бюджетирования и управления запасами.
В качестве экспертов выступили 3 работника высшего и среднего звена
управления ООО ИСК «Агидель-ИнвестСтрой». Результаты представлены в
таблице 25.
84
Таблица 25
Определение резервов снижения товарно-материальных ценностей
и увеличения их оборачиваемости в ООО ИСК «Агидель-
ИнвестСтрой» в результате проведения мероприятий,
направленных на совершенствование системы бюджетирования и
управления запасами
Оцениваемый критерий
Оценивающая сторона
Средний
балл
Коммерческий
директор
Главный
бухгалтер
Главный
инженер
1
2
3
4
5
Возможный процент
снижения остатков
материально-
производственных
запасов
15
12
15
14
Возможный процент
увеличения
оборачиваемости
материально-
производственных
запасов
10
8
10
9,3
В результате исследования было определено, что по мнению
специалистов компании проведение предложенных мероприятий направленных
на совершенствование системы бюджетирования и управления запасами
позволит снизить остатки товарно-материальных ценностей на складе в
среднем на 14% и увеличить их оборачиваемость в среднем на 9,3%.
Используя формулу оборачиваемости, рассчитаем как изменится выручка
от реализации при росте оборачиваемости запасов на 9,3%:
Изменение срока оборачиваемости запасов = 105,80 – (105,80 х 9,3%) =
95,96
Изменение коэффициента оборачиваемости = 365 : 95,96 = 3,80
Изменение выручки от продаж = 153454 х 3,80 = 583125 тыс.руб.
Чистый прирост выручки за счет изменения оборачиваемости запасов =
583125 – 529672 = 53453 тыс.руб.
Рассмотрим, как предложенные мероприятия повлияют на показатели
бухгалтерского баланса предприятия:
Рассмотрим, как предложенные мероприятия повлияют на показатели
85
бухгалтерского баланса предприятия:
1. за счет расходов на внедрение программного комплекса:
- уменьшается нераспределенная прибыль = - 946 тыс.руб.;
- уменьшаются денежные средства = -946 тыс.руб.
2. за счет получения дополнительной выручки:
- увеличивается нераспределенная прибыль = +42762 тыс.руб. (53453 –
20% налог на прибыль);
- увеличиваются денежные средства = +42762 тыс.руб.
3. за счет снижения остатков материально-производственных запасов:
- уменьшаются производственные запасы = -21484 тыс.руб. (153454 -
14%);
- увеличиваются денежные средства = +21484 тыс.руб.
Составим прогнозный бухгалтерский баланс ООО ИСК «Агидель-
ИнвестСтрой» (Таблица 26).
Таблица 26
Прогнозный бухгалтерский баланс ООО ИСК «Агидель-
ИнвестСтрой»
Показатели
2018
Изменения
(+, –)
Прогноз
1
2
3
4
1. Внеоборотные активы, всего в т.ч.
248869
-
248869
2. Оборотные активы, всего в т.ч.
203042
+41816
244858
- запасы
153454
-21484
131970
- НДС
3702
-
3702
- дебиторская задолженность
42429
-
42429
- денежные средства
2153
-946
+42762
+21484
65453
- финансовые вложения
332
-
332
- прочие оборотные активы
972
-
972
БАЛАНС
451911
+41816
493727
3. Капитал и резервы, всего в т.ч.
343304
+41816
385120
- уставный капитал
28483
-
28483
- добавочный капитал
62154
-
62154
- нераспределенная прибыль
252667
-946
+42762
294483
4. Долгосрочные обязательства, всего
в т.ч.
40478
-
40478
5. Краткосрочные обязательства, всего
в т.ч.
68129
-
68129
БАЛАНС
451911
+41816
493727