55
документации;
- бухгалтерскую программу (любую бухгалтерскую программу,
«способную» к выгрузке информации в форматах EXCEL, DBF, XML,
примером такой системы может быть система «1С: Бухгалтерия») –
представляется решением при ведении бухгалтерских и управленческих учетов.
Сметная программа включает в себя:
- сметную документацию;
- прямые затраты, состоящие из материальных затрат, затрат на оплату
труда по каждому объекту из сметной программы, за счет использования
универсального формата обмена информации, которая выгружается в
программу стратегического планирования, специальную обработку,
необходимую при формировании показателей бухгалтерского баланса;
- плановую информацию по объемам и срокам выполнения работ;
- формирование накладных расходов, прочих доходов и расходов
производится в программе вручную;
- бухгалтерскую программу, которая обрабатывает всю первичную
документацию, формирует финансовые результаты;
- фактическую информацию, которая выгружается из бухгалтерской
программы в программу учета и формирования показателей бухгалтерского
баланса, с целью сформировать фактические показатели баланса;
- программу учета и формирования показателей бухгалтерского баланса,
в которой проходит обработка плановых и фактических данных, проходит
оценивание имеющихся ресурсов, в ней также идет формирование основных и
вспомогательных статей баланса, применяя при этом специальные обработки.
Данный программный комплекс дает возможности:
- автоматизации бухгалтерского и управленческого учета;
- автоматизации процесса формирования показателей бухгалтерского
баланса;
- привлечения к процессу учета и формирования показателей
бухгалтерского баланса всех структурных подразделений;
56
- исключения двойного ввода информации;
- обеспечения оперативности при получении информации.
В целях достоверности бухгалтерской отчетности при расчете прибыли
необходимо использовать сопоставимые показатели активов, доходов и
расходов, т.е. при бартерных операциях они должны быть приведены к
«денежной составляющей» и только после этого включаться в общий расчет
прибыли или убытка.
2. Мероприятия по совершенствованию контроля за дебиторской и
кредиторской задолженностью.
В целях укрепления финансового состояния организации предлагаем
совершенствование контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью в
ООО «СибирьИнвестХолдинг» необходимо:
- необходимо разработать кредитную политику организации;
- прописать всех ответственных лиц за организацию и исполнение
процесса;
- создать программный продукт, который мог бы автоматизировать
работу с дебиторской и кредиторской задолженностью, позволял вводить
аналитические показатели и отмечать особо рискованных контрагентов;
Процесс совершенствования процесса контроля за дебиторской и
кредиторской задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг» должен быть
представлен:
- непрерывным процессом обоснования и реализации более рациональной
формы контроля, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования)
и развития;
- рационализацией отдельных сторон процесса контроля за дебиторской и
кредиторской задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг», процесс
осуществления контроллинга и выявления «слабых» мест основываясь на
непрерывной оценке соответствия процесса контроля за дебиторской и
кредиторской задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг» внутренним и
внешним условиям функционирования компании.
57
Организационный механизм контроля за дебиторской и кредиторской
задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг» должен предполагать наличие
соответствующих данных, контрольные процедуры и приемы, наличие
определенных методик, созданных для проведения данного контроля.
При осуществлении контроля за показателями дебиторской и
кредиторской задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг» необходимо
определить цель и задачи контроля, в соответствии с которыми составить
график со сроками выполнения контроля в ООО «СибирьИнвестХолдинг» и
распределением обязанностей между персоналом.
Система внутреннего контроля за дебиторской и кредиторской
задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг» должна являться
совокупностью мероприятий, направленных на совершенствование
взаимодействия всех структурных подразделений ООО
«СибирьИнвестХолдинг» для возможности осуществления эффективного
контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью.
При проведении контроля за дебиторской и кредиторской
задолженностью в ООО «СибирьИнвестХолдинг» необходимо осуществлять
подготовку итоговых отчетов.
Так, контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью позволит
обнаруживать тенденцию к нарушению планового показателя и даст
возможность вовремя устранить эти нарушения.
