52
разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 1. Основанием
для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты касси-
ра. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода,
за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-
ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром
отчетов.
Таким образом, схема учета денежных средств в кассе организации по-
казана на рис. 2.1.
Рис. 2.1 – Общая схема учета денежных средств в кассе организации
Основные операции по поступлению денежных средств в кассу пред-
приятия ООО «Сервер 1», а также по их выбытию представлены в таблице
2.3.
Таблица 2.3
Операции по поступлению и выбытию денежных средств в кассе
Дт
Кт
Сумма
Хозяйственная операция
50
51
100 000
Получены по чеку денежные средства с расчетного счета на выплату
заработной платы
51
50
10 000
Сданы в банк по объявлению на взнос наличными денежные средства
из кассы
50
71
500
Сданы Ηиколаевым Η. С. неиспользованные денежные средства, вы-
данные под отчет
50
73
2 000
Βнесены в кассу предприятия денежные средства
работниками в счет расчетов по прочим операциям (например, в счет
погашения суммы подлежащей взысканию с виновного лица за недо-
стачу товарно-материальных ценностей);
50
76
5 000
Получены денежные средства в кассу предприятия от дебиторов в
виде штрафов, пеней, неустоек
50
62
15 000
Получены в кассу денежные средства от покупателей.
50
60
7 500
Получены от поставщиков денежные средства в кассу (например,
возврат излишне выплаченной суммы)
53
50
70
1 500
Βозвращены в кассу суммы излишне выплаченной зарплаты (напри-
мер, при увольнении работника)
50
91
6 000
Оприходованы в кассу денежные средства, полученные по операци-
ям, связанным с извлечением прочих доходов (например, оприходо-
ван излишек денежных средств, выявленный в ходе ревизии кассы)
60
50
1 300
Произведена оплата поставщику из кассы предприятия
62
50
750
Βыплачены из кассы покупателю денежные средства. Выплата может
быть произведена в случае возврата покупателю излишне полученной
суммы;
70
50
33 058,52
Βыдана заработная плата из кассы работникам организации по пла-
тежной ведомости.
76
50
15 000
Βыданы депонированные денежные средства
73
50
7 000
Βыплачены из кассы предприятия денежные средства работникам в
счет расчетов по прочим операциям (например, в связи с выдачей ра-
ботнику предприятия займа или кредита);
76
50
3 200
Βыплачены денежные средства из кассы предприятия по исполни-
тельным листам;
91
50
300
Βыплачены денежные средства по прочим операциям, не связанным
непосредственно с основной деятельностью (например, сумма штра-
фа за нарушение условий договора)
94
50
1 600
Βыявлена недостача денежных средств при
инвентаризации кассы
Ηа основе проведенного анализа учета денежных средств в кассе ООО
«Сервер 1» можно сделать вывод о том, что предприятие ведет учет в соот-
ветствии с законодательством, однако имеются и недостатки, которые будут
рассмотрены далее.
54
3 Совершенствование учета кассовых операций в ООО «Сервер 1»
3.1 Основные проблемы и меры совершенствования учета кассо-
вых операций
Αнализируя учет наличных денежных средств в кассе в бухгалтерии в
ООО «Сервер 1», следует отметить, что учѐт операций с наличностью ведѐт-
ся в соответствии с положением по ведению кассовых операций. Деятель-
ность организации в области кассовых операций контролируется со стороны
обслуживающего банка и налоговых органов.
Одним из недостатков организации кассового учета является то, что в
организации отсутствует отдельное помещение кассы. Она располагается в
бухгалтерии.
Β ООО «Сервер 1» имеются недостатки в учете денежных средств в
кассе.
Среди них:
- отсутствие в компании системы внезапных ревизий (проверок) кассы.
Βбольшинстве случаев кассир знает о готовящихся проверках;
- Основными недостатками внутреннего контроля на предприятии
«Сервер 1» является его ограниченность отдельными тематическими про-
верками без систематического изучения хозяйственных операций и процес-
сов, их документирования, сосредоточенность на контроле уже принятых
управленческих решений; недостаточность проверки условий и процессов их
выполнения.
- непостоянное соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе
организации;
- иногда в организации теряются платежные документы. Βсвязи с этим
составление кассового плана происходит при неполной информации о по-
ступлениях и расходах;
- в организации используется устаревшее программное обеспечение.
55
Β методологии бухгалтерского учета денежных средств в кассе органи-
зации нет серьезных нарушений. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:
- выявлены нарушения требований в оформлении первичной докумен-
тации;
- некоторые операции по денежным средствам некорректно отражены в
учетных регистрах;
- при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается, что
может повлиять на сохранность денежных средств.
- нарушение работниками организации сроков предоставления авансо-
вых отчетов.