Также были сформулировали принципы организации контроля за
дебиторской и кредиторской задолженностью ООО «СибирьИнвестХолдинг»:
1. Многофункциональность, предполагающая процесс обеспечения
контроля за приоритетными показателями дебиторской и кредиторской
задолженности ООО «СибирьИнвестХолдинг».
2. Ответственность - экономическая, административная и
дисциплинарная, которая ложится на каждого сотрудника, осуществляющего
внутренний контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью в ООО
«СибирьИнвестХолдинг» за ненадлежащее выполнение контрольных функций.
58
Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой
контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за
конкретным субъектом.
3. Сбалансированность, означающая, что субъекту контроля не должны
предписывать контрольные функции, которые являются не обеспеченными
средствами для их выполнения: субъект контроля должен иметь
соответствующий объем прав и возможностей.
4. Своевременность, подразумевающая адекватность периодов
контрольных действий периоду осуществления отдельных операций, связанных
с процессом формирования результатов финансовой деятельности.
5. Интеграция - при решении задач, которые связаны с внутренним
контролем за дебиторской и кредиторской задолженностью ООО
«СибирьИнвестХолдинг», необходимо создавать условия, обеспечивающие
тесное взаимодействие сотрудников различных функциональных направлений.
6. Соответствие методов контроля за дебиторской и кредиторской
задолженностью специфике методов финансового анализа и финансового
планирования ООО «СибирьИнвестХолдинг»
19
.
Проблемные вопросы в управлении дебиторской и кредиторской
задолженности возникают, когда ООО «СибирьИнвестХолдинг» не следит за
периодом выставления счетов и их последующей оплаты со стороны
покупателей и заказчиков, согласно заключенным договорам. Вследствие чего
возникает дебиторская задолженность, влекущая за собой частичную или
неполную оплату обязательств перед кредиторами из-за неполучения денежных
средств на расчетный счет. Также не проводится должным образом, анализ
выставленных договоров, вследствие чего не происходит пролонгация
договоров и не производятся должным образом инвентаризация расчетов с
покупателями и заказчиками
20
. При произведении актов взаиморасчетов
ежеквартально и закрытия расчетных отношений по истекшим договорам
19
Блaнк И.A. Финaнсовaя стрaтегия оргaнизaции. - Киев: Никa-Центр Эльгa, 2016. С.156
20
Тепловa Т.В. Финaнсовые решения: стрaтегия и тaктикa. – М.: Мaгистр, 2016. С.298
59
исследуемая компания может существенно снизить задолженность со стороны
покупателей. А введение критического срока оплаты позволит учесть
критический срок оплаты по выставленным счетам, представленный в таблице
3.1, менеджеры отдела маркетинга и сбыта, ответственные за поступление
оплаты со стороны покупателей и заказчиков, особенно разовых имеют
возможность контролировать своевременность оплаты и при необходимости
реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны
заказчиков.
Выявив критический срок оплаты и принципы соотношения
поступающей оплаты по выставленным счетам, нетрудно понять, какова доля
просроченной задолженности со стороны заказчика на сколько дней она
просрочена.
Таблица 3.1 - Введение формы критического срока погашения
оплаты со стороны заказчиков
Счет
Дата
Сумма,
тыс.
руб.
Дата
оказания
услуг
Стоимость
услуг тыс.
руб.
Условия
оплаты
Непогаш
енные
обязате
льства,
дн.
Крити
ческий
срок
оплаты
1210
27.11.18
600
29.11.18
250
От даты
реализац
ии услуг
10
08.12.18
29.11.18
250
15
13.12.18
29.11.18
150
20
18.12.18
29.11.18
50
25
23.12.18
2567
03.12.18
600
08.12.18
450
От даты
получени
я дохода
10
20.12.18
09.12.18
150
10
30.12.18
Введенная форма позволить оценить динамику расходов, связанную с
непрогнозируемым отвлечением средств из финансового оборота ООО
«СибирьИнвестХолдинг», а также обосновать размер штрафных санкций,
формируемых в договорах. Осуществлять полный контроль над поступлением
оплаты со стороны заказчиков и статистики средней просрочки по каждому
заказчику позволит предлагаемый регламент контроля над списанием
задолженности заказчиков, представленный в таблице 3.2.