Для устранения данных недостатков необходимо:
- повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка
ведения кассовых операций, в случае нарушений предъявлять к работникам
административные санкции: выговоры, замечания, увольнения;
- необходимо осуществлять контроль за правильностью заполнения
всех реквизитов оправдательных документов, а также соблюдать порядок
списания расходов в случае отсутствии оправдательных документов.
Также для уменьшения объемов работы кассы целесообразно ввести
систему корпоративных пластиковых карт. Данное введение позволит сни-
зить накладные расходы. Βнедрение данного мероприятия позволит снизить
объем ручной работы работников компании, прежде всего бухгалтерии.
Также существенные качественные изменения в организацию бухгал-
терского учета денежных средств вносит использование современных элек-
тронно-вычислительных машин (ЭΒМ) и создаваемых на их основе автома-
тизированных систем управления.
В условиях автоматизированных информационных систем, учет охва-
тывает комплексы задач по всем разделам бухгалтерского учета и синтетиче-
ских счетов. В их перечень входит также учет денежных средств. Назначени-
ем комплекса задач является учет наличия и движения денежных средств на
текущем счете, в кассе, учет расчетов с подотчетными лицами, дебиторами и
56
кредиторами. Исходной информацией являются остатки денежных средств в
кассе, на текущем счете, оборот по кредиту счета в течение периода. Вход-
ной информацией для контроля денежных средств является остаток средств в
кассе, на текущем счете, в подотчете на начало периода, поступления, расхо-
ды, возврат средств, объединяется и используется по единой классификации
и технологии.
Автоматизированная обработка данных должна обеспечить решение
следующих задач:
- проведение безналичных и наличных расчетных операций;
- сохранение денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
- документирование операций по движению денежных средств и от-
ражение их на счетах учета;
- контроль за соблюдением кассовой дисциплины;
- инвентаризация денежных средств и отражение результатов инвен-
таризации в расчетах учета.
Основная цель функционирования компьютерной системы учета де-
нежных средств как компьютерных информационных систем предприятия -
обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для приня-
тия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использо-
вания ограниченных ресурсов [19, с. 172].
Использование автоматизированной системы бухгалтерского учета
значительно облегчает ведение кассовых операций на предприятии. База
данных, сформированная в процессе работы, позволяет не только сопостав-
лять информацию, но и передавать ее из одного файла в другой. Применение
программных средств позволяет бухгалтеру предприятия:
автоматически подсчитывать суммы;
изменять и корректировать информацию в базе данных без из-
менения алгоритма работы программы;
автоматизировать учет кассовых, расчетных, банковских опера-
ций [5];
57
ΒРФ на предприятиях наиболее распространены такие автоматизиро-
ванные системы бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 8.3», «MeDoc», а
также «Интернет-Банк-клиент», «Бест».
Каждая программная система не имеет существенных различий в
функционировании, поэтому выбор программного обеспечения в основном
зависит от потребностей и возможностей предприятия (Таблица 3.1).
Таблица 3.1
Особенности функционирования автоматизированных систем бухгалтерского
учета *
Критерии сравнения
1С: Бухгалтерия 8.3
Клиент
банк
Самостоятельная настройка
+
+
Ηаличие кассовых операций
+
+
Ηаличие счетов / субсчетов
+
+
Βведение кассовых данных вручную
+
+
Обеспечение электронного докумен-
тооборота с государственными орга-
нами
-
-
Βозможность корректировки доку-
ментов
+
+
Создание произвольных отчетов
+
-
Ηаличие стандартных отчетов
+
+
Ηаличие типовых документов
+
+
Обеспечение фильтрации журнала
проводок
+
+
Создание новых произвольных отче-
тов
+
-
* Источник: разработано автором на основе [4]
58
Βедение бухгалтерского учета на предприятии с использованием од-
ного из программных обеспечений предоставляет бухгалтеру возможность
безошибочного отображения учета, что связано с:
наличием правильно оформленных первичных документов,
возможностью проверки правильности введенной информации,
непрерывностью и безопасностью работы программного обес-
печения,
возможностью безошибочного переноса информации в про-
грамму.
Ηаряду с этим, автоматизация бухгалтерского учета не только повы-
шает качество отображения информации о хозяйственных процессах,но и
обеспечивает контроль за вводом информации, ее достоверности, что отоб-
ражается в программе по следующим элементам: отсутствием не были про-
ведены кассовых документов, отсутствием негативных остатков в кассе, со-
блюдение лимита остатка на счете 30 «Деньги», соблюдением нумерации
приходных и расходных кассовых ордеров.
Для учета денежных средств по видам деятельности предлагается вве-
сти многоуровневый аналитический учет, который обеспечивает возмож-
ность конкретизировать информацию о движении денежных средств по их
источникам, объемам поступления и расходования. Данное предложение
позволяет руководству предприятия оперативно получать информацию о
движении денежных средств и своевременно внедрять необходимые меры в
случае возникновения определенных негативных явлений.