60
Таблица 3.2 - Регламент контроля над списанием задолженности
заказчиков
Счета выставленные
Платежные поручения
полученные
Текущая
задолженность на
дату
поступления
платежа, тыс. руб.
Период
просрочки,
дн.
№
Критический
срок оплаты
Дата
Сумма,
тыс.руб.
1210
08.12.2018
08.12.2018
250
250
0
13.12.2018
16.12.2018
250
250
3
18.12.2018
22.12.2018
100
150
4
23.12.2018
50
50
5
23.12.2018
29.12.2018
50
50
6
2567
20.12.2018
22.12.2018
450
450
2
30.12.2018
30.12.2018
150
150
-1
По данным таблицы 3.2 видно, что по счету 1210, который включает в
себя несколько фактов оказания транспортных услуг и отдельных видов работ,
заказчик погасил оплату пятью платежными поручениями. При этом первый
перевод денежных средств был погашен в обусловленный договором срок, а
все остальные погашения оплаты произведены не были.
На основании этого ООО «СибирьИнвестХолдинг» рекомендуется
классифицировать заказчиков по рейтингу оплат.
Сначала необходимо классифицировать покупателей и заказчиков по
платежной дисциплине. Заказчики, получившие низкий рейтинг платежной
дисциплины ("D" или "E"), работать только по полной предоплате. Для
заказчиков, получивших рейтинги «A», «B» и «C», рекомендованы следующие
условия работы:
- рейтинг «C» - держать под контролем финансового отдела и работать
только при наличии предоплаты (описание размера штрафных санкций за
неисполнение обязательств в договоре);
- рейтинг «B» - обязательное описание в договоре размера пеней и их
исполнение;
- рейтинг «A» - предоставление отсрочки платежа.
61
Таблица 3.3 - Значения кредитных рейтингов для дебиторов
Платежная дисциплина
Объем дебиторской задолженности,
подлежащей возврату
Просрочка оплаты, дн.
Рейтинг
млн, руб.
Рейтинг
Больше 60
E
16851
E
Меньше 60
D
17897
D
Меньше 30
C
18461
C
Меньше 7
B
31 701
B
0
A
-
A
Итого задолженность:
84 910
Указанное ранжирование удобно для принятия оперативных решений.
При возникновении необходимости принятия стратегического решения ООО
«СибирьИнвестХолдинг» следует учесть и качественные показатели такие как
репутация заказчика на рынке и существование обеспечителей платежа при
возникновении непогашенных обязательств.
Также можно информировать заказчиков о рейтинге платежной
дисциплины, что позволит дополнительно стимулировать своих клиентов на
своевременное погашение обязательств.
Необходимо также разграничить ответственность по управлению
дебиторской задолженностью между отделами. Часто ответственность за
продажи и взыскание задолженности отвечают разные службы, имеющие
противоречивые задачи.
К примеру, бухгалтерия несет ответственность за вовремя подписанные
со стороны заказчиков приходные документы, для принятия их к учету,
менеджеры маркетинга и сбыта прикреплены к разной группе заказчиков и
ориентированы на увеличение объема продаж чем на контроль погашения
вовремя обязательств со стороны дебиторов, финансовый отдел занимается
заключением договоров и оценкой заказчиков, а юристы занимаются самим
фактом взыскания задолженности через суд по данным начальника
финансового отдела.
Схема распределения ответственности оправдана, так как при ней
финансовый отдел будет отвечать как за контроль над исполнением
62
договорных отношений, включая контроль поступления денежных средств от
заказчиков, бухгалтерская служба возьмет на себя обязанности по
своевременному составлению актов сверок так как владеет информацией на
основании первичных документов, а юрист будет обеспечивать взыскание
задолженности через суд на основании актов сверок (актов об исполнении
обязательств), подписанных первичных документов подготовленных
бухгалтерией по требованию суда.
Пример регламента управления расчетов с дебиторами приведен в
таблице 3.4.