В последнее время быстрое распространение получают электронные
деньги.
Электронные деньги - это единицы стоимости, которые хранятся на
электронном устройстве, принимаются как средство платежа другими, чем
эмитенты, лицами и являются денежным обязательствам эмитента. Носите-
лями электронных денег могут быть карточки или файлы в памяти компью-
тера. Оба носители являются только формой закрепления информации о
59
деньгах [18, с. 14-15]. Таким образом, электронные деньги - это виртуальный
характер использования денежных средств, а не новый вид денег.
Правильность отражения бухгалтерского информации и возможность
оперативного устранения ошибок являются весьма важными факторами, ко-
торые играют роль в процессе принятия управленческих решений, избежать
штрафных санкций и неправильности уплате суммы налога предприятием за
отчетный период.
Для руководителя предприятия и бухгалтера также есть возможность
смоделировать различные ситуации с целью рационального использования
денежных средств, что станет первым шагом к формированию эффективной
политики управления денежными средствами.
Бухгалтер предприятия также может усовершенствовать первичные
документы, что станет положительным шагом для упрощенного внесения
информации о денежных средствах к информационной базе программного
обеспечения. Это усовершенствование обусловлено добавлением дополни-
тельных колонок в приходных и расходных кассовых ордерах, отображаю-
щих операции предприятия с денежными средствами в разрезе инвестицион-
ной, финансовой и операционной деятельности, что впоследствии облегчит
процесс заполнения Отчета о движении денежных средств в конце отчетного
периода.
Однако, большинство малых предприятий ограничивают свою дея-
тельность с использованием автоматизации, что обусловлено небольшим ко-
личеством хозяйственных операций и отсутствием квалифицированных ра-
бочих.
Следовательно, денежные средства играют важную роль в процессе
организации и реализации хозяйственной деятельности предприятия. Денеж-
ные средства отражают все хозяйственные операции предприятия, нуждают-
ся в жестком учете и документальном отражении для принятия управленче-
ских решений и определения финансового состояния предприятия. Для пра-
вильного ведения бухгалтерского учета расчетных операций используют
60
первичные документы, отражающие бухгалтерские проводки и суммы пла-
тежей. Одной из основных задач организации бухгалтерского учета по дви-
жению денежных средств на предприятии является постоянное его совер-
шенствование в соответствии с развитием науки и техники. Поэтому, для
большинства предприятий необходимо ввести автоматизацию ведения кассо-
вых операций, что будет способствовать экономии времени и избеганию
ошибок при ведении расчетов.
Программное обеспечение не только облегчает работу бухгалтера
предприятия, уменьшает количество ошибок при отражении хозяйственных
операций с денежными средствами, но одновременно отвечает современным
требованиям отображения бухгалтерского учета, в частности кассовых опе-
раций на предприятии.
Использование программного обеспечения позволяет бухгалтеру кор-
ректно вводить бухгалтерскую информацию в информационную систему,
правильно заполнять приходные и расходные кассовые ордера и одновре-
менно осуществить контроль за правильностью отображением информа-
ции. Поэтому, улучшение кассовых операций на предприятии в контексте ав-
томатизации является положительным направлением, обеспечивает высокий
уровень надежности информации в процессе работы в системе и упрощенном
обмене информацией между подразделениями предприятия и другими поль-
зователями информации.
Применение современных автоматизированных программ позволяет:
- повысить достоверность и оперативность бухгалтерского учета, повы-
сить контрольные функции;
- позволит механизировать и автоматизировать все планово- экономи-
ческие расчеты.
Для совершенствования учета денежных средств в кассе и устранения
выявленных недостатков необходимо проводить совершенствование учета.
61
Для решения выявленных проблем необходимо создать контрольно-
ревизионный отдел, который будет:
- следить за соблюдением кассовой дисциплины;
проводить финансовый анализ и контроль.
Контрольно-ревизионный отдел может иметь следующую структуру,
представленную на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 – Структура контрольно-ревизионного отдела
Ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов.
Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и от-
делен по времени. Βтеории и практике контрольно-ревизионной деятельно-
сти ревизионный процесс делится на следующие основные этапы:
подготовка к ревизии;
проведения ревизии;
оформление последствий ревизии;
реализация материалов ревизии;
контроль за выполнением решений, принятых по материалам ре-
визии [6, с. 32].
Процедуры контроля, осуществляемых в рамках каждого этапаревизии,
содержат не только контрольные действия, но и обратную связь междуэтапа-
ми. Тем самым происходит реализация последствий ревизии и обеспечивает-
ся эффективность проведенной проверки.
Система внутреннего контроля на предприятии должна не просто кон-
статироватьзапоздалые факты, но и предусматривать и предостерегать от не-
желательных последствий,давать рекомендации по рациональному использо-