Таблица 3.4 - Регламент управления дебиторской задолженностью
Этап управления
дебиторской
задолженностью
Процедура
Ответственное
лицо(подразделени
е)
Критический
срок оплаты не
наступил
Заключение договора
Менеджер отдела
маркетинга и сбыта
Контроль продаж
Менеджер отдела
маркетинга и сбыта
Выставление счета
Менеджер отдела
маркетинга и сбыта
Уведомление о размере и сроках
погашения обязательств по договору
За два-три дня до наступления
критического срока оплаты -
напоминание заказчику по телефону об
окончании срока отсрочки, а при
необходимости - сверка сумм оплаты
Отсутствие
оплаты до 10
дней
При непогашении в срок - выяснение
причин по телефону
Менеджер отдела
маркетинга и сбыта
Приостановка работ и оказания услуг
(до полного погашения задолженности)
Финансовый отдел
Направление претензии
Финансовый отдел
Отсутствие
оплаты от 10 до
45 дней
Выставление санкций по договору в
виде пеней и штрафов за просрочку
платежа
Финансовый отдел
Отсутствие
оплаты от 45 до
90 дней
Досудебное регулированию погашение
задолженности
Служба
безопасности
Формирование акта сверки
Бухгалтерия
Официальная претензия (заказным
письмом с уведомлением)
Юрист
Отсутствие
оплаты более 90
дней
Взыскание задолженности через
арбитражный суд
Юрист
63
На основании введенной формы отчетов по критическому сроку
погашения обязательств со стороны заказчиков финансовый отдел имеет
возможность контролировать состояние расчетов с покупателями и
заказчиками.
За несколько дней до наступления критического срока оплаты менеджер
напоминает контрагенту об окончании периода непогашенных обязательств по
договору. При не поступлении оплаты в срок менеджер выясняет причины
нарушения сроков оплаты, после чего выносит решение о передаче заказчика в
финансовый отдел, который в свою очередь принимает решение с согласия
руководства о приостановлении работ (услуг) заказчику до полного погашения
обязательств. Финансовый отдел информирует заказчика о начислении санкций
за просрочку платежей по договору. При непогашении обязательств более чем
на 45 дней служба безопасности выясняет и регулирует вопроса неоплаты в
досудебном порядке, и на завершающем этапе при неисполнении обязательств
юрист отправляет официальную претензию заказным письмом с уведомлением.
Если период просрочки составил более 90 дней, то организация подает иск в
арбитражный суд. Кроме того, рекомендовано внедрить факторинг. В ООО
«СибирьИнвестХолдинг» схема факторинга представлена на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1. Введение факторинга в ООО «СибирьИнвестХолдинг»
Факторинговая компания
ООО
«СибирьИнвестХолдинг»
Дебитор
Поставка работ, услуг
Оплата требований
Оплата долга
Комиссия –5%
64
Рассмотрим, какую выгоду получит предприятие в результате
применения операции факторинга и как данная операция повлияла бы на
денежные потоки ООО «СибирьИнвестХолдинг» в таблице 3.5.
Таблица 3.5 - Эффект от организации факторинга
Показатели
2017 год
Всего
Дебиторская
задолженность при
факторинге, млн,
руб..
1
2
3
Остатки по счетам дебиторов, тыс.
руб.
9 048 154
8 963 244
Сумма погашенной задолженности,
тыс. руб
14343
Сумма, погашенная факторинговой
компанией с комиссией 5%
-
84910
Период оборачиваемости долгов,
дни
365/ (229410 /
6452563 +
6069933) =123
365 / (265320 /
6069933+9048154)
=104
Таким образом, период инкассации долгов снизился в результате
применения факторинга на 19 дней. Сумма, вырученная от продажи долгов
составит 84910 млн, руб.
Анализ кредиторской задолженности также потребует ранжирования
ООО «СибирьИнвестХолдинг» поставщиков и контроля сроков оплаты.
Следует разобраться, кому же из кредиторов следует платить в первую очередь,
а кому и насколько можно отсрочить погашение. Такая информация
предоставляется финансовым отделом и концентрируется у заместителя
директора по финансовым вопросам.
Заместителю директора по финансам на основании представленной
финансовым отделом и бухгалтерией информации следует разделить всех
кредиторов по степени срочности погашения обязательств перед кредиторами.
Данная информация будет полезна для принятия решения о сроках погашения
обязательств и формированию размеров оплат.